⒈目的:
对质量记录进行控制和管理，提供产品质量符合规定要求和质量体系有效运行的证据。
⒉范围:
适用于质量体系所有相关的记录。
⒊职责:
3·1资料员负责质量体系运行所产生的质量记录的归口管理。
3·2各职能部门负责本部门所产生的质量记录的控制。
⒋工作程序:
4·1质量记录的传递与收集
4·1·1质量记录以书写文件或表格形式传递、保管。责任人填写质量记录，字迹须端正清晰，内容真实，数据准确，不得用铅笔填写。记录必须有责任人签名；有审批和批准栏的，必须有主管领导签名。
4·1·2如质量记录中涉及数据的更改，更改人应在记录单上签署姓名或盖章。
4·1·3质量记录每月底由各部门质量记录管理员按类别收集，作好标识，妥善保存。
4·2质量记录的编号
4·2·1质量记录的编号和表式更改根据《管理文件控制程序》规定执行。
4·2·2对于有规律性的质量记录，量大面广，可通过日期追溯，只规定代号。
4·2·3对于不定期使用，用量小且无法按日期追溯控制的质量记录，除按规定的代号外，同时在记录右上角手工编号：二位阿拉伯数字ΧΧ—年代号。
4·2·4对4·2·3中用量大的质量记录，除按规定代号外，在该记录右上角打印记录本身流水号。
4·2·5如同一质量记录同时有几个职能部门使用，在该记录右上角注明文件分发号。
4·3质量记录的归档与贮存
4·3·1质量记录由该记录职能部门归档，发至其他部门的质量记录由收文部门归档。
4·3·2质量记录最短的贮存期限如下：
4·4质量记录的保管和处理：
4·4·1相关质量记录的格式装订成册，统一存放。
4·4·2各部门应把质量记录保存在干燥和安全的地方，避免损坏、变质或丢失。
4·4·3质量记录可用磁盘、磁带形式保存，但必须要有备份，作好标识，并异地妥善保存。
4·4·4质量记录不外借，如顾客需要则按顾客要求经管理者代表审批才可提供原稿或复印件。
4·4·5保管期满后的质量记录由资料员填写文件销毁清单，经管理者代表审批后，由资料员负责销毁。如需保留，须由该部门领导提出申清，经管理者代表审批后，由该部门质量记录保管者在封面上标识"过期保存"字样，予以保存。
4·5质量记录如需换版，则在换版后的记录上标识修改状态，第一次修改为"1"，以此类推，原质量记录自然作废，如需保留，则在该记录上标识"作废保留"字样。
⒌相关文件:
5·1QS/TSB20501－《质量体系文件和资料控制程序》
5·2QS/TSB20502－《技术文件和资料控制程序》
⒍相关记录:
见清单。
质量记录保存规定表
职能部门 质量记录 保存年限 质量管理体系QMS资料 质量体系运行记录 5 统计技术 5 质检部 检验和试验/检验报告 3／15 不合格品控制 3 技术部 技术文件和资料 同技术档案保存期限一致 设备有关资料 与设备使用期限一致 工装记录 现行生产服务期加一日历 生产部 生产计划及生产有关报表 3 采购部 采购订单及修订单 现行生产服务期加一日历年 业务部 销售合同 现行生产服务期加一日历年 服务有关资料 与业务关系保持一致 生产件批准文件 现行生产服务期加一日历年 计量室 检测设备记录 与检测设备使用期限一致 财务部 培训记录 与职工在职期一致
XX公司 文件编号 QS/TSB21601— 标题 质量记录控制程序 版本 第一版 页码 第1页 共2页
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