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梦想启航 耀动未来 *************大会 工 作 手 册 中国 太原 工作人员联系表 工作人员总表：
注：员工最终人数统计请注明男女，以便如果需要过夜安排房间 工作人员细分表：
（注：以上人员分工仅为建议，最终分工以各组长所分为主，请各组长在分工时务必注意人员搭配和所需安排人员的地点及环节） 三晋源******************************************大会 议 程（举例） 会议日期： 年 月 日 会议时间：00：00-00：50（预计0小时0分钟） 会议地点： 与会人员：营销伙伴约0000人 时间 时长 内容 18：55-18：57 2’ 主持人热场 18：57-19：00 3’ VIP入场，落座 19：00-19：03 3’ 开场《****》 19：03-19：06 3’ 启幕影片《****》 19：06-19：09 3’ MC开场 19：09-19：14 5’ 致词 19：14-19：30 16’ 致词 19：30-19：35 5’ 影片《****》 19：35-19：45 10’ 经销商标准表彰1（鲜花） （****颁发鲜花，共计00户00人） 19：45-19：48 3’ 影片《******介绍》 19：48-19：53 5’ 经销商标准表彰2（鲜花） （****颁发鲜花，共计00户00人） 19：53-19：58 5’ 1待定 19：58-20：02 4’ 《****PPT短片》 20：02-20：10 8’ 高阶经销商表彰1（鲜花、奖章，每户2分钟分享） （****颁奖，共计00户00人） 20：10-20：12 2’ 影片《*****介绍》 20：12-20：20 8’ 高阶经销商表彰2（鲜花、奖章，每人3分钟分享） （ ****颁奖，共计00户00人） 20：20-20：35 5’ 2待定 20：35-20：38 3’ 影片《*****介绍》 20：38-20：46 8’ 高阶经销商表彰3（鲜花，5分钟分享） （****颁发鲜花，） 20：46-21：35 50’ ****分享（献花） 21：35-21：40 5’ 营销人员自编节目《******》 21：40-21：45 5’ 启动仪式 21：45-21：50 5’ 合影、结束 活动前期准备工作组分工一览 项 目 负责人： 助 理： 职 责：活动申请、场地协调、报销、活动创意、内容、进程推进、衔接各组工作 主 持： 职 责：准备主持词，熟悉流程，保证流程的顺利进行 活 动 协 调： 职 责：合同的审核，费用申请 布 展： 助 理： 职 责：现场舞台灯光音响，场地布置，舞台布置等所有设计 营销人员联络： 助 理： PT若干 职 责：参会人员名单整理，确定受参会人员的座位图，并制作留座贴，准备参会时所需的鲜花、奖章等物料，准备领导的发言稿，与分享人员沟通并审核其发言稿。 分享人员沟通： 助 理： 职 责：与将在会议现场发言的营销人员沟通，确定其发言稿。 物 料 组： 职 责：制作晚会相关物料，如指示牌，营销人员通行证，车辆通行证，表彰用音乐，荧光棒，对讲机等，印制门票，并确定配票方案。 VIP 接待组： 职 责：制定VIP接待方案。 影 片 制 作： 职 责：影片拍摄、制作 摄影 / 摄像： 职 责：摄影师/摄像师前期沟通、摄影/摄像方案确定 应急 小组： 职 责:针对会议中可能发生的医疗、外事、会场突发情况的应急处理 时间推进表 1月1日 确定营销人员名单 确定配票方案，印制门票 1月2日 配售（发）门票，确定会场效果图 1月3日 确认会议基本流程 1月4日 开始确认营销人员具体参会名单 确定外请嘉宾行程，之后确定工作手册 召开员工会议，明确各自的工作内容 如在外地告知员工填写差旅申请 确定场内所坐人员名单，并开始场内人员配票 1月6日 所有场内座位席座位图完成（中小型会议不需要确定） 1月7日 经销商发言稿初稿 主持词初稿 所有影片编辑初稿 所有影片、音乐初定 / 讨论设备组理论数据 1月9日 营销人员发言稿定稿 1月11日 员工会议 公司会议室 所有影片、音乐修改稿验收 各小组问题汇总 流程定稿 通知受参会人员出席时间地点，以及彩排时间（大型会议）地点 1月12日 所有影片、音乐定稿 1月15日 10：00 各小组组长会议 14：30 全体员工会议 16：30 各小组查看场地 广告公司，音响公司进入场地(只限大型会议) 调试设备 1月16日 11：00 二次小组会议 12：00 设备组人员到场地调试设备 15：30 正式走场 19：00 二次全体会议 1月17日 09：30 全体员工到场地调试设备 实地走场彩排 13：00 休息 / 各小组讨论 16：00 所有工作人员集合 18：00 参会人员进场 18：30 分享人员集合 注：无论会议大小，提前一天必须调试设备，全体人员走场。 MC职责 1、主持整场会议，包括开场前的会场整理，会议期间的串场主持，会议结束后协助秩序组人员清理会场等。 2、主持人着正装上场，站姿大方，表情自然，指引及握手时要注意礼貌礼节。 3、主持人说话时一定注意自己的站位，站位需要提前确定。 4、注意主持词的措辞，语言简洁明了，寓意深刻，照顾现场观众的情绪，给予所有经销商足够的尊重，特别注意敏感话语以及问题的避讳。 5、结束语要富有激情，不易过长，注意给予现场人员以美好的祝福。 应急小组职责 1、负责会场突发事件的处理 2、基本抢救措施和应急药物准备，有突发事件请第一时间处理并及时通知总控 物料小组职责 1、公司物料的清点及来回运输，广告公司物料的到场时间确认及清点 2、场内物料的布置（秩序组协助），发放、收回等管理工作 场内秩序组职责 1、保证所有人员均可按时到场。 2、参会人员入场后，按座位图引导人员落座。 3、在上场环节开始之前，引领受上场人员在舞台下列队候场，待主持人念到名字后上场，保证上下场的秩序。 4、在上下台口分别安排人员进行引领，保证上下台的正常秩序以及安全，提醒上下舞台人员注意台阶以及脚下，提醒音量以不影响晚会进行并且被提醒人可听清为准，同时保证台上的人在下台后按正确路线返回自己的座位，而不会影响未上台人员的正常观看晚会。 5、在VIP贵宾以及公司领导上场颁奖的时候给予全程礼仪引领，由座位至上台口，由下台口至座位，保证给予贵宾及公司领导应有的尊重。 6、礼仪要提前告知注意事项，走路引领要注意姿态，与舞台组礼仪人员着统一服装。 VIP组职责 1、保证分享嘉宾，公司领导，高级领导人均可按时到达会场。 2、分享嘉宾以及公司领导有专人负责催促其按时到场。 3、VIP到达后，通知总控及主持人，先指引入贵宾室休息，VIP贵宾室准备会序、座位图、水果、糕点、纸巾等，待总控通知后再由专用通道带入场内，并指引入其座位。 4、待总控通知后与其他VIP一同引入场内落座。 5、会议结束时，根据事先安排引导VIP及贵宾离场，保证其在离场时不受干扰，分享嘉宾及公司领导有专人送回至酒店，高级领导人有专人引导其上车即可。 6、员工在嘉宾前方指引，注意引领速度，给手势坚定，引领人员落落大方。 舞台组职责 1、所有舞台事宜按时间准备好，负责流程的催场，保证其能按规定的时间上场。 2、安排礼仪人员为分享人员递送话筒（小型会议主持人直接递送话筒）。 3、（大会）安排专人在舞台上进行引领，指引受分享人员在上台后站入事先定好的位置，同时指引公司领导上台后的正确走位，在分享结束时，指引舞台上所有人员下台的方向，同时提醒人员上下场时注意台阶及脚下安全，提醒音量以不影响晚会进行并且被提醒人可听清为准。 4、在舞台上给予受分享人员以及颁奖嘉宾、分享嘉宾予以足够的尊重。 5、礼仪要提前注意，走路引领要注意姿态，着统一服装。 设备组职责 1、准备好会议所需的各种音乐及影片。 2、待灯光音响安装完毕后，按晚会的要求将所有灯光音响调制最佳位置及状态，防止在会议开始后出现灯光过暗，产生暗角，音响出现电流色以及啸叫音、破音等情况。 3、颁奖音乐不要压过主持人声音，颁奖音乐刻循环，避免中间断，麦克、音乐提前试；特别是胸夹麦克提前试从台下至舞台上，避免回授，试麦克时，员工在场内各个角落感受音响效果 4、在晚会过程中，正确、准确、及时的播放各环节所需的音乐以及影片，保证音响及LED屏的正常播放。 5、准备好灯光效果，在节目演出时保证现场的演出灯光，在表彰环节中，保证舞台上的有足够而且合适的光亮度。 6、（大会）场内灯关闭之后多长时间能再起光，提前了解，主持人上场给追光、嘉宾入场给追光（待定），灯光不要刺眼，特效不要刺鼻、音效不要震耳，考虑前三排嘉宾。 7、特别注意在高级领导人上台分享的时候，一定要配合好灯光、LED屏的播放、现场启航仪式的效果搭配等，要保证能与舞台上人员的操作以及主持人的话语同步。 DV组职责 1、制作晚会所需的各种影片。 2、提前确定所需要的素材，并制定拍摄方案。 3、现场确定拍摄位置，并提前测定效果。 秩序组流程 1、负责场内、场外秩序，保证会议正常进行。 2、负责会前签到、验票及经销商住宿安排等工作。 3、在会议结束后指引所有人员顺利有序的离场，避免发生各种危险情况。 4、场外秩序包括： 大门口：尽快引导营销人员进入会场区，防止大量人员在门口逗留，同时引导VIP车辆按正确的行车路线驶入VIP停车场。 停车场： 停车场以及VIP停车场，预留停车位，并引导车辆停入正确位置。 1门： 持门票的营销人员入场秩序的保证，包括入场检票，为走错入口的观众指出正确的入口，保证观众入场的秩序、排队等，防止发生冲场，持假票入场，踩踏等危险情况，引导观众排队至台阶下。 2门： 持门票的营销人员入场秩序的保证，包括入场检票，为走错入口的观众指出正确的入口，保证观众入场的秩序、排队等，防止发生冲场，持假票入场，踩踏等危险情况，引导观众排队至台阶下。 VIP入口： 持VIP票的入场检票，并指示其正确的入场口，同时配合VIP接待组人员的工作，保证VIP人员的顺利入场不受影响及阻碍，特别需注意未持正确票以及未有VIP组员引领的人员不得由此入口入场。 5、场内秩序包括： 场内区： 保持两侧通道的畅通，（除VIP贵宾外）防止有任何人由此出、入口出入，同时防止通道两侧的人员在场内随意走动，影响正常的秩序以及场面的控制。在观众入场后，禁止不相关人员随意登上舞台。通道入场内区入口秩序的维持，依据不同的票面指引出不同的座位席，保持安全通道的畅通，保证上台口的秩序，防止有人在演出过程中冲上台影响晚会的正常进行，了解卫生间的分部，正确指引位置。 对讲机（CB）使用方法 一、正确使用CB方法及使用规范语言 注: 在使用CB传达信息前请按住对讲机话筒停两秒钟后开始讲话，在传达的信息结束时请停两秒钟后放开对讲话筒，保证传达信息能完整的传递。 * 呼叫方:XXX呼叫XXX“ 收到，请回答”。 * 被呼叫方:XXX“ 收到，请讲”。 * 呼叫方:讲述信息后加，说“是否清楚请回答”。 * 被呼叫方:XXX清楚。 二、使用CB过程中常见问题及注意事项 * 请各位在使用CB时，注意CB放在身体合适的位置，避免CB的音量被波动或频率被变动，亦或出现错误按下通话键而导致占频。 * 请各位在使用CB过程中注意对CB的爱护。 * 请各位注意在会场中CB的音量要比平时的音量要高，如果配有耳机一定使用耳机收听。 备注: 1、活动开始前由保管人员统一发配并签名领取，配有对讲机的工作人员要检查其是否能正常使用，电量是否充足，音质是否清晰。 2、会议结束后一定要关掉对讲机电源，交还保管人。 3、会议开始前5分钟尽量保持路线畅通。 |
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