集团会议管理制度第一章总则第一条为进一步规范公司会议管理，不断提高会议质量和效率，有效降低会议成本，结合公司实际，特制定本制度。第
二条会议管理的原则：精简、高效、注重效果。第三条本制度明确了公司会议的种类、会议的组织、会务的管理等工作相关内容，适用于公司各
种类型的会议。其中，合资公司（含控股及非控股）会议管理仍需遵从所在企业或合资企业所在国家有关规定。第四条会议安排的原则为：小会
服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：集团大会、公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召
集的紧急会议或各级党委政府（有关部门）召集企业有关人员参加的会议不受此限。第五条会议提拟人或主办单位、部门负责会议的组织工作，
并有权对违反本制度的行为提出处罚。第六条集团办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的实施监督。第二章会议的种类第七条公司
举行的会议按周期分为二类。（一）定期会议：也称例会，指公司及各级单位按照规定定期召开的会议。如：年度工作会议、总结表彰大会、轮值执
行总裁办公会议、月度经营分析会等。（二）不定期会议：召开时间没有特别规定，根据实际需要可随时召开的会议，如：主管会等。第八条公
司举行的会议按级别分为五类。（一）公司级会议：主要包括董事局工作会议、董事局经营层联席会议，轮值执行总裁办公会，中层副职及以上干部
会议，班组长及以上领导干部会议；党员大会、股东大会、团员大会、职工大会以及各代表大会；（二）专题会议：公司性的生产、建设、营销、技
术、财务、人事、供应、调度、法务、安全等业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全生产工作会等）。
（三）单位和部门工作会：子分公司、车间、部室、支部召开的工作会（如车间办工会、科务会、支部会、科室会、职工会等）（四）班组（小组）
会：由各党、工、团小组会，项目组、工作组及其他班组小组会议。（五）对外会议：接待会、现场会、报告会、办公会、业务会、商务会（如洽谈
会、座谈会、推介会、联谊会、订货会等）。第九条各单位原则上每周必须召开一次生产经营分析/调度会，财务部每月必须召开一次月度经营
分析会。第十条公司三大例会集团公司现有的三大例会为轮值执行总裁办公例会，集团公司月度经营分析会和月度查漏补短、降本增效专题会议
。（一）集团公司轮值执行总裁办公例会每周六8:30，在大厦9楼会议召开。集团公司副总裁（含享受待遇）及以上人员参加会议、轮值执行总
裁指定的参会人员。（二）集团公司月度经营分析会每月16日前在大厦9楼会议室召开。参加会议的人员有集团公司董事局主席、（轮值执行总裁
）、运营管理部分管领导、各单位主/分管领导、财务公司总经理、运营管理部总监及集团公司安排的其他人员；以及各单位董事长或执行总裁/总
经理、单位财务负责人、经集团公司董事局确定的其他专题汇报责任人；其中，各单位董事长、执行总裁/总经理和经集团公司董事局确定的其他专
题汇报责任人，以及各单位主/分管领导必须参会。（三）集团公司查漏补短、降本增效专题会议于月度经营分析会的前一天的14:00，在大厦
9楼会议召开。参加会议的人员有集团公司副总裁（含享受待遇）及以上人员，各下属集团（含纳入调度考核的有关下属单位）、经营管理单位主/
分管领导、董事长、执行总裁/总经理，总裁办、资金管理运营部以及负责监督考核的运营管理部、集团审计部、集团办公室主要负责人及主/分管
领导；其中，各被考核单位（含纳入调度考核的下属单位负责人）董事长或执行总裁/总经理可一人参会，其中又主/分管其它单位部门的副总裁（
含享受待遇）以上领导必须参会。第三章公司会议的提拟与审批第十条公司各类例会无须提拟和审批。第十一条公司临时行政会议、公
司年度有关会议由集团董事局主席直接提拟或由议题涉及业务的主办单位或部门负责人提拟，据会议层次由主分管领导或集团董事局主席批准。第十
二条单位和部门会议由各单位、各部门自行安排，但会议时间、地点、参加人员等，不得与公司会议冲突。其中，各单位、各部门会议属非例会
性质且需另行核给专项费用的，应向上一级主管部门报批同意；属例会性质的，由本单位、本部门另行提拟方案呈报本单位、本部门主要负责人批准
后执行，确属必要的须本单位、本部门主分管领导或集团董事局主席批准后实施。第十三条具体提拟和审批情况如下：（一）公司级会议：报请
集团董事局主席、党委书记、轮值执行总裁或主分管领导批准后，由集团办公室或党、政、工、团等相关部门分别负责组织召开。（二）专题会议：
由主分管领导批准，有关单位或主管业务部门科室负责组织。（三）单位和部门工作会：由各单位办公室（或行政部）、各有关支部、各单位、各部
门领导决定召开并责成相关单位和部门负责组织召开。（四）班组（小组）会：由各党、工、团小组长，项目组、工作组及其他班组长决定并主持召
开。（五）上级或外单位在公司召开的会议：由集团办公室或各单位（合资公司、子分公司、境外公司等经营实体）办公室或行政部受理安排，并报
请主分管领导审批，会议或接待层次较高的须报请集团董事局主席审批，有关业务对口科室部门或相关单位协作做好会务工作。第十四条凡列入
计划的会议如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前完成会议提拟和报批手续，并报请集团办公室（或同级办公室
）调整会议计划；未经报批同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。第四章公司会议会前准备第十五条会议通知遵照以下规定：（一）已列
入例会计划的会议，期中无调整的，不再另行通知，由相关组织单位和部门按计划直接通知与会人；（二）属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知
”的原则进行会议通知：1．未列入例会计划而临时提拟的会议；2．虽然已列入例会计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特
别说明；3．其它提拟人认为应另行通知的情况。（三）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；（四）会议通知
形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应通过OA协同办公平台会议模块的形式进行通知；涉及
多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。第十六条会议的其它准备工作遵照以下规定：（一）会议
提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；（二）会务
服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场（含条幅、桌牌等），备好座位、会议器材、茶具茶水，安保通勤等会议所需的各种
设施、用品等；（三）公司总部召开的公司级会议会务服务统一归口集团办公室负责。（四）各单位、各部门在总部召开的会议需用公共会场的，应
向会议室管理部门（集团办公室、生活服务公司）书面提出，由会议室管理部门统筹安排。第五章公司内部会议组织第十七条会议组织遵照
“谁提拟，谁组织”的原则。（一）会议主持人须遵守以下规定：1．主持人应不迟于会前10～30分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前
准备。2．主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。3．会议进
行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及
会议效率。4．属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未
议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。5．主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（单位或部门）、达成标准和时间
等会后跟进安排向与会人明确。（二）与会人须遵守以下规定：1．应准时到会，并扫描会议签到二维码或在《会议签到表》上签到。2．会议发言
应言简意赅，紧扣议题。3．遵循会议主持人对议程控制的要求。4．属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。5．遵守会议纪律
，与会期间应将手机调到振动、静音或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。6．做好本人的会
议记录。（三）多个部门参加的临时行政会议原则上由集团副总裁及以上人员主持，集团董事局成员或集团董事局主席另有授权的，从其授权。（四
）公司例会、临时行政会议一般应控制在1小时左右，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。（五）主持人为会议考勤的核准
人，考勤记录由会议记录员负责。第六章公司内部会议记录第十八条原则上，公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。（一）公司各类
会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：1．各单位、各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内务文员），负
责本单位、本部门会议及本单位、本部门负责组织的会议的记录工作。2．会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原
则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。3．集团董事局主席、党委书记、轮值执行总裁、董事局成员主持的公司例会、临时行
政会议原则上由集团办公室秘书负责会议记录工作，集团董事局主席、党委书记、轮值执行总裁、董事局成员另有指定的，从其指定。（二）会议记
录员应遵守以下规定：1．以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。2．会议记录应尽量采用实录风格，确
保记录的原始性。3．对会议已决议（确定）事项，应在原始记录中括号注明“决议（确定）”字样。4．会议原始记录应于会议当日、会议纪要最
迟于次日呈报会议主持人或其主分管领导审核签发。5．做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记
录报考勤人员。第十九条下列情况下，应整理会议纪要：（一）公司董事局经营层联席会议、轮值执行总裁办公会等各类临时行政会议；（二）须
会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；（三）其它主持人要求整理会议纪要的会议。第二十条会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公
司各类临时行政会议的会议纪要须报集团办公室秘书科两份存档备查。第二十一条会议原始记录的备档按以下规定：1．本单位、本部门负责组
织的公司各类行政会议的会议记录，由本单位、本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转分呈集团办公
室统一归档备查。2．本单位、本部门内部会议记录由本单位、本部门常设会议记录员统一归档备查。第二十二条会议原始记录为公司的机要档案
，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文书管理制度、档案管理制度和保密制度的有关规定实施。第七章公司内部会议会场工作第二十
三条会议接待和报到。会议接待由会议主办部门负责，原则上于会议召开前10分钟报到。第二十四条会议签到。会议召开前5～10分钟签
到完毕或从会议通知时限要求，以显示已正式参加会议的行为，并为准确统计会议人数和档案工作留存资料。第二十五条安排会议记录和录音。
会议记录由会议主办部门助理负责以笔录（或录音）形式对会议情况记载，要求记录人员受过专业训练或有经验者，了解会议内容。会议录音可帮助
助理会后整理会议纪要，并作为音像资料存档备查和保存。（一）会议纪要的整理、校对、登记、分发由办公室具体负责。（二）会议记录员要在会
议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。（三）会议记录员要在会议结束后36小时内整理好原始记录，形成会议纪要，由会议组织人员签
发。第二十六条会场服务（一）分发会议文件和材料：将会议所需文件材料及时、准确分发到与会人员。（二）内外联系、传递信息：秘书人员负
责会场内外紧急事项的转达，应注意掌握分寸，谨慎行事。（三）维持会场秩序：当与会人员在签到完毕后，将手机关闭或调到振动状态。会议进行
中，助理人员应制止与会议无关的人员进入会场。与会人员应遵守会议纪律，维持会场秩序不在私下交谈，不随意走动及外出，有事可请会议助理协
助处理，如因事情紧急确需亲自外出的，需向会议主持请假，获准后，方可离开会场。离开及重返会场时，均需由会议助理进行登记。（四）处理临
时交办的事项：会议进行中，对可能发生的临时变动如调整议题、增加与会人员等，助理人员应及时根据领导指示采取应急措施，妥善处理。（五）
其他服务：会场照明、通风、温度控制、录音、录像、供应、散会检查会场等工作，由生活服务公司依规定协助会议主办人员办理，会议主办人员应
于会议前1天以上通知会议服务相关需求。第二十七条生活服务。会议住宿、会议用餐娱乐等由生活服务公司依制度和公司标准协助会议主办单位
安排。第八章公司内部会议纪律第二十八条会议考勤（一）与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会应提前一天以
书面形式向集团公司分管领导（集团公司副总裁（含享受待遇）及以上人员公出或请假需签批至集团公司董事局主席，其他人员签批至会议主持领导
）请假，批准后将假条报会议组织单位，紧急情况可以事先电话（短信或微信截图）请假，事后必须补办请假手续。（二）与会人员不得中途退席，
特殊情况经主持人同意方可离席。与会人员中途外出时，须认真填写《会议期间出入登记表》。第二十九条会场秩序与礼仪（一）与会人员应提
前到会，不得喧哗，不得来回走动。（二）与会人员应坐（站）姿端正，禁止交头接耳。（三）迟到、中途离席者应轻声入、出席，不得干扰会议进
行。（四）会议期间与会人员关闭通讯工具，不会客（特殊客人除外），认真听取会议内容并做好记录。（五）与会人员不得在会议期间睡觉，打瞌
睡。（六）与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰、乱丢垃圾废弃物，会议结束后将座椅整理好。第三十条保密事项（一）会议召集者对会议
内容秘密事项的保密工作负总责。（二）与会人员应严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议
实施。（三）违反本制度保密规定者的处罚按公司保密制度有关规定实施。第九章公司内部会议奖惩第三十一条原则上，按《集团奖惩管理
制度》实施。第三十二条到会违纪情况：（一）迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后未到或指定时间未到的，即为迟到。（二）早
退。凡参加会议人员，如未经主持人或会议组织单位或部门负责人同意在会议召开结束前提前离开会场的，即为早退。（三）缺席。凡必须参加会议
人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，即为缺席。第三十三条到会违纪处理：（一）集团三大例会参会人员迟到、早退及
违反会议纪律的，给予当事人罚款500元/次处理；其他会议的参会人员无正当理由迟到、早退及违反会议纪律的罚款50～100元；（二）集
团三大例会应参会人员未履行请假手续无故缺席会议的，给予责任人3000元/次处罚，给予所在单位月度绩效扣2分/次处理；其他会议的参会
人员无正当理由缺席的按旷工处理；（三）集团三大例会中，本单位应参会人员中董事长、执行总裁/总经理以及主/分管领导均不能参会的，给予
所在单位月度绩效扣5分/次处理；（四）集团三大例会的参会应汇报人员准备不充分，未按照会议要求认真准备汇报内容的，给予当事人通报批评
并罚款200元/次处理；（五）应参会人员经集团公司批准因公出国、出差等或参加公司外派公务活动的，不作考核。（六）凡因通知原因造成应
参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担；视情节严重程度给予罚款50～200元处罚，并给予通报批评。第三十四条参会违纪处
理（一）会议要求签到的，与会人员要按要求扫描签到二维码或填写《会议签到表》，且必须本人亲自签到，严禁代签，否则给予当事人及代签人
每人100元罚款，并通报批评。（二）与会者进入会场必须服从会务人员安排，对不服从安排、影响会场秩序的给予通报批评，并罚款50元。（
三）开会期间，与会人员必须关停手机等通讯工具，在会场内因使用通讯工具影响会场秩序的给予通报批评，并罚款50元。（四）开会期间，严禁
喧哗，对睡觉、打闹、交头接耳、剪指甲、看书、看报以及不认真听会的人员给予通报批评，并罚款50元。第三十五条会议组织单位和部门以
及会议协办单位，因集体和个人原因，导致会议组织不力影响会议正常举行或造成不良影响的，公司将视情节轻重给予通报批评，并罚款50～50
0元。第三十六条会议要求与会者有传达会议任务的，需依要求书面上报会议传达贯彻情况，对不及时传达、影响政令畅通或上报材料不按时的
，给予与会者（多人参加会议的指主要负责人）200元罚款，并通报批评。第十章公司内部会议的跟进与落实第三十七条会议决议、决策
、确定事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；原则上总裁办督查处负责对会议决议进行分解、督促和检查，各单位、后勤部室内
部会议由本单位办公室、本部室自行负责对会议决议进行分解、督促和检查。会议主持人另有指定的，从主持人指定。第三十八条集团董事局主
席、党委书记、轮值执行总裁、董事局成员主持的会议的会后跟进工作原则上由督查办公室负责落实，集团董事局主席、党委书记、轮值执行总裁、
董事局成员另有指定的，从其指定。第三十九条会议跟进的依据以会议纪要及会议原始记录为准。第四十条会议决议的落实具体办法参照《集
团重大事项督查督办管理办法》（万控集〔2017〕71号）。各单位、部门在接到会议决议2日内，按照规定的格式要求，将会议决议中本单位
、部门的待办事项录入OA协同办公督查督办事项，并及时将督办完成的事项上报阶段报告，更改督办事项的完成状态。总裁办督查处负责对各单位
、部门督办事项的录入情况及完成情况进行督导。第四十一条会议总结，由会议组织单位负责人召集全体会议工作人员以召开总结会的形式对整
个会议的组织和服务工作进行全面的分析和总结，做出客观评价，肯定成绩，找出缺点和不足，加以改进，连同会议记录等一并作为完整的卷宗归入
档案。第四十二条会议文件材料的立卷归档，建立会议档案。会议结束后，由办公室将本次会议的相关材料，如会议通知、会议议程、签到表、
会议纪要、会议报告等文书一并收集、整理齐全，按一会一卷的立卷方法设立案卷。第十一章会议礼仪第四十三条会议就坐礼仪（一）如果
受到邀请参加一个排定座位的会议，最好等着将自己引导到座位上去。通常会议主席坐在离会议门口最远的桌子末端。主席两边是为参加公司会议的
客人和拜访者的座位，或是给高级管理人员、助理坐的，以便能帮助主席分发有关材料、接受指示或完成主席在会议中需要做的事情。（二）如果会
议中有很特殊的规定，如：如果有从其他国家的其他公司来的代表，座位包括那个公司的高级代表，坐在长会议桌的中间，本公司的高级管理人员坐
在他们的对面，都在自己的身边坐着自己公司的职员，而会议桌的两端则空着。（三）通常客人坐在面对门口的座位上。（四）正式宴会上男女座位
的次序应交叉落座；业务会议不应区分性别，不应男女坐对面。第四十四条会议场合的肢体语言（一）会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时
入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不
影响他人。（二）聚会、集会或活动的主持人，要知晓参加该会的主要领导及准备讲话人员姓名，要熟知会议的程序、目的、安排等事务，在邀请他
人讲话、组织会场活动时，要指令明确。第四十五条会议发言人的礼仪（一）会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一
般是讨论发言。（二）正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质；发言时应口齿清
晰，讲究逻辑，简明扼要；如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿，旁若无人；发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。（三）自
由发言则较随意，发言时应要注意应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持
人的指挥，不能只顾自己。（四）如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和
意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。第四十六条合理安排会议用餐中的桌次与座位（一）在会议用餐中，要高度注重桌
次与座位安排。按习惯，桌次的高低以离主桌位置远近而定。右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。宴会可用圆桌方桌或长桌，一桌以上的宴会，桌
子之间的距离要适中，各个座位之间的距离要相等。团体宴请中，宴桌排列一般以最前面的或居中的桌子为主桌。（二）餐桌的具体摆放还应与宴会
厅的地形条件而定。各类宴会餐桌摆放与座位安排都要整齐统一，椅背达到纵横成行，台布折纹要向着一个方向，给人以整体美感。（三）礼宾次序
是安排座位的主要依据。我国习惯按客人本身的职务排列，以便谈话，如夫人出席，通常把女方排在一起，即主宾坐在男主人右上方，其夫人做在女
主人右上方，两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置一般与主人主桌上的位置相同，也可以面对主桌的位置为主位。（四）在具体安排座位时，
还应考虑其它因素。例如，双方关系紧张的应尽量避免安排在一起，身份大体相同或同一专业的可安排在一起。第四十七条会场布置参考方案（
一）礼堂式：面向房间前方摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅。（二）教室式：房间内将桌椅安排
端正摆放或成“V”型摆放，按教室式布置房间根据桌子的大小而有所不同，可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。（三）弦月
式：房间内放置一些圆形或椭圆形桌子，椅子只放在桌子的一面以便所有观众都面向屋子的前方。（四）方形中空式：桌子摆成方形中空，不留缺口
，椅子摆在桌子外围。（五）马蹄形或“U”形：将桌子连接着摆放成长方形，但空出一个短边，椅子摆在桌子外围也可以内外都摆放。第十二章
商务会议接待服务管理第四十八条商务会议主要指业务洽谈会、座谈会、推介会、联谊会、订货会或上级或外单位在公司召开的具有接待性质的
现场会、报告会、办公会、业务会、研讨会、观摩会，以及公司领导邀请举行的联谊会、茶话会、同学会等其它相关会务活动。第四十九条商务会
议遵循《对外接待管理办法》中“平等、对口、节约、周到、保密”的接待原则。第五十条酒店餐饮、会议室、通勤、接待标准等有关事宜遵循《
对外接待管理办法》，有特殊需要的报请主分管领导或集团总裁审批。第五十一条会议接待程序：（一）会前1．属上级或外单位在我公司召开
的，需与会议主办方洽谈。2．提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方或参会方。3
．派专人实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况，提供会议所需的白板、纸笔、音像设备、投影仪、互联网、普通多
媒体及其它相应的服务。（二）会中1．会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务，提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌
、签到台、指示牌等。2．会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。3．会议场所：专人到会议室检查会
议室条幅、灯光、音响、茶饮、座次、鲜花、空飘（氢气球充气、升空）、花篮、签到笔簿、网络通信、礼仪小姐等。4．会议住宿：房间楼层及房
间号确认，询问是否有特殊要求。5．会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（如伊斯兰）的确认。6．会议旅游：旅游线路行程、用车、导游
是否增加景点等确认。7．会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8．会议服务：摄影摄像、会议代表合影留念、为代表提供文秘
服务及相关服务。（三）会后1．结账：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人进行核对并结账。2．资料：会议后的资料收集，根据与
会方要求制作会议通讯录或花名册。第五十二条其它礼仪服务（一）印刷设计：文字性的宣传资料，相关资料的打字、复印、印刷；彩旗的制作
等。（二）物品配送或提供：酒水食品（如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品），办公用品（会议期间会务组所需的办公
用品），纪念礼品（提供礼品，或提供礼品旅游纪念品的咨询、选送等服务）。（三）订票服务：订购或代订各大航空公司及相应各大航线机票，代
订全国各地返程火车硬（座）卧铺车票或代订其它交通工具。（四）邮政速递：文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代为发送、寄
出。（五）提供会议期间用车、人员等其它服务。第五十三条商务会议工作细节审核（一）主要核查项目：活动的主旨、活动的规范、预算、招
待对象的层次、总参加人数查对邀请回函、活动日期及时间是否与其他会议活动冲突、活动日数、筹备单位、活动的负责人、活动作业分工明细。（
二）会场的预订：主会场、开会场地、洽谈室、展示场、来宾休息室、主办单位休息室干事办事员、演艺人员休息室。（三）制作来宾名册：包括注
明姓名地址公司名称电话职衔等项并核对其准确与否。（四）邀请函：信封、邀请卡、回函明信片、纪念品兑换券、停车券、指引地图、点心券、餐
券、订制张数多印的备份、信封书写、投递作业承办员、投递日期（要以活动日期的二三个星期前寄达对方为原则）。（五）纪念品：纪念品的选定
、决定包装纸、外包装书写、礼品题款、姓名书写、蝴蝶结装饰作业、胸花花饰、馈赠用花束、典礼台花饰、礼桌花饰、文字花饰、吊挂花饰、蜡烛
、展示品饰花、礼花（献礼用）、礼品包装、订制数量（要多出的备份）。（六）接送交通工具：飞机、火车、轮渡、客车、轿车或其它车辆。（七
）劳务费（司机演职等人员）。（八）会场布置。典礼台、讲台、幻灯机、放映幕、灯光布置、笔记用具、资料的分发、资料的披露、样品试用品展
示品、麦克风、摄影摄像录音、同步翻译机、茶水点心咖啡甜点。（九）宴会的形式：餐桌入座式、自助餐入座式、半入座式自助餐、立食式自助餐
、鸡尾酒会立食式。（十）料理样式：法国料理、日本料理、各国料理大会串、路摊式模拟餐馆式餐台取食式、餐车服务式。（十一）饮料：白酒、
餐前酒、威士忌、鸡尾酒、啤酒(瓶装、罐装或生啤酒)。（十二）饮料类：吧台、餐车、干杯用的酒类(国产酒或洋酒)。（十三）香烟：雪茄、
品牌国产或进口、特别订做的烟盒。（十四）菜单的印刷。（十五）花饰方面：花圈、花篮、桌上花饰。（十六）园景制作：西式园景、东方园景、
租借盆景（观叶盆景、观花盆景）、茶几、遮阳伞、雨伞。（十七）标语标示牌类：欢迎标语、大门标语、方向标示、专用停车场标示牌、受付处标
语、会场入口处欢迎光临的拱门、典礼台标语、展示商品说明标牌、会场内指引标示牌、VI商标看板、国旗厂旗大会旗。（十八）拍照摄影：纪念
照片、快照、记录摄影、拍立得照片拍照。（十九）选择桌子选用圆桌或方桌。（二十）座位顺序：桌面标示卡、桌面标示卡的打印、印制座位配置
表。（二十一）胸章名牌：颜色大小种类的选定、公司名称职衔姓名的打印。（二十二）住宿安排：安排来宾的住宿套房单人房双人房、主办人员住
宿问题、演艺人员的住宿预订房间、妥善分配房间、支付的负担范围（食宿费、取用箱内的食物费、电话费）。（二十三）特设专用柜台（服务柜台
）：来宾出缺席的确认、发放胸章、发放活动日程表、主席迎宾、引导来宾到休息室、发放座位牌、发放纪念品、接待新闻媒体记者、设置暂时电话
、来宾签名纪念。（二十四）安排用餐：住宿者的用餐、来宾司机的用餐、演职人员用餐。（二十五）活动行程：主持人（司仪）开场白、主席致辞
、来宾致辞、举杯同庆、余兴节目、朗读贺电、致谢辞、活动行程表的标示、活动日程表的打印、背景音乐、放映宣传影片幻灯片。（二十六）表演
节目的总预算：本单元的活动企划、节目策划及演出、节目执导、会场布置、料理饮料、服务人员、灯光设计、灯光器材、舞台装备、舞台灯光、主要舞台、特设舞台、回转舞台、凸出舞台、舞池、舞台设计工作人员、音响方面、音响设计、音响器材、立式麦克风、桌上型麦克风、无线电麦克、录音机、音箱、放大器、音响操作员、录音、现场测录音。（二十七）摸彩活动方面：摸彩方法、摸彩箱、摸彩券、摸彩服务员、奖品给付方法、当场核发、散场时核发、送到家、邮寄。（二十八）演出节目的彩排。（二十九）剪彩奠基仪式、开业落成典礼、产品下线、项目竣工等会议活动：停车场、收付柜台设置场地、向导招待解说人员、活动行程表、指引标示、说明标示牌、茶水点心的招待、简介广告牌、接待记者采访人员、接送交通工具、联络有关官方及民间机构、装置临时电话、给水排水的设备、电气瓦斯的能源、冷暖器设备、桌椅、桌巾、雨伞、工具、照明设备、音响设备、游艺节目、纪念品等。（三十）展示会：会场布置、演出计划、展示装饰计划、邀请函的制作、游艺节目、选定搬运公司、迁入迁出计划、装设计划、展示商品、展示器具、电气工程安装工程、制服、解说体系、海报、说明书、解说员、说明标示牌、实地表演、茶水点心、用餐问题、洽谈室、接待记者采访人员。（三十一）服装：正装、西装、制服、礼服、民族服饰、便装。（三十二）支付餐旅费用：支付日期、支付方式（汇款、前来收款、现金支付）、发票、收据、出纳员。（三十三）餐旅事务承办：主办人员、餐宴预约办事员、餐宴服务经办员、住宿服务经办员、预约订经办员。（三十四）其它外包形式举办的会议、活动，依照合同条款对乙方进行监督审核。第十三章附则第五十四条本制度由集团办公室制定，报集团董事局主席批准后施行，修改时亦同。第五十五条本制度由集团办公室负责解释。第五十六条本制度自下发之日起实施，之前所制定的一切规定中凡有与本制度相抵触的内容自行废止。—23——24— |
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