1、目的
确保所有业务和货物数据是清晰、完整和正确的；防止调换、遗失或提交不正确数据。以满足C-TPAT反恐要求。
2、范围
适用于公司所有文件保管、移交等工作
3、职责
3.1保安代表：各部门保安代表对本部门的文件保安工作负责
3.2文件保管人：对本部门或公司文件负保管之责任，任何需调阅属机密范畴之文件的人员，须有相关的批文或充许方可，移交机密文件也须得到许可
3.3保安主任：批准调阅或移交机密文件的申请
4、工作程序
4.1机密文件的管制
4.1.1机密文件：凡本公司业务及出口货物相关之资料均为机密文件。如业务订单、进出口报关单、所有进出口报关资料及文件、表格都在此范围之内。
4.1.2负责保管机密文件之保管人员，在进行移交等工作时，须确认文件是完整、清晰和正确的。
4.1.3业务订单资料由贸易公司内勤保管并定期存档，该文件要求同时传达到位，由信息部档案室负责监管之责任。
4.1.4报关员在准备报关资料时须详细核对其内容与发货通知上的PO号，唛头资料，落货地点等是否完全一致。
4.1.5仓库根据船务的出货通知准备出货，所有出货单据上的资料须与出货通知单完全一致，在总量，品种，装箱数量等项目上须详细核对，无误后方可装车。
4.1.6非文件保管人员或相关单位若需调阅，均须通过保安主任的许可，机密文件的保管人员须按章执行该规定，以防止文件被调换或恶意篡改。
4.2非机密文件的管制
4.2.1有关质量体系的文件按质量体系的程序处理。
4.2.2非相关部门人员若需调阅相关的部门文件或单据，均须通过相关部门的保安代表许可，各部门文件保管人须按章执行规定，以防止文件被调换或恶意篡改。
5、相关文件或记录
《文件调阅申请表》
有限公司 C-TPAT文件 文件编号 CTPAT-06 版本 A/0 文件保安程序 生效日期 2008-1-2 页次 1of1
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