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本文阐释“金字塔原理”的“三个精髓”：（1）自下而上思考；（2）自上而下表达；（3）以读者为中心。“金字塔原理”对建构机关文字写作思维的新启示：（1）总结概括：归类分组；（2）推己及人：逻辑为王；（3）重要工具：分条列项；“金字塔原理”在机关文字写作应用中的再思考：（1）机关文字写作以勤学苦练为基本前提；（2）机关文字写作以领会领导意图为基本遵循；（3）机关文字写作以精彩精练精准为基本要求。 以上这些原理非常值得体会。 周亚县 作为美国“麦肯锡40年经典培训教材”的《金字塔原理——思考、表达和解决问题的逻辑》（以下简称《金字塔原理》），是作者芭芭拉·明托在总结实践经验的基础上，讲解写作逻辑与思维逻辑的重要著作，其将思考、表达和解决问题归结到同一个核心：逻辑。尽管国内很多学者和研究人员对金字塔原理作过一些介绍，尝试用该原理指导实践工作，但多数人是把金字塔原理作为指导教学、强化因果分析的重要参考，而没有从思维的角度深入探究。本文试从思维训练的角度，把金字塔原理和机关文字写作相结合，探索通过金字塔原理构建机关文字写作思维，以期达到事半功倍之效。 机关文字材料因其“代表机关行事”的特点，在写作上要求主题明确、思路清晰、层次分明、精炼易懂。机关文字写作遵循的主要原则是发现问题、分析问题、解决问题。引入金字塔原理，可以在这一原则的基础上，开辟新的思维渠道，使机关文字写作有新的提升。 《金字塔原理》原著的副标题是“Logic in Writing and Thinking”。目前，两个主要译本在副标题的翻译上有所不同。汪洱、高愉译作“思考、表达和解决问题的逻辑”，而王德忠、张珣译作“思考、写作和解决问题的逻辑”。单从字面意思看，王德忠、张珣的翻译更符合原义，汪洱、高愉的翻译则作了演绎扩充。从实践的角度看，汪洱、高愉直接点明了我们要从这一著作中汲取的精髓。我们从中可以领悟出这样的道理：无论是思考问题还是表达（文字表达和口头表达）问题，抑或是解决问题，归根结底要讲究逻辑，学会用逻辑说话、用逻辑写作、用逻辑表达。从这个意义上讲，金字塔原理更应该是我们借以构建机关文字写作思维的重要参考。 一、《金字塔原理》的精髓 《金字塔原理》提出了很多观点，笔者深受启发的精髓主要有三个方面。 （一）自下而上思考 金字塔原理认为，“条理清晰的文章应当具有金字塔结构，并且不断'自上而下’地向读者传递信息”。 这表明，在写作的过程中，写作者需要收集大量的信息资料，不断地归纳、分组，总结概括，进而得出结论，完成思考过程。即由金字塔最基础部分做起，逐渐完成总结概括任务，达到“金字塔最顶端的一个思想”，也就是最核心的表达内容。这是一个自下而上的过程。 （二）自上而下表达 金字塔原理提出，“理清表达思想的顺序，是写出条理清晰文章的重要方式”，要做到这一点，就需要“先提出总结性思想，再提出被总结的具体思想”。即“先总结后具体的表达顺序”。在表达的过程中，需要从金字塔最顶端的思想开始。“结论先行”，先告诉读者写作者的结论，再层层铺开，便于读者理解、思考和记忆。这个过程就是“自上而下”的表达。 （三）以读者为中心 《金字塔原理》中文版译者在序言中直接点出了金字塔原理的核心方法：“想清楚，说明白，知道说什么、怎么说。”这是作者希望读者达到的境界，也是在与人沟通时需要想清楚的三件事：谁是我的听众？他们想听什么？他们想怎样听？这几个问题是《金字塔原理》写作和立意的出发点，也是通篇传递出的重要信息———以读者为中心。对写作者来说，最关键之处是要理解谁是读者、读者的需求何在、怎样满足读者的需求。 金字塔原理中提到了人类大脑的两个需求：一次记忆不超过7个思想、概念或项目，找出逻辑关系。因为“大脑的短期记忆无法一次容纳7个以上的记忆项目”，所以存在着奇妙的数字“7”的现象。把这一现象作为出发点，自然是以读者为中心，充分考虑读者大脑的思维模式和基本需求。金字塔原理自始至终强调找出逻辑关系、运用符合逻辑要求的方式等，无不体现了以读者为中心的思想。 二、《金字塔原理》对建构机关文字写作思维的新启示 金字塔原理的核心要义，为机关文字写作提供了非常直观便捷的思维模式。引入金字塔原理，重在实践应用。实践中，我们可以从三个方面运用金字塔原理。 （一）总结概括：归类分组 《金字塔原理》开篇便提到“归类分组，将思想组织成金字塔”，认为“读者会将读到的思想进行归类分组和总结概括”。归类分组是在思考和表达中需要潜移默化加以运用的基本方法，分析处理材料要用，谋篇布局也要用。 我们以某机关2019年的总结为例加以分析。某机关各部门总结中提供的信息资料简列如下： 办公室：开展主题教育工作，做好政务管理工作，清理规章制度，新建规章制度，做好信访保密工作，做好其他服务工作…… 人事处：开展主题教育工作，做好机构改革期间相关工作，做好录用公务员工作，做好干部管理工作…… 监察室：开展主题教育工作，做好各项监督工作，开展执法监督和“一案双查”工作，聘任兼职监督员并深入开展监督工作…… 教育处：开展主题教育工作，做好各类干部教育培训工作，强化新录用公务员培训，深化中青年干部培养…… 党建办：开展主题教育工作，指导开展党建工作，强化党员干部教育，做好先进典型选树工作…… 其他业务部门工作…… 对这些给定资料，我们可以采用不同的归类分组方式。一是以部门工作为主要内容归类分组，即每个部门的事项就是一个分组内容。二是以共性和其他所有非共性信息归类分组，如主题教育和党建工作是共性事项，可归类为一组，其他各部门不同事项可归类为一组，写作时分别表述。三是在所有部门中寻找相近相似的内容，分别归类分组，如主题教育开展情况，机关党的建设、从严治党工作情况等与党的建设有关的归为一类，行政、办公、人事等日常行政管理工作归为一类，不同类别的业务工作开展情况归为一类。 这些分类方式会提示写作者在撰写年度总结前，认真梳理信息材料，充分做好归类分组工作。上述归类分组方式较为常见，也是总结材料中较多采用的。如果假以时日，经过更多思考和锤炼，还可以从更多的角度归类分组。比如，按照亮点工作、创新工作、常规工作等归类分组，又可对上述内容作新的整合：主题教育上亮点、干部管理有创新、常规工作精益求精等。 （二）推己及人：逻辑为王 《金字塔原理》提出了很多可供借鉴参考的思路与方法，最可贵之处当是强调表达的效果———“让受众有兴趣、能理解、能接受、记得住”。“傻瓜相机”之所以能够风靡一时，主要因为相机设计者站在使用者的角度，使相机本身完成最复杂的操作，从而保证使用者无论聪明与否，都会以最简单的操作完成拍照任务。与此类似，推己及人，更多地考虑读者（受众）的习惯与感受，为他们构建符合思维方式的逻辑，才能“让受众有兴趣、能理解、能接受、记得住”。“逻辑为王”的说法，毫不为过。 如何构建逻辑，《金字塔原理》中有很多表述，常见的有归纳法、演绎法等等。但是，笔者认为最重要的在于如何学会从读者的角度出发撰写文字。例如，我们经常阅读、使用“通知”这一文种，每个人看待“通知”的方式是不同的。作为受文单位（读者），要从中明确的事项主要有让谁做、做什么、什么时间做、做到什么程度、做不到的话会怎样处理这几个问题，前三个是最基本的，后两个是较为复杂的。作为读者，也经常要从这类公文中寻找这些信息。这就是读者的逻辑，自然也应该成为作者的逻辑，上述内容最应当写清楚。 比如最常见的会议类通知，接到会议通知的人最关心的是：参加人员是谁？何时参加？有何任务？那么，在写作时，就必须写清楚这些事项，通过标题就让读者一目了然。如果是上行文，同样需要考虑读者———上级机关及其负责人的实际需求。相对而言，上级机关的事务性工作更为繁多，负责同志常常难以抽出大块时间审阅下级机关的文字材料，他最关心的是：下级机关做了什么？取得了哪些效果？有何经验？可否推广？或者，下级机关的努力和想法是什么？需要本机关做什么？理由是什么？等等。此时，包括公文在内的上行的文字材料，就需要写清楚这几个方面的问题，用最精练的语言，取得最佳的效果。 （三）重要工具：分条列项 分条列项是建立写作逻辑的重要方法，是更加符合机关文字材料写作“有一说一”特点的写作技巧。采用分条列项的方法，可以让写作者清晰地表达意图，让读者迅速理清逻辑。 从逻辑上看，分条列项本身就是为读者建立阅读逻辑，把希望读者了解把握的内容，有主次、有侧重、有先后地表达出来，可以省去读者再思考、再整理的过程，从而更加高效、快捷、准确地传递信息。 从表达上看，需要注意金字塔原理中提示的“奇妙的数字7”。正像前文所述，注意传递信息的数量是以读者为中心的重要体现，在写作过程中应当特别注意分条列项的数量。一般来说，在分条列项的时候，多以“三”为主，最多不超过“五”。如“三点意见”“三个方面”“四个意识”“五大理念”等。如超过这些数字，最好再分层、再分类。例如，为做好一项工作，有十几个部门各司其职、积极参与，最终圆满完成。在总结的时候，从一排到十几，一个部门一个部门叙述，只能是老太太的裹脚布———又臭又长，无论是听者还是阅读者，都会感到逻辑不清。此时，必须概括总结，逻辑重构，从而让读者快速把握主要信息。 三、《金字塔原理》在机关文字写作应用中的再思考 （一）机关文字写作以勤学苦练为基本前提 金字塔原理为机关文字写作提供了很好的思维构建模式，但是金字塔原理并非神丹妙药，不可过度迷信。郎瑞萍、叶会昌在《妙用金字塔原理科学搭建文章结构》一文中，对金字塔原理作了较为深入的分析，认为运用金字塔原理的核心观点，“采用金字塔原理结构文章，就可以很好地弥补传统教材内容的缺陷，让学生在最短的时间内写出简明扼要、思路清晰的文章。”笔者认为，这种说法很难实现。一方面，金字塔原理所倡导的文章结构与传统的文章建构有异曲同工之妙，只是金字塔原理提供了一种更为直观可行的方法；另一方面，在写作能力提升方面，任何理论都需要实践，没有学习者“烂笔头”的千锤百炼，很难在短时间内实现质的飞跃。从这个意义上讲，金字塔原理同其他写作技能技巧一样，只是“师父领进门”的基本功和基本思维，要提高写作表达的能力还需要写作者自身不断修行。 （二）机关文字写作以领会领导意图为基本遵循 俗话讲，“干活不由东，累死也无功。”机关文字材料写作也是如此。在起草文件、制度、各类稿件的过程中，写作者是代机关立言、代机关行事，并不代表自己。因此，机关文字写作必须符合领导意图，这是职业素养的体现，也是写作表达的基本遵循。这有两方面需要注意：一是领导交办事项在写作表达中绝不可走样和任意发挥，除非工作时间较长，对领导意图领会较深、较准。二是必须符合领导的写作表达风格。例如起草年度工作报告，既要将全年重要工作进行深入阐述，也要将领导的意图融入其中，最后通过领导在会议上的讲话呈现出来，这就要求写作时充分考虑领导者的表达习惯和语言风格。 （三）机关文字写作以精彩精练精准为基本要求 金字塔原理分三个部分阐述了“金字塔内部结构”，一是纵向关系，二是横向关系，三是序言的结构。在文章构思过程中，掌握材料是基础，如何搭建结构需要作者花费很大的心思。纵向多由浅入深，横向多事项并列，不同的结构形式，会产生不同的效果。金字塔原理非常重视序言的写作，认为序言的写作要以讲故事形式开展，遵循Situation（背景）、Complication（冲突）、Question（疑问）、Answer（答案）四个要素，即SCQA的讲故事模式。这里所说的序言，就是我们通常理解的引言，具有提纲挈领、统揽全局的重要作用。能否吸引读者注意，能否达到预期效果，引言的作用十分重要。但是，对机关文字写作来说，不能侧重讲故事，而要开宗明义、开门见山。如果是新闻类文字，可以借鉴讲故事的方法，但如果是公文、工作材料等，则要直奔主题，不可弯弯绕绕，更不应当以讲故事的形式展现非常严肃的工作事项。 综上所述，金字塔原理对机关文字写作具有较强的借鉴意义，特别是在锻炼写作思维方面，金字塔原理具有非常好的指导作用，文秘工作者可以在借鉴的过程中，不断吸纳创新，形成符合自身特点和工作要求的机关文字写作思维，切实提升文字写作能力。 （本文刊登于《秘书之友》2020年第11期）
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