第5章 管理工作表数据 表格的管理对象是数据，如何有效地管理、应用表格数据，是表格数据处理的重要内容。Excel 2003具有强大
的数据管理功能，在Excel 2003中可以对数据进行分类汇总、排序、筛选，也可以制作数据透视表和数据透视图，这些操作便于用户对数
据进行深层次分析。只有全面了解和掌握使用工作表数据的方法，才能有效提高数据管理水平。任务1 数据排序 任务描述 某
超市的理货员小刘对2009年各品牌化妆品的销售情况统计后，想按各品牌的销售情况进行排序，以方便上级主管确定明年各类化妆品的进货数量
。任务分析 使用工具栏中的“升序”和“降序”按钮，可以非常方便地对数据进行排序，但是只能按照单个字段的内容进行排序，
当遇到有多个数据相同的情况时，可以使用“数据”菜单项中的“排序”命令，根据多个关键字进行排序。因此任务操作可以分解为以下过程：
按行升（降）序排序； 根据多列内容进行排序。任务操作1.按行升（降）序排序（1）打开“2009年东风
超市化妆品销售统计表”工作簿。（2）单击“总计（瓶）”列中的任意单元格，单击工具栏上的“升序排序”按钮，打开“排序警告”对话框，如
图所示。（3）选中“以当前选定区域排序”单选钮，单击“排序”按钮，“总计（瓶）”字段的内容按升序排序，排序结果如图所示。（4）单击
“总计（瓶）”列中的任意单元格，使用工具栏上的“降序排序”按钮，可以进行降序排序，排序结果如图所示。2.根据多列内容进行排序（1）
单击“数据”→“排序”命令，打开“排序”对话框，如图所示。（2）在“主要关键字”下拉列表中选择“总计（瓶）”，在“次要关键字”下拉
列表中选择“第四季度”，在“第三关键字”下拉列表中选择“第二季度”，全部按降序排列。（3）单击“确定”按钮，排序结果如图所示。3.
思考并回答以下问题（1）数据排序可能遇到什么问题？如何处理？ （2）怎样操作才能按字母或笔画排序？在什么情况下需要进行自定义排序？
任务小结 数据排序是指按照一定的规则对数据进行整理、排列，如升序、降序或者按照某一个字段值或多个字段值的大小次序排
列等。排序不但可以针对单个字段进行，也可以根据需要针对多个关键字进行排序，进行数据排序便于用户对复杂数据的分析与统计，也更容易看出
规律性的结论。排序操作不但可以选择数值型字段，还可以选择按字母或笔画排序，排序方向也有按行排序与按列排序之分。利用工具栏中的“排序
”按钮，可以对选定数据进行排序，而使用“排序”对话框进行排序，则可以有更多的、适合应用需求的选择。任务2 分类汇总任务描述
小刘是公司的销售统计员，每月底要上报月内的商品销售表。为了使领导能够从报表中得到概括性的数据和结论，他利用Excel
2003的分类汇总功能，对每类商品的销售情况进行了分类统计。任务分析 对工作表数据中的某类数据进行分类汇总，首先要对
该类数据排序，然后才能进行汇总，排序是汇总的前提，两者密不可分，因此任务操作可以分解为以下过程： 对销售数量和销售金
额进行分类汇总； 分析汇总操作适用环境。任务操作（1）打开“商品销售表”工作簿。（2）对“商品名称”进行升序排序，结
果如图所示。1.对销售数量和销售金额进行分类汇总（3）选中“商品名称”列中的任意一单元格，单击“数据”→“分类汇总”命令，打开“分
类汇总”对话框，如图所示。（4）在“分类字段”下拉列表中选择“商品名称”，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”，在“选定汇总项”列
表中选中“销售数量”和“销售金额”复选框。（5）根据需要，选择相应复选框指定汇总结果的显示位置。（6）单击“确定”按钮，完成分类汇
总，结果如图所示。（7）单击页面左侧的“减号”按钮，可以将数据清单中的明细数据隐藏起来，效果如图所示。单击“加号”按钮，可以显示数
据清单中隐藏的明细数据。3.思考并回答以下问题（1）对表格数据汇总，可以解决哪些问题？请详细列举。（2）为什么汇总需要先排序？由此
可以得出什么结论？（3）怎样清除数据表中的分类汇总，将数据表恢复到原来样式？ 任务小结 利用Excel 2003的分
类汇总功能可以对数据进行简单分析，并统计得出概括性数据，便于用户对数据进行规律性的总结。要想对工作表中的某类数据进行分类汇总，需要
先对该数据排序。汇总不但可以针对单项，还可以针对多项。如果用户不需要分类汇总，也可将数据恢复到原来样式。利用“分类汇总”对话框中的
“全部删除”按钮，可以删除分类汇总。 任务3 筛选数据任务描述 某公司对参加竞选人员进行笔试与面试答辩，想从中选出
比较优秀的人员进入公司中层，领导让王秘书用计算机来完成选优操作。小王决定用Excel 2003的筛选功能让系统自动查找满足条件的人
选。任务分析 利用Excel 2003自动筛选和高级筛选功能，可以实现有目的的内容查找并显示。不同筛选方法的操作有一
定差异，因此学习筛选数据的任务被分解成以下过程： 自动筛选； 自定义筛选； 高级筛
选。任务操作1.自动筛选（1）打开“某公司招聘人员成绩表”工作簿，如图所示。（2）选中“某公司招聘人员成绩表”工作表中的任一单元格
，单击“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令。（3）工作表中数据的第一行处于可筛选状态，此时，每一列字段名的右边都出现了一个下拉按钮
，如图所示。（4）单击“性别”字段名的下拉按钮，打开下拉列表，在下拉列表中选择“女”，筛选结果如图所示。此时，“性别”字段名的下拉
箭头颜色变为蓝色。（5）如果要撤销筛选，单击“性别”字段名后面的下拉按钮，打开下拉列表，选择“全部”即可。在数据清单中如果要取消对
所有列进行的筛选，可单击“数据”→“筛选”→“全部显示”命令。如果要撤销数据清单中的筛选箭头，单击“数据”→“筛选”→“自动筛选”
命令。2.自定义筛选（1）单击“总成绩”字段名后面的下拉按钮，打开下拉列表，选择“自定义”，打开“自定义自动筛选方式”对话框，如图
所示。（2）在“总成绩”选项的第一行列表框的下拉列表中，选择“大于或等于”、“176”选项，单击“确定”按钮，筛选结果如图所示。3
.高级筛选 （1）在“某公司招聘人员成绩表”工作表的E14:F15单元格区域，输入高级筛选条件：总成绩>170，面试成绩>95，如
图所示。（2）单击“数据”→“筛选”→“高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框，如图所示。（3）在“方式”选项，选中“将筛选结果复
制到其他位置”单选钮。（4）在“列表区域”文本框中输入数据筛选的数据区域，或单击“折叠对话框”按钮，用鼠标选择数据区域，这里选择“
Sheet1!$A$1:$F$12”。（5）在“条件区域”文本框中输入或选择筛选条件的区域，这里选择“Sheet1!$E$14:$
F$15”。（6）在“复制到”文本框中输入或选择筛选结果的放置位置，可以随意选择区域，这里选择“Sheet1!$A$16:$E$1
9”。（7）根据需要，选择或不选择“选择不重复的记录”复选框。（8）单击“确定”按钮，筛选结果如图所示。 4.思考并回答以下问题
（1）在自定义筛选方式中，如何使用“？”和“”？怎样才能使数据清单中不出现重复的记录？（2）怎样才能取消对所有列进行的筛选操作？
任务小结 对于一个复杂的数据清单，可以通过筛选操作快速找到自己所需的数据。筛选是只显示满足条件的数据记录，将其他一些
暂时不用的数据记录隐藏起来。Excel 2003有自动筛选、自定义筛选和高级筛选功能。灵活选择筛选的形式，可以达到预期的目的。注意
：筛选与排序有本质区别。任务4 制作数据透视表和数据透视图任务描述 小张是一家公司销售部门的员工，每天他都要面对很多
销售信息，若仅使用Excel 2003的排序、自动筛选、分类汇总等功能，已不能很好帮助他完成工作。他需要找出更好的方法，帮助他统计
和分析大量的数据信息。任务分析 Excel 2003的数据透视表和数据透视图功能，能够帮助小张解决工作中遇到的困难
。数据透视表和数据透视图有关联，也有区别，因此任务操作可以分解为以下过程： 制作数据透视表； 制作数据
透视图。任务操作1.制作数据透视表（1）建立如图所示的“销售订单月表”工作表。（2）单击“数据”→“数据透视表和数据透视图”命令，
打开“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”对话框，如图所示。（3）在“请指定待分析数据的数据源类型”选项中，选择“Micros
oft Office Excel 数据列表或数据库”单选钮；在“所需创建的报表类型”选项中，选择“数据透视表”单选钮。（4）单击“
下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之2”对话框，如图所示。（5）单击“选定区域”文本框右端的“折叠对话框”按钮
，选择数据区域，单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框，如图所示。（6）在“数据透视表显示位置”
选项中，选中“新建工作表”单选钮，单击“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导——布局”对话框，如图所示。（7）将对话框右侧
的“部门”按钮拖拽至“页”区域释放；将“销售人员”和“订单号”按钮拖拽至“行”区域释放；将“销售数量”和“销售金额”按钮拖拽至“数
据”区域释放，结果如图所示。（8）单击“确定”按钮，即可完成数据透视表布局的设置操作，并返回“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之
3”对话框。（9）单击“完成”按钮，生成数据透视表，结果如图所示。（10）用户可以根据需要，在“部门”、“销售人”、“订单号”、“
数据”项的下拉列表中选择所要显示的数据。如只显示“销售1部”的销售情况，可在“部门”列表中选择“销售1部”，显示结果如图所示。2.
制作数据透视图 （1）单击“数据透视表”工作表中的任意单元格。（2）单击“数据透视表”工具栏中的“图表向导”按钮，系统将自动在“数
据透视表”所在的工作表之前插入一个被命名为“Chart1”的工作表，并在该工作表中自动生成如图5-26所示的数据透视图（3）将数据
透视图所在的工作表重命名为“数据透视图”，保存工作簿。3.思考并回答以下问题（1）利用数据透视表和数据透视图可以解决表格数据分析的
哪些问题？（2）数据透视表和数据透视图会随着表格数据更新而更新吗？为什么？任务小结 数据透视图表是一种对大量数据快速
汇总和建立交叉列表的动态工作图表，是放置在数据工作表以外的工作表。用户可以直接使用向导生成数据透视表或数据透视图，也可以在生成数据
透视表后，利用图表向导快速生成数据透视图。任务拓展 数据分析任务描述 过去，小刘进行繁琐复杂的数据分析，都是采
用手工方法，自从学会了使用Excel 2003自带的数据分析功能后，他开始利用Excel 2003中的数据分析功能完成过去手工完成
的任务了。任务分析 利用Excel 2003的数据抽样功能，可以实现对数据的随机抽取和统计，制作直方图可以直观显示
频数分布和累积频数表，因此数据分析任务被分解为以下过程： 数据抽样； 制作直方图。任务操作1.数据抽样（1
）打开原始数据表格“某合资企业招聘人员面试成绩”，如图所示。（2）单击“工具”→“数据分析”命令，打开“数据分析”对话框，如图所示
。（3）选择“抽样”选项，单击“确定”按钮，打开“抽样”对话框，如图所示。（4）在“抽样”对话框“输入”选项的“输入区域”文本框中
，输入或选择输入的区域，这里选择$A$3:$A$60；在“抽样方法”选项中，选择“随机”单选钮，在“样本数”文本框中输入20；在“
输出选项”选项中，选择“输出区域”单选钮，并输入或选择输出的区域，这里选择$B$3。（5）单击“确定”按钮，显示计算机自行随机抽样
的结果，如图4所示。（6）选中“抽样结果”列，单击“数据”→“筛选”→“高级筛选”，打开“高级筛选”对话框，如图所示。（7）在“高
级筛选”对话框的“方式”选项中，选择“在原有区域显示筛选结果”单选钮，在“列表区域”文本框中选择或输入$B$2:$B$22 ，选中
“选择不重复的记录”复选框，单击“确定”按钮，去掉重复抽样的记录，结果如图所示。2.制作直方图（1）打开原始数据表格“某合资企业招
聘人员面试成绩”。（2）在右侧输入数据接受序列，本例采用10分为一个分数统计单元，如图所示。（3）单击“工具”→“数据分析”命令，
打开“数据分析”对话框，选择“直方图”，单击“确定”按钮，打开“直方图”对话框，如图所示。（4）在“输入”选项的“输入区域”文本框
中选择原始数据区域，这里选择$B$2:$B$62，在“接受区域”文本框中选择数据接受序列，这里选择$D$2:$D$13；在“输出选
项”选项中，选择“输出区域”单选钮，并在其后的文本框中输入或选择新对象插入的位置，这里选择$C$14，选中“累积百分率”、“图表输
出”复选框。（5）单击“确定”按钮，即可生成相应的直方图，结果如图所示。（6）根据需要对生成的直方图进行适当的调整，调整后的直方图
如图所示。3.思考并回答以下问题（1）利用Excel 2003的数据分析功能可以解决哪些问题？（2）Excel 2003都有哪些数
据分析功能？任务小结 Excel 2003提供有多种数据分析工具，各种工具有不同的作用。利用数据抽样工具可以实现
数据的随机抽取和统计，制作直方图可以显示频数分布和累积频数。数据分析工具附加在Excel 2003的扩展功能中，如果打开Excel
2003未找到“数据分析”命令，说明尚未安装数据分析工具。单击“工具”→“加载宏”命令，打开“加载宏”对话框，在“加载宏”对话框中选择“分析工具库”复选框，根据屏幕提示进行加载。加载成功后，就可以在“工具”菜单项中看到“数据分析”命令。本章小结 掌握本章的学习内容，需要完成4个任务。学会对数据清单进行筛选，可以有目的显示需要的对象。能够对数据按降序或升序排序，则可以将最大或最小数据排在最前面，方便查找极限值。分类汇总可以将某类数据集中在一起，以方便对比分析，数据透视表和数据透视图也具有汇总功能，也是方便数据分析的有用工具。若用户能够在了解4个任务操作的基础上，独立完成数据的筛选、排序、分类汇总和制作数据透视表、数据透视图任务，说明已达到了学习本章的目的。 使用Excel 2003自带的数据分析工具，可以完成很多专业软件才能完成的数据统计、分析任务，因此，相关操作也是某些专业人员必须掌握的内容。 |
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