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物业档案的建立与管理 物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护，还是了解业主及物业使用人情况，又或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。 物业档案是在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也在不断增加。 一、档案管理运作环节 1、设立档案室，采取系统化、科学化、现代化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理； 2、资料的收集坚持内容真实的原则，根据实际资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大资料的来源渠道。 二、资料分类整理 收集后的所有信息资料，统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。 三、资料归档整理 1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存； 2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑，分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把各种形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用； 3、档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须由物业中心同意，经登记后方可借出，入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失； 4、档案的管理环境做到“三防”，即防火、防潮、防变质。 |
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