徐俊敏中国人民大学信息资源管理学院摘 要：
本文从档案数字化同档案著录的关系入手, 通过对我国档案著录标准问题的剖析, 提出我国档案著录标准今后的发展方向, 一是修订现有档案著录规则, 二是精细系统研究国际标准。 2000 年国家档案局发布“十五”规划提出“档案信息化建设”的任务, 自此, 我国开始了如火如荼的档案数字化工程。诚然, 档案数字化有利于实现档案的社会利用, 是档案信息化建设的重要内容, 十分重要且必要。然而, 目前我国大多数的档案数字化成果在服务社会、维护电子档案的真实性原始性、良好的检索体验方面却存在诸多问题, 此种现象值得我们思考。笔者认为, 究其原因在于我国档案数字化过程中的著录环节存在问题。 一、档案数字化与著录关系分析档案数字化的对象是纸质文件、声像文件以及已经归档保存的电子档案, 档案数字化的成果是组织成具有有序结构的档案数字信息库。档案数字信息库的构建包括档案信息的输入、组织、存储和管理等工作, 信息组织是数据库建设中的核心工作, 信息组织的好坏将直接影响信息的利用, 而实现信息的利用是档案数字信息库建设的最终目标。信息组织的工作包括信息的选择、描述与揭示及存储, 在信息组织工作中, 信息的描述与揭示是最重要的环节。著录是信息描述与揭示的内容之一, 信息著录是指在组织检索系统时对信息的内容和形式特征进行选择和记录的过程, 是准确性及规范化都要求较高的工作, 是信息检索的基础。 由此, 在档案数字化的过程中, 在档案数字信息库的构建过程中, 档案著录是基础性的至关重要的工作环节, 档案著录质量的好坏将直接关系到档案信息的交换、互联互通、实现信息资源共享和社会利用。当前我国档案著录工作依据性的国家标准是《档案著录规则 (DA/T18—1999) 》, 依据此标准, 我国还先后制定了一系列各类档案著录细则, 该标准距今已有十余年的历程, 同我国数字化工程历程相当, 然而, 在具体的实践过程中, 我国档案著录规则暴露出越来越多的问题, 主要表现在档案著录条目、著录适用范围方面, 而我国档案界对我国档案著录规则修订的呼声也一直未停止。 二、我国档案著录规则的问题为了规范国际档案著录工作, 便于档案检索, 国际档案理事会 (ICA) 的著录标准委员会早在1994 年便制定出国际档案著录标准 (GeneralInternationalStandardArchivalDescription, ISAD (G) ) , 并于1999 年形成第二版。国际档案著录标准ISAD (G) 对档案著录的定义是“:通过捕获、分析、组织和记录用于识别并确认、管理、定位和说明档案内容、背景和来源系统的相关信息, 建立对著录对象 (全宗、类别、案卷或文件) 及其构成部分的准确描述。”[1]同年12 月, 我国发布了档案著录规则修订版DA/T18—1999, 该规则主要参照文献著录总则制定而成, 其中对档案著录定义为:在编制档案目录时, 对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。仔细研读这两个标准, 我们可以看出我国档案著录规则具有如下缺点: 1.适用范围狭窄。国际档案著录标准要求不仅对档案的内容特征进行著录, 而且还需要对档案的背景、系统来源进行著录, 因此其不仅适用于传统的纸质档案, 同时也适用于移交给档案馆或档案室的电子档案, 而我国的档案著录规则只要求对档案的内容和形式特征进行著录, 省却了电子档案的某些要素, 比如“必须包括其生成、管理、利用、保存、迁移后在的系统。这样, 软硬件平台项目 (包括机器名称和型号、网络系统名称和版本、应用软件名称和版本迁移前的软硬件环境等) 就是必不可少的著录项目了”[2]。而缺失这些项目不利于维护电子档案的原始性, 因此我国档案著录规则只适用于传统的纸质档案, 在著录电子档案方面存在先天不足。 2.无法全程著录。ISAD (G) 定义了7 个大项、26 个元素对档案管理的各个阶段 (形成、鉴定、利用、保管、整理) 实现全程著录, 具体表现为:背景项包括形成者、管理历史、档案历史、档案形成或移交的来源, 从而对档案形成历史进行著录;内容结构项包括鉴定、销毁、归档信息、组织系统, 从而对整理情况进行著录;使用项包括使用权限、复制权限、语言或脚本材料、物理特征和技术特征、检索工具, 从而对利用信息进行著录;位置项包括原件地址、复印件地址、相关描述、出版说明, 从而规定了保管信息的著录项。我国档案著录规则虽然也有七大项, 然而这七大项只是针对档案的内容和形式特征, 并不能实现全程著录, 因此不利于档案的真实性管理。 3.不能层级著录。“ISAD (G) 在著录方法上提出了以尊重全宗理论为基础的多级著录。其遵循原则如下:从总体到部分、与著录级别相关、著录条目连接、无冗余著录”[1]。ISAD (G) 在特性说明项中规定了层级著录项, 包括全宗级、子全宗级、类别级、子类别级、案卷级、文件级六个层级的著录。而我国档案著录规则 (DA/T18—1999) 在范围中便指出:本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则, 不包括以全宗和类别为对象的著录, 也不包括目录组织的方法。因此我国的档案著录规则只是对文件级、文件组合级别、案卷级、案卷组合级进行描述, 只能反映文件———案卷间的关系, 没有“全宗级与类别级的著录, 其著录结果是只见树木 (案卷与文件) 而不见森林 (全宗与类别) , 这样就违背档案尊重全宗的基本原则”[2]。 4.没有配套标准。为了使档案著录更为详尽并且便于检索, ICA档案著录委员会与时俱进, 还制定三个具体的国际著录标准即《国际标准—团体、个人和家族规范记录著录规则》 (ISAAR (CPF) , 2003) , 《职能著录国际标准》 (ISDF, 2007) 、《档案保管机构著录国际标准》 (ISDIAH, 2008) 。鉴于访问权限对于档案检索的重要性, ICA另特制ISAAR (CPF) 标准对ISAD (G) 中的形成者著录项进行细致说明。ISDF标准对档案形成者的职能进行说明, 在传统的检索工具中, 档案职能条目也是重要的检索项目。ISDIAH标准对档案的保管机构进行说明, 从而便于公众利用各种机构所具有的档案馆藏。而我国目前只有一部通用性档案著录标准, 没有形成科学的体系。 三、我国档案著录标准的发展方向鉴于我国在档案著录标准研究方面力量的薄弱以及国际标准的适用性和科学性, 档案著录标准发展的方向应该是紧跟国际标准的步伐, 在透彻研究国际标准的前提下, 或者直接采纳国际标准, 或者依据国际档案著录标准对我国档案著录标准进行修订和补充。 1.修订档案著录规则 (DA/T18—1999) 。如上述所说, 档案著录规则作为我国档案著录标准的总则, 是发展其他具体著录标准的基础, 对于著录规则的修改已经刻不容缓。我国可参照ISAD (G) 对档案著录规则进行修改。首先, 对档案著录定义进行修订, 从维护档案的真实性角度和便于检索的角度出发, 对档案著录的对象进行扩展, 笔者认为档案著录的定义可以表述为:对档案的内容、形式、结构、背景、来源进行准确描述以记录档案生命周期的整个过程, 便于档案的检索利用。其次, 扩展档案著录的项目, 我国档案著录规则的著录项目只反映了档案的内容和形式特征, 著录项目无法反应档案的全程管理。再次, 摒弃规则中过于死板著录格式的说明。国际档案著录标准只规定了档案著录项目, 不规定项目之间的显示形式, 大大加强了标准的适用性。最后, 尊重全宗原则, 吸纳ISAD (G) 中层级著录的思想, 增加全宗级、类别级别著录。 2.精细系统研究国际标准。在研究国际标准方面, 我国大陆地区需向我国台湾地区学习。我国台湾地区的数位典藏计划后设资料研究小组专门致力于国际标准的研究, 其主要目标一是协助后设资料国际标准之策略与应用, 二是研究发展后设资料理论, 包括后设资料方法论、后设资料注册中心、知识组织系统等项目[3]。大陆关于国际档案著录标准的研究文章较多, 然而大多数是对标准的简介, 对于国际标准的项目式研究更是少之又少, 唯一的项目研究是“2006 年12 月至2009 年12 月在国家社科基金委的资助下, 吉林大学电子档案著录标准课题组在借鉴国外EAD项目实施经验的基础上选取了吉林档案馆的一个小规模全宗'吉林桑蚕局全宗’针对其中部分案卷做了EAD著录实证研究编制了《吉林桑蚕局全宗指南》目的是检验EAD标准在我国应用的可行性”[4], 今后国家档案局或地方档案局应加强对国际标准研究项目经费以及人员的投入。除了精细化研究, 还需要系统研究, 注重国际标准之间的继承关系, 除上述四个关于档案著录的标准外, 档案工作者还需要研究EAD (Encoded Archive Description) 、TEI (TextEncodingInitiative) 、MARC (MachineReadableCataloguingRecord) 、RAD (RulesforArchivalDescription) 、MAD (ManualofArchivalDescription) 、APPM (Archives, PersonalPapers, andManuscripts:ACatalogingManualforArchivalRepositories, HistoricalSocieties, andManuscriptLibraries) [5]等档案著录标准, 通过系统研究, 实现标准的灵活运用。 作为档案数字化工作的基础性工作, 档案著录直接关系到档案信息资源共享及社会利用, 面对当前我国档案著录规则存在的问题, 我国档案著录标准修订及完善工作应尽快提上议程, 以提升我国档案数字、档案信息化建设的水平。 |
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