收藏！做好固定资产管理工作的9个要点

本文节选自2022年第15期《行政事业资产与财务》杂志，“基于资产清查视角的高等院校固定资产管理研究”一文，作者广东技术师范大学财务处  邱光明。

本文指出高校资产管理专职部门要加强固定资产管理，统筹协调学校各资产管理部门工作，各部门各二级学院资产使用也要高度重视固定资产管理，加强对本部门资产的监管，及时办理资产报增登记、资产报废、资产信息变更等手续，严守固定资产的处置审批流程，提高资产利用率，保证国有资产的安全、完整，防止国有资产流失，避免资产闲置和浪费。

针对高校固定资产管理中存在的具体问题，提出了具体解决方案和改进措施，建立和严格执行固定资产管理制度，包括固定资产采购制度及流程、固定资产报废制度及流程、固定资产处置制度及流程等。加强定期检查和清产核资，重点对固定资产进行全面盘点清查，资产管理部门要定期与财务部门对账，发现错漏及时补正，保证账物相符。

1.成立国有资产管理专门机构，集中统一管理学校资产

固定资产管理混乱是目前高校的通病，多头管理而又互相推诿责任。因此，各高校应成立国有资产管理专门机构，集中统一管理学校固定资产，统一协调学校房屋建筑物、仪器设备、图书等资产管理部门和资产使用部门工作。建立固定资产明细分类账和固定资产台账、卡片，专人管理，详细记录固定资产数量、价值、规格型号、使用单位和存放地点等，并定期盘点，确保固定资产账账、账表、账物相符。

2.加强各部门的对账工作

学校资产管理部门不但要按月或按季与财务部门核对价值账，还要定期与各资产使用部门核对实物账，实施动态监管和精细管理，切实做到账账相符、账物相符、账卡相符，防止国有资产流失。为便于对账，资产管理部门必须与财务部门密切配合沟通，在资产总账和明细分类账设置上要与财务账一致，进一步提升资产管理水平。

3.建立健全固定资产管理制度和实施细则

制定严密的固定资产审批、购买、验收、报销、入账、登记、建档立卡、报废处置等管理流程；加强采购管理和验收管理，严格采购与验收分开制度，严禁未经批准自行购置、不报增资产行为；加强固定资产管理内控制度，对报废和处置的固定资产要进行评估计价，或通过竞价方式出售报废资产，防止违规违法和资产流失。

4.健全固定资产报废注销制度，严格执行固定资产处置流程

严格执行固定资产处置流程是保证资产账物相符的关键环节，如果固定资产处置混乱，不按规定执行，必然会导致资产流失、账物不符。因此，资产管理部门、财务部门、审计部门和资产使用部门必须密切配合，严格按照资产处置权限、资产处置流程处置资产。在资产报废、调出、变卖时应严格履行审批手续、规范操作程序，定期清查核对资产保管人和实验室资产，保证资产信息准确无误。

资产使用部门需报废固定资产，应向资产管理部门提出申请，按学校规定的鉴定流程，逐级审批，并将报废资产交回资产管理部门，资产管理部门将处置申请材料定期汇总，提交校长办公会议审议，未经批准，任何单位和个人不得自行处置。对超过资产使用年限且无法使用的固定资产，必须按规定程序办理资产报废手续，不得擅自随意处置或丢弃。对于科研项目已结题不再需要，但尚能使用且未达到使用年限的特定资产，不能简单地报废了事，学校资产管理部门应统一协调，按照资产处置流程，对外出售或调拨给其他部门使用。年终资产管理部门应将报废的资产进行汇总，详细汇总报废资产名称、数量、金额等给财务部门进行账务核销处理，做到资产账与财务账一致。

5.做好固定资产登记工作

固定资产登记分为价值核算登记（财务账）和实物明细登记（资产账），价值登记由财务部门负责，在固定资产购置财务报账时入账登记，不详细反映固定资产的名称、数量、规格、型号等明细记录。实物明细登记由资产管理部门负责，详细记录资产购置日期、名称、数量、金额、规格型号、存放地点、使用部门、使用人、资产编号等，因此，资产管理部门必须与财务部门密切配合，报增固定资产做好实物明细登记的同时，资产价值金额也必须与财务价值金额相符，并定期与财务核对，做到资产账与财务账金额相符。对未经资产管理部门批准而私自购置且未报增资产登记的，不管资金来源如何，财务部门应不予报销。资产使用部门应及时通知本部门岗位变更、离职、退休等人员前往资产管理部门办理资产变更或交还手续。

6.做好固定资产条形码粘贴工作

条形码是固定资产的身份证明，证明该资产的名称、规格、型号、资产编号、购置日期、价值金额、存放地点、使用部门、使用人等，及时粘贴固定资产条形码是规范固定资产管理的重要一环，也是实现固定资产账物相符的关键环节，保证固定资产信息流与固定资产实物流对应。

给每件资产赋予唯一的条形码，便于后续的资产查询；便于资产使用人获取资产编号、名称、规格、型号等维修信息；便于对资产进行盘点，对数据进行自动化的精准记录，从而实现所有固定资产的状态清晰可查、可追踪。因此，资产购置报增、登记资产信息时，应同时制作条形码，及时粘贴在资产实物上。

7.加强固定资产管理系统信息化建设

在互联网时代，先进的固定资产管理系统不但能提高工作效率，而且能更加准确无误地查明固定资产使用、存放、报废、折旧计提等详细信息，及时掌握资产动态，促进资产的合理配置。学校应建立和完善固定资产管理系统，充分利用现代化信息技术，推进学校固定资产管理工作现代化、规范化、科学化，利用校园网络技术，实行网络管理、网上对账等，实现全校固定资产信息共享，优化教学资源配置，避免重复购置资产，提高资产利用率。

8.提高固定资产管理理念，强化固定资产管理意识

强化固定资产管理意识是加强固定资产管理的前提，高等院校的固定资产主要由建筑物、教学设备、科研设备、实验室设备、图书资料、办公设备等组成，量大且复杂，而且大部分高校实行的是多部门管理，管理难度大。加强全体教职员工对学校固定资产、购买、登记、使用、报废处置等内容和程序的宣传学习，定期对各部门专职、兼职管理员进行固定资产管理业务培训，增强广大教职工主动参与固定资产管理的自觉性，做到“人人都管物，物物有人管”。

9.定期对固定资产清查盘点，提高对国有资产的监管力度

定期开展固定资产清查盘点工作，不但是行政事业单位国有资产管理制度的要求，也是加强固定资产日常管理工作的需要，定期开展固定资产清查盘点必须做到制度化、规范化、常态化。

（1）根据行政事业单位国有资产管理要求，每年进行资产盘点核查，重点对固定资产进行全面盘点清查，保证账账、账卡、账物相符。对于个人原因或管理不善造成的损失，要按照学校资产管理责任制有关规定，要求责任人予以赔偿。

（2）定期清查核对资产保管人和实验室资产，对大型仪器设备和录像机、照相器材、笔记本电脑等要账实核对、落实资产使用人、检查资产条形码的粘贴情况等，保证资产信息准确无误，防止国有资产流失。

（3）高校资产管理部门在资产管理工作中，每年要分次以不定期抽查的方式对学校各部门进行资产清查，部门负责人对本部门的资产负有管理监督的责任，若由于对资产使用和管理不善造成国有资产流失的，学校要追究直接责任人经济赔偿和部门领导的责任。

（4）建立和完善固定资产管理系统。充分利用现代化信息系统，利用校园网技术，实行网络管理、网上对账、网上查询等，实现全校固定资产资源信息共享。

（5）进一步健全完善固定资产管理制度。根据资产清查发现和暴露的问题，研究制定相应的整改措施和实施办法，健全完善固定资产管理制度。