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说明，我给企业做的财务咨询顾问服务，主要内容是财务体系的建设，但在这个过程中，也会免费帮助企业解决其他一些财务、税务方面的问题。今后，将逐步把一些简单的咨询案例分享给大家。 这是一家连锁餐饮企业，在当地有20几家独立经营的门店，各店经营所需的食材和物料用品等，都由设在市郊的物流配送中心负责统一采购和统一配送。 一直以来，物流配送中心都是用一款版本老旧的软件在管理库房和配送事宜，该软件不是网络版，只能用于物流配送中心的收货、发货和仓库管理。物流配送中心日常的配送流程大致是这样的：各门店在上一天打烊前，将第二天所需的食材通过传真的方式向配送中心发出“报货申请”，配送中心则将各门店的报货申请录入软件系统，再根据各门店的报货情况统计分析第二天需要集中采购的新鲜蔬菜、肉食、以及需要准备的干货、调料等。第二天一早，从软件系统中打印出给各门店的配送清单交给发货部门。配送中心在验收采购部门一大早采购回来的新鲜蔬菜和肉食的同时，发货部门根据配送清单到仓库提货并分配给各门店，再装车发运。各门店在收货验收后，再在配送清单上签字确认。 由于该配送软件版本老旧，不能和门店联网，因此配送中心和门店之间不能及时对账，经常出现因为单据丢失而对不上账的情况。同时，各门店的库存保管软件和门店的收银软件也是各自相互独立，互不关联，由此增加了大量的人工对账、结算的工作量，耗费了大量的人力。虽然如此，平时的物流配送还算是比较顺利，没有出现大的差错。 后来老板从某跨国餐饮集团请来了一位高级运营总监，该总监指出目前的这种物流配送方式太落后，工作效率太低，并给老板推荐了一款集收银、库房、配送于一体的、专用于餐饮业管理的ERP软件。这款软件的功能比较强大，能够把物流配送中心的计划、采购、库房管理、配送、财务以及门店的库房管理、收银、财务全部连为一体，所有的数据都能够在各部门之间共享，各种功能都在一款软件里面实现。比如门店报货时，可以直接在电脑软件上操作，不需要再发传真，物流配送中心就能够直接在软件里面看到各门店的报货情况；当配送中心发货时，各门店能够直接在电脑里面看到发货情况，如果门店在验收时数量有差错，则可以通过软件及时反馈给配送中心；而且，门店每天出了多少菜品，对应消耗了多少食材，该软件都可以直接进行比对，这样就能够直接监控到厨房的加工情况及菜品的出成率；而财务做账也可以实现自动化，根据配送情况、出库情况、收银情况自动抓取数据编制出常规的记账凭证等，这样就能够大大地节省人工，且提高准确性。 所以，公司老板立即拍板决定采用这款ERP软件。 在召开动员会时，我作为财务顾问也参加了会议。会上该运营总监对ERP的实施人员及参与部门提出要求，要求在两个月后该ERP就要马上“跑起来”。虽然ERP的实施不是我的财务体系建设的内容，也不是我的责任，但毕竟与财务体系有关联，因此我对这么短的时间就要求ERP“跑起来”提出了质疑，但老板和运营总监都处于极度的兴奋之中，而其他人似乎都茫然无知，所以并没有引起重视。 于是ERP实施人员和该企业的参与人员日夜加班进行各种初始化的准备工作，包括添加购置服务器、申请网络带宽增容、给各门店配置电脑、对只懂看门的库管员进行电脑操作培训、录入几千个品种的物品基础数据等。忙碌了两个多月，ERP系统里面的基础设置基本完毕。运营总监要求ERP实施人员马上进行模拟操作，而ERP人员仅在他自己的电脑里面进行了试运行后，就告知运营总监运行正常。于是，该运营总监马上宣布第二天就要立即停用旧系统、启用新的ERP系统。 在会议上我再次提出质疑，仅仅只是在ERP软件实施人员的电脑里面做了试运行，能否保证在物流配送中心其他电脑里面也运行正常？在得到肯定的答复后，我再次提出建议，希望新旧两套系统同时并行，也就是正常发货仍然用旧系统，而新系统则完全按照真实的发货情况进行模拟运行，等一周之后，新的系统运行一切正常了，再停用旧系统、正式启用新系统。但被该运营总监否决。 我又提出第二个建议方案：能否先拿一两个小仓库的物品配送使用新系统先试运行，而其他仓库物品的配送则继续使用旧系统运行，待新系统运行稳定后再正式停用旧系统？该总监当然坚决拒绝，而且老板也坚决支持运营总监。 于是，在当天的配送完毕后，物流中心所有的电脑正式关闭旧软件，而给所有的电脑正式安装上新的ERP软件。各门店则要求停止使用传真报货的方式，直接用新的ERP系统向物流配送中心发送报货申请…… 于是，当天晚上意外的情况出现了：各门店的报货申请有的发送不出来，有的发出来了但格式、品名、代码都出现错乱，还有的门店说不知道怎么填写报货单，有的门店说电脑连不上网……与此同时，物流配送中心的人员也发现新的ERP系统里面各库房的数据也是错乱的，品名、代码、数量都不对…… 于是，ERP实施人员、公司的网管、物流配送中心的全体人员通宵加班…… 一直折腾到第二天早上，ERP系统依旧处于瘫痪状态！而据物流中心的财务人员反映，旧软件系统里面的数据已经被清空，没法重新启用！ 可早上的配送时间到了，数据却出不来，各门店需要配送什么货不知道，配送工作根本没法进行。屋漏偏逢连夜雨，传真机这时候偏偏又坏了，接收不到各门店传来的文件！ 于是该运营总监睁着熬了一宿通红的双眼马上启动了“应急预案机制”，要求各门店打电话向物流配送中心报货。20几家门店，都往配送中心的两台座机上打电话，可想而知当时是怎样的一种景象，更何况各门店负责看门的库管员都是来自各地农村，各种地方的口音可真把物流中心的人员急出了满头大汗！ …… 这种各门店用电话和传真同时报货，物流配送中心因为旧系统数据清空而不得不手工处理配送数据的情况先后折腾了一周多的时间，在旧系统的数据重新录入完毕后才算结束。而那套花费近百万的功能强大的ERP系统，也只能暂时放置一边，由网管去慢慢完善……当然，这期间给门店的经营造成了多大的损失（比如经常发生菜品沽清的情况），给公司带来了多少的损失（如采购和库房发生混乱，配送的监控跟不上等），就不得而知了。 这里简单提示一下，ERP虽然是先进的现代化管理工具，但并不是什么企业都需要上，也不是什么企业都能上的。企业要上ERP，首先必须具备一定的基础条件，包括：相对固定的业务流程、足够的电脑配置、操作人员的电脑操作技能、畅通的网络、功能稳定的服务器、有经验的实施指导人员、合理的实施流程、以及全面而详细的物品基础资料等。特别需要注意的是，ERP的实施绝对不是一蹴而就的，必须经过一个漫长的渐进过程，所以在实施的时间要求上一定不能急功近利。 ------------------------------------------------------------ |
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