前言
一、合同管控问题的主要成因 （一）外部原因 首先，根据外部大环境来看，我国企业受计划经济的长期影响，在整个经济活动中不重视合同的管理。随着市场经济的快速发展，企业项目合同的不断增多，企业才意识到合同管理的重要性，但因为根深蒂固的观念，很多企业没有跟上时代的步伐及时地进行改进创新，或因企业自身的技术条件所限，管理合同的信息化系统建设也不完善。其次，从合同管理的法律层面来看，我国目前的合同管理体系还没有形成一套完整的法律体系，缺乏法律的严谨性，当合同出现纠纷时，合同就很难执行下去。最后，由于我国对于合同管理的不重视，对于全生命周期合同管理的专业性人才培养人员少、起步晚、难以满足市场经济的快速发展，也不能满足我国企业对于合同管理的需求。 （二）内部原因 从内部角度来看，大多数企业只注重利益或业绩，最终目标都是为了实现企业的利益最大化，因此在签订合同的过程中往往只关注合同的价格，而忽略合同的内容，导致有些合同内容在后期履行过程中发现不能执行，只能中止合同；还有些在合同签订时，进入合同履约阶段就开始争取下一份合同的签订，把太多的精力放置在了签订合同上，却没有对已经签订的合同进行中后期的有效管理。这种只注重签约合同的管理方式会导致企业形成利益至上，内部管理松散的经营模式，容易忽略合同管理过程中存在的各种风险，最终影响企业健康发展。
二、内控视角下合同生命周期管控的具体策略 （一）制定健全的合同管理制度 1.加强对合同管理的重视 首先，公司管理层对合同的全生命周期管理要加强重视，从上而下来探讨合同管理的长远性、重要性，企业既要注重合同机会的开拓，也要关注合同在履行执行期的情况、企业在项目合同中投入的成本以及整个合同全生命周期的跟踪配合。其次，加强企业多层次合同管理建设，设立相应的职能部门分别对合同进行管理，加强各部门之间的监督配合，让参与合同管理的全部人员，对合同的各个时期都重视起来。 2.建立合同生命周期管控机制 企业可以通过使用标准的合同模板、制定合理的审批流程，并且加强各合同审批及各管理部门之间的协同合作、进一步加强合同在履行阶段的动态监督和调整，在合同的后期对合同进行统计分析，并对合同管理中出现的问题及时进行反馈，利用标准化的合同管理系统建立一套完整的合同管理模式，增强合同的全生命周期管理控制。
3.优化企业内部的合同管理制度 企业根据自身经济业务的实际情况研究制定符合本企业的合同标准模板文本，保证制定的合同模板文本可以涵盖本企业的所有经济业务活动，防止在使用对方合同文本或临时合同文本而忽略掉一些合同的漏洞。合同的审批和审核工作复杂且分散，需要合同的各管理部门共同参与，为了提高合同管理的效率，保障企业的经济效益和内部控制不受影响，要研究讨论并制定符合本企业的合同审批和审核流程，提高企业内项目运作的合理性和科学性。为了保证合同管理更加的规范和流畅，还需制定和企业相匹配的合同审核体系。在日常审批合同的过程中，为了防止合同预算出现超支的情况，财务部门必须参与合同的审批且了解整个合同的实际情况。另外，为了降低合同管理的经济风险，应该将合同的信用管理制度、应收账款管理等作为重点工作，保障合同的全生命周期管理工作按制度有序进行，实现合同的规范性管理，保证全生命周期合同管理的各项工作都能更好的实施和实现。
（二）加强合同管理过程中各部门之前的协同配合 企业对合同进行全生命周期的管控，不仅需要有完善的合同管理制度，而且需要在合同执行的过程中，根据项目发生的各种突发情况对已制定好的制度进行完善修改，让各合同管理部门的工作能更好地协调和配合。在起草合同时，业务部门、法务部门、财务部门、内部审计部门和合同履行部门都要参与合同内容的讨论，并发表各自的专业性意见，形成专门的讨论小组对合同进行沟通讨论，确定订立合同的目的、达到的效果、收付款情况、财务票据的要求等。在合同中期，业务部门要加强与相关审核部门的沟通，确定合同签订的内容与合同起草时的差异变化是否能接受，确定合同的实施内容能否正常实施，若在合同审核过程中发现未按合同内容履行出现异常时，相关审核部门提出专业的审核意见反馈给合同履行部门并通知其他相关审核部门，合同履行部门则需尽快将情况反馈给上级领导，并联合其他合同管理部门配合商讨解决方案。
（三）培训专门的合同管理专业人才 合同管理工作的主要特征在于复杂性，该项工作的开展对管理人员有着较高的要求。必须对合同全生命周期的各个环节了解清晰，从合同谈判到后期的合同保管整个流程的具有较好的把控。因此在合同管理中需要专业人才，需要建设合同管理人才队伍。从企业内部环境来看，需要聘请合同管理的专业讲师，对内部合同管理的相关人员进行专业培训，从企业内部培养并挑选专业的人才，组建专门的合同监管部门，对合同进行全生命周期的管理。
（四）加强合同管理的信息化建设 在合同全生命周期管控的关键点上，通过信息系统个性化地设定各种业务类型的信息上传和合同审查审批流程，使合同的相关数据信息在制度约束范围内正常运行，达到合同管理的目标。还可以通过信息系统快速查找合同及合同的相关信息、审批过程、审批意见等，而且还能及时地对合同的履行情况进行动态的监管，利用信息化系统对合同情况及数据进行统计分析，不仅能减少人力成本，而且能多方面地进行各种数据统计，使数据既精准又清晰，在审查审批过程中，如果发生异常，能及时地反馈给相关部门，且能快速和相关部门进行沟通，及时处理异常合同，提高了合同在整个生命周期管理过程的高效性、透明性、准确性、及时性，尽可能地降低人为因素对合同管理工作造成的不利影响。另外，合同的信息管理系统为合同的管控提供了展示的平台，同时也为合同的全执行过程提供了有效的数据支撑，最大程度地优化了合同全生命周期管理。 结语企业需要根据自身的业务特点及所处的行业特点，对企业配置适合自己的合同管理系统或ERP管理系统，结合企业制定完善的合同管理制度及审批流程，让合同管理的各个审批环节有效衔接，实现数据信息的共通共享，加快合同的快速审批、执行，使得数据和信息之间能快速得到处理和反馈，达到快速的信息化合同管理。 |
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