【原】集团企业及连锁企业发行会员卡的管理流程和方法

企业发行会员卡，最大的好处包括两个方面：

1、是锁定客户。只要客户购买了会员卡，客户就不会流失，今后自然会在本店二次消费。

2、是提前收回资金，甚至可以占用客户的资金，相当于免费融资。比如很多年前，有家餐饮连锁企业，因为盲目扩张，导致公司资金紧张，员工工资发不出，于是就策划了一个会员卡的销售方案，大量销售充值会员卡，当月就收到资金一千万多万元，一下子就解决了资金短缺的问题，而且还不用付利息！

当然会员卡的发行，需要设计合理的发行和使用流程，并配合完善的发行监督流程，以便于后续的销售、消费、核算、统计等工作的顺利开展。流程不科学、不合理，否则企业发行会员卡，会给公司造成严重的工作障碍，和不可估量的损失。

这里先讲几个案例：

案例1：

曾经在某特别知名的餐饮连锁企业见识过他们会员卡的发行和管理方式，据说是这家企业老板花了300万元左右邀请了世界最著名的某咨询公司给他们做的整个管理咨询方案中的一部分。规定由总公司统一制作固定卡值的会员卡，再分发到各门店进行销售，发行的会员卡可以在该企业全国所有的门店中消费使用。规定由哪家门店卖出去的会员卡，就归属哪家门店所有，由哪家门店负责后续的管理。会员卡销售后，实际消费的金额需要从发行会员卡的门店转到消费的门店。于是，每到月底，各店的会计就为自己家门店发行的会员卡在别的门店消费，以及别的门店发行的会员卡在自己家门店消费而相互对账。由于几千张的会员卡在全国几十家门店之间实现不了电脑系统的自动对账，全靠人工对账，由此就需要花费大量的时间和精力，造成严重的人力浪费。而且，由于太繁琐，会计对账的结果，几乎纯粹就是应付交差，所以从开始销售会员卡起，该公司的会员卡就一直是糊涂账。

案例2：

另外一种会员卡的发行和管理方式，也是一家餐饮连锁企业，不过这家企业是高端餐饮，只有不到10家连锁门店。他们的会员卡发行方式是借鉴银行卡的方式，即总公司统一制作会员卡空卡，发行到门店后，门店按一定的折扣比例政策进行销售，根据顾客选择的金额档次配以相应档次的赠送金额进行现场临时充值。据称采取这种方式是为了不浪费会员卡，且给顾客更灵活的选择方式以促进会员卡的销售。但他们的管理方式和上一家不同，会员卡无论由哪家门店销售，都归属总公司，销售所得的款项必须划入总公司银行账户。

这种会员卡的发行管理方式，不会出现在顾客消费使用后各门店之间交叉对账的混乱局面。但却出现另外一个问题：会员卡在实际消费使用后，财务在进行统计和核算时，无法明确会员卡的消费额中，还有多少是实际金额、有多少是赠送金额，会计只能笼统根据一个综合折扣率进行计算，这样最终的结果显然是不准确的。因为每位顾客在购买会员卡时，选择的价格段不同，享受的折扣率就不一样，而不同价格档次的卡没有区分，且同一张卡，可以多次购买不同价格进行充值，这样，就根本无法确定卡内金额有多少是实际金额，有多少是赠送金额，也就是折扣率到底是多少没法确定，而且电脑收银系统也绝对无法进行识别、确认卡内金额的折扣率。

案例3：

还见过一家商务会馆的会员卡销售管理方式，居然没有给会员卡设计编码！而且空卡制作回来后直接堆放在行政办公室，也没有专人负责管理。该会馆的老板就是个暴发户，而且经常是捞一笔钱就跑路的那种，当然他的这种会员卡销售发行方式根本不值得讨论。

案例4：

另外见过一家大型的综合性酒店，某天晚上机房因为空调故障停转，导致温度过高服务器被烧毁，结果该酒店近几百张会员卡的数据全部丢失，而且用于数据备份的移动硬盘，发现根本就没有任何数据！而负责电脑网络和软件维护的网管第二天工资都不要直接跑路！

由此不仅导致第二天持卡会员结账出现混乱，而且之后持卡会员也无法凭卡消费。最后该酒店采取的唯一办法，就是发动所有的财务人员、行政人员，找出所有会员卡的销售资料，并翻出所有会员卡的消费账单（有的账单时间长久字迹已经消失），逐张会员卡列出清单进行清理、计算，前后加班加点折腾了近一个月才基本清理完毕。期间遇到有顾客持卡消费，则临时首先清理该会员卡，如果顾客不认同清理的余额而闹意见，就基本上顾客说是多少余额就认多少，还有找不到消费账单的会员卡，也只能由顾客说是多少就是多少……就这样，该酒店因此实际损失了多少，谁也不知道……

——通常企业发行会员卡时，首先要考虑规避各种风险，第一就是资金安全的风险，包括：

1、销售会员卡的资金要确保100%进入公司银行账户，不被贪污或挪用。

2、要防止经办人员擅自多充值，销售后少上交资金。

3、要防止经办人员私自充值，私自销售后贪污资金，以及私自充值后，赠送给亲戚或朋友使用消费的情况。

4、要防止会员卡被偷盗或丢失后，还能继续消费使用的情况。

5、特别防范出现仿冒会员卡还能来店消费使用的情况。

这样，会员卡从制作、到充值、到发行、到销售，每个环节都是非常关键的，都要有严格的监督、控制措施，并且要特别考虑电脑软件系统的功能要求等。

其次，要方便财务进行统计、核算和销售后的跟踪管理，包括：

1、会员卡销售的归类与统计。需要特别明确会员卡的充值模式，究竟是选择固定卡值的模式还是变动卡值的模式。同时在设计会员卡时，要考虑电脑软件系统能够自动对会员卡进行分类汇总。

2、会员卡销售情况的核对与核算。主要是实际销售情况与销售资金的核对，包括各种会员的卡值情况、赠送额度的情况，由此通过财务对会员卡的销售情况和销售资金进行严格控制。

3、会员卡消费的核对、统计与核算。首先要确保消费的会员卡一定是本公司销售出去的会员卡而不是仿冒卡，同时要能够明确会员卡消费金额中，有多少是实际金额（不含赠送额的金额），这样才能不影响门店经营利润的准确核算。

第三，要考虑数据的安全性。要求做到每张卡的销售情况、每次的消费情况，数据都完好无损。这就对电脑软件系统的功能和管理提出了特殊的要求。