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昨日，和一位在读研究生聊天， 她非常开心，又学会了一个画图软件，一个说了几遍我也记不住名字的画图软件。 因为研究生论文经常需要进行数据分析，比如进行地域性分析， 她学会了很多不同的软件，这次就用软件成功画出了一张中国地图。 现在的年轻人真是厉害，画图软件、编程软件，个个玩得游刃有余。 虽说才学与技能，有一定的天资成分，但更多的是要主动吸收与嫁接移植。 即使是从业多年的小伙伴，也要学会适应时代的潮流，学一些职业技能， 如果仅仅靠那积累的经验，可能过不了多久，就被这些聪明灵光的“后浪”给追赶上。 关于职业技能，也不是要学会多少很“炫技”的高级软件， 至少能够满足我们日常工作需要，最终目的是提高工作效率和输出高质量的分析结果。 首当其冲，至少要把word、excel、PPT这些基础办公软件熟悉。 有些个别特殊的行业，我们不去讨论， 但在金融行业，一个与信息、数据、系统打交道的行业， 大部分时间坐在电脑面前的职业人， 这些办公软件的基础功能一定要熟练。 像Word的文字排版功能，至少能够独立输出一篇整洁干净的报告； 高级一点的文字排版，就是学会使用批量的功能， 简单点的方法就是“格式刷”，但是批量较多的时候，也会显得很笨拙。 比如编写一份业务制度， 我们需要把“第XX条”统一加粗，“格式刷”太慢了， 最好的方法是“替换”。 在“替换”对话框的“查找内容”里填写“第？条”，在“替换为”里设置“加粗”，点击替换后，字体会统一加粗。具体的细节可以百度下。 在与他人协作完成一篇报告时，要习惯使用“审阅修订”模式，留下你的修改痕迹；或者插入“批注”，说明你的看法和建议； 写较长的研究报告时，学会引用目录、脚注和尾注。 关于word的使用，我特别想提醒一个小的问题，很小但还蛮重要， 就是任何一份报告定稿后，记得设置页码。 我在审核一些报告时，经常碰到没有页码的情形，即使是有多年工作经验的同事也存在这样的问题。 有时候参加某个会议，也会遇到行领导问“你说的问题在第几页，怎么没有页码”这种尴尬的场面。 不要觉得是个小问题，在领导那里，能力在细节处。 像Excel，最基本就是手动制作一张表格，插入各种公式、函数，进行简单的数据分析； 高级一点的， 就是学会美化表格，画出各种折线图、饼图、柱状图等等， 年轻人一定要把Excel的数据透视表学会，这个功能大大提高数据的提取和分析能力。 在一些数据内容较多的情况下，要学会使用“冻结窗格”这个功能， 比如我们填写的专项债项目额度申报表，内容特别的多，表格也很长， 把前面的“项目名称”这一列固定下来， 使用者在后续翻动的时候，始终知道这一行说的是哪个项目。 我看过很多地方的专项债申报表，但凡遇到设置了冻结窗格功能的，这个地方填写的内容质量大概率也不会差， 都说优秀的学生都是文理兼长，职业上的优秀员工也是如此。 还有一个功能，是我时常会用的，Excel的“照相机”功能。 有时候，我们需要把一段冗长的文字整理成表格，放入word里，会非常的清晰明了。 在Excel做完后，复制粘贴到word里，你会发现，又需要重新调整一遍格式， 而且在word里调整表格格式太费劲， 这时候，就可以在Excel选中表格，通过“照相机”把表格变成了一张图片，直接在word里粘贴图片即可。 像PPT使用起来，那就各显神通了。 不过工作上大多使用PPT仅限于汇报的功能，因此在PPT的制作上， 遵循条理清晰、风格统一的原则即可， 排版规规矩矩，底色干干净净。 在视觉的美观上，给一些小建议吧。 无论多少页，PPT都建议采用统一的字体，推荐微软雅黑、冬青黑体或者思源黑体； 正文字号可以控制在20号-24号之间， 有些页面如果字多，可以用18号字，但不建议再小了，实在不行，删减一些文字。 标题字号可以控制在32号-36号之间。 字体颜色建议选择深灰色偏黑， 如果不想那么麻烦，直接黑色也可以。 关于办公软件，我常用的就是WPS。 这几年，WPS金山办公软件做得越来越好，办公功能也越来越多， 与office相比，首先我就中意它的打开方式， WPS打开一个主页面后，可以同时打开word、excel、PPT不同的子页面， 在使用上很便捷， 除了word、excel外，还有PDF、流程图、思维导图这些功能， 之前文章里的思维导图就是用WPS的思维导图做的，做完以后直接导出为图片。 以前WPS还没有这个功能时，我特意下载一个X-mind的软件做思维导图， 现在卸载了，X-mind也挺好用，只是没必要放太多软件在电脑里。 每年，我也会充值WPS的会员，一年大概80多块的样子，多一些附加功能。 用得最多的是PDF转word的功能，真是省去太多太多的时间。 除了PDF转word，还有PDF转excel，PDF合并或分拆等等，都是比较方便实用的功能。 除了WPS外，手机里可以常备扫描全能王app。 还有一个要利用起来的软件就是微信。 现在我们办公大部分时间会在电脑端登录微信，便于工作沟通交流， 有时候要截取网络里的某段文字（不能复制的情形），可以打开微信的“文件传输助手”对话框，直接使用截图功能即可。 如果长按微信里的图片，微信也会出现“提取文字”的功能，可以直接使用文字。 本来这篇是计划写一下银行的贷款产品， 谁知开了个头，写着写着就跑偏了，干脆一股脑写下来。 我很担心，大家一心研究业务知识，而忽略了职业里不可或缺的工作技能， 便捷的操作，从来都不是懒惰的嫌疑，而是综合素质能力的提升。 职业的道路上，有执着，有野心，还要有方法的“捷径”。
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