|
会博通文档管理系统，提供了两种方式的借用申请。
一种是在信息列表区选择一条信息后，功能工具条上的发送–借用申请菜单，以及属性页面中导航条上的发送-借用申请菜单。这种方式，不但适合于文件、资料、图书等文档类信息的借用，也适合于资产、物品的借用。 另一种方法是，在列表显示区选择一条或多条信息，然后，再点击收纳盒，可一次借用多份文件，这种方式，一次可以借用一批文件资料，即批量借用申请。 另外，系统还提供了一个专门用于文档管理部门的借阅与归还模块，供文档管理人员办理借阅与归还手续。 1.单条目借用申请 对于文档信息，在以下两种情况下可使用借用申请功能： 1)当只有条目阅读权，但需要查看信息的内容时，可发起借阅申请流程，申请借阅电子文档或纸质原文。 2)当需要借阅信息的原文时，可在网上申请并预约借阅时间。 3)需要借用的信息对象是文档以外的实物时，如资产、物品等，可以采用此方法提前申请预约办理借用手续的时间。 借用申请实际上是一种特殊的流程邮件。在信息的列表显示区，将光标移到准备借用条目的多选框上，点击左键使多选框处于选中状态，然后，选择功能工具条上的发送–借用申请菜单项，即出现以下窗口：
确定好申请内容后，按提交按钮，即可将借用申请发出。 2.批量借用申请 批量借用申请，是通过收纳盒来实现的。通过复选框，选中一条以上的信息，即会在右下角出现收纳盒：
收纳盒可跨页和跨类目收纳信息。点击收纳盒图标，即会列表显示收纳盒中的信息：
可点击移出按钮，将不需要借用的条目从收纳盒中移除，选中要借用的条目，然后，点击借用申请按钮，即列出借用列表：
此时，仍可根据需要对借用内容进行选择，然后，点击发起申请，则进入流程邮件处理单。 批量借用的流程邮件处理单，除了借用文件清单会列出多份文件外，其它的内容，与单条目借用是一致的。
借用申请流程的相关说明 1. 每一种信息种类的借用申请都可指定一个流程模板供套用，当指定了流程模板时，发送借用申请时就会自动套用该模板。 2. 当信息种类没有设定借用申请的流程模板时，该信息种类可以通过系统参数指定批准人。 3. 如果借用的是文档类信息，还可以按文档的密级设定不同的批准人。 4. 以上设置都是通过系统参数设定来实现的，当没有设置相应的系统参数时，将自动形成借阅申请流程，其流程为：申请（提交申请）-复核（申请人的主管）-审核（对应的信息对象的业务管理员的直接主管）-批准（指定的批准人，或类型管理员，或系统管理员，对于文档类信息，可根据密级设定批准人）-承办（业务管理员）-阅读（申请人）。 5. 复核、审核人收到借阅申请后，根据相关管理制度，审查核对借阅申请的合规性，并提出审核意见，供批准人审批时参考。 6. 批准人根据管理需要，批示同意或不同意。
7. 承办人根据批准人的批复，对借阅申请进行相应处理，办理借用手续。
点击确认提交，将自动登记借用情况，办理借用手续。 8. 如果是同意借阅电子文档，文件将作为邮件的附件发出。 9. 如果是借阅原件或打印（复印），承办人可与申请人预约时间办理手续，亦可在邮件中明确约定办理手续的时间。 10. 如果申请借用的是非文档类，如物品、资产等，借用申请流程中不会出现借阅电子文档、原件、复印（打印）等选项，但步骤是相似的。 11. 借用申请人应按时归还，并输入借用目的与利用效果，如果因业务需要，可办理一次续借手续。
因故不能归还，是指因各种原因造成借用件损坏、丢失等时，应说明原因，点击确认提交后等待处理。 对于借用电子文档，在这里点击确认提交按钮即视为自动归还，但对于原件和实物，则应在确认提交后，将原件或实物归还承办人，并经承办人确认手续才算完毕。 以上就是会博通文档管理系统借用申请的两种方式，希望对你有帮助，更多文档管理应用小技巧，回应跟我们留言进行沟通、交流。 |
|
|
