Excel之认识公式

Excel 中，函数与公式无疑是最具有魅力的功能之一。使用函数与公式，能帮助用户完成多种要求的数据运算、汇总、提取等工作。函数与公式同数据验证功能相结合，能限制数据的输入内容或类型，还可以制作动态更新的下拉菜单。函数与公式同条件格式功能相结合，能根据单元格中的内容，显示出用户自定义的格式。在高级图表、透视表等应用中，也少不了函数与公式的身影。

虽然学习函数与公式没有捷径，但也是讲究方法的。小编总结了无数 Excel 高手的学习心得，以便教给大家正确的学习方法和思路。今天我们先来了解 Excel 函数与公式的基础概念。

公式和函数的概念

Excel 公式是指以等号“=”开始，将数据（引用或常量）、运算符、函数等元素按照一定顺序组合进行运算的等式，如“=COUNT(A1:E10)”。

单击【插入】选项卡下的【公式】按钮，可以插入各种数学公式，但这些数学公式只能显示，不能进行计算，如图 1-1 所示。

图 1-1　通过【插入】选项卡插入数学公式

文章中涉及的公式，均指 Excel 公式，与上述的数学公式无关。公式通常包含以下 5 种元素。

❖运算符：是指一些用于计算的符号，如加（+）、减（－）、乘（*）、除（/）等。

❖单元格引用：可以是一个单元格或是多个单元格构成的引用区域。

❖数值或文本：例如，数字 8 或字符“A”。

❖函数：例如，SUM 函数、VLOOKUP 函数。

❖括号：用于控制公式中各个表达式的计算顺序。

Excel 函数可以看作是预定义的公式，按特定的顺序或结构进行计算。例如“=SUM(A1:A100)”，就是使用SUM 函数对 A1 至 A100 单元格中的数值求和，相当于 A1+A2+A3+……+A100。

公式的输入、编辑与删除

01

输入

在单元格中输入以等号“=”开头的内容时，Excel 自动将该内容视作公式。如果在单元格中输入以加号“+”、减号“-”开头的内容时，Excel 会自动在其前面加上等号，并将内容视作公式。

注意

在已经设置为“文本”数字格式的单元格中输入任何内容，Excel 都只将其视作文本数据，即使以等号“=”开头，Excel 也不将其视作公式。

在输入公式时，如果需要进行单元格引用，可以使用手工输入和鼠标选取两种方式。

❖手工方式

单击要输入公式的单元格，如 A3 单元格，然后输入等号“=”，再依次输入字符“A”“1”“+”“A”和“2”，输入完成后按键，即可得到公式“=A1+A2”。

❖使用鼠标选取单元格

单击 A3 单元格，然后输入等号“=”，再使用鼠标单击选取 A1 单元格，接下来输入加号“+”，然后使用鼠标单击选取 A2 单元格，最后按键，同样得到公式“=A1+A2”。

如果输入的公式有语法错误或公式中使用的括号不匹配，Excel 会自动进行检测并弹出相应的错误提示对话框，如图 1-2 所示。

如果公式较长，可以在运算符前后或函数参数前后使用空格或按 组合键手动换行。这样能够增加公式的可读性，使公式的各部分关系更加明确，便于理解。

如图 1-3 所示，在公式中分别使用了空格和手动换行符，但是不会影响公式计算。

图 1-2　错误提示

图 1-3　用空格和手动换行符进行间隔

02

修改

如果需要对现有公式进行修改，可以通过以下 3 种方式进入编辑状态。

方法 1 ：选中公式所在单元格，按<F2>键。

方法 2 ：双击公式所在单元格。如果双击无效，则需要依次单击【文件】→【选项】，在弹出的【Excel 选项】对话框中单击【高级】→选中【允许直接在单元格内编辑】复选框，如图 1-4 所示。

图1-4　允许直接在单元格内编辑

方法 3 ：选中公式所在单元格，在编辑栏中进行修改。

❖修改完毕后可以按 <Enter>键确认。

❖如果在修改中途想要放弃修改，可以按<Esc> 键。

03

删除

选中公式所在单元格或区域，按 <Delete>键即可清除单元格中的全部内容。

公式的复制与填充

当需要在多个单元格中使用相同的计算规则时，可以将已有公式快速复制到其他单元格，而无须逐个单元格编辑公式。以下示例通过公式的复制与填充将公式快速应用到其他工作表。

图1-5 所示，分别是某餐厅两天的采购记录表，两个表格的数据结构相同。在“6 月 1 日”工作表的 D2:D10 单元格区域使用公式计算出了每种食材原料的金额，需要在“6 月 2 日”工作表中使用同样的规则计算出不同食材原料的金额。

图 1-5　采购记录表

选中“6 月 1 日”工作表中的 D2:D10 单元格区域，按组合键复制，切换到“6 月2 日”工作表，单击 D2 单元格，按 <Ctrl+V>组合键或按<Enter> 键，即可将公式快速应用到“6月 2 日”工作表中。

要真正地学习掌握一件事物，首先要正确认识它。理解并掌握 Excel 函数与公式的基础概念，对于进一步学习和运用函数与公式解决问题将起到重要的作用。不要因其简单就可以忽视不注意。