、加强电子档案著录工作的几点建议1. 实现多级著录。从国际档案界来看, 凡是建立档案著录规则标准的均设置有档案著录的多级著录规则, 如《国际档案著录标准 (总则) 》、《美国档案著录规则》等等。我国的档案著录规则标准也应建立多级著录规则, 使档案著录能够完整地反映档案实体管理的各个级别层次, 并做到与《国际档案著录规则 (总则) 》及《国际档案著录规则规范记录规则》相兼容。多级著录标准必须基于公认的理论原则, 如由总到分的档案著录原则是“尊重全宗”原则的实践结果。只有这样才能建立起不依赖任何特定收藏机构检索工具的广泛通用的档案著录结构和系统。 2. 实现全要素著录。由于信息时代社会协作的发展, 同一份文件或者相关文件常常存放在不同的地点, 电子文件尤其如此, 这就要求在相同文件和相关文件的著录之间建立联系。文件之间的联系是多种多样的, 不仅可以根据文件的整理级别构成等级结构, 也可以根据同一责任者建立联系, 还可根据同一文件主题将文件联系起来。如果实现了全要素著录, 就能反映出文件的这些联系, 也就是说, 对于单份文件来讲, 它可以从不同时间、不同层面、不同等级结构对文件进行著录;对于多份文件来讲, 它可以从文件之间的不同关系建立它们之间多方面的联系。诸如此类的著录项目还有很多, 如形成单位的E-mail、电子签名、文字处理系统、服务器型号、原文路径以及著录人姓名等。 3. 实现全程著录。电子文件具有易变性的特点, 要保证其作为证据的真实性就要变传统的后控著录为全过程著录, 采取以动治动的方针, 变静态的、线性的、一维的著录为动态的、过程的、多维的著录。档案的特征信息在档案管理的每一阶段 (如文件的形成、鉴定、整理、保管) 都要被著录。从广泛的意义上讲, 档案著录不论是在哪个管理阶段被确定或建立, 都应该涵盖每一项档案特征信息, 而在每一个管理阶段, 这些信息都应该保持动态性, 并且可以根据对档案内容或其形成时的背景信息的进一步认识做出修改。特定的计算机信息系统可视需要合并或选择档案特征信息, 并对其进行更新或修改。尽管这些规则是针对已经被确定为归档保存的档案所进行的著录, 但是这之前的更早阶段也是可以应用这一规则的。 |
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