 档案的综合统计 文/国家档案局档案馆业务指导司 1.综合统计的类型   档案综合统计是对档案和档案工作基本情况的全面统计，涉及档案工作的方方面面。概括来说，主要分为以下几类： (1)档案工作人员情况统计 档案工作人员情况统计是以研究档案机构人员的需要量、各种干部配备的比例，以及分析、平衡和培训各档案机构干部为目的而进行的一种统计。档案工作的质量与档案工作人员构成的合理程度密切相关，因此，对档案工作人员进行统计是必要的。 (2)档案情况统计 档案情况统计是对全部档案材料现有数量和状况的一种统计。档案情况统计要求将全部档案以其来源性质、形式、载体等分组统计，同时要求统计档案编目情况以及档案接收、移交、销毁等情况，全面反映现有档案的数量和状况。 (3)档案利用统计 档案利用统计是对各种门类档案利用情况和程度的统计。该统计能反映出利用者对档案的各种需求，也能反映出档案工作的业绩。 (4)设施设备情况统计 设施设备情况统计是对档案用房、档案库房、服务器、火灾自动报警系统、温湿度控制系统等设施设备配备情况的统计。该统计能反映机关档案设施设备配备能否满足档案管理的基本需求。 (5)数字档案室建立情况统计 数字档案室建立情况统计是对机关档案信息化建设情况的一种统计。该统计可以反映数字档案室的建立情况，可以了解数字档案室建立的绝对数量及其构成状况。 除此以外，《机关档案管理规定》还要求对档案信息化、档案业务社会化服务等情况进行统计。 2.统计指标 统计指标是反映档案或档案工作现象的指标名称及其数值。根据全国档案事业统计调查制度，统计年报的统计指标主要分为以下几类： (1)人员情况 “专职人员”，指本单位专门从事档案工作的在职职工。 “文化程度”，指获得的国家承认的相关学历。 “博士研究生”，指在具有招收和培养攻读博士学位研究生资格的普通高等学校和科研机构完成博士研究生课程学习并取得博士学位的。 “硕士研究生”，指在具有招收和培养攻读硕士学位研究生资格的普通高等学校和科研机构完成硕士研究生课程学习并取得硕士学位的(含党校通过全国教育统考招生录取的研究生)。 “研究生班研究生”，指在具有招收和培养研究生班研究生资格的普通高等学校和科研机构完成研究生课程学习并取得毕业证书的。 “双学士”，指在具有开办双学位教育资格的普通高等院校(同一学校或两所学校)完成两个学士学位的学习并取得两个学位证书的。 “大学本科、大专”，指在普通高等院校和国家承认学历的成人高校(包括夜大学、函授大学、电视大学、职工大学和自学高考等)学习并取得毕业证书的。 “高中 (中专)”，指在普通高中、 职业高中以及各类中等专业学校、中等技术学校、有关部门批准的业余中等专业学校学习过并取得毕业证书的。 “专业文化程度”，指获得的图书、情报、档案专业的学历。 “档案干部专业技术职务”，指专职档案干部评聘的专业技术职务。在档案部门工作聘为其他业务、技术职称的人员，应按级别分别填入与其对应的栏目，如技术员相当于“管理员”；助教、助理工程师、助理翻译、助理编辑、助理记者、助理会计师等相当于“助理馆员”；讲师，工程师、翻译、编辑、记者、会计师等相当于“馆员”；副教授、副编审、副译审、主任记者等相当于“副研究馆员'；教授、编审、择审，高级记者等相当于“研究馆员'；高级工程师、高级会计师相当于“副研究馆员'或“研究馆员'。 “兼职人员” ，指本单位兼做档案工作的在职职工。 (2)室存情况 “案卷”，指由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 “以件为保管单位档案”，指按照《归档文件整理规则》的要求，以件为基本保管单位的纸质档案。 “总排架长度”，指全部纸质档案装盒后整排在柜架上的长度。 “电子档案”，指机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 “GB'， 指电子档案的存贮容量为千兆字节(1GB=1024MB, 1MB=1024KB)。 “照片档案”，指专门集中保管的照片档案，与其他档案一起立卷保管的照片档案不计在内。 “缩微胶片”， 指所保管的、截至填报年度的累计全部缩微胶片，包括接收来的缩微胶片档案和室存档案的缩微复制件。 “档案数字化成果'，指室存传统载体档案经扫描仪等数字化转换设备转换得到的数字格式副本。 “手工目录”， 指手工编制的档案检索工具，包括案卷目录、卷内文件目录、全引目录、归档文件目录、专题卡片等。 “机读目录”，即计算机可读目录，是指输入计算机并通过计算机进行编制和检索的档案目录。 “案卷级目录”，指以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。 “文件级目录”，指登录文件题名及其他特征并固定文件排列次序的一种档案目录。 “本年接收档案'，指本年度接收的上一年度或以前年度档案。 “本年移出档案”，指本年度因机构或职能变化导致部分室存档案所有者变更，而移交给有关单位的档案。 (3)档案利用情况 “利用人次”，指当年每日查档人数累计。 “利用卷(件)次”，指当年每日提供档案的数量累计。 “工作查考”，指用于行政事务等日常工作，如制定计划、落实政策、案件处理、人事工作等。 “陈列室”，指以档案原件或复制品、仿制品的陈列展出为手段，揭示机关、企事业单位发展历史，对内开展职工爱岗敬业教育，对外作为接待、宣传窗口，内容相对固定，在本单位常年设置的展览。 “本年编研档案资料'，指本单位利用档案自编或与其他有关部门合编的档案汇集、参考资料等。一个书名为一种。其中，“公开出版”指当年由各级出版社正式出版的书籍( 包括公开发行和内部发行)，“内部参考”指当年编纂完毕未公开出版、留作内部使用的参考资料。 (4)室内设施设备情况 “服务器”，指信息系统中为客户端计算机提供特定应用服务的计算机系统，是信息系统的重要组成部分。按照服务器的外观，可以分为台式服务器和机架式服务器。不能正常使用的服务器不计入本指标。 “火灾自动报警系统”，指探测火灾早期特征、发出火灾报警信号，为人员疏散、防止火灾蔓延和启动自动灭火设备提供控制与指示的消防系统。 “温湿度控制系统'，指运用现代科技手段，通过传感技术、自动化技术、信息化技术实现对温度和湿度进行实时监测，并控制空气调节设备、通风设备、除湿设备等保持库房温湿度符合标准规范的集成系统。 (5)数字档案室 “数字档案室”，是指机关( 团体和其他社会组织)在履行职能过程中，通过省级及以上档案行政管理部门认证的，运用现代信息技术对机关电子档案和数字化档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。 3.全国档案事业统计年报 为了准确地掌握全国档案事业的基本情况，以便对全国档案事业实行科学管理，国家档案局建立了全国档案事业统计年报制度，该制度主要通过定期填报档案事业统计年报来实施。 统计年报分为基本表和综合表两种，基本表由规定范围内的各级各类档案部门填写，综合表则由计算机自动生成并进行综合汇总。  |
|
|
