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在日常工作中，常常需要对他人的文档或互联网上得到的文档进行排版编辑。将格式五花八门的文档整理成具有统一格式的文档，是让很多人头疼的问题。熟练掌握本章所讲的文档格式整理技巧，可以大大提高文档编辑整理的工作效率。 壹 选择性粘贴 1 常用粘贴方式 在编辑文档时，复制粘贴是使用频率较高的操作。用户既可以在同一文档或不同文档间对指定的文字、图形对象等进行复制粘贴操作，还可以将其他程序或网页中的文字、图片等对象复制粘贴到文档中。单击【开始】→【复制】按钮或按组合键可以复制内容，复制后单击【粘贴】按钮或使用组合键，即可粘贴到当前光标所在位置。 在复制后单击【粘贴】下拉按钮，可以选择【带格式粘贴】【匹配当前格式】【只粘贴文本】三种常用粘贴方式，如图 3-1所示。 使用【带格式粘贴】粘贴的文本会保留其原有的格式；使用【匹配当前格式】粘贴的内容会自动匹配当前位置的格式；使用【只粘贴文本】，可将粘贴的内容中的所有格式去掉，粘贴内容将与当前上下文格式保持完全一致。  图 3-1 常用粘贴方式 注 意 使用【只粘贴文本】，粘贴内容中所包含的图片、表格等对象会被忽略。 2 选择性粘贴 如果要对文本或图形等对象进行更多效果的粘贴操作，可以单击图3-1中的【选择性粘贴】选项，在【选择性粘贴】对话框中对粘贴内容的格式进行选择，如图 3-2 所示。根据复制对象的不同，【选择性粘贴】对话框中的粘贴选项列表也会有所不同。  图 3-2 【选择性粘贴】对话框 【选择性粘贴】对话框中的一些术语解释如表 3-1 所示。  表 3-1 【选择性粘贴】对话框中的术语解释 3 粘贴链接应用 —— 引用表格中的汇总数据 如果要在文档某一段落中引用另一段落或表格中的内容，并让两处内容做到同步变化，可以使用粘贴链接的方法实现。这里以《某销售月报》为例演示操作过程。 步 骤 1 选择待复制文本，单击【开始】→【复制】按钮或按组合键。 步 骤 2 将鼠标移动到目标位置，然后右击，在弹出的快捷菜单中单击【选择性粘贴】按钮。 步 骤 3 在弹出的【选择性粘贴】对话框中，选中【粘贴链接】单选按钮，在【作为】列表中选择【无格式文本】，最后单击【确定】按钮，如图 3-3 所示。 注 意 当再次打开包含粘贴链接的文档时，WPS文字会出现“此文档包含的链接可能引用了其他文件。是否用链接文件中的数据更新此文档？”的提示。如果不需要更新，在对话框中直接单击【否】按钮即可，图 3-4 所示。  图 3-3 选择性粘贴之粘贴链接  图 3-4 是否更新文档提示 4 设置默认粘贴方式  图 3-5 设置默认粘贴方式 注 意 对于图片的粘贴方式和跨文档粘贴时样式定义冲突时的默认处理，可以 参照上述方法修改。关于图片的环绕方式，请参阅7.4 节；关于样式，请参阅第 4 章。 贰 快速插入整篇文档的内容 当用户需要将某一文档中的所有内容全部添加到当前文档时，可先将光标定位到目标位置，然后按以下步骤操作。 步 骤 1 在【插入】选项卡中单击【对象】右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击【文件中的文字】按钮。 步 骤 2 在弹出的【插入文件】对话框中，找到并选中要插入的文档，然后单击【打开】按钮，即可将该文档中的所有内容添加到当前文档中，如图 3-6 所示。  图 3-6 将文档内容全部插入当前文档 叁 文字格式智能整理工具 当用户将网页或是其他程序中的内容复制到WPS文字中时，经常会产生空格、换行符等多余的格式符号，如果手动重新整理会非常耗时费力，而使用【文字工具】可以对文档进行快速的智能排版。 在【开始】选项卡中单击【文字工具】，在弹出的下拉列表中共有11 项功能，如图 3-7 所示。 用户可以根据需要灵活选择上述命令对文档内容进行批量操作，各项命令的作用如表 3-2 所示。  图 3-7 文字工具  表 3-2 文字工具命令介绍 肆 智能识别文档目录 很多用户不习惯使用样式功能排版，通篇使用正文样式的文档会给后期生成文档目录带来很多不便。WPS文字的【智能识别目录】功能可以自动识别正文的段落结构，将标题段落提取到导航窗格，从而节省手动设置目录的时间。 要对一篇没有使用样式功能排版的文档提取目录，可以按照以下步骤操作。 单击【章节】选项卡中的【章节导航】按钮，在【章节导航】窗格中切换到【目录】标签，单击【智能识别目录】按钮，在弹出的提示对话框中单击【确定】按钮，WPS文字就会智能识别文档中的目录标题，如图 3-8 所示。  图 3-8 智能识别目录 智能识别目录后，可能会有多余的段落被识别到导航窗格，此时可以在多余的目录标题上右击，在弹出的快捷菜单中单击【取消目录设置】，将该标题从目录中删除，如图 3-9 所示。  图 3-9 取消多余的目录设置 最后，将光标定位到文档中需要添加目录的位置，然后在智能识别的标题上右击，在弹出的快捷菜单中单击【插入目录】命令，即可添加目录，如图 3-10 所示。 图 3-10 插入目录 注 意 用WPS文字打开文档时会自动进行智能识别目录。用户可以在【章节导航】窗格中单击智能识别的目录标题，快速跳转到该标题所在的段落位置。 尽管通过【智能识别目录】功能可以高效生成文档目录，但是建议用户在编辑长文档时一定要使用样式功能，这样更方便后期对文档的架构和格式进行修改。 |
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