玩转WPS表格 - 使用批注标记特殊数据

学会使用批注标记特殊数据，是熟练玩转WPS表格的基础！下面请和小编一起，一起学习WPS的特殊数据标记吧！

使用批注标记特殊数据

在日常工作中，经常会遇到一些需要特殊说明或标记的数据，可以用批注功能来加以实现， 以下介绍批注功能的一些基本操作。

同时，分类汇总也是处理汇总数据时的一项常用功能，可以将工作表的数据按字段、项目进行自动 汇总计算。

新建批注

新建批注的操作步骤如下。 

步骤一：选中要进行特殊标记的单元格（如E 3）。 

步骤二：在【审阅】选项卡中单击【新建批注】按钮（或在右键菜单中选择【插入批注】命 令），此时单元格右上角会出现一个红色的小三角和文本框。 

步骤三：在文本框内输入需要说明的文字（如“待定”），单击其他任意单元格退出批注编辑状态，完成新建批注操作，如图 4 - 108 所示。

图4-108 插入批注

批注相关命令的含义

选中包含批注的单元格，在【审阅】选项卡下与批注相关的命令被激活，各个命令的含义 如表 4-5 所示。

表4-5 批注相关命令的含义

移动批注文本框的显示位置

批注文本框被显示时经常会把表格内容遮挡，此时可以通过移动批注文本框位置来解决，操作方法如下。 

步骤一：选中需要移动的批注文本框的单元格，单击【审阅】选项卡中的【编辑批注】按钮。 

步骤二：将光标移动至批注文本框边缘，当鼠标指针成为十字双向箭头时，按住鼠标左键， 拖动至合适位置。 

步骤三：单击任意单元格，退出批注编辑状态，完成操作。如图 4 - 109 所示。

图4-109 移动批注文本框位置

设置批注格式

在单元格中插入批注后，可以对批注的格式进行设置，具体操作如下。选中批注的边框，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【设置批注格式】命令，打开【设 置批注格式】对话框。如图 4 - 110 所示。

图4-110 打开【设置批注格式】对话框

【设置批注格式】对话框包含了“字体”“对齐”“颜色与线条”“大小”“保护”“属性”“页 边距”7 个选项卡。

通过这些选项卡的设置，可以对当前单元格批注的外观样式等属性进行设 置。各选项卡的设置内容如表 4-6 所示。

表4-6 【设置批注格式】各选项卡设置内容

使用分类汇总命令

步骤一：选中“科目名称”列中任意一个单元 格（如E 5），在【数据】选项卡中单 击【升序】按钮，完成数据表的排序， 如图 4 - 111 所示。

图4-111 按“科目名称”进行排序

步骤二：在【数据】选项卡中单击【分类汇总】命令，弹出【分类汇总】对话框。

步骤三：在【分类汇总】对话框的【分类字段】中选择“科目名称”，【汇总方式】中选择“求 和”，【选定汇总项】的复选框中勾选“借方”复选框。

步骤四：单击【确定】按钮完成操作，如图 4 - 112 所示。

图4-112 按“科目名称”进行分类汇总

分类汇总后的数据显示效果如图 4 - 113 所示，单击工作表左上角区域的数字序号，则可以 展开对应级别的数据。

图4-113 分类汇总完成后的显示

注意：

如果在【分类汇总】对话框中取消勾选“汇总结果显示在数据下方”的复选框，则汇总结果会显 示在每一组数据的上方。

如需要恢复原数据显示状态，可在【数据】选项卡中单击【分类汇总】按钮，在弹出的【分类汇总】对话框中单击【全部删除】按钮，如图 4 - 114 所示。

图4-114 恢复原数据表状态

注意：

使用分类汇总功能时，必须先对要分类的字段进行排序，否则分类汇总的结果可能和预期效果 不一致。

手动创建组

在图 4 - 111 所示工作表中，如需对已经过排序处理的数据进行手动添加分组，具体操作步骤如下。

步骤一：在每个“科目名称”下方插入一个空白行，选中“借方”数据区域（如G 2 :G 47）。

步骤二：按组合键，定位空白单元格。

步骤三：在【开始】选项卡中单击【求和】按钮，如图 4 - 115 所示。

图4-115 插入空行及“借方”求和

步骤四：选中 2:5 行，在【数据】选项卡中单击【创建组】按钮，再对下面的科目做同样的【创 建组】操作。

步骤五：在各“科目名称”下方的空白单元格内添加“（科目）汇总”，如图 4 - 116 所示。

图4-116 手动创建组

如需要把多个科目创建成一个组（如“办公费”和“差旅费”），则选中包含“办公费”和 “差旅费”科目的行，在【数据】选项卡中单击【创建组】按钮即可。 

如需要删除这些分组，可在【数据】选项卡上依次单击【取消组合】→【清除分级显示】 命令，如图 4 - 117 所示。

图4-117 清除分级显示

学会了吗？快来和小编一起，把批注标注特殊数据一起运用到实践中吧！