 小编/ 曾庆鸿、樊颖奇 近年来，关于公司印章的纠纷日益增多，几起涉印章事件引起社会广泛关注，当当创始人李国庆抢夺公司公章，腾讯公司因对方伪造老干妈公章签订广告合同被骗1000多万，南京大学生受雇作为法定代表人办理公司登记后被人取走公章实施诈骗而被刑拘，这些案件无不告诉我们，公司印章对公司、相关人员、交易安全地来说非常重要。企业在日常经营管理过程中，印章的管理及使用是必不可少的，并且往往与企业重大利益紧密关联，公司在经营中，几乎每天会有涉及对外公示文件和签订合同，那么企业管理者在印章管理中应该注意哪些问题，怎样有效预防印章风险呢？现针对公司印章在使用中的风险及防范进行讨论。 一、公司印章的种类及用途 公司的印章主要代表公司刻制的以图记、文字为主体的专用公章，主要就是公司开展行政活动与民事活动的重要标记，在各项活动的开展中占据着稳固的地位。首先，公司的印章主要就是彰显公司的权利与基本形象身份，盖上印章的文件就可以得到法律的保护，也就代表着公司对文件的内容需要承担法律责任。其次，在公司的运营管理过程中，印章属于行使职权的工具，会对公司的运营活动产生较大影响。一般情况下，公司的印章有以下几类： （一）公章：是以公司名义发出的信函、公文、证明或其他公司材料，及工商、税务、银行等外部事务处理时需要加盖。 （二）财务专用章：用于公司票据的出具，支票等在出具时需要加盖，通常称为银行大印鉴。 （三）合同专用章：顾名思义，通常在公司签订业务合同时需要加盖。 （四）法定代表人章：用于特定情况下代替法定代表人的签名，公司出具票据时也要加盖此印章，并且要在银行开户时提供，通常称为银行小印鉴。 （五）发票专用章：在公司开具发票时需要加盖。 （六）报关专用章：是由进出口权公司到海关进行公司业务操作时需要用到的印章。  小编/ 曾庆鸿、樊颖奇 二、公司印章使用中的常见风险点 风险一：同一印章刻制多枚共用，公司对外用章不具有唯一性 最高人民法院（2016）最高法民申255号民事判决认为：如果公司印章不唯一，有证据表明公司对其他公章的存在、使用是知晓的。尽管公司主张公章伪造，但其在明知该公章存在并使用的情况下，未采取措施防止相对人的利益损害，相对人使用其他公司印章签订履行合同的行为应当认定为公司的行为。 公司存在同时使用多枚公章的情况，不得主张使用公司“伪造印章”对外签订的合同对公司没有约束力。公司不能对同一印章的效力在不同的交易或诉讼中做不同选择，是最高人民法院最终将伪造的公章签订的合同认定为当事人公司的行为重要理由之一。 风险二：公章使用范围模糊 ●安徽华力建设集团有限公司、金寨县鑫泰钢管服务中心债务转移合同纠纷二审民事判决书（2016）皖15民终1575号 涉案“项目技术专用章”同时在《授权委托书》、《内外脚手架分包合同》等多类型文件上盖章，从该印章上备注来看，确有“签订合同、出具欠条均无效”的字样。但华力公司向法院提供华力公司与中兴公司在工程开始签订的“内外脚手架分包合同”的甲方中，加盖同样项目技术专用章，中兴公司据此一直为华力公司施工至工程结束并结算。因此，作为华力公司合同签订的委托代理人黄小斌，尽管印章中备注无效，即使无代理权，但其行为足以令相对方有理由相信系华力公司授权委托。 最终人民法院认为：“尽管印章中备注无效，即无权代理，但其行为足以令相对方有理由相信系公司委托授权，构成表见代理。公司辩称债权、债务未发生转移，依法不予采信”。 因为印章的效力可以脱离法定代表人而独立存在，独立发生效力。所以，一些分支机构章、部门章、项目部章等被超范围用于签订未经审批的合同、担保文件等文件资料上，根据实际，该类行为，极易构成表见代理，存在重大经济风险隐患。 风险三：发现私刻公章、伪造公章，未及时提出异议，导致抗辩无力 ●江山市江建房地产开发有限责任公司与雷伟程、江西四季青生态科技有限公司、吴自旺、俞小貂民间借贷纠纷案（2016）最高法民申425号 吴自旺多次使用该枚公章从事一系列经营活动，且该公章已为施工单位和相关政府职能部门确认。吴自旺在《招标通知书》、《建设工程施工招标备案资料》及《建设工程施工合同》中均使用了该枚私刻的公章。在此情况下，推定江建公司对于吴自旺使用该枚公章知情并无不当。且依据一审时的鉴定结论，吴自旺使用的该枚公章与其向东乡县房管局申报《承诺书》中的公章相同。上述事实使雷伟程对于该公章形成合理信赖，雷伟程的合理信赖利益应当受到保护。 上述法律行为必须要使用公章，在此情况下，二审判决推定江建公司对于吴自旺使用该枚公章知情并无不当。且依据一审时的鉴定结论，吴自旺使用的该枚公章与其向东乡县房管局申报《承诺书》中的公章相同。上述事实使对方当事人对于该公章形成合理信赖，对方当事人的合理信赖利益应当受到保护。 公司发现私刻印章、伪造印章时，应及时向交易对方提示，向公安机关报案，放任不管，会给公司带来不必要的麻烦。  小编/ 曾庆鸿、樊颖奇 风险四：公章使用主体不当（盗用、冒用） ●湛江市第一建筑工程公司与湛江市第一建筑工程公司、白增江租赁合同纠纷申请再审民事裁定书【最高人民法院（2015）民申字第3402号】 案涉《租赁合同》是2010年11月梁某为600mw工程施工而以湛江市第一建筑工程公司名义与献县鑫兴建材租赁站的白增江所签订。湛江一建主张《租赁合同》中公司及600mw项目部的印章均系梁某私刻，不代表公司真实意思表示，合同应无效。但因梁某与湛江一建之间存在挂靠关系，足以使白增江有理由相信印章的真实性以及梁某得到了湛江一建的授权，故梁某的行为构成表见代理，其行为后果应由湛江一建承担。湛江一建主张租赁合同无效、其不应承担相应法律后果无法律依据，本院不予支持。 当法人的公章被盗用、冒用，或者被人私刻用于法人不知情的情况下，合同相对方往往以构成表见代理为由，要求法人履行合同的义务或承担相应的责任。 风险五：未备案公章企业一经使用，对外即具备法律效力 ●汪天雄与重庆群洲实业（集团）有限公司、朱惠德建设工程施工合同纠纷申诉、申请民事裁定书【最高人民法院（2016）最高法民申255号】 重庆群洲公司在设立云南分公司时，向昆明市盘龙区工商行政管理局提交《分公司设立登记申请书》，明确云南分公司负责人为梁裕霖，该“申请书”盖有重庆群洲公司认可的公章及法定代表人名章。重庆群洲公司内部文件《关于成立重庆群洲实业（集团）有限公司云南分公司的通知》不仅明确重庆群洲公司成立云南分公司而且任命梁裕霖为云南分公司总经理。因此，重庆群洲公司对云南分公司的存在、梁裕霖代表该分公司进行经营活动明知且认可。重庆群洲公司云南分公司有权委托朱惠德开展经营活动，朱惠德接受重庆群洲公司云南分公司委托，使用编号为“50010218011375”的重庆群洲公司印章签订履行合同的行为之法律后果应当由重庆群洲公司承担。 公司对外使用的公章只要在某一交易或诉讼中承认其效力，则不论该公章是否经公司授权、是否进行工商备案，均不得在另一交易或诉讼中否定其效力。  小编/ 曾庆鸿、樊颖奇 三、公司印章管理与法律风险防范策略 （一）公司印章管理建议 1. 搭建统一的印章使用台账，建立印章保管制度 （1）公司要搭建统一的印章使用台账，制定印章使用申请表。 （2）印章采取分级保管的制度，各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管，不得擅自委托他人保管，并要在其岗位职责中予以明确。 （3）申请使用印章，持有印章部门需根据印章管理规定，严格把控审批程序，经相关领导审批后，要做好统一的印章使用登记工作。 （4）公司的文件管理人员需要严格的审查相关文件，了解申请的内容、次数是否一致，确定无误后才能使用印章。 （5）公章应妥善保管，要定期对印章的使用情况进行检查，防止损毁、遗失和被盗，印章管理人员需要遵循印章管理的基本规定，组织监察部门、法律部门等做好单位印章使用情况的检查工作，及时发现各个环节中蕴藏的问题，并提出相应的管控措施。 2.明确保管人责任，规范印章使用程序 （1）印章保管人必须安全可靠，须妥善保管印章，不得遗失。如遗失，必须及时向公司报告； （2）必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章，未经规定的程序，不得擅自使用； （3）没有经过领导层的批准，不得私自携带印章外出。如果出现印章丢失的问题，需要在第一时间向公安机关进行报案，并提出报案证明。 （4）在使用中，保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核，同意的则用印，否决的则退回； （5）检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符，如不符则不予盖章； （6）在印章使用中违反规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。  （二）涉印法律风险防范要点 1、重大合同可约定合同生效条件为：法定代表人签字并盖章，合同生效。对于重大合同，企业可约定合同生效的条件为：法定代表人签字+盖章。这样，当出现违规公章或合同上加盖假章时，该合同不会对公司发生法律效力，可有效避免风险。 2、公司发现私刻印章、伪造印章时，应及时向交易对方提示，如对方不予回应，就需要整合真实的情况，向公安机关及时报案。具体的解决方式如下：（1）及时向公安机关报案，并对仿冒公章的人追究相关责任；（2）报纸上进行各项声明的发布，并且及时告知潜在的客户；（3）及时通知仿冒合同的相对人，确保将事实传达清楚，解除相关合同。如果相对人不配合，需要向当地的法院提出申请，借助法律的途径与方式解除合同。 3、规范和完善企业用章制度。目前很多企业对公章管理不够重视，为了规避公章使用、保管、销毁等各个环节的风险，企业可以梳理或建立相关企业公章管理制度，制度应当包括但不限于下列制度：公司印章的类别；刻制批准程序、启用；印章使用范围；印章管理、保管；用印批准；用印登记等。同时加强管理人员及员工培训，通过专人管理，有人监督，明确保管人及使用人的责任等方式，降低企业日常用章中的风险。 4、印章的销毁程序需重视：公章停用及销毁，需根据程序文件正规审批，并进行备案记录，由专门部门负责统一销毁或封存；采用双人监销方式，由公章管理单位和机关负责同志监销。 5、企业公章被盗、抢或丢失后，以非经法定程序私刻的公章对外处分权利，只要经其法定代表人确认，亦能代表其公司意志，同样可以作为企业独立处分权利的意思表示证明。 6、公司在经营管理过程中，存在使用两枚公章的情况，两枚公章对外均代表公司，合同上加盖哪一枚公章，不影响合同的效力。但无证据证明该印章在别的场合也被公司使用过或追认效力，才不能认可该印章的真实性。 |
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