Access数据库应用项目四 打印数据信息 任务一打印课程信息任务二 打印学生成绩任务三 打印教师信息任务四 打印教师名片任务五
打印教师职称比例信息任务六 打印学生基本信息 在很多情况下，一个数据库系统的操作结果是要打印输出的，也就是数据信
息的打印输出。报表是Access 2010数据库中的一个对象，它是以打印格式显示数据的一种有效方式。报表主要用于对数据库中的数据进
行分组、计算、排序、汇总和打印输出。本单元将带领大家完成有关报表的基本知识和基本技能的学习与实训。通过本单元的学习，我们将实现如下
主要目标：1. 了解报表布局，理解报表的概念和功能。2. 掌握创建报表的方法。3. 掌握报表的设计和打印。 任务
描述 如果对格式要求不高，只需要看到报表中的数据，则可以使用Access2010提供的自动创建报表（“报表”按钮）功能，快速创建
一个简单的报表，然后打印输出。如下所示。做一做 打开“学生信息管理系统”数据库，在左侧“导航”窗格的“表”选项中，选中“课程”
表。如下表所示。2. 单击“创建”选项卡，找到“报表”按钮组。如下图：3.单击如图4-1-3所示“报表”按钮，创建“课程表”报
表。4.选择保存退出后，在左侧“导航”窗格的“报表”选项中，就会看到新创建的报表。5.单击“文件”菜单的“打印”选项，选择“快速打
印”按钮，完成打印输出。学一学1. 报表概述：在Access2010中有多种制作报表的方式， 比如“报表”、“报表设计”、
“空报表”、“报表向导”，“标签”等，如图所示。使用这些方式能够快速完成基本设计并打印报表，制作满足要求的专业报表的最好方式是使用
报表设计视图。报表既可以用来显示数据，还可以打印输出，但报表中的数据是只能浏览而不能修改的。2．报表的功能：报表的主要功能就是将数
据库中的数据按照用户选低的那个的结果，以一定的格式打印输出。具体如下：1）在大量数据中进行比较、小计、分组和汇总，并且可以通过对记
录的统计来分析数据等。2）报表可以设计成美观的目录、表格、使用的发票、购物订单和标签等形式。3）生成带有数据透视图或透视表的报表，
增强数据的可读性。3．报表的视图：报表共有报表视图、打印预览视图、布局视图和设计视图等4种，如左侧图。1）报表视图是报表设计完成后
，最终被打印的视图。在报表视图中可以对报表应用高级筛选，筛选所需要的信息。 2）打印预览视图可以查看显示在报表上的每一页数据，也
可以查看报表的版面设置。 3）布局视图可以在显示数据的情况下，调整报表设计，可以根据实际包庇哦按数据调整列宽，将列重新排列并添加
分组级别和汇总。4）设计视图是使用最广泛的，最灵活的，可以创建报表或修改现有的报表。4．报表的类型：按照报表的结构可以把报表分为如
下几种类型。1）表格式报表：分组、汇总报表，并对分组中的数据进行计算和统计。2）纵栏式报表：窗体式报表，以垂直方式在每页上显示一条
或多条记录。3）标签报表：以类似火车托运行李标签的形式，在每页上以两或三列的形式显示多条记录。4）数据图视图、数据透视表报表：一种
用图表的形式或透视表的形式的报表。试一试以“系”表为数据源，用“报表”工具快速创建“系表报表”。效果如图4-1-7所示：
任务描述 利用“报表向导”方法，以多个表联合为数据源，创建一个报表，以表格形式显示每个学生“编号”、“姓名”、“系别”
、“课程名称”、“成绩”及成绩汇总等信息，并通过简单页面设置打印输出该报表。如下所示。1、打开“学生信息管理系统”数据库。2、单击
“创建”选项卡，找到“报表”按钮组的“报表向导”按钮，做一做3、单击“报表向导”按钮，打开“请确定报表上使用哪些字段”对话框，在“
表／查询（T）”下拉列表中依次选择“学生”表、“选课”表，“课程”表等所需要的数据源，在“可用字段”窗格中，将符合要求字段通过单击
按钮发送到“选定字段”窗格中，然后单击“下一步”按钮，4、在打开的“请确定查看数据的方式”对话框中，默认按学生表的
信息查看数据，可以通过单价左侧窗格中的其他选项，改变查看数据方式。这里我们按默认方式，直接单击“下一步”，5、在打开的“是否添加分
组级别”对话框中，双击左侧窗格中的“编号”字段，则给出按“编号”字段分组的分组级别，并给出分组后报表布局预览，单击“下一步”按钮6
、在打开的“请确定明细信息使用的排序次序和汇总信息”对话框中。这里选择按“成绩”降序排序，单击“汇总选项”按钮，选定“成绩”复选项
，汇总成绩总值，选择“明细和汇总”选项，单击“确定”按钮。再单击“下一步”按钮。7、在打开的“请确定报表的布局方式”对话框中，确定
报表所采用的布局方式。这里选择“块”式布局，方向选择“纵向”，单击“下一步”按钮。8、在打开的“请为报表指定标题”对话框中，指定报
表的标题，输人“学生成绩”，选择“预览报表”单选项，然后单击“完成”按钮。9、在“报表视图”中，右击报表的空白处，选择快捷菜单的“
打印预览”选项，在打开的页面中，单击“页面设置”按钮。10、在打开的“页面设置”对话框中，单击“打印选项”设置页边距上、下、左、右
都是5毫米，单击“页”选项卡设置打印方向横向，单击“列”选项卡设置行间距为0.5厘米，然后单击“确定”。11、单击“打印”按钮，完
成打印输出。 1．报表向导为用户提供了报表的基本布局，根据用户的不同需要可以经一部对报表进行修改。利用报表向导可以是报表创建变得更
容易。具体操作步骤及对话框主要功能如下：1）单击“创建”选项卡，找到“报表”按钮组的“报表向导”按钮，单击“报表向导”按钮，打开对
话框之一。在该对话框中，通过“表／查询（T）”下拉列表选择表或查询等所需要的数据源；在“可用字段”窗格中，通过 按钮将
符合要求的字段逐一发送到“选定字段”窗格中，或通过 按钮将所有字段全部发送到“选定字段”窗格中。学一学2）单击“下一
步”按钮，打开“报表向导”对话框之二。在此对话框中，选择排序次序和汇总数据。可以按升序或降序对记录进行排序，数字型和日期时间型按照
大小排序，文本字段按照值的ASCII码进行排序；汇总数据可以对数字字段的平均值、最大值和最小值进行汇总。3）单击“下一步”，打开“
报表向导”对话框之三。此对话框用来确定报表的布局和方向，其中布局有“纵栏表”、“表格”和“两端对齐”，方向分为“纵向”和“横向”。
4）单击“下一步”，打开“报表向导”对话框之四。此对话框主要用来设置报表的名称，以及完成后是预览报表还是对报表做进一步的修改。如果
预览后对报表不满意可以利用向导的“上一步”返回到相应的步骤做进一步的修改，或者选择“修改报表设计”打开报表设计视图，做进一步的修改
（后面任务将学习该方法）。2．创建报表的目的是把数据打印输出到纸张上，因此设置纸张大小和页面布局是必不可少的工作。为了提高工作效率
，最好在报表创建之前进行设置。Access中报表的纸张大小和页面布局都有默认值，其纸张是A4纸。页边距除了三种规定的格式之外，还允
许自定义。对于数据列比较少，而且要求不复杂的报表，采用默认的页面设置、默认的纸张大小即可。但是对于数据列比较多，或者要求比较复杂的
报表，则需要开发人员进行详细的设置。页面设置通常是在“页面设置”选项卡中进行，此外也可以在打印预览中进行（比如上面任务的实现）。下
面重点介绍一下在“页面设置”选项卡中进行页面设置的操作。报表页面设置主要包括设置边距、纸张大小、打印方向、页眉、页脚样式等。主要步
骤如下：1）在数据库窗口中，单击需要进行页面设置的报表。2）切换视图模式为“布局视图”，单击“页面设置”选项卡，如图所示。3）在“
页面大小”组中，单击“纸张大小”按钮的下拉箭头，打开“纸张大小”列表框，列表中共列出21种纸张。用户可以从中选择合适的纸张。4）单
击“页边距”按钮的下拉箭头，打开“页边距”列表框，根据需要选择一种页边距，即可完成页边距的设置。5）在“页面布局”组中，单击“纵向
”和“横向”按钮可以设置打印纸的方向，单击“列”按钮，打开“页面设置”对话框，在“列”选项卡中，可以设置在打印纸上输入的列数试一试
1．以“选择查询-学生各班各门课成绩”为数据源，用“报表向导”工具创建“学生各班各门课总成绩报表”，效果如图4-2-16所示。要求
：按“学生编号”分组；汇总每个学生所有课程的总成 绩，并按成绩升序排序。试一试2．以“选择查询-学生各班各门课成绩”为数据源，
用“报表向导”工具创建“学生各班各门课平均成绩报表”，效果如图4-2-17所示。要求：按“课程名称”分组；汇总每门课程的平均成绩。
任务描述 利用“设计”视图，以教师表为数据源，创建一个报表，以表格形式显示教师“编号”、“姓名”、“性别”、
“工作时间”、“政治面目”、“学历”、“职称”、“系别”等信息。并分组、排序、汇总相关信息。通过页面设置和编辑打印输出该报表。如下
所示。做一做1）打开“学生信息管理系统”数据库。2）单击“创建”选项卡，在“报表”按钮组中单击“报表设计”按钮，打开“报表设计”视
图。3）在“设计”选项卡的“工具”分组中，单击“添加现有字段”按钮，打开报表“字段列表”窗口，再单击“字段列表”窗口的“显示所有表
”，打开可用字段列表 。 4）在“字段列表”窗口中，单击“教师表”左侧的加号，将“编号”、“姓名”、“性别”、“工作时间”、“政治
面目”、“学历”、“职称”、“系别”等字段依次拖到“主体”节中。5）选中主体节区“编号”等附加标签控件（如图4-3-4所示灰色字体
显示的标签），通过“剪切”、“粘贴”命令，将它们逐一移动到页面页眉节区，然后调整各个控件的大小、位置、对齐方式，及报表页面页眉节和
主体节的高度，以合适的尺寸容纳其中的控件。6）右击主体区，在弹出的快捷菜单中选取“报表页眉页脚”，添加“报表页眉页脚”。7）移动鼠
标到报表页眉区底部边界，当鼠标指针变成带箭头的十字形状时，往下拖动鼠标拉大报表页眉区。8）单击报表设计工具中，“页眉页脚”组的标题
工具按钮，在报表页眉区添加标题标签控件，输入标题文字“教师基本信息”。9）单击报表设计工具中，“工具”组的属性表按钮打开标签属性设
置窗口，选取标题格式选项卡，设置字体样式为宋体、26号、加粗，并调整报表页眉区标签位置。10）单击报表设计工具中，“页眉页脚”组的
日期和时间工具按钮，在报表页眉区添加当前日期和时间。11）单击报表设计工具中，“页眉页脚”组的页码工具按钮，在页面页脚区添加页码，
并设置页码格式。12）单击报表设计工具中，“分组和汇总”组的分组和排序工具按钮，打开分组、排序和汇总窗口。13）分别单击分组、排序
和汇总窗口中的“添加组”和“添加排序”按钮，在打开的字段列表中，分别选择“系别”和“姓名”字段作为分组和排序字段，具体设置值如图。
14）单击“更多”选项，在打开的选项列表中单击“无汇总”选项，并设置汇总方式为编号，类型为记录计数，勾选“显示总计”和 “在组页脚
中显示小计”复选框。15）完成，单击“打印”按钮，完成打印输出学一学1.报表的结构 报表是按节来设计的，报表的结构包括
主体、报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚5部分，每个部分称为报表的一个节。如果对报表数据进行了分组，在报表结构中，还会包括组页
眉和组页脚节，它们称为字节。 利用“报表设计”创建报表时只显示“主体”、“页面页眉”、“页面页脚”，右键单击报表可添加“
报表页眉”和“报表页脚”。2．报表中各个节的功能1）主体：是整个报表的核心部分。在报表中要显示的数据源中的记录都放在主题节中。2）
报表页眉：报表页眉中的数据在整个报表中只出现一次。它只出现在报表第一页的页面页眉的上方。用于席娜是报表的标题、图形或报表用途等说明
性文字。通常报表的封面放在报表页眉节中。3）报表页脚：是整个报表的页脚，出现在报表最后一页的页面页脚的位置，即每个报表只有一个报表
页脚。它主要用来显示报表总计等信息。4）页面页眉：显示和打印在报表每一页的顶部，每一页都会出现。用来显示报表中的字段名称或记录的分
组名称，还可以用来显示报表的标题，在表格式报表中用来显示报表每一列的标题或用户要在每一页上方显示的内容。5）页面页脚：显示和打印在
报表每一页的底部，用来显示日期、页码、制作者和审核人等信息。6）组页眉：在分组报表中，显示在每一组开始的位置，主要用来显示报表的分
组信息。7）组页脚：在分组报表中，显示在每一组结束的位置，主要用来显示报表分组总计等信息。3、分组、排序和汇总操作输出报表时，通常
需要按特定顺序组织记录。对于多个报表来说，仅对记录排序还不够，可能需要将它们划分为组，通过分组显示介绍性内容和汇总数据。具体步骤如
下：1）单击工具栏“分组和排序”图标，或右键单击报表，在弹出的快捷菜单中选择“分组和排序”命令。2）在报表下方打开“分组、排序和汇
总”窗口，可单击“添加组”和“添加排序”按钮，建立组和排序。3）若要添加新的排序和分组级别，单击“添加组”或“添加排序”按钮。“分
组、排序和汇总”窗口中将添加一个新行，并显示可用字段的列表，可以单击其中一个字段名称，或单击字段列表下的“表达式”进行输入，将在报
表中添加分组级别。当右键单击字段排序时，一次只能对一个字段排序，如果对其他字段进行排序，则会取消对第一个字段的排序。4）在 “分组
、排序和汇总”窗口中，单击 “更多”选项，在打开的选项列表中单击“无汇总”选项，打开汇总设置列表。5）在汇总列表中可以分别完成汇总
方式，类型及显示情况等相关内容的设置4．插入日期时间和页码操作在报表输出时，往往会需要打印日期和时间，当报表多于一页时，则需要显示
页数。在报表中添加日期时间和页码操作步骤如下：1）添加日期时间：在报表设计视图中，先添加“报表页眉/页脚”节，单击工具栏上的“日期
和时间”命令，则在报表页眉处显示“=Date()”和“=Time()”2）添加页码：单击工具栏的“页码”命令，则在“页面页脚”节上
添加页码，然后在“页码”对话框中，选择相应的页码格式、位置和对齐方式。5．属性表窗口的应用在设计视图中，报表及报表中的对象都可以通
过属性表完成相关设置。具体如下：1）单击工具选项卡上的属性表选项，或右键单击报表或具体对象（比如标题等），选择“属性”命令，打开属
性表窗口。2）在属性表窗口中有5个选项卡：（1）格式：设置报表标题、字体等外观。（2）数据：设置报表记录源。（3）事件：设置事件响
应。（4）其他：设置报表的名称、标签相关属性。（5）全部：包含所有的属性设置项目。单击“格式”选项卡中的标题，可以为报表设置显示标
题。试一试1．以“教师表”为数据源，用“报表设计”工具创建表格式“教师表”报表，效果如图4-3-20和4-3-21所示。 要
求：在底部显示日期和页码。试一试2．以“学生表”为数据源，用“报表设计”工具创建“学生信息显示”报表，效果如图4-3-23和4-3
-24 所示。要求：按“系别”分组；汇总每组人数和总人数，显示页码。 任务描述 利用“标签”工具，以教师表为数
据源，创建一个报表，以名片形式显示教师基本信息，并打印输出。如下图所示：做一做1）打开“学生信息管理系统”数据库，在左侧“导航”窗
格的“表”选项中，选中“教师”表。2）单击“创建”选项卡，找到“报表”按钮组的“标签”按钮。 3）单击“标签”按钮，打开“请确定
标签尺寸”对话框，在该对话框中，所有设置项取默认值，单击“下一步”按钮。4）在打开的“请选择文本的字体和颜色”对话框中，设置字体样
式“华文楷体”，字号“20”，字体粗细“正常”，文本颜色默认，单击“下一步”按钮。5）在打开的“请确定邮件标签的显示内容”对话框中
，单击 按钮将“可用字段”窗格中的“姓名”、“职称”、“系别”、“联系电话”等字段分别添加到 “原型标签”窗格的不同行
中。单击“下一步”按钮。6）在打开的“请确定按哪些字段排序”对话框中，单击 按钮将“可用字段”窗格中的“姓名”字段添加
到 “排序依据”窗格中。单击“下一步”按钮。7）在打开的“请指定报表的名称”对话框中，输入“教师信息名片”，并选择“查看标签的打印
预览”，单击“完成”按钮。8）在打开的“打印预览”窗口中，显示完成效果图。学一学 1．标签报表实际上是一种多列报表，常常把一条记
录的各个字段分行排列，因此制作标签一般都是使用多列的方法。具体操作步骤及对话框主要功能如下：1）单击“创建”选项卡，找到“报表”按
钮组的“标签”按钮，单击打开对话框之一。在该对话框中，可以选择标签的厂商、型号、尺寸、度量单位及标签类型等。 2）单击“下一步”按
钮，打开“标签向导”对话框之二。在此对话框中，可以对文本外观的字体、字号和颜色，及下划线、倾斜等进行设置。 3）单击“下一步”，
打开“标签向导”对话框之三。此对话框用来确定标签的显示内容。4）单击“下一步”，打开“标签向导”对话框之四。此对话框主要用来设置标
签的排序，可以选择一个或多个字段对标签进行排序。5）单击“下一步”，打开“标签向导”对话框之五。在该对话框，输入报表名称，选择完成
后显示的视图模式（查看标签的打印预览模式和修改标签设计模式），并单击“完成”按钮。2．利用“标签向导”创建报表格式相对简单，无法完
成更复杂的页面设置。为了制作出更符合实际需求的标签报表，我们可以在设计视图模式下对报表进行进一步的完善和美化。主要步骤如下：1）在
数据库窗口中，单击需要进行设置的标签报表。2）切换视图模式为“设计视图”，打开标签报表。3）单击“主体”节中“姓名”所在行的文本框
控件，利用space()函数在“姓名”和“系别”字段之间加入空格；同样方法在“学历”和“电话”字段间加入空格。4）在“页面页眉”节
中添加“标签”控件，输入文字“教师信息名片”，并通过属性表窗口设置文本格式。5）切换到“打印预览”视图，我们可以看到美化后的标签报
表。试一试1．以“学生表”为数据源，用“标签”工具创建“学生名片”标签报表，效果如图4-4-17所示。 任务描述
利用“报表设计”工具，以教师表为数据源，通过图表向导创建图表报表，并打印输出。如下图所示：做一做1）单击“创建”选项卡，找到“
报表”按钮组的“报表设计”按钮，单击该按钮创建空白报表。2）单击“报表设计工具”控件中“图表”按钮，选择图表工具。3）将鼠标移到“
主体”节中，并按下画出图表位置，打开“图表向导”对话框。4）在打开的“请选择用于创建图表的表或查询”对话框中，单击“表”单选按钮，
并选择“教师表”。单击“下一步”按钮。5）在打开的“请选择图表数据所在的字段”对话框中，单击 按钮将“可用字段”窗格中
的“职称”字段添加到 “用于图表的字段”窗格中。单击“下一步”按钮。6）在打开的“请选择图表类型”对话框中，选择饼图，单击“下一步
”按钮7）在打开的“请指定数据在图表中的布局方式”对话框中，将“职称”字段用鼠标拖到“系列”文本框中。单击“下一步”按钮。8）在打
开的“请指定图表的标题”对话框中，输入“教师表”；在“请指定是否显示图表的图例”中，选择“是，显示图例（Y）”。单击“完成”按钮。
9）单击“视图”，选择“打印预览”，调整页面并打印输出。学一学1．创建图表报表。利用图表向导能制作出丰富的功能齐全的报表，具体操作
步骤及对话框主要功能如下：1）单击“创建”选项卡，新建一个空白报表。2）在设计视图模式下，单击“控件”组的“图表”控件，在报表窗体
的“主体”节中添加“图表”控件，打开对话框之一。在该对话框中，可以选择报表的数据源为表或查询等。 3）单击“下一步”按钮，打开“图
表向导”对话框之二。此对话框，用来设置“用于图表的字段”。4）单击“下一步”，打开“图表向导”对话框之三。此对话框用来确定图表的显
示类型。 5）单击“下一步”按钮，打开“图表向导”对话框之四。在该对话框中，可以将“用于图表的字段”拖到图表的“系列”文本框，设置
图表的布局方式。双击图表的数字或日期字段，打开数据汇总或分组对话框。6）单击“下一步”，打开“图表向导”对话框之五。在该对话框中，
输入图表名称，指定图表标题。单击“单选”按钮确定是否显示图表图例，单击“完成”按钮，完成图表报表创建。2．设置图表格式，添加报表标
题。图表报表创建完成后，我们可以通过属性设置对其做进一步的格式化，使之更加符合实际需求。具体操作如下：1）在“设计视图”中打开刚刚
创建的图表报表，单击选中“主体”节中的“图表”控件，在属性窗格中设置“图表”高6cm，宽11cm；背景色为Access主题3。2）
单击“控件”组的“标签”工具，在“页面页眉”节中，添加“标签”控件，输入“教师职称比例”做报表标题。并设置字体：样式“华文行楷”，
颜色“黄色”，字号20。3．添加百分比数。为了更加形象的表示出比例，我们需要给各个部分添加百分比数。操作如下：1）右击或双击“主体
”节中的“图表”控件，在弹出的快捷菜单中，单击“图表对象”的“编辑”菜单项，使图表处于编辑状态。2）右击 “主体”节中处于编辑状态
的“图表”控件，在弹出的快捷菜单中，单击“图表选项”，打开“图表选项”对话框。3）在打开的“图表选项”对话框中，选择“数据标签”选
项卡，并勾选“百分比”复选框。5）切换到“打印预览”视图，查看格式化和进一步编辑后的图表报表。试一试1．以“学生表”为数据源，用“
图表”工具创建“各系学生人数比例”图表报表，效果如图4-5-17所示。 任务描述 利用“报表设计”工具，以选课
表为数据源制作报表做子报表，再以学生表为数据源制作主报表，将子报表添加到主报表完成主子报表制作，并打印输出。如下图所示：做一做1）
打开“学生信息管理系统”数据库。2）单击“创建”选项卡，在“报表”按钮组中单击“报表设计”按钮，打开“报表设计”视图 3）在“设计
”选项卡的“工具”分组中，单击“添加现有字段”按钮，打开报表“字段列表”窗口，再单击“字段列表”窗口的“显示所有表”，打开可用字段列表。4）在“字段列表”窗口中，单击“选课表”左侧的加号，将“学生编号”、“课程编号”、“成绩”等字段依次拖到“主体”节，删除主体节中的标签，并在报表页眉添加相应标签。5）保存报表并关闭。6）重复上述1、2、3步骤，再次打开可用字段列表窗口。7）在打开的“字段列表”窗口中，单击“学生表”左侧的加号，将“编号”、“姓名”、“性别”、“年龄”、“入校日期”、“团员否”、“简历”、“系别”等字段依次拖到“主体”节，并调整标签的位置，设置字体颜色等格式。8）设置好学生表主报表后，将“报表”面板中刚创建的“选课表子报表”拖到学生表主报表的主体节中，并在属性列表中设置选课表子报表的链接主字段为“编号”和链接子字段为“学生编号”。9）在主报表“报表页眉”节添加标签控件，输入报表标题“学生表”，设置字体格式：字形宋体，字号20，加粗，倾斜，颜色蓝色。10）切换报表视图为“打印预览”，页面设置区默认值，单击“打印”，输出报表。学一学1．主子报表概念：把一个报表插入到另一个报表内部，被插入的报表称为子报表，包含子报表的报表叫做主报表。通过将两个报表用子报表的形式链接起来的形式，可以从一个报表中了解到另一个报表的情况。2．利用报表设计工具创建主子报表，具体操作步骤及窗口主要功能和前面学习的利用报表设计创建报表类似，这里不再赘述。试一试以“班级表”为数据源创建主报表，以“学生表”数据源做子报表，创建主子报表，效果如图4-6-8所示。 |
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