Excel数据管理应用教程 第二章 EXCEL工作表格式化第二章 EXCEL工作表格式化2.1 表格格式设置2.2工作表的预览与打印2.3模
板的应用2.1 表格格式设置文本格式设置表格的边框和底纹设置 数据格式化自定义格式设置条件格式设置一、文本格式设置1.实例1 员工
招聘考试信息表的文本格式设置 【实例内容】：对员工招聘考试信息表（如图2-1所示）进行文本格式设置，具体为：⑴设置表格标题“员工招
聘考试信息表”的字体为黑体，字形加粗，字号为16。⑵表格标题行实现合并居中，表格的其他行数据实现水平及垂直方向的居中对齐；⑶对表格
标题行进行强制换行设置，对表格其他行进行自动换行设置。 一、文本格式设置一、文本格式设置【实例操作步骤】步骤1：选定标题“员工招聘
考试信息表”，选择“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡进行字体设置：字体设为黑体，字形
设为加粗，字号设为16，如图2-2所示，完成了对表格标题的字体设置。 图2-2 字体设置一、文本格式设置步骤2：选定区域A1:O1
，单击格式工具栏中的“合并及居中”按钮完成表格标题的合并居中。步骤3：选定区域A2:O25，选择“格式”菜单中的“单元格”命令，在
弹出的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，在“水平对齐”和“垂直对齐”的下拉列表框中选择“居中”，实现除表格标题行外其他区域
的数据在水平及垂直方向的居中对齐设置。 一、文本格式设置步骤4：选定区域A2:O25，选择“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出“
单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，在文本控制区域选中“自动换行”复选框，如图2-3所示，单击“确定”按钮完成选定区域内文字的
自动换行，并通过调整列宽查看自动换行的效果。 图2-3 自动换行设置一、文本格式设置步骤5：选定表格标题所在单元格，在编辑栏中在需
要强制换行的位置单击，设置好插入点，如图2-4所示，按下Alt+Enter 键，实现文字的强制换行。一、文本格式设置图2-5文本格
式设置后的效果一、文本格式设置2.文本格式设置 1）字体设置Excel中的字体格式设置有以下两种方法：利用“格式工具栏”中的相应格
式按钮完成，如图2-6所示。在 “单元格格式”对话框中设置完成。在对话框中的“字体”选项卡内可对单元格中的内容进行字体、字形、字号
的设置，另外还可以对字体的颜色、下划线、删除线和上/下标设置。 一、文本格式设置2）对齐方式设置在EXCEL中单元格数据的默认对齐
方式为：文本左对齐，而数字是右对齐。有时为了达到美化表格或满足实际应用需要可对表格进行对齐方式设置。一、文本格式设置⑴水平及垂直方
向对齐设置单元格中的数据在水平方向的对齐方式有：左对齐、居中和右对齐；在垂直方向的对齐方式有：靠上、居中和靠下对齐。在EXCEL中
默认的垂直对齐方式为：靠下对齐。水平及垂直方向居中设置的方法为：选定要设置对齐的单元格，在图2-6所示的对话框中，选择“垂直对齐”
和“水平对齐”下拉列表中的“居中”。一、文本格式设置⑵合并居中合并居中可以实现多个单元格的合并及数据的居中对齐。合并居中的实现有两
种方法：①是用“格式工具栏”中的“合并及居中”按钮来实现；②是在“单元格格式”对话框中实现。一、文本格式设置取消合并的方法如下：①
选定合并单元格，单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮；②是在图2-7所示的对话框中将“文本控制”区域中的“合并单元格”复选框取
消选中。 图2-7 合并居中取消一、文本格式设置⑶单元格内容的旋转数据还可以根据需要实现角度旋转。在图2-5所示的对话框中用鼠标
向下拖动“方向”编辑框中的红色小菱形块到“-15 。 ”，也可直接在下边的编辑框中输入“-15”完成单元格中数据的旋转。 一、文本
格式设置3）数据换行通常在单元格内无论输入的文字有多长，Excel都会将它放在一行处理，但在实际工作中，为了提高显示效果及满足打印
要求，常常需要对文字进行折行处理。 一、文本格式设置（1）自动换行利用自动换行功能，当单元格内文字长度超过当前单元格宽度时可实现文
字的自动换行，同时为了使单元格中的内容能完全显示出来可适当增加其所在行的高度。自动换行设置好后适当调整列宽就可以发现区域内各单元格
的文字可根据所在单元格宽度实现自动换行。一、文本格式设置⑵强制换行强制换行，可根据需要对文字强制换行。方法为：用鼠标单击确定强制换
行的位置，然后按Alt+Enter键后将该位置后的内容强制移到第二行显示。强制换行与自动换行不同，当所在单元格宽度发生变化时，不能
自动调整，可能导致部分文字由于单元格宽度有限而被隐藏；而自动换行，正相反，其可实现文字根据所在单元格宽度自动换行，但换行的位置可能
并不满足人们的需要。二、表格的边框和底纹设置1.实例2 员工招聘考试信息表的边框和底纹设置 【实例内容】：对员工招聘考试信息表进行
边框设置，表格外边框为双线，颜色为蓝色，表格内框线为单线红色，同时要求表格标题行（即工作表中的第2和第3行）的底纹为黄色。【实例操
作步骤】步骤1：选定要设置边框的单元格区域A2:O25，选择“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出“单元格格式”对话框单击“边框”
选项卡。二、表格的边框和底纹设置步骤2：选用“线条”下“样式”内的“双线”线条，在“颜色”下拉列表框中选择蓝色作为线条颜色，然后单
击“预置”项下的“外边框”按钮，实现表格外边框线条样式的设置，如图2-8所示。 二、表格的边框和底纹设置步骤3：选用“线条”下“样
式”内的“单实线”线条，在“颜色”下拉列表框中选择红色作为线条的颜色，然后单击“预置”项下的“内边框”按钮，实现表格内边框线条样式
的设置，单击“确定”按钮完成表格所有边框设置。步骤4：选定要进行底纹设置的单元格区域A2：O3，选择“格式”菜单中的“单元格”命令
，在弹出的“单元格格式”对话框中单击“图案”选项卡，在“颜色”区域中选择“黄色”，单击“确定”按钮完成底纹设置。二、表格的边框和底
纹设置二、表格的边框和底纹设置2.表格的边框和底纹设置知识介绍1）边框和底纹设置⑴使用“格式”工具栏中的“边框”按钮和“填充颜色”
按钮完成 。⑵选择“格式”菜单的“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中的“边框”和“图案”选项卡进行设置。 二、表格的边框
和底纹设置在图2-12所示的对话框中进行边框设置时，必须保证先设置边框线条样式和颜色，再单击“预置”中的或“边框”中的相应按钮。在
该对话框中的“边框”区域和“预置”区域提供了多种边框按钮，如左边框、外边框等，单击对应按钮可实现对相应边框按选定的线条样式和颜色进
行设置。图2-12 表格边框设置二、表格的边框和底纹设置2）自动套用格式 方法为：选取要自动套用格式的单元格区域，然后选择“格式”
菜单中的“自动套用格式”命令，在弹出的对话框中列出了17种表格样式，选取其中的一种样式即可，如图2-13所示。 图2-13自动套用
格式设置三、数据格式化1.实例3 员工招聘考试信息表的数据格式化 【实例内容】：对员工招聘考试信息表中的“期望年薪”列进行数字格式
设置，要求应用货币样式同时保留一位小数位数。将表格中的“出生日期”列格式设置为“2001年3月14日”。【实例操作步骤】步骤1：选
定要设置数字格式的单元格区域G4：G18，单击工具栏中的按钮应用货币样式，再单击工具栏中的按钮，使区域中数字保留一位小数位数，从而
完成对表格中的 “期望年薪” 列的数字格式设置。 三、数据格式化步骤2：选定单元格区域D4：D18，在 “单元格格式”对话框中单击
“数字选项卡”，在“分类”列表框中选择“日期”，在右边的“类型”列表中选择需要的日期格式“2001年3月14日”，如图2-14所示
。 图2-14 日期格式设置三、数据格式化2.数据格式化知识介绍1）数字格式设置 ⑴格式按钮实现Excel提供了很多种数字格式，如
数字精度设置、货币单位显示和百分比等。这些格式设置可以通过格式工具栏中的按钮来实现。三、数据格式化⑵菜单命令实现数字格式设置的另一
种方法是选择“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡，在该对话框中就可实现以上格式设置，还
可实现货币符号的修改，如由默认的人民币货币符号改为美元符号，另还可以实现负数显示方式的设置，如图2-16所示。图2-16 负数格式
设置三、数据格式化2）日期格式设置在Excel中提供了多种日期显示格式，通过格式设置可将日期显示为需要的形式。另不同国家/地区对日
期的显示方式有所不同，如图2-17所示。 图2-17日期格式的区域设置四、自定义格式设置1.实例4 员工招聘考试信息表的自定义格式
设置【实例内容】：在员工招聘考试信息表中对“考号”列进行自定义格式设置，使得向单元格输入简单数字后，其显示出来的考号是长度为9，且
以“xfcs07”开头。对“出生日期”列进行自定义格式设置，将“1983年1月1日”以前出生的日期以蓝色字体显示以突出显示。【实例
操作步骤】步骤1：选中要进行自定义格式设置的单元格区域A4:A18，按Delete键，清除原有的考号内容，然后利用填充复制方法在A
4:A18中输入分别输入“1-15”数字。 四、自定义格式设置步骤2：选择“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对
话框单击“数字”选项卡。步骤3：，选择“分类”列表框中的“自定义”，在“类型”文本框中输入“"xfcs07"000”，如图2-18
所示，单击“确定”按钮完成考号的自定义格式设置。图2-18工号自定义格式输入四、自定义格式设置步骤4：选中单元格区域D4：D18，
选择“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出“单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡。步骤5：选择“分类”列表框中的“自定义”，在“
类型”文本框中输入“[蓝色][<30317]yyyy"年"m"月"d"日";yyyy"年"m"月"d"日"”，如图2-19所示。图
2-19不同数据的字体颜色设置四、自定义格式设置四、自定义格式设置Excel提供了许多数据格式设置，但仅仅这些是不够的，在实际工作
中，经常需要设置一些特殊的格式，如为金额添加货币单位，为此需要通过自定义格式设置来实现。Excel提供了一些自定义格式控制符用于自
定义格式设置，如表2-1所示2-1常用的自定义格式控制符四、自定义格式设置表2-2自定义格式应用例子五、条件格式设置实例5 员工招
聘考试信息表的条件格式设置 【实例内容】：对员工招聘考试信息表的“笔试”、“面试”和“总评”三列成绩进行条件格式设置：成绩大于等于
90的，用加粗蓝色字体表示，同时所在单元格添加蓝色底纹，成绩在80至90之间的用加粗字体表示，而成绩低于60分的用红色加粗字体表示
。【实例操作步骤】步骤1：选定要设定条件格式的单元格区域J4:L18。步骤2：选择“格式”菜单中的“条件格式”命令，弹出“条件格式
”对话框。步骤3：在“条件格式”对话框中进行第一个条件设置，如图2-21所示。 五、条件格式设置步骤4：单击“格式”按钮，打开“单
元格格式”对话框进行设置，以此实现对满足第一个条件的数值所在单元格的颜色设置。 步骤5：单击“条件格式”对话框中的“添加”按钮，用
同样的方法完成第二个条件和第三个条件的设置，最后的“条件格式”对话框如图2-23所示。 图2-23 “条件格式”设置2.2工作表的
预览与打印实例6 员工招聘考试信息表的预览与打印 【实例内容】：对员工招聘考试信息表进行打印预览和页面设置以达到最佳打印效果，具体
如下：⑴在“页面设置”对话框中设置页面的方向为“横向”；⑵在页面中插入页眉，在其右边添加文字“新风超市管理”；⑶设置“员工招聘考试
信息表”的打印区域为A1：O18。⑷进行页边距调整以节约纸张打印数；⑸将“员工招聘考试信息表”的指定打印区域A1：O18中的内容打
印出来，打印份数为5。2.2工作表的预览与打印【实例操作步骤】步骤1：激活要打印的工作表“员工招聘考试信息表”，选择“打印”菜单中
的“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中单击“页面”选项卡，选择页面的方向为“横向”。步骤2：单击“页眉/页脚”选项卡，单
击“自定义页眉”按钮，在其右边输入文字“新风超市管理”，单击“确定”按钮完成页眉插入，如图2-25所示。图2-25 页眉设置2.2
工作表的预览与打印步骤3：单击“工作表”选项卡，在打印区域中通过单击其右边的折叠按钮，然后到工作表中选定打印区域A1：O18，如图
2-26所示。 图2-26 打印区域设置2.2工作表的预览与打印步骤4：单击对话框右边的“打印预览”按钮，进入打印预览状态，通过鼠
标拖动虚线实现对页边距的调整，使员工招聘考试信息表由原先的三页纸打印调整为一页纸打印步骤5：选择“文件”菜单中的“打印”命令，弹出
“打印”对话框，在“打印内容”中选定“选定区域”单选按钮，在“打印份数”栏中输入打印的份数，本例为“5”，如图2-27所示。2.2
工作表的预览与打印2.3模板的应用1.实例7 员工招聘考试信息表的模板应用 【实例内容】：将工作表“员工招聘考试信息表”中的格式
通过模板进行保存；后期进行员工招聘工作时以该模板定义的格式来新建一个工作簿。【实例操作步骤】步骤1：新建一个工作簿，将工作表“员工
招聘考试信息表”复制到新建的工作簿中，选择“文件”菜单中的“另存为…”命令，在弹出的“另存为…”对话框中的“保存类型”下拉列表框中
选择“模板”，将工作簿作为模板进行保存，模板名称为“员工招聘考试信息表”。提示：此处新建工作簿的目的是保证保存的模板只有员工招聘考
试信息表的格式。 2.3模板的应用步骤2：选择“文件”菜单中的“新建”命令，在工作区右边出现相应内容，如图2-34所示。 步骤3：
选择“本机上的模板…”，弹出“模板”对话框，就可看到刚刚保存好的“员工招聘考试信息表”模板，如图2-35所示。2.3模板的应用步骤
4：选择“员工招聘考试信息表”模板，单击“确定”按钮，实现工作簿的新建，并应用该模板保存的格式。2.3模板的应用2.模板的应用知识
介绍模板是一个工作簿文件的格式，当该格式要被大量使用时，就可以将该格式定义为一个模板。当我们要新建该格式的工作簿时，就可以指定相应模板，之后新建的工作簿就会以该模板定义的格式来建立。1）模板的创建模板创建的方法：步骤1：新建工作簿并格式化为所需格式，也可以打开符合要求的工作簿。2.3模板的应用步骤2：选择“文件”菜单中的“另存…”命令，弹出“另存为”对话框。步骤3：选择“保存类型”下拉列表框中的“模板”，并在“文件名”中输入模板文件名，“保存位置”不要修改，即存放在系统存放模板的“Templates”文件夹中。2）模板的应用应用模板建立新工作簿的方法：步骤1：单击“文件”菜单中的“新建”命令，在工作区右边出现相应内容，如图2-33所示。 2.3模板的应用步骤2：选择“本机上的模板…”，弹出“模板”对话框，在“常用”选项卡中有用户建立的模板，另外的在“电子方案表格”选项卡中有Excel内预置的众多模板，如图2-36所示。 |
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