怎样简单有效进行项目文档管理这么些年来，大大小小经历了N多项目的实施项目，有一部分是协助别人进行项目的，有一部分是自己负责管理项目的实施工作
，在这个过程中也在不断地思索一些项目管理方面的问题。项目的实施工作是纷繁复杂的，令自己欣慰的是积累了一些成功的经验和感悟，现在就将
项目管理过拙见，重点针对项目文档管理部分分享一下。一、项目文档管理的重要性一直以来，有很多的人都在说文档管理的重要性，最耳熟能详的
莫过于项目中的人员变动以后，后面的人无法了解项目前期所遇到的问题及解决方法，或者识别的成本较高。事实情况是，就算人员不变动，时间长
了，当时的项目实施在演变，可能也不会记得当时的思路是什么，因为时间会消磨一些东西，另外每个人的想法和思维方式也在发生变化。因此，项
目文档管理是项目管理中非常重要而基础的一环，存在于项目的整个生命周期之中。如果一个项目缺乏文档管理，那么它也就不是一个规范、标准的
项目。文档管理在项目开发中占有十分重要的地位和相当大的工作量，高质量、高效率的收集、归纳、分享、管理和保护项目文档，对于提高项目管
理水平和项目质量有极其重要的意义。二、项目文档的管理涉及内容1、文档的分类、索引的管理为了能够迅速地在众多的文档中找到自己所需要的
文档，就必须成立一套完整有效的文档目录（可以根据项目的阶段及任务建立文件目录）2、项目文档的命名文档的命名，必须让文档的名称能够很
容易理解认知。在使用文档时，可以制定一些规定，例如在文档的某些位置放置文档的类型或日期等3、项目文档的权限管理由于一个项目中，同一
项工作有可能需要不同任务组的多个人员同时协作完成，因此权限设置必须类型广、组合多，针对特殊情况具有特殊的方法来应对。应当注意，权限
管理是为了让项目人员在许可的权限下，更加可靠、准确的使用文档，绝不应该增加更多复杂不便的管理操作。3、推荐使用Mobox软件进行辅
助项目文档管理工作是一项非常繁琐、复杂的工作，如果缺乏必要的工具和手段必然会给项目管理带来极大的难题。因此，选择一款优秀的项目文档
管理系统是一个非常不错的选择。Mobox项目文档管理软件1、根据项目模板对应生成文档结构性目录项目名称XX1项目阶段11_1关键任
务11_2关键任务22项目阶段22_1关键任务3… 因为，我们的项目实施的计划结构是大多是相似的，可以实现给不同的项目做相关的结构
模板。Mobox系统可以导入模板，从而自动生成项目结构可以通过Excel建立项目模板导入模板生成结构树2、项目文档阶段/任务提交文
档完成度设置项目在实施的时候，各个阶段或任务其对要求上交的文档是有要求的。这个判断可以有管理员来分析确定。当某一个阶段的文件已经提
交完整，我们可以对这个文件夹设置一个“已完成”的状态标识，并对文件夹颜色进行区分，这样其他人员能一目了然的知道目前项目文档归档的状
态可以设置文件夹的状态3、对通用文档项目内引用的实现企业内有很多文件是通用的，比如技术标准、法律法规、行业证书等，而这些文件可能会
被我们多个项目用到。为此，系统提供了文件引用的概念。被应用的文件能实现原始文件更新后，自动更新所有被引用的地方标准文件的引用引用过
来的文件不能被修改，只有原始位置的标准文件修改后，这边才会自动更新4、实用的文档权限管理1）可见可见：被设置的“目录”是可以在该员
工系统中显示出来2）展开展开：当前“目录”员工看到后，可以展开，看到目录内的文件及目录3）浏览可以对文件进行浏览查看，但不能下载4
）上传有上传权限：员工可以向当前“目录”上传文件5）下载有下载权限：员工可以下载当前“目录”中已经上传的文件6）编辑有编辑权限：可
以在当前目录删除或覆盖，自己上传过的文件没有编辑权限：已经上传的文件自己不能覆盖或者删除5、完善的版本管理版本管理是一个非常重要的
功能，在文档中心及部门共享内，文档柜里面同名文件多次上传后会产生版本，可以设置哪个版本为有效版本 ，可以按需下载历史版本6、文件生命周期日志查询 |
|
