在大中型企业的支出成本中,第一大支出是人力成本,第二大支出就是差旅成本。从公司业务运营角度来说,市场和销售行为是直接决定企业盈利的根本,因此,基于上述行为,出差是不可避免,差旅成本支出也成“刚需”。 这部分费用亟需通过有效的管理和控制手段来降低成本。而企业差旅行为和费控、报销行为密切关联,涉及到员工、财务、行政、中高层管理者,只从某一个环节施以对策,很难从根本上破除企业差旅困局。 随着企业消费管理的升级和对费控、报销管理模式的变革,一站式、全流程的差旅费控平台解决方案在差旅管理中的降本增效日益明显,这也让破解差旅成本和管理痛点,成为可能。 企业差旅成本构成 企业差旅活动过程中,主要有两大部分构成: (1)显性成本-例如产品或服务采购价格等占20%左右(外部因素)。 (2)隐性成本-例如人力成本、时间成本、合规成本、办公成本等占80%左右(内部因素)。 在传统差旅管理中,这两大成本中,企业采购人员主要关注的是与航司、酒店集团等差旅产品供应商的两方协议价格,或TMC服务商企业的服务费价格。这部分成本易于理解、便于量化,在日常差旅管理中就能体现出工作成果。 难点在于受制于与外部供应商的议价能力,企业端可控空间较窄,需要与供应商谈判并相互妥协才能取得相对更优结果。所能解决也仅限于降低显性成本,只能解决其中的20%的部分,近八成的隐性成本需要靠企业的内控管理才能得以控制。而传统差旅管理模式对增效部分动力不足,无法满足对80%隐性成本管控需求。 企业差旅管理存在的痛点 内部管理痛点分析 (1)差旅政策流于纸面,无法真正落地执行,执行效果量化评估缺乏依据和工具。 (2)协议价格的执行,企业管理方无法做到数据跟踪及回顾。 (3)多供应商无法集成在一个界面展示,维度标准不统一,无法实现真正的多供应商比价。 (4)与差旅相关的行政、财务事务性工作繁琐,工作量大,岗位价值低。 (5)不能支持全渠道一站式预定,员工体验差,审批、报销效率低,员工满意度低。 (6)员工或领导差旅过程无法追溯,难以判断出差行为的合理性和保障出行人员差旅安全。 (7)没有关联企业预算,审批浮于表面,难以对差旅费用进行事前监控。 (8)管理分散,审批、预定、报销、差旅分析流程未打通,数据未整合。 (9)价格不透明,审计工作无法说明,合规成本高。 (10)票证报销结算工作量大,无法电子化、自动化。 外部管理的痛点分析 (1)作为企业方,与供应商存在信息不对称的现象,企业方无法对供应商作出公正的评估,拿出持续合作的依据。 (2)作为企业方,缺少有效工具和手段,难以制定供应商管理策略,难以建立多供应商比价体系。 (3)各个供应商各自擅长的服务内容,难以整合到一起,有效利用起来,提供给员工使用。 (4)各个供应商数据分散,提供数据的能力参差不齐,数据格式不一致,企业难以整合,难以可视化,图表化。 (5)缺少完整的、可信度高的差旅采购信息,难以向产品供应商和服务提供商争取更好的差旅政策。 (6)企业要与各个供应商或服务商分散结算,且格式不统一,企业财务工作量大。 (7)更换供应商的成本较高,企业需要每次对接不同供应商的系统,员工需要适应不同的应用界面,更换行为本身容易受到挑战。 小结 通过对企业差旅成本和痛点的分析,我们可以看出,解决上述问题,是个系统性的工作,并非“头疼医头脚疼医脚”的方式能解决。需要整体看待上述问题,平衡各方面的诉求,并根据每个企业自己的管理文化、差旅规模,选择不同的解决方案,才能最终获得满意的效果。 从目前的差旅管理趋势看,事实上,越来越多的大型企业基于企业数字化建设和合规透明等要求,更倾向于使用专业技术服务商所提供的企业差旅管理解决方案,自建差旅管理平台,以服务企业员工的差旅需求,并实现差旅管理降本增效目标。 |
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