五四晚会暨毕业生晚会策划书
目录
一、前言
二、活动名称
三、活动主题
四、活动时间
五、活动地点
六、主办单位
七、协办单位
八、活动对象
九、活动目的
十、活动安排
十一、活动准备阶段
十二、活动开展阶段
十三、后续工作
十四、活动宣传
十五、附表
一、前言：
吹着二十一世纪的号角，踩着新世纪延伸的大道，迎着新学年的晨曦我们欢快地来了，本着传承精神和创新精神，以弘扬“厚德博学，和而不同”的校训理念，展示电气与信息工程学院学生阳光面貌。站在新学年的源头，为了迎接2011年五四的到来，为了进一步推进学校文艺活动的蓬勃发展，丰富校园文化，活跃学习气氛，给同学们一个真正展示自我风采和勇气的舞台。在五四这个美好的节日里，我们将举行五四晚会暨毕业生晚会，用我们的热情，迎接节日的到来。
二、活动名称: 湖南工业大学电气与信息工程学院五四暨毕业生晚会
三、活动主题： “迎接春天，放飞青春”五四暨毕业生晚会
四、活动时间: 2011年5月8日晚7：30
五、活动地点: 湖南工业大学师专校区田径场
六、主办单位：湖南工业大学电气与信息工程学院
七、协办单位：
八、活动对象: 湖南工业大学师院校区所有师生
九、活动目的:
1. 全院师生欢聚一堂；
2. 在新的学期，让同学们朝气蓬勃，充满热情，对生活充满希望；
3. 浓厚校园文化生活, 展示文艺水平以及新生良好的精神面貌；
4. 在广大学生中营造良好氛围，发掘文艺人才，给同学们创造一个锻炼自我的舞台，提高同学们的艺术欣赏水平，陶冶情操，让同学们在浓厚的艺术氛围中健康成长。
十、活动安排：
1、工作人员：
总 指 导：_______老师
总 策 划：
总剧组导演： （晚会全程指导）
顾 问：主席团常委（监督、跟踪晚会进度）
工作组委员：团学会各部系干 （协调小组进程）
工作组组员：11级团学会全体成员
十一、活动准备阶段：（4月8日——5月6日）
1、工作组安排：
工作组 | 组长 | 工作要求 | 组员 |
总负责 |
| ① 确定主题 ② 跟进各小组工作的进展，发现问题及时解决 ③ 递交需借物品的申请书（长桌、靠背椅、幕布、帐篷） ④ 确定邀请的嘉宾名单 ⑤ 安排彩排工作 | 主席团常委 |
节目组
|
| ① 完成节目收集、筛选、排练场地的选定及后期的排练、彩排工作 ② 收集音乐，播放音乐，将全部音乐按顺序排好在一个文件夹中，用不同U盘备份 ③ 负责节目的编排及晚会全流程的衔接 ④ 准备好晚会所需的一切服装道具 ⑤ 主持人及演员服装、化妆，部分由赞助商提供。 | 文艺部成员 体育部成员 |
秘书组 |
| ① 负责打印、书写、申请书、节目单、邀请函； ② 书写、校对主持稿，给交顾问修改 ③ 负责座席牌的制作，嘉宾位的桌布的收集 | 办公室成员 女生部成员
|
后勤组
|
| ① 负责联系和发邀请函给各位嘉宾； ② 将节目单和主持稿给主持人 ④ 选拔、培训礼仪小姐（6人）（嘉宾席2名，入口处4名） ⑤ 晚会当日准备好会场服务物品，如水杯、茶叶等，并接待好领导及老师 | 学习部成员 |
主持组 |
| ① 负责主持人的排练 | 文艺部成员 |
宣传组
|
| ① 利用海报( 包括手绘和喷绘海报) 、横幅、网络、广播、等方式开展宣传（五一假后至少2幅），7日四幅以上 ② 设计晚会现场的舞台装饰、幕布设计 ③ 购买所需物品（详见《物品经费一览表》 | 宣传部成员 |
舞台组 |
| ① 确保舞台的布置 ② 晚会期间舞台灯光设备、红地毯、音箱设备的安装,化妆室、换衣间的选制 |
宿管部成员 权益部成员 |
新闻组 |
| ① 每周在广播站至少报道一次晚会的追踪新闻 ② 晚会横幅的制作（经济允许，可租借宣传氢气球） | 学通社成员 |
会计组
|
| ① 逐一校对登记好已买及仍需购买物品，确保不遗漏 ② 负责管理发票，经费的统计 ③ 做好各类所借物品的登记，便于晚会结束的归还工作 ④ 签到工作 | 组织部成员 心理健康部成员
|
外联组 |
| ① 音响、舞台、灯光的租借 ② 主持人、演员化妆的赞助 ③ 拉赞助商（可以经济资助、物品资助方式） 注：重点赞助单位商场、通信、新兴乳业类、化妆机构 | 实践部成员
|
机动组 |
| ① 晚会期间，负责会场纪律维持、会场后勤保障以及处理紧急情况 ② 场地的座位的布置 |
纪保部成员 |
2、时间安排表：
时间 | 工作组 | 工作要求 |
03月3日前 | 总负责 | 确定主题 |
03月04日前 | 总负责 | 宣布工作表 |
03月07日前 | 总剧组导演 | 收集节目 |
03月13日前 （07日—13日：晚会筹备及准备期） |
节目组 | 选拔节目、筛选节目 收集音乐 完成节目收集、筛选及后期的排练、彩排工作 |
主持组 | 主持人的选择、形象设计及台词审核 |
秘书组 | 书写、校对主持稿，给交顾问修改 将节目单和主持稿给主持人 确定4名礼仪小姐、开始培训 |
03月13日晚6：30 | 总负责 | 工作汇报总结会议（全体小组长必须参加） |
03月27日晚6：00 | 节目组 | 加紧排练节目，并进行第一次彩排，完成晚会全过程确定(包括节目单确定)，对节目再一次的精益求精 |
宣传组 | 通过广播、网络、书面对晚会的报道 |
外联组 | 密切联系商家，争取商家的赞助 |
总负责 | 对节目的建议，并开会总结（全体小组长必须参加） |
04月08日晚6：00 | 节目组
| 紧密排练节目，并且进行第二次彩排，按照晚会的要求对节目进行审核与完善。 |
总负责 | 对节目的建议，并开会总结（全体小组长必须参加） |
04月15日前 （10日—15日：晚会协调及进展期） | 总负责 | 确定邀请的嘉宾名单 |
后勤组 | 负责联系和发邀请函给各位嘉宾； |
外联组 | 拉赞助商情况的洽谈、总结 购买所需物品准备工作的汇总 |
会计组 | 收支汇报 |
04月22日晚6：30 | 总负责 | 工作汇报总结会议（全体小组长必须参加） |
4月30日前 （25日—30日:晚会前期工作收尾期） | 宣传组 | 晚会现场的舞台装饰的购买 |
外联组 | 音响、舞台、灯光的租借 演员化妆机构的赞助 |
节目组 | 节目排练的汇报、总结 |
主持组 | 主持人排练的汇报、总结 |
后勤组 | 礼仪小姐排练的汇报、总结 |
5月3日晚6：30 | 总负责 | 工作汇报总结会议（全体小组长必须参加） |
5月6日前 （4日—6日;晚会前期机动期） 注：调和各组工作的完整落幕 | 宣传组 | 购买所有所需物品 |
贴出两张以上海报 |
外联组 | 赞助的汇总 |
舞台组 | 准备好舞台设计所有物品 |
05月06日晚6：30 | 总负责 | 工作汇报总结会议（全体小组长必须参加） |
05月06日晚7：30 | 总负责 | 大一班长会议（晚会进场、期间工作安排） |
十二、活动开展阶段（5月7日—8日）
时间 | 工作组 | 组长 | 工作要求 | 组员 |
05月07日 （签到） | 新闻组 |
| ① 布置幕布; ② 悬挂横幅 | 学通社成员 |
布场组 |
| ① 到普宿搬长桌，皮椅（数目按邀请人数待定） ② 通知各新生班级于8日欣赏晚会 ③ 换衣间、化妆间的搭建工作 | 宿管管理部成员 |
活动组 |
| ① 进行围场，用包装绳围三层 ② 在足球场用石灰圈定好会场位置分布图 | 纪保部成员 |
舞台组 |
| ① 协助租赁方搭建舞台 ② 灯光的调试 | 维权部成员 |
外联组 |
| ① 清点晚会所需接待物品，如水杯、茶叶等
| 学习部成员 |
节目组 |
| ① 清点所有演出道具，服装 ② 检查灯光效应 ③ 组织演员适应舞台场地 | 文体两部 |
| 会计组 |
| ① 签到（分上午、下午、夜间） | 组织部成员 |
05月08日 上午 （签到） | 舞台组 |
| ① 清扫会场（自带劳动工具） | 维权部成员 |
秘书组 |
| ① 布置嘉宾席的红布、贴席位牌； ② 打印所需节目单 | 办公室、女生部 |
后勤组 |
| ① 搬好饮水机（系办）和饮用水，一次性杯子（放于隔嘉宾席近，且有电处） ② 带礼仪小姐熟悉场地（入口处2名，嘉宾席2名） | 学习部 |
活动组 |
| ① 把校旗，院旗挂于醒目处 | 纪保部 |
外联组
|
| ① 舞台装饰（气球，彩带方面） | 实践部 |
宣传组 |
| ① 舞台装饰（饰品，点缀） ② 舞台装饰（排灯，彩灯，插坐，幕布） | 宣传部 |
5月8日 下午 （签到） |
布场组 |
| ① 组织大一班长熟悉本班场地，告诉他们座位的排法 ② 提醒各班班长17：00将全班同学的椅子带到现场，按班放好 |
宿舍管理部 |
舞台组 |
| ① 舞台设施最后调试 |
|
外联组 新闻组 宣传组 |
|
① 舞台装扮最后验收 |
|
会计组 |
| ① 收支汇总 |
|
晚会期间
| 布场组 |
| ① 组织学生入场 ② 分发荧光棒 ③ 组织催情人员，隐藏在观众区的新生班级中中，与新生班的班长和文娱委员合作，带动现场气氛 |
|
活动组 |
| ① 维持表演现场秩序,不许喧哗，预防人群拥挤； ② 不得擅自离开座位； ④ 确保嘉宾席与演员席不被占用。保证嘉宾入席与表演人员上下台的过道通畅 ⑤ 按各自的位置站好，维护现场秩序，以免出现混乱状况，不得擅自离开岗位，有事情及时与总务组联系 |
|
节目组 |
| ① 节目期间，负责道具的收放 ② 安排好主持人的休息地方 |
|
| ① 节目总流程安排 ② 放音员的就位 |
|
后勤组 |
| ① 组织礼仪小姐就位(入口处负责指引，嘉宾席处负责嘉宾的茶水服务) |
|
秘书处 |
| ① 节目单的发放 ② 嘉宾席矿泉水的摆放 |
|
外联组
|
| ① 赞助商的接待 |
|
舞台组 |
| ① 舞台设备的管理 |
|
机动组 |
|
① 晚会期间，第一时间应付应急时的一切突发事故 | 纪保部 维权部 宿管部 |
新闻组 宣传组 |
| ① 晚会摄影，拍照工作 |
|
备注：
1.签到处为固定点，各工作日各小组负责人必须签到，签到单晚会后将交总指导批阅
2.工作人员自带水；
3.晚会结束后，各班在指导下有序退场;
4.各小组在观众退场时要留守岗位，保管好旁边的物品；避免出现混乱时丢失物品的现象；（签到）
5.所有嘉宾、观众、演员退场后所有工作人员开始清理现场，归还物品；（签到）
十三、后续工作
1、 由商业组对赞助进行后续接待
2、 晚会后，所有成员清理会场
3、 会计组统计经费情况
4、 新闻组、宣传组对节目进行后期宣传
5、 由节目组负责物品的回收与归还
十四、活动宣传
1、 自身宣传：
a. 宣传部：负责海报，喷画，教学楼宣传栏的宣传（每周两幅以上（宣传栏要求每周更新），对晚会进行跟踪宣传，主题自定，但要紧扣晚会主旨）；
b. 学通社：负责校园广播、校报、横幅（经济允许下）、网络宣传（每周更新一次以上）
2、 商家宣传（有赞助商的情况下）
a、赞助商享有本次活动的冠名权。
b、赞助商可以在横幅及宣传板上进行宣传。
c、主持人在晚会现场对其鸣谢。
d、在校内媒体进行宣传，扩大其影响力。
十五、附表
1.清单附表：
用途金额 备注
(单位：元)
场地租用 元
舞台设计布置 元
横幅
元
门票 元
服装费 元
奖品 元
灯光
元
音响 元
策划书 元
化妆品 元
舞台装饰 元
矿泉水
元
节目单 元
水果 元
其它 元
总预算：
元人民币。
2.资金来源
学校申请的批助资金为主
赞助商赞助;
3.应急附表
a、停电应急方案：
（1 ）若晚会前停电，晚会最多推迟1 小时即20 ：00 举行，此间观众自由处理自己的时间；如果20 ：00 仍没有正常供电，则由主持人宣布晚会改天举办。
（2 ）在晚会前半部分之间停电超过10 分钟后由主持人宣布晚会改天重新举行；在晚会后半部分之间停电超过10 分钟后由主持人宣布晚会闭幕。
（3 ）在停电期间，由节目组负责演员的组织与服装道具的看管工作；由礼仪组负责领导及来宾的服务工作；由商家组负责现场秩序的维持；由舞台组负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管。
（ 4）在主持人宣布晚会改天举办或闭幕后，按 "附则 "中 "会后工作分工细则 "清理会场。
b、灯光应急方案：
（ 1）四个照灯两个以内无法正常使用时，正常使用剩余照灯。
（ 2）四个照灯两个以上无法正常使用时，启动事前准备的照明器具。
c、节目应急方案：
（ 1 ）上一个节目演出时，其后的两个节目在后台准备，前一节目由于各种原因无法按时出演时，下一个节目即时跟进。
（ 2 ）任一节目在演出过程中发生失误或无法顺利进行的情况时，由节目的领演人迅速组织演员重演此节目；若重演仍出现问题，则该节目立即退场，视具体情况决定其再次重演或取消。
d 、其它紧急情况发生时，由机动组负责处理
3.时间附表：
晚会会前、会中及会后工作细则一览表：
次序工作内容时间控制负责人
1场地申请
2四位礼仪到岗
3发放节目单
4会场服务器具
5引领观众进场入座
6搬运学生会器材
7借用所需工具工作
8舞台搭建及灯光安装调试工作
9音箱设备调试工作
10准备好晚会所需伴奏带
11化妆室换衣间搭建工作
12服装道具准备工作
13搬运桌椅及电脑
14赞助商的服务工作
15赞助商接待交流工作
16换衣间服务人员到位
17维持秩序工作人员到位
18舞台道具服务人员到位
19照相及 DV工作人员到位
20电线及器材看管人员到位
21预演节目准备工作
22进出口控制工作
23外场小活动秩序维持工作
24主持人、演员到位
晚会后工作细则：晚会结束后，各工作人员按照会前安排的相应工作进行收场工作。
注：
1、晚会结束后立即开展清理会场工作，各负责人完成自己的工作即可离开会场;
2、如不能马上归还的物品，先运回院学生会办公室或相关责任人宿舍，并在以后的一天内由原定负责人送达。
