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曾经有一家企业的老板很困惑地问我：“张老师，我专门请咨询公司设计的公司组织架构、部门职能、岗位说明书，对每个部门的职能、每个岗位的职责都做了界定，为什么还会经常发生职责不清、推诿扯皮的情况”。 到公司现场进行调研时，发现公司的组织架构、部门职能、岗位说明书文件制作得非常规范，做成了厚厚的一本，部门职能、岗位说明书内容也比较专业。可是，与公司的员工访谈沟通时，大家谈得最多的问题是“职责不清、推诿扯皮”。 问题出在了哪里？是对部门职能的界定不清楚，还是岗位职责的界定不清楚？ 带着问题与公司的员工调研访谈，员工们都认为自己部门的职能、岗位职责界定得非常清楚，员工也都清楚自己应该干的工作。员工反映最多的是部门间的职责空白、职责交叉等跨部门职责问题。为什么会出现这些问题呢？ 分析问题产生的内在原因，要从国内的大多数企业采用的“直线职能制组织架构”说起。直线职能制组织架构是以直线制为基础，在各级行政领导下，设置相应的职能部门。即在直线制组织统一指挥的原则下，增加了参谋机构。下图是一个典型的直线职能制架构：  直线职能制组织结构的优点：既保证了企业管理层对企业的集中统一指挥，又能发挥各职能部门的专业管理作用。 直线职能制组织结构的缺点：各职能部门自成体系，不重视信息的横向沟通，工作易重复，造成效率不高。 企业遇到的部门间“职责交叉、推诿扯皮”等部门墙问题是直线职能制组织架构自身存在的问题所导致的，代表的是企业的共性问题。许多企业依托于直线职能制组织架构建立的组织架构、部门职能、岗位职责等组织体系，不能有效达成“职责清晰”的目标。 企业如何才能做到职责清晰呢？ 为了帮助企业做到职责清晰，经过20多年的咨询服务实践，合易咨询开发了动态的职责梳理工具——无边界职责分工表。其内在管理逻辑如下： 企业的主要业务是各部门按流程方向运行来完成的，从签订销售合同、接订单、定计划、采购物料、进入仓库、车间领料、生产、订单交付，企业的业务说到底就是人流、物流及信息流的流动过程。 企业管理的主要目的是减少部门接口的阻力让流动更高效。“无边界职责分工表”可以帮助企业澄清企业各岗位的工作接口、打通部门间的壁垒，帮助企业提升业务运行效率。 无边界职责分工表主要包括工作列表、岗位列表与职责分配三大板块，以工作流程为基础，打破部门界限，实现员工工作与岗位的职责匹配。
 无边界职责分工表的第一个板块是工作列表，包括四个主要内容：职能、职责、任务、流程。 大多数企业建立了组织架构、部门职能、岗位职责。有的是基于自己多年的管理实践，有的是参照书本或网络上的管理理论，有的是二者兼有。但是，由于受管理资源的制约，对于行业标杆企业组织架构、部门职能、职责缺乏系统的分析与研究，企业职能、职责往往会存在一些缺项。如：有的企业的供应商管理职能缺失，还停留在采购员“货比三家、择优选廉”的初级管理阶段，企业存在较大的采购业务管控风险。 大多数企业在任务、流程层面做得不是很好，有的企业只是做到了职责层面，没有对任务、流程层面进行分解，有的企业做了分解，但是分解的颗粒度不够，分解的太粗，对员工的工作缺乏指导作用。 合易咨询经过20多年的咨询服务实践，结合行业标杆企业的分析研究，建立了20多个行业的企业职能职责知识库，结合标杆企业的先进经验帮助企业健全职能职责，可以帮助企业有效解决职能、职责的缺项问题。 合易咨询利用职责分工表辅导20多个行业几百家企业梳理职能、职责、任务、流程，可以辅导企业实现职能、职责到任务、流程的科学分解，可以帮助企业梳理总结多年积累的好的经验与做法，使职责分工表成为新入职员工开展工作的“作业指导书”，帮助新员工通过该表了解自己岗位所承担的主要工作与职责及开展工作的流程。另一方面，可以帮助一些轮岗的员工迅速了解新岗位的工作职责、任务与流程。 无边界职责分工表的第二、三个板块是岗位列表、职责分配列表，它们是打通部门壁垒非常重要的部分。 在为企业服务过程中，发现大多数企业在部门间工作接口的职责缺乏明确的界定，部门间的工作冲突不断。企业需要召开大量的部门协调会议来解决部门间的协同问题。 职责分工表基于企业的业务流程对企业的职能、职责、任务、流程进行梳理，可以明确每个岗位的职责，明确定义每个岗位的主要工作内容所应该交付的业绩成果是什么，明确业务流程上下游岗位的工作接口，明确每项工作产出所指向的具体客户可以是企业内部及外部的人员、岗位。 经过二十多年的企业咨询服务实践，合易咨询总结提炼了职责分工表为企业带来的主要价值：打开部门之间的壁垒，清理本位主义，从公司整体运作的角度界定职责；关注部门与部门之间，岗位与岗位之间的工作承接与相互稽核；了解体现岗位价值贡献的核心职责及横向关联职责，发现低效不增值行为。 大家有好的想法，欢迎在评论区给我留言 作者/编辑：合易咨询（heyeehrm） 相关内容推荐：「薪酬管理系列」差异化调薪，提升人工成本效能 |
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