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办公小技巧:分页、重复、压缩 快排图片文档

2022-05-24  涂鸦吧

最近在单位的创建活动中,需要用文字处理软件制作图文并茂的汇报材料,其中有大量的图片需要排版。这些图片的来源多样,主要有手机拍照、社交软件传输和网络等,尺寸、大小各异,导致排版时非常麻烦,并且文档过大容易引起电脑卡顿。而用好分页、重复、压缩就可以轻松快排图片文档。下面以在Word 2019中操作为例来说明。

○ 用分页避免页面反复重排

图片插入完成后,一般操作是拼命地按Enter键进入下一页,再继续插入新的图片。这种操作对于能一次性完成的文档不会有影响,但我们往往会修改前面的内容,或者重新调整前面图片的大小。一旦前面有了变化,后面的页面就可能会全部串动,调整起来很麻烦。

但如果改变一下做法,需要在下一页插入新的图片时,先插入一个分页符或分页标记(键盘快捷键为“Ctrl+Enter”)(图1),就可以直接进入下一页进行操作。这样即使后期有所修改或调整,绝大多数页面都不会串动,可以避免重新调整大量页面的麻烦。

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○ 用“重复”快速调整图片尺寸

调整图片尺寸的一般操作是先单击选中图片,然后手工拖动边上的控点。这种操作对于大量的图片而言,有两个缺点:第一是调整后的尺寸不一致,影响美观;第二是需要调整的图片量大时,效率低。

解决的办法是右击图片并选择“大小和位置”,打开图片“布局”对话框,在“大小”选项卡中指定图片的高度和宽度,各设置为一个适当的值,注意不要保持纵横比,要把“锁定纵横比”选项前面的小钩去掉(图2)。在调整好一幅图片后,单击选中第二幅图片,按键盘快捷键“Ctrl+Y”或“F4”重复设置为相同尺寸,其他图片操作类似,就可以快速地将有图片的尺寸调整一致。

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需要注意的是,部分图片可能会发生不同程度的变形,最后检查时如果发现有少数图片变形特别严重,手动适当调整即可。

小提示:

如果你正在使用新版的QQ或TIM,其快捷键定义可能会与Word的热键发生冲突,此时请关闭QQ或TIM再用,或将QQ或TIM中的有关热键进行重新定义。

○ 用压缩快速调整图片大小

由于插入的图片来源多样,特别是手机拍摄的高清照片文件往往很大,数量较多时会导致文档过大,容易引起电脑卡顿,这时就要用到图片的压缩功能。

单击选中一张图片,选择“图片格式”中的“压缩图片”,键盘操作热键为“Alt+J+P+M”(图3)。接着在弹出的“压缩图片”对话框中进行压缩选项及分辨率的选择(图4)。其他的图片执行类似的操作,就可以快速地将所有图片进行压缩,从而让整个文档成功瘦身。

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