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谨以此文答谢就职采购部体系专员的公众号读者。 身为体系专员，不仅要熟悉部门业务逻辑、开展情况，还要了解体系审核的重点内容。要对审核老师提出的需求全力满足，减少不合格项，尤其重大不合格项，又要与部门内同事协调提供各类资料，而且体系专员往往不仅仅只需要应对体系审核，他们往往身兼数职，体系审核的指定对口人只是其其中一个头衔。可以说，他们的工作是表面轻松、实则艰巨的。 一、常见的体系认证有哪些？ 常见的体系认证有，ISO9001质量管理体系认证、ISO14000环境质量管理体系认证、OHSAS18001职业健康安全管理体系认证、SA8000社会责任管理体系认证、IECQ QC080000有害物质流程管理系统要求认证、IATF16949汽车生产件及相关服务件组织的质量管理体系认证、ISO22000与HACCP食品卫生安全管理体系认证、ISO13485医疗器械质量管理体系认证、GB/T29490知识产权管理规范认证（贯标）、ISO27001信息安全管理体系认证、ISO20000信息技术服务管理体系认证、FSC森林体系认证、GB/T31950企业诚信管理体系等。 二、体系认证有哪些步骤？ 体系认证一般为四个步骤：1.提出申请（企业向体系认证机构提出书面申请）；2.体系审核（体系认证机构文件审核和现场审核）；3.审批发证（体系认证机构对审批通过的企业发证，不合格的书面通知）；4.监督管理（对通过认证的企业关于标志的使用等监督管理）。 其中，第二项体系审核，是体系专员需要应对的核心环节。现场审核一般会召开首次会议、末次会议。在首次会议后，审核老师需要求各部门提供审核材料，这是体系专员最重要的工作。 如果平时没有按体系要求进行文件的索要、整理、归档，临时补救往往事倍功半。 三、一般情况下采购部需要准备哪些材料？ 一般情况下，采购部需要准备以下材料，也是体系专员平时要注意更新、归档的： 部门组织架构及人员分工、流程和制度（如采购流程、供应商管理制度、紧急采购管理制度、抽样和检验制度、来料不合格处理制度等等）、合格供方名录、供应商业绩评价表、合同及订单、质量抱怨函、采购部体系运行报告等。 采购部体系运行报告内容包括： （一）采购KPI及完成情况 一般需要呈现的采购KPI有采购合格率、采购及时率、合同执行率等，可根据所需认证的体系有所侧重。各指标以图表形式呈现，最后要进行总结。 如：从上表可以看出，采购合格率、采购及时率指标均达到目标值，2021年1-6月份采购部在保障供应的同时，重点提升采购合格率，每周在部门周例会上对采购员的采购合格率进行评比，针对去年发生的质量问题物资进行深度复盘，联合供应商共同排查原因、改善，今年半年度采购物资合格率98.71%，物资采购及时率100%，采购合同执行率100%。其中物资采购合格率比目标值高1.71个百分点，比去年同期提升1.9个百分点；物资采购及时率比目标值高0.5个百分点，比去年同期提升0.3个百分点。说明按规范的体系运行在主要的采购绩效上取得显著成效。 （二）过往体系工作措施及总结 可根据体系审核大纲，从组织架构和人员分工优化、供应商结构改善、供应商质量管理（如建立追溯机制）、文件管理等方面阐述、总结。如涉及仓库、车间环节的，可从硬件改善上阐述。 （三）客户满意度调查数据及总结 要有原始的调查表数据，可根据需要设计。要对客户满意度进行量化的数据呈现，进行同比、环比分析，和总结。 如，2021年7月，为了解内部客户（需求部门）对采购部工作的满意度情况，对需求部门的关联岗位发放问卷调查。结果显示，满意度为95.97%，达到年度目标95.00%的标准。但也能看到改进的空间很大，主要问题出现在协调供应商提供技术支持和售后及时性上，后期将持续改进，加强内部和供应商协同，定期邀请供应商来司开展技术交流等，提高客户满意度。 （四）部门体系工作中存在的不足、原因分析、改进措施 如：1.对体系工作的认识还要进一步加深，要彻底认识体系是有效的管理工具，不是管理的累赘，协同部门内相关员工共同做好体系工作。2.部门之间在出现体系问题时候常互相推卸责任，总认为应该是别部门的事情。以后会加强与其他部门的沟通，及时解决工作中的不足，不断完善体系的严谨性。3.部分关键岗位的员工对体系相关知识了解得还不够深入，应进一步加强对体系知识的组织培训。 （五）部门在体系运行、工作改进、管理创新方面所需的资源 如：不断健全体系内容，同时加强对员工的培训，从思维上、操作上提高意识，在平时的工作中严格按照体系规范日常的管理工作；建立采购信息平台，充分利用网络平台吸收优秀供应商开展合作；加强与战略供应商的高层互访、技术交流、实地考察，通过改进订货频次和单次订货量，合理设置前置仓提升供应链协同效益；进一步推动追溯机制的普及，让有能力的供应商实现一物一码，让追溯形成闭环；全员充分了解体系工作，让员工自己真正地参与到体系当中去。 此外，体系工作虽功在平时，但在审核现场与审核老师沟通时，仍有一定的沟通空间，以谦卑、尊重、强执行的态度全力配合老师提供材料，部分缺失的材料可以解释后补充，争取让不合格项不成为重大不合格项。 祝你顺利！ |
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