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对一般使用者而言，Excel的应用也许不用这么艰深，但能够具备基本的操作观念及逻辑，就能发掘出更多不同层面的应用，因此这一篇就来为Excel实力扎根。 本文目录：
1、搞懂「活页簿」与「工作表」的不同打开Excel后，选择新增一个档案，这个新增的档案便是「活页簿」，而在活页簿里新增的分页，则叫做「工作表」，工作表可以依照需求自由新增及删除，表示一个活页簿里可有无数张工作表，这概念跟纸本的活页簿一样，一本本的活页簿都可以各别增减活页。先搞懂活页簿及工作表的关系，未来不管是要进行数据分析、运算、打印等等，都会更有条理。
▲开启Excel新增档案后，这个档案就是活页簿，档案里的分页即是工作表，预设会有三页，后方还有快速新增活页的按键。 2、多张工作表设定为群组作业在同个活页簿下，若有多张工作表要同时进行编辑，就可以将这些工作表设为群组，如此只要在一张工作表上编辑，群组里的其他工作表也会一并变动，而不用再个别编辑及点选。设定的方式也相当简单，只要按住键盘上的「Shift」键，再用鼠标点选工作表，选定的工作表由灰色变白色，就表示已经设为群组，此时再放开Shift键即可。
▲1.开启活页簿后，按下「Shift」键，再用鼠标点选想要设为群组的工作表，当选定的工作表由灰色变白色就表示完成。
▲2.接着在任何一页设为群组的工作表进行编辑，即可同步至所有群组里的工作表。 3、两步骤复制结构相同的工作表如果想要快速制作一份结构相同的工作表，可以采用复制工作表的方式，只要几秒钟就可以完成。所谓结构相同，指的是工作表中设定的格式、公式、图表⋯等，在复制的过程序中，都要完整被复制，因为很多时候，在复制表格的过程中，经常会因为一时疏忽选取错误，而无法将工作表中的内容完整复制。
▲1.鼠标点选想要复制的工作表时，再按下「Ctrl」键，当光标变成新增工作表及加的符号时，再拖曳到想要的位置。
▲2.复制的工作表会以同样的命名加括号的方式，工作表的内容则完成相同。 4、数据快速搬移到不同工作表很多时候，我们得在工作表间搬移大量数据使用，但其实不管是要将数据搬移到同一个工作表，又或是不同的工作表，透过按「Alt」键加鼠标左键的组合，就可以快速进行搬移，不须使用到工具栏上的工具就能完成，这方法应用在不同工作表中的数据搬移更显方便，因为只要习惯快捷键的组合，几秒钟就能完数据的搬移。
▲1.用鼠标选取想要复制的数据后，将鼠标移到单元格的边缘，并让光标出现十字的箭头符号（如图所示）。
▲2.接着按住「Alt」键，及鼠标的左键，并试着移动鼠标光标，看看是否有出现虚线的框框。
▲3.持续按住「Alt」键，并将上步骤出现的虚线框框移到特定位置，甚至是不同的工作表中。
▲4.选定储存位置后， 放开「Alt」键，即可完成数据的搬移。 5、快速复制数据到不同工作表可以快速搬移数据到不同的工作表中，当然也可以复制资料至其他工作表，且操作方式就跟搬移数据的方式差不多，只要多按一个「Ctrl」键，就可以复制指定的数据至同一个工作表，又或是要复制到不同的工作表上都没有问题。
▲1.同样以上述搬移数据的方式，在按「Alt」键的同时，按下「Ctrl」键，让光标出现箭头及加号（如图所示）。
▲2.持续按住鼠标左键加「Alt」及「Ctrl」键，将虚线框框放置在想要存放的单元格或工作表即可。 6、超大工作表用「冻结窗格」留下表头当工作表的编辑范围很大时，一旦卷动工作表就会看不到栏或列的表头，以至于无法立即反应表格里的数字代表什么，得经常上下左右不断来回卷动工作表比对，一来一往，浪费太多时间，尤其在工作表不断扩充下，更显得麻烦。因此，不妨善用Excel提供的「冻结窗口」功能，只要选定栏列为分界，日后工作表再怎么扩编，都不会影响到检视的内容，而冻结窗口又分为冻结窗格、冻结顶端列、冻结首栏，可依需求自由设定。
▲在工作表中，选择「检视」索引卷标的「窗口」类别，找到「冻结窗格」，再从中选择想要冻结的方式即可。 7、启用「切换窗口」快捷键当同时开启多个活页簿进行查询或比对的工作时，得来来回回在不同的活页簿中切换，且超过两个之后，利用鼠标在任务栏中点来点去，不仅不够有效率，还容易出错，因此Excel内建「切换窗口」功能，方便用户进行检视及编辑。另外，还可以利用「Ctrl」键加「F6」键的组合，在键盘上就能快速切换活页簿。
▲1.当开启多个活页簿时，可以在「检视」索引卷标的「窗口」类别下，并找到「切换窗口」，就可选择想要看的活页簿。
▲2.利用「Ctrl」键加「F6」键的快捷键组合， 不用鼠标点选，就能更快速的切换活页簿。 8、善用窗口「并排显示」，数据比对更容易如果屏幕够大，在多个活页簿要同时进行检视及比对的工作时，还可以使用「并排显示」的功能，让活页簿同时显示在一个窗口里，如此要切换活页簿就不用使用鼠标点选，也不用键盘的快捷键组合，一次就能查看所有活页簿，且并排的方式还有砖块式并排、垂直、水平⋯等，多种组合可以选择。
▲1.开启多个活页簿时，可在「检视」索引卷标的「窗口」类别下，找到「并排显示」，从出现的窗口中选择要并排的方式。
▲2.选择「垂直并排」后，活页簿以左右两侧并排呈现，上步骤若勾选「重排使用中活页簿的窗口」，则会以相反的顺序排列。 9、将多个活页簿储存在一起，一个档案就能全部开启经常得开启多个活页簿进行编辑时，可以利用上述的「切换窗口」及「并排显示」功能，让档案的编辑过程更佳便利，然而，若每次编辑都得开启多个固定的活页簿，不妨将这些具有连动关系的活页簿储存在一起，日后只要开启一个档案，就能一并打开所有连动的活页簿，省下一一开启活页簿的时间。
▲1.开启多个连动的活页簿后， 在「检视」索引卷标的「窗口」类别下，找到「储存工作环境」选项。
▲2.于出现的储存窗口中，依照平时习惯选择储存位置与建立文件名，在此会发现扩展名为「.xlw」。
▲3.日后开启上步骤储存的档案时，会发现Excel图示跟过去有些不同，这就是多个活页的图示，直接点选即可。
▲4.开启档案后就会发现，所有活页簿都一并开启，可再配合切换窗口及并排显示功能，进行档案的编辑。 10、重要活页簿自动备份及设定密码在储存编辑后的活页簿时，若以另存新档的方式储存，还可以设定自动备份，为这份活页簿新增一个备份档，以备不时之需。此外，在同一个设定选单中，还可以设定活页簿的密码，当中又分为「保护密码」，及「写保护密码」。
▲1.在另存新文件时，于出现的窗口右下方，找到「工具」，于下拉选单勾选「一般选项」。
▲2.接着就可以在「一般选项」的窗口中，勾选「建立备份」，以及设定「保护密码」及「写保护密码」。 11、认识Excel单元格常见的错误讯息组合成Excel活页簿的单位是工作表，而工作表里的单位又是单元格，不管是输入数字、文字、公式、函数⋯等，都得对应在单元格里，资料才会有意义，但相信许多人都遇过单元格出现错误讯息的画面，尤其在精心制作完工作表的内容后，单元格却不如预期的产生结果，反而是一堆英文组成的错误讯息，一时之间还很能判断到底哪里出了错误。不过，其实这些错误讯息都有其意义，只要记住几个经常会出现的错误讯息，相信就能快速解决工作表的错误内容。
12. 在单元格中输入电话号码在单元格中输入的数字若为「0」开头时，通常在按下Enter后，0就会自动消失，甚至被自动判断为过去曾设定的格式，最常见的例子就是输入电话号码，尤其手机都是以0为开头，要能够在单元格中留下完整的电话号码，就得让单元格辨识此为文字型式，因此在输入0之前，别忘先加上「'」符号，例如「'0912123113」。
▲1.要在单元格中输入电话号码，别忘在输入0之前，加上「'」符号，例如「'0912123113」。
▲2.此时单元格左上方可见绿色的小箭头，点选单元格则会出现警告提醒，可选择「忽略错误」，保持工作表的清爽。 13、在单元格中输入分数及转换小数点显示若想要在单元格中输入分数，最直接的联想便是以「/」代表分数，但实际输入后却发现分数自动变成日期，因此在输入分数数据时，不管分数前有没有整数，中间都要再加上空格键，而分数前没整数则输入0，例如1/6输入方则为「0」+「空格键」+「1/6」。此外，利用鼠标在分数上快速点两下，就会换算为小数点格式。
▲1.要在单元格中输入分数，须以空格键分隔整数及分数，例如1/6输入方则为「0」+「空格键」+「1/6」。
▲2.利用鼠标在分数上点两下，分数就会自动换算为小数点的格式显示。 14、将单元格的数据分割多个单元格如果想要将单元格里的数据分割为多个单元格，一般人也许会选择复制、贴上、删除⋯，不断的在单元格间进行上述重复的动作，一来麻烦，二来也花费太多时间。其实只要利用Excel内建的「数据剖析」功能，就可以快速将单元格里的数据，依照需求分割至多个单元格里。
▲1.选取想要分割的单元格，在「数据」索引卷标的「数据工具」类别下，找到「数据剖析」。
▲2.于出现的设定窗口中， 选择「固定宽度」选项，再按「下一步」。
▲3.在「预览分栏结果」项下， 单击鼠标叫出箭头，再拉出想要分割的地方，且不限于只分割为两栏。
▲4.上步骤都选定完成后，回到工作表就会发现单元格已经被切割为多个栏目。 15、在单一单元格中手动换行当工作表的栏宽是固定时，若输入太长数据内容，势必得进行换行，此时就可勾选自动换行功能，依栏宽自动切换为多行，但有时候自动换行的位置不合适时，还是可以自行手动换行，只要利用「Alt」键加「Enter」键即可完成，操作十分简单。
▲1.将鼠标滑标指向想要分行的单元格数据上，并按下「Alt」键加「Enter」键。
▲2.此时单元格里的数据就会自动换行，且一个单元格内想要分割多行也没有问题。 16、使用「智能标记」变更单元格的连续规格在单元格中，如果输入的数据是规律的文字或数字时，就可以利用拖曳鼠标的方式，快速完成大量公差为1的等差级数，甚至也可以指定公差级数值，这个Excel内建的实用功能也可以称为「填满」，让表格的制作变得更加容易。不过，这个填满功能不是只提供等差值而已，利用「智能标记」可以改变数据的填满规则。
▲1.利用单元格填满的功能，通常会以等差1的数列自动增加，在最后的单元格旁会出现「智能标记」图示。
▲2.在「智能标记」选单里，若选择「复制单元格」，所有单元格的数据会由等差值变成与第一格相同的内容。 17、自动删除工作表中的重复数据利用Excel制作的数据表格，不免会重复键入相同的数据，但当表格的数据愈来愈多，要在庞大的表格中，立即找到重复的项目并不容易，且一旦表格须要进行计算时，例如加总、平均、累计等等，重复的数据必会影响计算结果的正确性。因此，以Excel内建的「移除重复」功能，将表格中重复的数据自动删除，以维护表格的正确定。不过，在进行「移除重复」功能，还可先利用「设定格式化的条件」，在庞大的表格里，先找到「重复的值」后，再进一步选择将重复的项目删除。
▲1.选取比对字段，在「常用」索引卷标项，找到「设定格式化的条件」，并于「醒目提示单元格规格」选择「重复的值」。
▲2.在出现的窗口，选择「重复」，也可指定筛选到重复值的显示颜色。
▲3.回到工作表后会发现，已将找到相同的单元格标示出来。
▲4.接着在「数据」索引卷标项下的「数据工具」里，点选「移除重复」项目。
▲5.于出现的窗口里，勾选要删除的数据字段后，再按下「确定」。此例为会员编号、会员姓名。
▲6.接着就会跳出提示窗口，告知已删除的数据数，以及所保留的数据数，按下确定即完成。 18、打印时隐藏批注或错误讯息当打印作业表内容时，若发现单元格中出现批注或错误讯息时，常会影响表格的公信力及美观，因此，可以在打印前进入「版面设定」，将批注及暂时无法解决的错误讯息，选择以其他的方式呈现，好让打印出来的表格更清爽。
▲1.在「版面设定」的窗口下，将「批注」选择「无」，以及「单元格错误为」设定「＜空白＞」。
▲2.回到工作表会发现，原本出现错误单元格的位置已呈现空白。 |
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