第4 章 维护与操作表4.1 打开和关闭表4.2 维护表4.3 操作表4.4 总结提高返回4.1 打开和关闭表1. 打开表以数据表视图方式打
开表的操作步骤如下：（1）在数据库窗口中，单击其中的“表”对象。（2）在右侧的列表中选定要打开的表，如学生表，然后单击“打开”按钮
。也可以双击某个选定的表将其打开。图4.1 所示为以数据表视图方式打开的“学生表”，可以看到每条记录都显示在一行中，字段名称作为每
一列的标题显示在该列的上方。数据表视图左端第一列是每条记录的选定器，其中的黑色小三角指示的是当前记录。左端第二列是展开指示器，单击
其中某条记录前的“+”可展开与该记录相关的子表记录。在数据表视图的底部则是记录导航器，可用来快速定位所要查看或修改的记录。下一页返
回4.1 打开和关闭表在数据表视图中可以添加新记录和输入数据，也可以修改或删除已有的数据。如果要修改表的结构则需要以设计视图方式打
开表。以设计视图方式打开表的操作步骤如下：（1）在数据库窗口中，单击其中的“表”对象。（2）在右侧的列表中选定要打开的表，然后单击
“设计”按钮。图4.2 所示为以设计视图方式打开的“学生表”，可以看到每一个字段的名称与数据类型显示在视图窗口上方的一行中，窗口下
方是当前字段具有的各个属性。以视图方式打开表时，不仅可以查看该表的结构，而且可以增加或删除表中的字段，修改字段的名称、数据类型及其
各种属性。上一页下一页返回4.1 打开和关闭表数据表视图与设计视图是可以相互切换的。在数据表视图方式下，单击工具栏左端的“视图”按
钮，能够快速切换到设计视图；在设计视图方式下，单击工具栏左端的“视图”按钮，则能够快速切换到数据表视图。2. 关闭表对于当前打开的
表，不管是处于数据表视图状态还是设计视图状态，单击视图窗口右上角的“关闭”按钮，或者选择“文件”菜单的“关闭”命令，都可以将打开的
表关闭。当然，在关闭表之前，应注意保存对表中的数据或者表的结构所做的修改。上一页返回4.2 维 护 表4.2.1 维护表结构打开一
个数据表之后，通常是在设计视图中进行对表结构的修改，某些情况下也允许在数据表视图中修改表的结构。本节通过实例说明添加字段、修改字段
、删除字段等维护表结构的方式。【操作实例1】通过“教学管理”数据库中的“学生表”说明如何维护表结构。操作步骤：1. 插入字段在“学
生表”中插入一个名称为“宿舍号”的文本字段。（1）启动Access，打开“教学管理”数据库。（2）在数据库窗口选择“学生表”，选择
主窗口菜单栏上的“视图”→“设计视图”命令，在设计视图下打开表。下一页返回4.2 维 护 表（3）将光标移到要插入新字段的位置上（
这里为“班级”字段），然后单击工具栏上的“插入行”按钮 ，这时，字段名称列中会出现一个新空行，如图4.3 所示。（4）在
新空行的“字段名称”栏下输入“宿舍号”，在“数据类型”栏中选择“文本”。（5）单击工具栏中的“保存”按钮 ，即可完成插入字
段“宿舍号”的任务。2. 修改字段修改字段的操作包括修改字段名称、数据类型，以及字段大小、格式等各种属性。无论在那种视图中，若要修
改字段名称，只需双击需要修改的字段名称，将其选中，然后输入新的字段名称即可。如果要改变字段的数据类型和重新设置字段的其他属性，则必
须在设计视图中进行修改。最后单击“保存”按钮保存修改结果。上一页下一页返回4.2 维 护 表3. 删除字段（1）将光标移到要删除字
段的位置上，单击工具栏上的“删除行”按钮 或按Delete键。（2）在出现的删除字段确认对话框中，单击“是”按钮，如图4
.4 所示。（3）单击工具栏中的“保存”按钮。4.2.2 维护表内容数据表创建完成后，通常需要对表中的记录进行编辑和维护，包括查看
和修改记录、添加新记录和删除不必要的记录等。这些操作都需要在数据表视图中进行。上一页下一页返回4.2 维 护 表【操作实例2】通过
“教学管理”数据库中的“教师表”说明如何维护表内容。1. 定位记录在数据表视图中查看或修改记录时，首先需要将光标定位到要查看或修改
的记录上，以便使该记录成为当前记录，至少让要查看或修改的记录在窗口中显示出来。一般可以通过数据表底部的记录导航器来定位，也可以通过
特定的键盘按键来定位记录。使用记录导航器定位记录时，可以单击其中的“第一条记录”“上一条记录”“下一条记录”和“最后一条记录”按钮
进行定位，也可以直接在记录导航器的文本框中输入一个记录编号，然后按Enter 键，使得光标直接定位到该编号对应的记录上。通过特定的
键盘按键定位记录时，可使用以下一些按键：上一页下一页返回4.2 维 护 表（1）按向上箭头键可定位到上一条记录；按向下箭头键可定位
到下一条记录。（2）按PgUp 键可定位到上一屏记录；按PgDn 键可定位到下一屏记录。（3）按Home 键可定位到当前记录的第一
个字段；按End 键可定位到当前记录的最后一个字段。（4）按Ctrl+Home 组合键可定位到第一条记录的第一个字段；按Ctrl+
End 组合键可定位到最后一条记录的最后一个字段。上一页下一页返回4.2 维 护 表2. 添加记录（1）在数据库窗口中双击“教师表
”，在数据表视图中打开表。（2）单击主窗口工具栏上的“新纪录”按钮 或表中“新记录”按钮 ，鼠标会移到新记录上，
输入该记录数据即可。（3）单击工具栏上的“保存”按钮，即可完成添加新记录的任务。3. 删除记录（1）单击要删除记录的选择器
，然后单击工具栏上的“删除记录”按钮 ，这时会出现确认删除记录的提示框，如图4.5 所示。（2）单击“是”按钮，即可删
除该记录。上一页下一页返回4.2 维 护 表4. 设置“记录更改”属性删除记录时最好进行提示，否则无意删除的记录就无法恢复了。如果
删除记录时，没有出现如图4.5所示的提示框，则可设置“记录更改”属性使提示框出现。设置步骤如下：（1）选择主窗口菜单栏中的“工具”
→“选项”命令，打开如图4.6 所示的“选项”对话框。（2）从中选择“编辑/查找”选项卡，在“确认”选项区域中选择“记录更改”复选
框。（3）单击“选项”对话框中的“确定”按钮，以后删除记录时就会出现提示框了。上一页下一页返回4.2 维 护 表5. 修改记录如果
发现记录中有错误的数据，可在数据表视图下直接修改数据。可选中错误的数据直接进行修改，也可以先删除错误的数据再输入新数据。6. 复制
记录在输入数据时有些数据可能相同，这时可以使用复制和粘贴操作复制数据。方法是使用组合键Ctrl+C 复制和Ctrl+V 粘贴，或使
用工具栏上的“复制”按钮 和“粘贴”按钮 。上一页下一页返回4.2 维 护 表4.2.3 美化表外观前面看到的数据
库中的表都是同一样式、同一颜色，能不能改变表的格式与背景呢？【操作实例3】调整“教学管理”数据库“学生表”的字段顺序、行高、列宽。
1. 改变字段顺序，将“班级”字段移到“所在系部”字段左边（1）在数据表视图中打开“学生表”。（2）将鼠标指针置于“班级”字段的字
段名上，待鼠标变为黑色粗体向下箭头时单击，此时“班级”字段被选中。（3）再次将鼠标指针靠近“班级”字段的字段名，待鼠标指针变为空心
箭头时按下鼠标左键，并拖动该字段到“所在系部”字段左侧，释放鼠标左键。“班级”字段被移动到“所在系部”字段左边，如图4.7 所示。
上一页下一页返回4.2 维 护 表2. 调整表的行高（1）在数据表视图中打开“学生表”。（2）在主窗口菜单栏选择“格式”→“行高”
命令，打开如图4.8 所示的“行高”对话框，在“行高”文本框中输入希望的行高值（会自动取消默认的标准高度）。如果在“行高”对话框中
选择“标准高度”复选框，会使用默认的行高值 11.25，如图 4.8 所示。（3）单击“行高”对话框中的确定按钮，即可完成。3.
调整表的列宽（1）在数据表视图中打开“学生表”。（2）选择要调整列宽的列，在主窗口菜单栏中选择“格式”→“列宽”命令，打开“列宽”
对话框。上一页下一页返回4.2 维 护 表（3）在“列宽”对话框中输入列的宽度值，如图4.9 所示。如果在打开的“列宽”对话框中选
择“标准列宽”复选框，会使用默认的列宽值15.4111。（4）单击“最佳匹配”按钮，Access 会根据输入的数据自动确定列的宽度
值。（5）单击“列宽”对话框中的“确定”按钮，即可完成。4. 隐藏列在数据表视图中，如果表中字段很多，而有些字段在浏览或修改时可能
不需要，则可将这些字段隐藏起来，在需要时再显示出来。上一页下一页返回4.2 维 护 表【操作实例4】隐藏“学生表”中的列。（1）在
数据表视图中打开“学生表”。（2）选择字段选择器（即字段标题按钮）选择需要隐藏的字段，按住Shift 键可连续选择多个字段。如图4
.10 所示。（3）选择主窗口菜单栏上的“格式”→“隐藏列”命令。（4）执行“隐藏列”命令之后，即可看到隐藏列的数据表视图，如图4
.11 所示。5. 显示列隐藏的列在需要时可以再显示出来。显示列的操作步骤如下：【操作实例5】显示“学生表”中被隐藏的列。（1）在
数据表视图中打开“学生表”。上一页下一页返回4.2 维 护 表（2）选择主窗口菜单栏上的“格式”→“取消隐藏列”命令，将打开如图4
.12 所示对话框。（3）在“取消隐藏列”对话框的“列”列表框中选择要显示的列名称，即在复选框上单击打上“√”标记。（4）单击“关
闭”按钮，打上“√”标记的列会显示在数据表视图中。6. 冻结列在数据表视图中，冻结某些列字段可以保证在水平滚动窗口时，它们总是可见
的。如冻结“学生表”中的“姓名”列。【操作实例6】冻结“学生表”中的“姓名”列。（1）在数据表视图中打开“学生表”，将光标置于“姓
名”字段内的任意一个单元中。上一页下一页返回4.2 维 护 表（2）选择主窗口菜单栏上的“格式”→“冻结列”命令，这时，“姓名”字
段被冻结，出现在窗口的最左边。（3）拖动窗口右下角的水平滚动条，可以看到“姓名”字段总是处在窗口的最左端。效果如图4.13 所示。
7. 设置数据表格式数据表默认的格式为水平方向和垂直方向显示银色网格线，白色背景。通过格式设置，可以改变数据表网格线的颜色与形状、
边框的形状、背景色。上一页下一页返回4.2 维 护 表【操作实例7】通过“课程表”说明改变数据表格式的方法。（1）在数据表视图中打
开“课程表”。（2）在主窗口菜单栏选择“格式”→“数据表”命令，打开如图4.14 所示的“设置数据表格式”对话框。（3）在对话框中
可修改数据表单元格、网格线、背景色、边框和线条的外观。（4）单击“确定”按钮可看到新外观的数据表。8. 改变字体为了使数据表中的数
据显示更美观、清晰、醒目，可改变数据表中的字体。上一页下一页返回4.2 维 护 表【操作实例8】通过“课程表”说明改变表中数据字体
的方法。（1）在数据表视图下打开“课程表”。（2）在主窗口菜单栏上选择“格式”→“字体”命令，打开图4.15 所示的“字体”对话框
。（3）在对话框中设置字体、字形、字号、颜色等。（4）在对话框中单击“确定”按钮，可在数据表视图中看到图4.16 所示的改变了字体
及数据表格式的“课程表”。上一页返回4.3 操 作 表4.3.1 查找数据如果数据表中存放的数据很多，当用户逐行查找某一具体数据时
可能非常困难。使用Access 提供的查找数据的方法，能方便、快速地找到所需要的数据。如果用户知道要查找的数据在表中的记录号，可通
过定位器查找记录。如果不知道数据的记录号，可以使用“查找和替换”对话框查找数据。【操作实例9】在“教师表”中查找职称为“教授”的数
据。（1）在数据表视图中打开“教师表”。（2）在菜单栏选择“编辑”→“查找”命令，打开图4.17 所示的“查找和替换”对话框。下一
页返回4.3 操 作 表（3）在“查找内容”组合框中输入要查找的数据“教授”。（4）在“查找范围”列表框中选择“教师表：表”。（5
）在“匹配”列表框中选择整个字段。（6）在“搜索”列表框中选择“全部”。（7）单击“查找下一个”按钮将查找指定的数据，找到的数据会
高亮显示。（8）连续单击“查找下一个”按钮，可以将全部满足指定条件的数据找出来。上一页下一页返回4.3 操 作 表4.3.2 替换
数据如果需要修改表中多处相同的数据，一个一个修改既麻烦又浪费时间，可能还会遗漏。使用Access 的替换功能，可以自动查找所有需要
修改的相同数据并可用新的数据替换它们，一个不漏。【操作实例10】将“教师表”中的所有“硕士”替换为“研究生”。（1）在数据表视图中
打开“教师表”，单击“职称”列标题按钮选择该列。（2）在主窗口菜单栏上选择“编辑”→“替换”命令，打开图4.18 所示的“查找和替
换”对话框。上一页下一页返回4.3 操 作 表（3）在“查找内容”组合框中输入要查找的数据“硕士”。（4）在“替换为”组合框中输入
替换后的数据“研究生”。（5）在“查找范围”列表框中选择“教师表：表”。（6）在“匹配”列表框中选择“整个字段”。（7）在“搜索”
列表框中选择“全部”。（8）单击“全部替换”按钮，这时会出现一个提示框，如图4.19 所示。它要求用户确认是否要进行这个替换操作，
单击“是”按钮，会立即执行替换操作；单击“否”按钮，会取消操作。替换之后的数据如图4.20 所示。上一页下一页返回4.3 操 作
表4.3.3 记录排序对于已经定义了主键的数据表，Access 通常是按照主键字段值的升序来排列和显示表中各条记录的。用户还可以根
据需要对各条记录依据一个或多个字段值的大小重新排列显示。排序要有一个按什么排列的规则。Access 是根据当前表中一个或多个字段的
值对整个表中的记录进行排序的。排序分为升序和降序两种方式。升序按字段值从小到大排列；降序按字段值从大到小排列。由于表中有不同类型的
数据，所以排序前要先清楚不同类型数据的值是如何比较大小的。数字型数据：按数字的大小值排列。上一页下一页返回4.3 操 作 表文本型
数据：英文字母按字母顺序排序，大小写相同。中文按拼音字母的顺序排序，升序按a～z，降序按z～a。如果文本型数据为数字，则视为字符串
，按其ASCⅡ码值的大小排序，不是按数字大小排序。日期和时间型数据：按日期的先后顺序排序，升序从前到后，降序从后到前排序。备注、超
链接和OLE 对象型数据不能排序。如果字段的值为空值，排序时会排列在第一条。Access 提供了3 种不同的排序操作，即基于单个字
段的简单排序、基于多个相邻字段的简单排序和高级排序。上一页下一页返回4.3 操 作 表1. 基于单个字段的简单排序若要基于某个字段
的大小对记录进行排序，可按以下步骤操作。（1）在数据表视图中打开需要排序的表。（2）将光标置于排序依据字段列中的任何一个单元格中，
单击工具栏上的“升序排序”按钮 或“降序排序”按钮 ，即可依据该字段数据的大小对表中所有记录进行升序或降序排列后显示
出来。2. 基于多个相邻字段的简单排序基于多个相邻字段进行简单排序时，必须注意这些字段的先后顺序。Access 将首先依照最左边的
字段值进行排序，然后再依据第二个字段的值进行排序，以此类推。【操作实例 11】对“学生表”中的所有记录，按“性别”和“出生日期”两
个相邻字段值的升序排序。上一页下一页返回4.3 操 作 表（1）在数据表视图中打开“学生表”。（2）同时选择“性别”和“出生日期”
两个相邻字段。（3）单击工具栏上的“升序排序”按钮，Access 就会对“学生表”所有记录先按左边的“性别”字段值的升序排序，对于
“性别”字段值相同的记录再按右边“出生日期”字段值的升序排列。如图4.21 所示。3. 高级排序简单排序只可以对单个字段或多个相邻
字段进行简单的升序或降序排序，然而很多时候需要将不相邻的多个字段按照不同的排序方式进行排序，这就需要用到高级排序方式。【操作实例
12】对“教师表”的所有记录，先按“参加工作时间”字段值的升序，再按“职称”字段值的降序进行排列。上一页下一页返回4.3 操 作
表（1）在数据表视图中打开“教师表”。（2）选择“记录”字段下“筛选”子菜单中的“高级筛选/排序”命令，弹出“筛选”窗口。（3）在
“筛选”窗口下方第1 列的“字段”行网格中单击，再单击其右侧出现的向下箭头，从下拉列表中选择“参加工作时间”字段，然后在该列的“排
序”行网格中单击，再单击其右侧的向下箭头，从下拉列表中选择“升序”。（4）在“筛选”窗口下方第2 列的“字段”行网格中单击，再单击
其右侧出现的向下箭头，从下拉列表中选择“职称”字段，然后在该列的“排序”行网格中单击，再单击其右侧的向下箭头，从下拉列表中选择“降
序”，结果如图4.22 所示。上一页下一页返回4.3 操 作 表（5）选择“筛选”菜单下的“应用筛选/排序”命令，或者单击主窗口工
具栏上的“应用筛选”按钮，Access 将按所做的设置对“教师表”所有记录先按参加工作时间排序，参加工作时间相同者再按职称排序。排
序结果如图4.23 所示。4.3.4 筛选记录Access 允许对所显示的记录进行筛选，即仅把符合条件的记录显示在数据表视图中。A
ccess 针对不同需要提供了多种筛选方式，包括“指定内容筛选法”“窗体筛选法”“目标筛选法”。1. 指定内容筛选法按指定内容筛选
，即根据单个条件查找记录。上一页下一页返回4.3 操 作 表【操作实例13】在“学生表”中筛选出性别为“女”的记录。（1）在数据表
视图中打开“学生表”。（2）在“性别”字段中选中“女”数据。（3）单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮 ，即可筛选出需要的
记录，如图4.24所示。（4）单击“取消筛选”按钮 ，可恢复整个数据表记录。2. 窗体筛选法窗体筛选法可以同时根据两个以上
的条件筛选记录。【操作实例14】在“学生表”中筛选出满足“政治面貌”为党员，“性别”为男两个条件的记录。（1）在数据表视图中打开“
学生表”。上一页下一页返回4.3 操 作 表（2）在工具栏中选择“按窗体筛选”按钮 ，打开“按窗体筛选”窗口，如图4.2
5 所示。（3）将光标移到“政治面貌”字段单元格，然后单击右边向下三角形按钮，从中选择“党员”。将光标移到“性别”字段单元格，然后
单击右边向下三角形按钮，从中选择“男”。如图4.26 所示。（4）单击“应用筛选”按钮 ，可看到按两个条件筛选出的记录，如
图4.27 所示。3. 目标筛选法目标筛选法是根据指定的“筛选目标”（可以是指定值或表达式条件）筛选记录的方法。上一页下一页返回4
.3 操 作 表【操作实例15】从“学生表”中筛选出1990 年之后出生的学生记录。（1）在数据表视图中打开“学生表”。（2）在“
出生日期”字段列的任一位置右击，在弹出的快捷菜单“筛选目标”文本框中输入“>1990-01-01”，如图4.28 所示。（3）按E
nter 键，即可看到筛选出的记录。如图4.29 所示。常用的筛选记录的方法有三种：1. 按选定内容筛选即按单个条件查找记录。2.
按窗体筛选可以筛选两个以上条件的记录。3. 按筛选目标筛选即先指定“筛选目标”（可以是指定值或表达式条件），再筛选记录。上一页返
回4.4 总 结 提 高1. 打开和关闭表若要查看或修改表中的数据，就应以数据表视图方式打开表；若要查看或修改表结构，则应以设计视
图方式打开表。2. 维护表维护表是指维护表结构和表内容两个方面。表结构维护包括添加字段、修改字段、删除字段等操作。表内容维护包括添
加记录、删除记录、修改记录、复制记录等操作。维护表还包括美化表的外观，目的是使表看上去更清楚、漂亮，使用表时更方便。要掌握调整表的
行高、列宽、隐藏列、显示列、冻结列，设置数据表格式（改变字体、网格线、边框、线条、背景色）等操作。下一页返回4.4 总 结 提 高
3. 操作表操作表是指在表中查找数据、替换数据、记录排序、记录筛选。（1）查找数据。在表中查找数据，可以使用“记录定位器”和“查找
”对话框两种方法。可以快速查找到表中包含要查找的字段数据。（2）替换数据。如果要对表中许多相同的数据进行替换处理，可以使用“替换”
对话框。可以在列范围和整个表范围中进行替换。（3）记录排序。如果希望将表中的数据按某个规则进行排序显示，可以使用Access 的“
排序”功能。排序分为两种方式：升序与降序。上一页下一页返回4.4 总 结 提 高排序有三种方法：基于单个字段的简单排序、基于多个相
邻字段的简单排序、高级排序。（4）记录筛选。如果要从表中筛选出需要的记录数据，可使用Access 的“筛选”功能，它可以按多个条件“筛选”出所要的记录。方法一：按单个条件筛选记录的“指定内容筛选法”。方法二：按两个以上条件筛选记录的“窗体筛选法”。方法三：先指定筛选目标再筛选记录的“目标筛选法”。上一页返回图4.1 数据表视图示例返回图4.2 设计视图示例返回图4.3 在表结构中插入一个新空行返回图4.4 删除字段确认对话框返回图4.5 确认删除记录提示框返回图4.6 “选项”对话框返回图4.7 改变字段顺序示例返回图4.8 “行高”对话框返回图4.9 “列宽”对话框返回图4.10 选择多列隐藏的操作返回图4.11 隐藏列的表返回图4.12 选择要显示的列返回图4.13 冻结字段示例返回图4.14 “设置数据表格式”对话框返回图4.15 设置数据表“字体”对话框返回图4.16 改变字体及格式的数据表返回图4.17 “查找和替换”对话框返回图4.18 “查找和替换”对话框返回图4.19 确认替换操作提示框返回图4.20 替换后的数据显示返回图4.21 两个字段同时升序排序的数据表返回图4.22 在“筛选”窗口中设置排序方式返回图4.23 排序后的“教师表”记录返回图4.24 按选定内容筛选出的记录返回图4.25 “按窗体筛选”窗口返回图4.26 输入两个条件返回图4.27 筛选出的记录返回图4.28 输入筛选条件返回图4.29 筛选出的记录返回 |
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