本文编号：DW0001300023
国外著名的管理七职能说中也谈到了报告，七职能指的是POSDCoRB，即Planning(计划)、Organising(组织)、Staffing(人事)、Directing(指挥)、Coordinating(协调)、Reporting(报告)、Budgeting(预算)，其中R指的就是报告（Reporting），可见，不论是国外还是国内的管理实践当中，报告都是非常重要的一项职能。
一、报告的写法
（一）标题
最常用的写法是“事由+文种”的形式，如：《关于湖北、湖南、江西、安徽省平垸行洪、退田还湖、移民建镇进展情况的报告》、《关于涉农价格收费及农民负担情况的调查报告》等。
（二）主送机关
报告的主送机关不可省略。在主送机关的数量上通常都是一个，如果必要，可以不止一个，但不宜过多。报告一般不可越级行文。若非上级机关负责人直接交办的事项，发文机关不得向其直接报送报告。
（三）正文
1.工作报告
工作报告是正文一般含三个部分，一是导语，多用两种写法，即交代报告产生的背景或者概括工作的基本情况。二是工作进展情况，包括主要的做法以及取得的成绩或经验体会。三是工作中存在的问题及解决办法或努力的方向、初步的打算以及对未来的若干建议等。
2.情况报告
情况报告中的情况是应及时向上级机关反映的情况，主要包括重大事故、严重灾害、各种重大突发事件、社会上值得注意的新动向等。情况报告的正文一般含四个部分，一是发生的具体情况，包括时间、地点、经过、结果以及善后工作情况。二是发生时间的原因，包括直接原因、间接原因以及各级领导的责任。三是具体的处理意见和今后的防范措施等。四是情况报告的尾语，常用“以上报告如有不当，请指正”或专用尾语“特此报告”作结。
3.呈转性报告
呈转性报告正文含四个部分，一是报告的开头，发文机关要在此处说明为何要关注这样一个问题，原因可以是遵照领导同志的指示或根据有关文件的精神或根据实际工作的需要等。二是工作当中存在的问题，这一部分有两种写法，即先简要的肯定前一段工作的成绩再突出的提出存在的问题或者开门见山的列出当前存在的实际问题，摆出问题后，应该进行必要的分析，尤其要指出这一问题长期存在的严重后果，由此使人感受到解决问题的必要性和紧迫性。三是解决问题的建议与办法，这是希望得到上级机关批准，并批转给有关机构执行的内容，是呈转性报告的重点所在，在写作中要注意如下三点：第一要有针对性，针对工作中的主要问题提出行之有效的解决办法；第二要有可操作性，提出的措施、办法应该具体详尽，便于实施；第三要有条理性，解决问题的措施往往有若干条，应该分条列项、条理清晰。四是呈转性报告的尾语，常用的形式是“以上报告如无不妥，请批转有关部门贯彻执行。”。
4.上复性报告
上复性报告是答复上级机关的询问而形成的书面报告，是一种被动报告的形式，写作上的突出要求就是要有针对性。上复性报告的正文一般含三个层次，一是报告的缘由，要在报告开头首先说明收到上级什么文件、答复上级什么问题、承办上级交办的什么事项而做出的报告。二是报告的具体内容，这是上复性报告的核心，写作时应答其所问、语言精练、条理清楚。三是尾语。
5.检讨报告
检讨报告的正文一般含三个层次，一是要简述责任事故或错误事实，重点说明它的严重后果、性质以及危害等。二是对事故或错误的原因进行分析，在全面分析主客观原因、直接及间接原因的基础之上，重点应检查产生错误、造成事故的主观思想根源，表明对错误的认识，不应强调客观、推卸责任。三是简要说明改正错误的决心和努力的方向，表明愿意接受处分的态度。
6.报送性报告
报送性报告只需要说明报送材料的名称、份数，有时也可简要提到材料产生的背景，然后再以请查收、请审阅、请指正等结尾即可，相对比较简单。
二、报告的写作规律
（一）写作时机的相对事后性
报告是在工作有了安排或开展了、情况发生了或者上级机关询问了之后才去撰稿行文的，因此所报告的事项必须注重实效，情况真实，否则将影响到决策的真实性和科学性。可见，真实是报告写作之本。
（二）文件内容的陈述性
所报告的事项都是已经发生、存在的既成事实，下级机关或部门只需在报告中客观如实地陈述汇报，使上级机关了解掌握有关情况，就达到了报告的目的。这一特性也是由报告内容的注重实效、情况真实的特性所决定的。
（三）行文方向的单向性
报告对上级机关没有复文的要求，这一特性明显有别于请示和议案的双向性，同时也应区别报告与意见的用法，以往有些呈转性报告的篇幅不长，大部分都是对某项工作的意见或处理办法，给人以报告与意见混用的感觉，自从《国家行政机关公文处理办法》把意见列为公文的正式文种之后，报告与意见的用法就很清楚了。以汇报情况为主同时提出建议的用“呈转性报告”；行文旨在就某项工作提出意见、见解和处理方法的用“意见”。
（四）写作规则的通用性
报告的写作一般遵循“三段式”规则。但这一规则不是一成不变的，根据表述内容和撰文习惯的不同，三段式也呈现出多种状态，主要表现为：情况——问题——建议等；情况——做法——问题（意见）；情况（做法）——问题——今后意见；情况——问题——今后意见；情况——原因（责任）——下一步做法；情况——原因——责任及处理意见。了解报告“三段式”的写作规则，对提高撰文效率、明确撰文目的是十分必要的，但需要强调的是，“三段式”只是一个基本写作方法，在具体行文中可依据实际情况，有针对性地调整写作手法。
