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全文 7665 字  英国历史学家帕金森曾经总结出这样一则定律：“事情增加是为了填满完成工作所剩余的多余时间。”而这一定律在沃顿商学院被解释为，工作效率低下，往往是因为我们给了这项任务太多的时间。“要高效率，更要高效能”是沃顿人做事时的基本要求，也恰恰是这一要求的存在，使他们在做事情时不仅追求高效，更追求高收益。   效能的重要性，远远大于效率 时间能够管理吗？“时间”本身根本管理不了，你可以管理的真正东西，实际上是你对不同事务的精力排序。
为了使自我时间利用率达到最大化的目的，我们中的大多数人都在全力以赴。当现实的要求超过了我们的能力时，我们开始做出权宜的选择：减少睡眠与休息，将更多的时间投入到工作中。短时间内来看，这些举动的确有利于个人效率的提升，但长时间来看，它们遗患无穷：精疲力竭成为了一种常态，个人生活已经完全超负荷——这是一种典型的、在长时间内才能看得出来的低效能式时间管理。 毕业于沃顿商学院、如今已是个人精力管理专家的利南·鲍威尔先生提出了一种时间效能论，他指出，我们能够将时间当成静止不动的东西。在看医生的时候，很多人都会有度日如年的感觉，而做自己喜欢的事情，比如与朋友一起在咖啡厅里坐上半个小时，感觉便会完全不一样了。
我们的每一种行为、情感甚至是思想都会对精力带来或好或坏的影响。考量个人人生的最终成果，并非我们活了多少岁，而是我们在有限的时间里，投入了多少精力，获得了多大的效能。而对于那些追求高效能的人来说，出色的表现、健康与快乐，都需要建立在有效的精力管理基础之上。 但是，我们要如何才能在不损害个人健康、幸福与生活的前提下，使自己保持高效、获得高效能呢？鲍威尔先生在对精力管理进行了多年的研究后指出，以下四点可以使我们更好地抵达以上目的。 1.不要没有开工就泄气 前一天计划了满满一张A4纸的事项，但次日一大清早看到一张满满当当的日程表，你立即升起一种想要去撞墙的冲动——如果你有这样的冲动，就证明你的精力在开工以前便已经跑掉了一大半。 鲍威尔说，很多人都会过分高估自我效率，或者在一些看似重要但实则鸡毛蒜皮的事情上花费过多的时间。但时间管理不是战争，不能干什么都搞得如同要去打仗一般，不要对自己提出过高的要求，每天为自己安排恰当的任务量，这是使个人在次日工作时保持充沛精力的重要前提。 因此，在为自己安排任务时，我们需要注意以下几个关键点： ①我大约什么时候开始做这件事情？ 你不需要精确到具体的几分几秒，实际上，因为时间管理中的事项往往是一件做完才能开始做下一件，所以，事项根本不可能精确到具体时间，但你依然需要为它安排好大致的开始时间段。 ②上午/下午/今天之内，我能不能做这么多的事情？ 这是对个人能力的一次粗略考量，在安排事项时，你需要问自己：“安排这些事情，我能忙得过来吗？”“忙得过来”、能够成功地完成安排的所有事项，接下来的时间管理才会更有信心去坚持下去。 ③我要先做哪件事？后做哪件事？ 这是事件的排序问题，而具体的排序，需要根据事件对个人目标的贡献程度、其本身的轻重缓急程度来决定——这一问题在随后会谈到。 ④今天做不完的事情，安排在明天什么时候完成？ 哪怕你再谨慎地估量自己的精力，你也有可能遭遇意外事件的插入，导致事件未能完成的情况发生。在这种情况下，你就要考虑如何将这些未完成的事项插入次日了。 遵循上述四个关键点来安排日程表，就多半不会让你“一看到就泄气”了。 2.给自己减减压 鲍威尔指出，若个人所在的工作环境压力很大，或者官场气十足的话，便很难做到给自己减压。然而，我们的大脑、身体与灵魂的承受力都非常有限，逼太紧的话便会出事。因此，我们必须要在情绪、体能、思想与精神四方面，让自己保持良好的状态。 ①情绪 有关情绪，我们需要正视以下三个事实： ● 不管外部压力有多大，只要我们能够控制好自己的情绪，便可以使精力获得极大提高； ●当你处于情绪愉快状态下时，往往就是绩效最高的时候； ● 养成三个简单而有效的习惯，可以使个人保持较好的情绪：深呼吸放松自己、向他人表达赞赏、换一种积极的方式来讲述个人生活中发生的事情。 ②体能 身体是奋斗的本钱： ●一个健康的身体可以产生更多的能量； ●随着体能的增强，个人工作效率也会有所提升。 ③思想 思想决定着行动的效率： ●工作状态下，思想必须集中； ● 个人可以制定一些习惯，来减少科技给工作与生活带来的无情干扰； ● 集中注意力，可以使自己的精力不被分散，我们便可以在较短的时间内完成较多的工作量。 ④精神 精神往往与工作效率呈正比状态： ● 当我们的日常工作和生活与个人最珍视、最能够赋予他们意义感与目的感的东西相一致时，他们的精神能量便可以发挥作用； ●我们需要理清优先事项，并此为准，在以下三方面制定习惯。 1）做自己最擅长和最喜欢的工作； 2）有意识地为生活中最重要的领域分配时间和精力，认真工作，关心家庭、健康和他人； 3）在日常行为中奉行自己的核心价值观。 在情绪、体能、思想与精神四大方面做好这些内容，不仅个人压力会大大减小，接下来的工作效率也会获得提高。 3.留意精力充沛的时段 有些人知道自己在什么时间段精力最充沛，比如，有些人在早上刚起来时思维最活跃，但有些人要到晚上才会出现创意四射的状态。 如果你对自己的状况不太了解，那便花费一两周的时间将自己的状态记录下来。记下自己在哪些时间段效率最高、精力最充沛；哪些时间段没有心思工作，想要休息一下或者想喝一杯咖啡放松一下。 鲍威尔认为，根据个人精力周期，对全天时间段进行细分是找出精力充沛时间段的一个不错的方法。 根据精力周期细分全天时间段 示例： 1.优质时间——晨起段（6：30～9：00） 2.优质时间——Dictator时间（9：30～10：30） 3.优质时间——上午段（10：30～12：00） 4.优质时间——下午前段（2：00～4：00） 5.低质时间——下午后段（4：00～6：00） 6.中质时间——傍晚段（6：30～8：30） 7.中质时间——夜晚段（9：00～12：00） 8.低质时间——间歇段（各阶段节点前后大约20分钟） 我们必须要承认的是，在不同的时间段，人的精力水平是不一样的。你首先要做的，是划分出自己的“优质、中质、低质”时间段，之后才可能将不同难度的事情安排到不同精力水平的时间段中去。 “Dictator时间”是鲍威尔教授从自己的民族文化——犹太人的时间管理方法中借取到的时间管理办法，意为“不被他人打扰的专属时间”，该时间段内可以完全集中精力去处理那些最重要的事情，而且不允许他人电话、邮件、来访的打扰。可以说，Dictator时间是个人专属的计划与思考的时间，在该时间段内，集中精力安排当天的工作内容，对一些复杂的问题进行思考，计划接下来几天内需要的资源等——哪怕不进行具体的执行性事务，它也可以对时间管理与个人效率提升产生重要的作用。 好好利用个人精力充沛的时间段，将这些时间用来做一些必须要在最佳状态才能够完成的工作，还有一些你不喜欢但非常重要的工作（鲍威尔最不喜欢的是账目盘点）。在效率最高的时候做这些事情，往往能够以最快的速度将它们完成。 遵循以上三条建议，我们便能够在保证个人休闲时间的基础上，做到更有精力地去面对工作与生活。也只有在有精力的基础上，我们才有可能获得个人时间管理的高效能。  做事以前，先弄清效率的真实含义 我们要努力让自己成为一个成功者，但我们也要让自己努力成为一个正常人。
每一个人都期望提高自己的效率，可是他们往往会忽略这样一个事实：世界上没有任何机器可以一直以100%的功率运转。人也一样，你不可能达到100%的有效率，至少，你不可能总是保持100%的有效率，若你强迫自己一定要时时刻刻保持过分高效的话，那么，你就会如同那超负荷运转的机器一样，因为损耗太大而提前报废。 我们常常会看到一些人为自己制定了长达好几页的任务列表，但事实上，这是一种浪费时间而非节约时间的举动，他们花费了太多的时间去计划自己根本完不成的事情。每一个人的效率与能力都有其上限，就连柳比歇夫这样的成功人士也一样。 柳比歇夫是前苏联昆虫学家、哲学家、数学家，在他的一生中发表了70多部学术著作，同时他还涉足包括科学史、农业、遗传学、植物保护、哲学、昆虫学、动物学、进化论、无神论等领域。
柳比歇夫的人生诚如沃顿商学院最著名的法律学教授诺里斯·庞德所说的那样：“我们要努力让自己成为一个成功者，但我们也要让自己努力成为一个正常人。”作为一个正常人，每天都会有工作以外的很多事情，比如陪伴家人，比如休闲娱乐，比如每日坚持健身…… 所以，在进行时间管理、追求个人效率以前，我们必须要正视这样的事实：一个正常人是需要一定的休闲时间的。这也是为什么在进行时间预算时，我们需要留出时间的原因：我们必须要清楚，生活中肯定会有意外发生，所以，要留出时间去处理这些意外事件。 此外，我们还必须要使用恰当的方法休息、放松，以便使自己恢复良好的精力去追求更高的人生效能。 不过，这种理所当然的正当时间分配对于某些人而言却有一定的难度：他们没有办法确定，自己如何在兼顾娱乐、工作与生活的同时，使自己拥有足够的时间去进行其他的活动。对此，沃顿商学院有三则方法可供参考。 1.明确追求，分割自我时间 若你将大部分的时间花费在了学习与工作上，那么，你便是以工作成就为导向的人；若你将大部分的时间花在了享受生活上，那你便是以生活满足为导向的人。每一个人的追求各不相同，有些人能够在工作、学习、奋斗的路上获得更多的快乐，有些人则在生活琐事中获得了更多的幸福。 所以，你需要确定自己到底在追求什么。很多时候，鱼与熊掌不可兼得，因此，你必须要做出选择，而选择往往意味着放弃：你做了一件事，便不可能做另一件事。而这种选择性也将体现在你的时间管理上。 你可以按照黄金分割定律来划分自己在两件事情上的时间分配：若你在一天内拥有10小时可以自由规划的时间，且你确定自己是一个以工作成就为导向的人，你可以这样规划：使用6.18个小时去工作学习，用剩余3.82小时去享受生活。 反过来，若你确定自己是以享受生活为导向的人，你可以这样规划：使用6.18个小时去享受生活，用剩下的3.82小时去工作学习——毕竟你还要想办法养活自己。 2.要有自知之明，别为自己设定太高的目标 很多人在通过时间管理获得高效率的过程中半途而废，往往是因为自己的目标设定得太高了。与此同时，又对达成那么高的目标所要付出的代价没有清楚的认识。但是，更快乐、更健康的生活很大程度上是建立在拥有自知之明的基础上的。清楚自己的优点与缺点，不去做白日梦，不给自己定下过高甚至是要求满分的目标，这本身就是获得个人高效的基础。 因此，你应再次拿出纸与笔，罗列一下那些虽然看起来可能无趣但实际上对你而言非常重要的事情。若你是学生，那件事可能是背英语单词；若你是业务经理，那件事可能是给你的上司写下一年度的预算。 挑出一件你认为最重要的事情，然后，给自己做个时间表，在未来一个星期乃至一个月的时间里，每天至少专注于这件事2个小时，你便能够获得自己在此事上的迅猛发展。 3.运用时间分割法，训练自己习惯于专注2小时 在自己不喜欢的事情上专注2小时，未经训练的人很少能够做到。为了做到这一点，你可以参照所谓的“时间分割法”。比如，若你需要在这件事上专注2个小时，即120分钟，那你应该把当天的任务分解成6块，而每一块用20分钟完成。你把20分钟当作你专注的基本时间单位，而毎个时间单位过后，休息5分钟，想办法犒劳一下自己，比如喝杯咖啡或者牛奶。在属于休息时间的5分钟之内的最后一分钟，重新振作，尝试着恢复状态之后，进入下一个基本时间单位——另一个20分钟。 于是，在规划时间时，你便会明白，为了可以完全专注120分钟，你最终需要规划出差不多150分钟的时间。这一方法非常简单，但却非常有效，也恰恰是因为它简单而有效，所以，很容易体会到效果，你也会更容易坚持下去。 通过上述三大步骤，你不仅会更正视效率的真实含义，同时你也会更知晓精力充沛之重要性：获得高效率与高效能的人生，奋斗与娱乐其实拥有同等重要的意义。  要正确地做事，更要做正确的事 我们并不一定知道正确的道路到底是哪一条，但却不要在错误的道路上走得太远。
管理大师彼得·德鲁克曾提出过这样的观点：效率是“用正确的方式做事”，而效能则是“做正确的事”，效率与效能不可偏废，但这并不意味着我们在工作中应该将效率与效能视为拥有同等重要性的内容。 在德鲁克先生的论述中，我们可以看到两组并列的概念：效率与效能，正确做事与做正确的事。但在现实生活中，特别是在个人工作方式与时间管理过程中，人们往往会将关注的重点放在前者：效率与正确做事。但实际上，第一重要的却是效能而非效率，是做正确的事而非正确做事。正如德鲁克先生所说的那样：“不可缺少的是效能，而非效率。” 蒙哥马利是沃顿商学院的一位普通毕业生，如今，他在美国一家大型连锁医院供职。在管理医院的过程中，他发现，让工作高效而卓越的方法是有机而复杂的，就如同医学问题一样。病人到医生的办公室中说，自己发烧了，并告诉医生他出现了一些感冒的症状。但医生并不会马上相信病人的话，而是会翻开病历，问一些探究性的问题，然后再做出自己的诊断——病人或许是得了感冒，但也有可能是罹患了更严重的疾病，而医生只会依据于自己的专业知识，而非病人对自己的判断进行诊断。
很显然，若是着眼于效率的话，医生有可能给病人误诊，提供帮助的沃顿团队有可能导致一家公司陷入严重亏损状态中。搞清楚效能所在，做正确的事情，你才能够保证自己的时间与精力都被用在了正确的地方。 这就如同电子产品的淘汰史一样：当黑白电视机处于成熟期，而彩色电视机正方兴未艾时，若你依然选定黑白电视机为目标产品的话，则你的生产效率越高，你的亏损便越大——虽然此时提升效率是在正确地做事，但因为做了不正确的事，损失必将巨大。 若你依然不明白“正确地做事”与“做正确的事”的区别，那么，你就需要继续往下读：效率与效能是存在着明显的不同的。 1.明确效率与效能的不同 想要做到提升效能，我们就必须要明白效率与效能的差异到底在哪里。“正确地做事”所强调的是效率，其结果是让我们更快地朝着目标迈进；“做正确的事”强调的则是效能，其结果是确保我们的工作是在坚实地朝着自己的目标迈进。换句话来说，效率所重视的是做好一件工作的最好办法，而效能重视的则是时间的最佳利用，这包括做或是不做某一项工作。 沃顿商学院之所以可以在商业领域中培养出那么多的成功者，其最大的秘诀就在于，每一个沃顿人都被教育，在开始工作以前，必须要先确保自己在“做正确的事”。事实上，“正确地做事”与“做正确的事”存在着本质上的区别。“正确地做事”是以“做正确的事”为前提的，若没有了这样的前提，“正确地做事”将变得毫无意义，首先要“做正确的事”，然后“正确地做事”才能存在。 这与个人行为的目的性相契合：身为设计人员的你按大众的要求设计出了一款产品，其质量、外观、实用性都达到了与市场相符的标准，你是在正确地做事。但是，若这款产品根本没有买主，更没有固定的用户，这就不是在做正确的事——此时，不管你做事的方式与方法有多么正确，最终结果都将是徒劳无功的。 2.找出“正确的事” 工作的过程就是解决一个个问题的过程，有时候，一个问题会摆在你的面前让你去解决，你所面对的处境是：问题本身已经相当清楚，解决问题的办法也很清楚，但是，不管你想从哪个方向、哪个地方下手，正确的工作方法只能是：在此之前，你应确保自己在解决的是正确的问题——但它很有可能并不是之前摆在你面前的那个问题。 当你确定自己正在为一个错误的问题而伤脑筋时，你会做些什么呢？当医生认为病人轻微的症状将某些更严重的问题掩盖了时，他会告诉自己的病人：他需要进一步的检查来确定自己的推测。按同样的方法，在发现问题本身有错时，你应该进一步去了解事实，在寻找资料、盘点过往的同时，使自己真正地找到“正确的问题”，这是做正确的事的前提。 3.一开始便怀有最终目标 从一开始时便知道自己现在在哪里，并朝着自己的目标前进，至少在行进的过程中可以确定，你迈出的每一步都是方向正确的，而那种看似忙碌、最终却发现自己是背道而驰的情况是非常令人沮丧的。这是许多工作时间长但效率奇低的人容易出现的错误，他们往往会将大量的时间与精力浪费在无用的事情上。 每一件事、每一项工作都会有其特定的、最好的结果，而这一结果就是我们在努力过程中期望达成的最终目标。在开始做事以前，唯有明确地记住这一最终目标，才可以确定，不管哪一天干哪一件事，都不会违背你为之确定的重要标准，你做的每一件事都会为这一最终目标做出有意义的贡献。 若目标缺失的话，便不可能存在切实的行动，更不可能获得实际的结果，沃顿人与其他商学院出身的人最大的差异就在于，前者往往在做事以前，便清楚地知道自己想要达到一个什么样的目的，并清楚地知道，为了达到这样的目的，哪些事是必需的，哪些事从表面上看是必不可少、但事实上是无足轻重的。他们总是可以在一开始时便怀有最终目标，因此总能事半功倍、卓越而高效。 当然，工作与生活中也存在暂时的“目标不明”的情况，若我们一时还弄不清楚“正确的道路”（正确的事）在哪里，不如按沃顿的那句管理名言所说的来做事：“我们并不一定知道正确的道路到底是哪一条，但却不要在错误的道路上走得太远。”——最起码，为了节省时间与精力，先停下自己手头的工作也是一个选择：它至少可以保证，在当下你不是朝着与最终结果背道而驰的方向前行的，否则，在你找到最终目标以后，你需要花费更多的时间、走更远的路来回到原路上来。 很显然，在明确了效能对于效率的重要性以后，我们当然能够明确这样的做事观点：若可以同时提高效率与效能最好，但在两者无法兼而得之的情况下，我们首先应该着眼于效能，然后再设法提升效率。 以上内容摘自《沃顿商学院时间管理课》 |
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