OMS系统操作手册

1. 前言

1.1. 系统概述

本手册讲述OMS订单管理系统操作主流程细节，旨在引导用户使用系统。

1.2. 名词术语

序号	术语	解释
1	RMA	退件
2	ASN	入库单,客户发货至仓库的单据
3	SKU	库存量单位
4	FBA	亚马逊提供的仓储及代发货业务

2. 系统登录

2.1. 登录

2.1.1. 用户登录

 

输入“账户名”、“密码”，点击【立刻登陆】，系统校验通过后，进入系统。

2.2. 个人设置

系统主窗体右上角有“welcome，XXXXX (XXX)”的标题，“XXXXX”是用户名。点击“XXXXX”用户名，即可跳转进入【个人中心】功能窗口，如下图所示：

2.2.1. 修改密码

用户初次使用系统时，为了预防他人用你的账号进行不良操作，建议修改密码。输入“原密码”、“新密码”、“确认新密码”，点击【确认】，系统处理成功后，新密码即可生效。如下图所示：

修改密码注意事项：

l 密码不能超过16位；

l 必须存在数字和字母的组合。

2.3. 用户中心

系统使用过程中，为了方便区分系统操作人员，需要对系统用户进行账号分配和权限管理，进入系统，功能入口：【系统设置】-【权限管理】-【用户中心】，可实现账号及权限的设置。

点击【添加】，输入账号，密码等信息，可添加新的系统账号，点击【权限】，可对对应账号进行菜单权限的分配。

 

2.3.1. 添加新账号

编辑账号注意事项：

账号的启用与禁用，可通过修改“状态”一栏的”可用/不可用“来实现。

2.3.2. 分配权限

 

点击“OK”按钮，完成对用户单独的授权。

该功能主要是为了针对用户账号独立授权。

2.3.3. 打印机设置

在OMS操作过程中，会有需要打印的单据，系统中需要预先进行打印设置。

浏览器打印需要控件支持，系统针对火狐浏览器进行过优化，建议使用火狐浏览器。

谷歌浏览器下可能会打印异常

功能入口：系统管理-打印机设置

操作步骤：

1.下载打印控件并安装。需要注意：安装是浏览器会进行控件安装检测，地址框下会弹出是否允许安装/是否允许运行的提示，请选择【安装】/【长期运行】

2.给不同的单据指定好打印机。入库单的是A4纸，其余产品条码有不同规则，注意选择支持对应纸张的打印机。

 

3. 产品管理

3.1. 产品单个新建

【功能概述】在系统上，对产品信息进行创建。

【功能入口】：【产品管理-创建产品】

对产品进行单个新建：

1) 根据系统指引进行产品品类、货品信息、规格信息进行填写。

2) 点击【提交】。

3) 产品保存成功为“草稿”状态，可对该信息进行查看、编辑，或在产品管理中进行审核。

 

 

 

 

3.2. 产品批量上传

【功能概述】产品较多时，使用模板文件批量上传产品

【功能入口】：【产品管理】-【批量上传产品】

 

【操作说明】：

1) 点击，下载标准模板，并填写产品信息

2) 选择需要上传的产品信息文件，并上传

3) 提示：所有数据处理完成则上传成功，此批数据为草稿状态

3.3. 对产品进行查看、编辑或审核

【功能概述】对产品进行编辑、审核、复制或废弃，新建的产品必须经过审核才可用

【功能入口】：【产品管理】-【产品管理】

操作步骤：创建产品-审核产品/废弃产品

 

【操作说明】：

1) 查看：“全部”，可查看所有状态的产品

2) 编辑：只有“草稿”状态的产品才可以编辑，在【全部】或【草稿】界面，可进行编辑

3) 复制：所有状态的产品都可以复制，点击【复制】后，将进入【新增产品】界面，加载所复制产品除SKU以外的所有信息，可对该信息进行编辑或补充，实现复制操作。

4) 提交审核：只有“草稿”状态的产品可以提交审核，选择【草稿】，将自动查询出所有待审核的产品。审核过后的产品状态变为“可用”。

5) 废弃：只有“草稿”和“可用”状态的产品可以进行废弃。

6) 删除：废弃的产品可以进行删除处理。

7) 预警库存：是指设置一个库存警戒线，当仓库实际库存到达库存境界线的时候就会提醒你补货。勾选需要设置的产品，填写各个仓的警戒线数量。

 

 

l 导出及打印

【操作说明】：

1) 导出：产品管理界面可以对查询结果进行导出

2) 打印：勾选需要打印条码的产品，点击【打印】，弹出打印产品条码界面，选择相应的打印规格进行打印

3) 打印之前需要进入系统管理-打印机配置中，配置对应的打印机。

 

3.4. 产品异常查看

产品信息录入后，在仓库初次到货或仓库日常抽查时，会对产品进行单个称量，核对重量/材积/包装类型，当重量或长宽高/包装类型有变动时，产品异常界面会产生一条消息。

 

 

4. 仓配管理

4.1. 单个创建入库单

为了方便仓库人员收货，系统中需要创建入库单，记录即将入库的货品交货方式、派送方式，SKU、数量、箱数等。并在入库单创建成功好，打印出对应的入库单，箱号唛头，条码等

Ø 自发头程

自行将货物发到海外仓

操作步骤：填写入库单明细-提交入库单-确认入库单

入库单操作流程：新建入库单（新建）-审核入库单（头程在途）-目的仓库收货（目的仓库收货中）-仓库收货完成（目的仓收货完成）

1) 【自送头程】+目的仓库，填写单号信息/预计到达时间，描述（选填）

2) 选择关税/报关类型，这两项用于标记，不参与系统计费。

3) 填写发货明细，需要录入SKU/数量和对应的箱号（第几箱）。

4) 多个SKU的，可多次点击【添加】或使用【批量上传】中的模板导入装箱明细

5) 点击【提交】按钮，

6) 在【入库单管理】界面-【新建】状态下，找到该入库单，点击【审核】，入库单提交成功

7) 在入库单上点击【打印】打印出对应的入库单/箱号唛头，贴在对应的箱子上发。，按照仓库要求贴好产品条码。

功能入口：【仓配管理】--【创建入库单】

 

 

 

【提交入库单】：功能入口：【仓配管理】--【入库单管理】

 

【打印相关单据】一般入库单/箱号唛头需要打印，产品条码提供多种打印规格，

 

Ø 中转头程

需要经过中转仓将货转发到海外仓

操作流程：新建入库单（新建）-审核入库单（头程在途）-仓库收货（头程收货中）-仓库收货完成（转运中）-目的仓收货（目的仓收货中）-目的仓库收货完成（目的仓收货完成）

 

【操作说明】：

1) 填写入库信息：选择交货方式/交货仓库/头程派送方式/目的仓库，填写参考编号（可为空）/派送方式/跟踪号（可为空）/预计到达时间/关税类型/报关类型

2) 填写货品选择：录入SKU（有模糊查询功能),数量，箱号，选择包装类型，点击【添加】，录入SKU的装箱信息

3) 点击【提交】，保存入库单信息，该入库单为草稿状态，可以在入库单管理中查看

 

l 交货方式：揽收（需要仓库方支持揽收）

 

【操作说明】：

1) 填写入库信息：选择交货方式/揽收地址/目的仓库，填写参考编号（可为空），预计到达时间/关税类型/报关类型

2) 填写货品选择：录入SKU（有模糊查询功能),数量，箱号，选择包装类型，点击【添加】，录入SKU的装箱信息

3) 点击【提交】，保存入库单信息，该入库单为草稿状态，可以在入库单管理中查看

4) 在【入库单管理】界面-【新建】状态下，找到该入库单，点击【审核】，入库单提交成功

5) 在入库单上点击【打印】打印出对应的入库单/箱号唛头，贴在对应的箱子上发，按照仓库要求贴好产品条码。

4.2. 入库单管理

功能概述:对入库单进行编辑、审核、复制、废弃或导出，新建的入库单必须经过审核才可用

【功能入口】：【仓配管理】-【入库管理】-【入库单管理】

l 入库单：自发头程

操作与状态流转：新建入库单（新建）-审核入库单（头程在途）-目的仓库收货（目的仓库收货中）-仓库收货完成（目的仓收货完成）

l 入库单：中转代发

操作与状态流转：新建入库单（新建）-审核入库单（头程在途）-仓库收货（头程收货中）-仓库收货完成（转运中）-目的仓收货（目的仓收货中）-目的仓库收货完成（目的仓收货完成 ）

 

状态类型：

ü 新建：新建的入库单，需要在这里对新建的入库单进行【审核】，也可以做【废弃】操作。

ü 头程在途：中转代发的入库单审核完成后会到此状态，可做【废弃】操作。

ü 头程收货中：仓库对中转代发的入库单进行收货，入库单有异常时可以在此作【到货处理】操作。

ü 转运中：审核过的自送入库单会到此状态；中转代发的入库单在中转仓签出的状态。

ü 目的仓收货中：入库单到达目的仓进行收货，此状态可作【到货处理】操作。

ü 目的仓收货完成：目的仓收货完成且上架。

ü 废弃：之前废弃的订单可在此查看。

4.3库存管理

功能概述：对库存进行查看、导出

功能入口：【仓配管理】-【库存管理】

【操作说明】：

1) 录入SKU/仓库/数量+数量类型，点击【搜索】，可查看对应SKU的各状态库存

2) 查询结果中，红色列默认降序排列，点击可重新排序

3) 点击【导出】，可对当前的查询结果进行导出查看

4) 点击SKU，进入产品详情界面，可查看对应SKU的详情

 

5. 订单管理

【功能概述】新建订单，及对订单进行管理

5.1. 单个建立订单

【功能入口】：【订单管理】-【建立单个订单】

第一步：选择仓库，选择产品。

 

 

第二步：填写收件人信息及其他信息。

 

 

第三步：信息填写完整，点提交/提交并审核。

【操作说明】：

1) 仓库区域，默认只显示发货仓/目的仓，中转仓不在此展示

2) 货品选择区域，可输入SKU+数量，点击【添加】进行逐条添加，也可点击“选择产品”，在产品列表中先选择产品，再返回主界面编辑数量或进行删除操作

3) 收件人区域，填写相应的收件人地址信息，城市邮编会在点击【提交】后进行验证

4) 填写平台信息、派送方式、参考编号（选填），订单备注后点击【提交】，提示“订单创建成功”则订单创建成功，订单转入待发货审核中，可在订单管理界面查看，创建失败会提示具体失败原因。

5.2. 批量导入订单

多个订单需要维护进系统，逐条新建耗时较长，可通过此功能使用模板批量上传至系统

 

1) 下载模板，根据模板进行维护数据。

2) 选中维护好数据的excel文件，点击上传，提示成功即表示已上传成功。

3) 绿色的列为必填列，州/城市不能同时为空（如US有州城市，DE只有城市）

5.3. 订单管理

创建的订单需要在系统中进行后续的操作处理，可在此功能中操作。

5.3.1. 订单查看

功能概述：根据条件对订单进行查询

功能入口：【订单管理】-【订单管理】

 

【操作说明】：

1) 查询条件区域输入相关信息，点击【搜索】，可查看对应订单数据，点击订单状态，可分别查看对应状态的数据

2) 点击，展开更多查询条件，进行组合查询

3) 点击【复制】，进入复制订单界面，加载被复制订单的信息，可对该信息进行编辑，创建新的订单

5.3.2. 订单操作

功能概述：新建成功的订单为待发货审核状态，可对订单进行发货审核、废弃、暂存操作.

 

l 发货审核：勾选订单，点击【发货审核】，会弹出【发货审核】界面，选择是否需要更改发货仓库和发货方式，【确定】后会处理该订单，并展示处理结果（是否缺货/欠费）正常的订单会进入【待发货】中

系统判断出欠费或者缺货：缺货的订单会进入【异常订单】-【缺货】中，欠费的订单会进入【异常订单】-【欠费】中。这两种订单无需手工处理，在充值入账或仓库补货入库后，订单会自动转到【待发货】中

l 废弃订单：勾选订单，点击【废弃】， 废弃即截单，会弹出”截单原因界面“需要勾选截单原因、填写备注，点击【截单】，弹出操作成功的提示后，废弃订单操作成功，该订单将进入【已废弃】中，除复制外不能再继续进行其他操作。

l 暂存订单：选中订单，点击【暂存】，会弹出操作提示，点击【确定】，提示操作成功，则此定的那冻结成功，该订单进入【暂存】中。

 

l 【暂存】的订单，在有处理方案后，可以进行【转待发货审核】或【废弃】操作。

 

 

l 待发货订单截单：待发货状态的订单因为其他原因，需要终止发货时，可以在【待发货】中选中需要截单的订单，点击【截单】，进行截单操作

如果截单时提示“订单已下架,等待产品重新上架”，表示仓库已经将订单下架，等待仓库处理完已下架的库存后，订单自动转到【已废弃】状态。

l 查看已发货订单：待发货订单在仓库处理后，将转为已发货状态，可在【已发货】订单中查看。

l 订单导出：查询结果中，勾选需要导出的订单，点击【订单导出】，会导出到本地。

l 问题件：计费失败，换号失败，渠道不支持的订单会到问题件中，可进行【发货审核】和【截单】操作。

对已下架的订单进行截单，需要对已经下架的货物进行重新上架操作，在WMS的【单据管理】--【拦截管理】处对选定的截单进行【重新上架】，到【完成拦截】出确认拦截。

对选定的订单进行截单操作。

 

6. 平台订单管理

如果您是平台卖家（ebay/Amazon/aliexpress），系统支持在系统授权平台账号，授权之后，系统会自动下载各账号的平台订单。

6.1. 平台账号授权

功能入口：【平台管理】-【平台账号管理】

 

6.1.1. 平台订单授权指引

概述：可根据平台订单授权指引，授权对应平台。

 

选择所需要授权的平台，根据操作指引完成授权。

 

6.2. SKU关系映射

概述：如果授权平台账号的在线SKU与系统SKU不同，请在系统设置SKU关系，平台订单在系统生成后，将根据SKU关系，将平台SKU自动转化为系统SKU，以指导销售人员处理平台订单

功能入口：【平台管理】--【SKU关系映射】

操作步骤：

1.打开【SKU关系映射】界面，点击【SKU关系上传】，可以看到上传界面

2.点击【下载模板】，填写平台SKU与系统SKU的对应关系，如果SKU关系适用于多个账号，模板中账号则无需填写。SKU关系只在某一个账号使用，需要在SKU关系数据中维护账号信息。

例如：账号ebayA中平台SKU=ABC，实际发货为A*1+B*1+C*1

所有账号上平台SKU=AB，实际发货为A*1+B*1

所有账号上平台SKU=C001，实际发货为C*1

维护方式为：

 

数据填写完毕，【SKU关系上传】界面，选择对应的文件，点击【确定OK】上传

6.3. 平台订单管理

已授权的账号，系统可以下载平台订单

功能入口：

 

操作步骤：下载订单（系统自动或手动）--分配仓库与运输方式—发货审核

系统会自动下载订单，离当前时间较近的订单，可能会由于延迟暂时没有下载至系统，如果需要紧急处理，可点击界面右侧【手工拉单】，指定账号和时间来下载订单

所有已下载的新订单，会显示在【待生成订单】中，选择要处理的订单，点击【分配仓库与运输方式】进行订单分仓，之后点击【发货审核】进行订单审核，成为正式的销售订单，后续处理方式，参照手工订单处理流程

 

平台订单常见场景及处理方式；

1) 订单有异议，暂时无需处理：【待生成订单】中选中订单，点击【暂存】-【OK】，可将订单移至【暂存】状态，

等平台订单确认后，可点击【分配仓库与运输方式】+【发货审核】，转为正常销售订单

2）发货审核后订单进入【异常订单】：

提示信息【异常信息:产品信息异常,SKU:0044_HEI_XL不存在】，订单中的平台SKU没有设置SKU关系映射，导致系统无法找到实际要发货的系统SKU ，所以提示异常，处理办法：维护SKU关系映射，（见6.2），点击【分配仓库与运输方式】+【发货审核】，订单将转为正常销售订单（待发货审核状态，【订单管理】界面可查看）

 

 

3）已经发货审核的平台订单，可在平台订单管理界面的【已生成订单】状态下查看，同时也可以在【订单管理】根据单号查看。

 

 

7. 费用管理

7.1. 账户充值

概述：OMS端需要给自己的账户进行充值

7.2. 汇款通知

【功能概述】：给账户口通过银行转账的方式进行充值

功能入口：【费用管理】--【账户管理】--【汇款通知】

 

 

7.3. 汇款通知管理

【功能概述】：汇款详情展示，便于提交给收款方查收

功能入口：【费用管理】-【汇款通知管理】

 

7.4. 费用试算

【功能概述】：根据仓库/运输方式/国家/材积/重量试算物流费用，方便选择最优物流产品或核对费用

【功能入口】：费用管理 -费用试算

 

【操作说明】：

录入仓库/运输代码/国家/材积/重量，部分数据可为空，点击【费用试算】，会显示试算结果，没有选择物流产品时，系统将对所选仓库下所有运输方式进行费用试算 。

查询结果说明：

1.【超重】  输入的重量超出物流产品的派送重量限制

2.【该派送方式不支持该国家】 输入的国家不在派送范围。

3.【未找到价格方案】 仓库方没有设置价格，建议联系仓库确认。

4.【渠道不支持此订单邮编的派送服务】 输入的条件中，邮编不在派送范围。

5.【其他派送说明，如“邮局大信封适用于低于0.368kg，客户自行打包的产品。最长边<38cm，第二长边<30cm，最短边<1.9cm。”】。不支持派送，具体信息为仓库给出的物流产品派送说明

7.5. 订单费用

根据条件查出指定对应订单的各项费用明细

【功能概述】：展示订单的各项费用明细

【功能入口】：费用管理-订单费用，录入业务类型/仓库/审核时间/单号等，点击【搜索】

 

操作说明：

输入订单号/状态/时间，点击【搜索】，查询对应订单的各项费用明细。

【总费用】为当前搜索条件下所有费用总和。

点击单号可查看订单详情

7.6. 查看费用流水

概述：此功能可以根据单号或时间查看实际的费用流水。

功能入口：【费用管理】--【查看费用流水】

 

8. 退货管理

8.1. 退件

退件目前可以选择【重新入库】的处理方式，仓库在【退件管理】界面查看处理意见，将合格品上架重新库存的重新利用
退件需在OMS中建立退件，在WMS中进行退件入库

买家退件一般是买家收到货后因产品不满意，通知客户需要退件，而发起的退件形式。需要客户在OMS端根据订单创建退件。

创建退件的订单需要满足以下条件：

1）必须是已发货的订单。  2）之前未有建立的退件订单。

8.1.1. 建立退件

订单需要做退件，需要在系统中记录并处理退件，可在此功能操作

【功能概述】：标识退件订单

【功能入口】：退货管理-建立退件

【操作说明】：录入需要做退件的已出库单号，填写相关退件信息，点击【提交】，退件订单创建成功会提示退件单号。

 

退件原因将会在仓库收货时显示，建议填写产品的具体情况，如产品完好/产品破损/产品需要换包装

 

  

创建成功的退件会以RMA为开头，会显示在【退件管理】的【待确认】状态下。

8.1.2. 退件管理

查看退件的详情

【功能概述】：根据条件查询出退件，展示退件的状态及详情，可以对异常退件进行处理

【功能入口】：退货管理-退件管理

操作步骤：

输入相关条件，查询出退件，查看退件信息

功能入口：【退货管理】-【退件管理】

【待确认】中对刚创建的退件单进行【提交审核】或【作废】操作。

审核完成的退件单会到【在途】状态，等待仓库方收件。

退件到达仓库收货后，仓库收到的实物与退件明细一致，退件会转为【已完成】，

仓库收到的实物与退件明细不一致，退件会转为【异常】

 

仓库方对有异常的退件进行【拒绝入库】操作，此退件单转为异常退件。

针对【异常】的退件，在与买家或仓库沟通确认收货明细后，需要处理这种异常退件，

在【异常】状态下找到对应的退件订单，选中该订单【提交审核】，表示接受该退件的重新入库，此时退件单跳到【到货】状态，仓库方重新扫描退件进行退件上架操作。

如退件创建错误，需要作废，处理方式：

【待确认】【在途】【异常】状态下，找到需要废弃的退件，点击【废弃】-OK ，退件将转至【已作废】状态下，仓库不会收到这个退件申请。

8.1.3. 退件认领

认领退件一般是仓库在不知情的情况下突然收到一个退件，或者退件无法进行扫描操作（无跟踪号，订单号等）。

仓库方会把不知名或无法扫描的退件建立为认领件。

客户根据跟踪号或订单号进行退件认领，然后对其建立退件，填写相关信息提交，审核刚创建的认领退件，此时退件的状态从“已认领”变为“待上架”。

客户认领并建立审核认领退件后，仓库方仍需到“到仓扫描”处进行扫描，确认无误后，点击“确认收货”，打印认领单，根据此单进行上架退件。

功能入口：退货管理—退件认领

 

点击“认领”进行对退件认领，选择处理类型

 

认领后进行创建退件。

 

客户根据跟踪号或订单号进行退件认领，然后对其建立退件，填写相关信息提交，审核刚创建的认领退件，此时退件的状态从“已认领”变为“待上架”。

8.2. 不良品

WMS退件入库质检产生的不良品，客户可在OMS查看不良数据，并给出处理意见，目前有【重新上架】【销毁】【退仓】三种处理方式

【功能入口】：【退货管理】--【不良品】--【处理不良品】

操作步骤：查询出对应仓库的不良品-选择要处理的不良品-点击处理方式-提交

可在【退货管理】--【不良品】--【查看处理结果】界面，查看对应的处理进度

 

8.2.1. 不良品重新上架

勾选需要重新上架的SKU，点击【重新上架】，

填写需要重新上架的不良品数量，点击【提交】。

 

提交成功就会生成以RA为开头的通知单号。

 

在【查看处理结果】页面中可查看通知单号的处理状态。

 

WMS方在【入库管理】--【收货管理】--【异常处理】页面中处理该通知单。

 

仓库人员打印通知单号，进行不良品的实物上架。

 

 

打印完通知单号，处理状态会变为【处理完成】且会自动生成一个入库单号，利用这个入库单号进行系统的上架操作。

 

实物上架完毕，记录好上架的库位，利用刚生成的入库单号进行系统的上架录入。

 

8.2.2. 不良品销毁

勾选需要销毁的SKU，点击【销毁】，

填写需要销毁的不良品数量，点击【提交】。

 

 

提交成功就会生成以RA为开头的通知单号。

 

在【查看处理结果】页面中可查看通知单号的处理状态。

 

WMS方在【入库管理】--【收货管理】--【异常处理】页面中处理该通知单。

 

打印通知单，仓库人员拿着【销毁通知单】到对应的库位把不良品进行下架销毁。

 

不良品销毁完毕，到【异常处理】页面点击【确认处理完成】完成该通知单。