模块十 Office 2003协同使用 主讲老师：Office 2003基础任务实训教程学习目标熟练掌握使用邮件合并的方法熟
练掌握使用信封的方法熟练掌握在Office各组件之间插入、链接和复制数据的方法熟练掌握在Word中导入Excel表格的方法熟练掌握
在演示文稿中导入Word文本的方法任务一 批量制作员工卡和信封任务目标使用Word 2003邮件合并和信封功能，批量制作员工卡和
信封，部分文档的最后效果如图所示。批量制作员工卡和信封效果任务一 批量制作员工卡和信封操作思路（1）启动Excel 2003，在
工作表中制作“员工档案”表格。（2）启动Word 2003，在其中制作员工卡的版式。（3）使用Word 2003的邮件合并功能批量
制作员工卡。（4）使用Word 2003的信封功能批量制作信封。批量制作员工卡的操作思路操作一 准备源数据（1）启动Excel
2003，然后选择【文件】→【保存】菜单命令，打开“另存为”对话框。（2）在“保存位置”下拉列表框中选择文件的保存位置，在“文件名
”文本框中输入“员工档案”文本，如图所示。“另存为”对话框操作一 准备源数据（3）单击“保存”按钮，将程序新建的工作表以“员工档
案”为名保存到电脑中。（4）在A1:F1单元格区域中分别输入表头“姓名、职务、部门、联系方式、联系地址、邮政编号”文本，如图所示。
输入表头操作一 准备源数据（5）在表头下面对应的单元格中输入员工的档案信息，如图所示。（6）选择A1:F13单元格区域，然后选择
【格式】→【自动套用格式】菜单命令，打开“自动套用格式”对话框。（7）在列表框中选择“古典2”选项，如图所示。 录入员工档案
信息“自动套用格式”对话框操作一 准备源数据（8）单击“确定”按钮，为表格自动套用格式，效果如图所示。自动套用表格格式操作一
准备源数据（9）选择A1:F1单元格区域，单击“常用”工具栏上的“居中”按钮 ，将表头设置为居中对齐的样式，效果如图所示。（10）
单击“常用”工具栏“保存”按钮 ，将其进行保存。设置表头居中对齐操作二 制作员工卡版式（1）启动Word 2003，选择【文件】
→【保存】菜单命令，打开“另存为”对话框。（2）在“保存位置”下拉列表框中选择文件的保存位置，在“文件名”文本框中输入“员工卡”文
本，如图所示。设置文档保存位操作二 制作员工卡版式（3）单击“保存”按钮，将程序新建的文档以“员工卡”为名保存到电脑中。（4）选
择【文件】→【页面设置】菜单命令，打开“页面设置”对话框。（5）单击“纸张”选项卡，在“纸张大小”栏中的“宽度”数值框输入“15厘
米”，在“高度”数值框输入“10厘米”，如图所示，单击“确定”按钮。设置文档页面大小操作二 制作员工卡版式（6）单击“绘图”工具
栏中的“文本框”按钮 ，当鼠标光标变成 形状时，按住鼠标左键不放，在文档编辑区中绘制一个文本框，通过文本框边缘上的8个控
制柄，调整文本框的大小和位置，如图所示。绘制文本框操作二 制作员工卡版式（7）在文本框上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设
置文本框格式”命令，打开“设置文本框格式”对话框。（8）单击“颜色与线条”选项卡，在“线条”栏中的“颜色”下拉列表框中选择“黑色”
选项，在“虚实”下拉列表框中选择第一个选项，如图所示。设置线条颜色操作二 制作员工卡版式（9）单击“确定”按钮，返回文本编辑区，
在文本框中输入“照片”文本，如图所示。（10）使用相同的方法在文档绘制其他文本框，然后在其中分别输入内容并设置字体样式，效果如图所
示。 输入文本 绘制其他文本框操作二 制作员工卡版式（11）单击“绘图”工具栏中的“插入图片”按钮 ，打开“插入图片”对话
框。（12）在“查找范围”下拉列表框中选择图片的存放位置，在其下的列表框中选择“公司标志.jpg”选项，如图所示。（13）单击“插
入”按钮，将图片插入到文档中，并适当调整图片的大小和位置，效果如图所示。 “插入图片”对话框插入图片操作三 使用邮件合并（1）
选择【视图】→【工具栏】→【邮件合并】菜单命令，在打开的“邮件合并”工具栏中单击“打开数据源”按钮 ，打开“选取数据源”
对话框，如图所示。切换任务窗格 操作三 使用邮件合并（2）在“查找范围”下拉列表框中选择数据源的存放位置，在其下的列表框选择要使
用的数据源文件“员工档案.xls”工作薄，单击“打开”按钮，如图所示。选择数据源操作三 使用邮件合并（3）打开“选择表格”对话框
，选择“Sheet1$”工作表，单击“确定”按钮，如图所示。选择表格操作三 使用邮件合并（4）将鼠标光标定位到“姓名”文本框中的
下划线上，单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮 ，打开“插入合并域”对话框。（5）选中“数据库域”单选按钮，在“域”列
表框中选择“姓名”选项，如图所示。选择插入的域操作三 使用邮件合并（6）单击“确定”按钮在“姓名”文本框中插入姓名，如图所示。（
7）用相同的方法将需要的域插入到文档中的相应位置，效果如图所示。 插入姓名插入其他域操作三 使用邮件合并（8）单击“邮件合并”
工具栏中的“检查错误”按钮 ，打开“检查并报告错误”对话框。（9）选中“模拟合并，同时在新文档中报告错误。”单选按钮，如
图所示。（10）单击“确定”按钮，开始检查错误，完成后打开提示对话框，如图所示。 选择检查方式完成检查错误操作三 使用
邮件合并（11）单击“确定”按钮，单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮 ，打开“合并到新文档”对话框。（12）选
中“全部”单选按钮，单击“确定”按钮，如图所示。（13）打开“字母1”窗口，在该窗口中即可查看合并后的文档效果，如图所示。
“合并到新文档”对话框查看合并后的文档操作三 使用邮件合并（14）单击“字母1”窗口中“常用”工具栏上的“保存”按钮 ，
打开“另存为”对话框。（15）在“保存位置”下拉列表框中选择文件的保存位置，在“文件名”文本框中输入“员工卡副本”文本，单击“保存
”按钮，将其保存到电脑中，如图所示。保存合并后的文档操作四 批量制作信封（1）新建一篇空白文档，然后选择【工具】→【信函与邮件】
→【中文信封向导】菜单命令，打开“信封制作向导”对话框，单击“下一步”按钮进行下一步设置，如图所示。“信封制作向导”对话框操作四
批量制作信封（2）在打开的“请选择标准信封样式”对话框中的“信封样式”下拉列表框中选择“普通信封3：（176×125毫米）”选项
，如图所示，单击“下一步”按钮进行下一步设置。选择信封样式操作四 批量制作信封（3）在打开的“怎样生成这个信封？”对话框中选中“
以此信封为模板，生成多个信封”单选按钮，，在其下的“使用预定义地址薄”下拉列表框中选择“Microsoft Excel”选项，选中
对话框下方的“打印邮政编码边框”复选框，如图所示，单击“下一步”按钮进行下一步设置。设置生成选项操作四 批量制作信封（4）打开完
成设置的对话框，完成信封的制作过程，如图所示，单击“完成”按钮。完成设置操作四 批量制作信封（5）打开“选择表格”对话框，单击“
确定”按钮，如图所示。（6）打开一个未保存的“信封”文档，如图所示。 “选择表格”对话框生成“信封”文档操作四 批量制作信封
（7）选择【视图】→【工具栏】→【邮件合并】菜单命令，打开“邮件合并”工具栏，单击“打开数据源”按钮 ，打开“选取数据源”对话框。
（8）在“查找范围”下拉列表框中选择数据源的存放位置，在其下的列表框选择要使用的数据源文件“员工档案.xls”工作薄，单击“打开”
按钮，如图所示。选择数据源操作四 批量制作信封（9）打开“选择表格”对话框，选择“Sheet1$”工作表，单击“确定”按钮，如图
所示。选择表格操作四 批量制作信封（10）将“?收信人地址一?”和“?收信人地址二?”文本删除，然后单击“邮件合并”工具栏的“插
入域”按钮 ，在打开的“插入合并域”对话框中选中“数据库域”单选按钮，在“域”列表框中选择“联系地址”选项，如图所示。插入合并域操
作四 批量制作信封（11）单击“插入”按钮，在文档中插入“联系地址”合并域，如图所示。插入“联系地址”合并域操作四 批量制作信
封（12）用相同的方法将其他合并域修改为与数据源中对应的合并域，效果如图所示。（13）将信封中的“?发信人姓名?”、“?发信人地址
?”和“?发信人邮编?”分别修改成“李铭”、“北京市北大街88号”和“100001”，效果如图所示。 修改合并域设置寄信人
信息操作四 批量制作信封（14）确定无误后即可单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮 进行合并，打开“合并到新文
档”对话框。（15）选中“全部”单选按钮，单击“确定”按钮，如图所示。（16）在打开的“信封1”窗口中即可查看到合并文档后的效果，
效果如图所示。 设置合并记录方式查看合并效果操作四 批量制作信封（17）单击“信封1”窗口中“常用”工具
栏上的“保存”按钮 ，在打开的“另存为”对话框中设置文档的保存位置和文件名后，单击“保存”按钮，将其保存到电脑中即可，如图所示。保
存批量制作的信封任务二 制作招标方案文档任务目标通过将Word 2003与Excel 2003协同使用，制作招标方案文档，最终效
果如图所示。 制作招标方案文档效果任务二 制作招标方案文档操作思路（1）打开素材文档“招标方案.doc”文档，编辑招标方案的内容
。（2）在招标方案文档中插入Excel表格。（3）在文档中插入、链接和复制数据。制作招标方案文档的操作思路操作一 插入Excel
表格（1）启动Word 2003，打开素材文档“招标方案.doc”，将光标插入点定位到“附表一”下的空白行位置。（2）启动Exce
l 2003，打开素材文档“招标基本情况.xls”工作薄，选择A1:J36单元格区域，然后选择【编辑】→【复制】菜单命令或按“Ct
rl+C”键，复制该单元格区域中的数据，如图所示。复制Excel表格操作一 插入Excel表格（3）切换至招标方案的Word窗口
，选择【编辑】→【选择性粘贴】菜单命令，打开“选择性粘贴”对话框，如图所示。选择菜单命令操作一 插入Excel表格（4））选中“
粘贴链接”单选按钮可将复制的图表链接到Word文档中，这里选中“粘贴”单选按钮，将表格嵌入到Word文档中。（5）在“形式”列表框
中选择“Microsoft Office Excel工作表 对象”选项。（6）选中“显示为图标”复选框，将嵌入的表格显示为图标，如
图所示。设置粘贴方式操作一 插入Excel表格（7）单击“确定”按钮，即可将该表格嵌入到Word文档中，如图所示。嵌入Excel
表格操作一 插入Excel表格（8）双击该图标将启动Excel 2003，在其中可对表格进行编辑，如图所示。打开Excel表格操
作二 插入、链接和复制数据（1）将光标插入点定位到“四、招标步骤”下的空白段落，然后选择【插入】→【对象】菜单命令，打开“对象”
对话框。（2）在该对话框中选中“链接到文件”复选框，单击“文件名”文本框后面的“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，如图所示。“对象”
对话框操作二 插入、链接和复制数据（3）在“查找范围”下拉列表框中选择文件存放的位置，在其下的列表框中选择“招标步骤.xls”选
项，如图所示。 选择插入的对操作二 插入、链接和复制数据（4）单击“插入”按钮，返回“对象”对话框，单击“确定”按钮，即可在Wo
rd文档中插入Excel表格对象，如图所示。插入Excel表格对操作二 插入、链接和复制数据（5）选择插入的Excel表格对象，
将其设置为居中对齐方式，双击该表格对象即可启动Excel 2003，在其中可对该表格进行编辑操作，如图所示。查看Excel表格操作
二 插入、链接和复制数据（6）将光标插入点定位到Word文档的末尾位置，然后选择【插入】→【超链接】菜单命令，打开“插入超链接”
对话框。（7）在“链接到”栏中选择“原有文件或网页”选项，在“要显示的文字”文本框中输入“审批部门核准意见表格”，在“查找范围”下
拉列表框中选择文件的存放位置，在其下的列表框中选择“审批部门核准意见.xls”选项，如图所示。设置超链接操作二 插入、链接和复制
数据（8）单击“确定”按钮，将在Word文档中插入超链接，如图所示。插入超链接操作二 插入、链接和复制数据（9）将鼠标光标移至插
入的超链接上，将显示超链接的存放位置和跟踪超链接的方法，如图所示。（10）按“Ctrl”键不放的同时单击“审批部门核准意见表格”超
链接，即可启动Excel 2003，并打开“审批部门核准意见.xls”工作薄，如图所示。 查看超链接查看Excel表格任务三
制作年终总结报告演示文稿任务目标通过将Word 2003、Excel 2003和PowerPoint 2003协同使用，制作年终
总结报告演示文稿，最终效果如图所示。年终总结演示文稿效果任务三 制作年终总结报告演示文稿操作思路（1）以“年终总结报告”为名新建
一篇演示文稿，并将其保存到电脑中。（2）进入“幻灯片母版视图”，设置幻灯片的母版。（3）在幻灯片中输入文本并设置文本格式。（4）在
幻灯片中导入Word文本和插入Excel表格。（5）设置幻灯片动画，并放映演示文稿。制作年终总结报告演示文稿的操作思路操作一 制
作母版（1）启动PowerPoint 2003，关闭自动打开的任务窗格，然后选择【视图】→【母版】→【幻灯片母版】菜单命令，进入幻
灯片母版视图。（2）选择【格式】→【背景】菜单命令，打开“背景”对话框。（3）在其中的下拉列表中选择“填充效果”选项，打开“填充效
果”对话框，如图所示。选择背景填充效果操作一 制作母版（4）单击“纹理”选项卡，在“纹理”列表框中选择“栎木”选项，然后单击“确
定”按钮，如图所示。设置背景填充效操作一 制作母版（5）在返回的“背景”对话框中单击“全部应用”按钮，完成母版背景的设置，效果如
图所示。（6）删除除页脚以外的其他占位符，然后在其中输入“诚信文本，客户至上”文本，并将其文本格式设置为“隶书，28，黄色”，通过
拖动文本框边缘上的8个控制柄调整其大小，效果如图所示。 设置母版背景 设置母版页脚操作一 制作母版（7）单击“文本框”按钮 ，
在幻灯片中绘制一个矩形边框，并在其中输入“年终总结报告”文本，设置字号为“36”，如图所示。 插入文本框 操作一 制作母版（8）
选择该文本框，单击“绘图”工具栏中的“填充颜色”按钮 ，在弹出的列表中选择“填充效果”选项，打开“填充效果”对话框的“渐变”选项卡
。（9）在“颜色”栏中选中“双色”单选按钮，在“底纹样式”栏中选中“垂直”单选按钮。在“变形”栏中选择右上角的选项，然后在“透明度
”栏中拖动“到”栏中的滑块，将数值设置为“50%”，最后单击“确定”按钮，如图所示。设置文本填充效果操作一 制作母版（10）将该
文本框拖动至幻灯片的右上角，效果如图所示。设置幻灯片页眉效操作一 制作母版（11）选择【插入】→【图片】→【来自文件】菜单命令，
打开“插入图片”对话框。（12）在“查找范围”下拉列表框中选择“素材”文件夹，在其下的列表框中选择“灯笼.jpg”选项，然后单击“
插入”按钮，如图所示。“插入图片”对话框操作一 制作母版（13）将图片插入到幻灯片中，并单击“图片”工具栏中的“设置透明色”按钮
，此时鼠标光标变为 形状，单击插入图片中的白色区域，将该颜色区域设置透明色，效果如图所示。设置图片透明色操作一 制作母
版（14）适当调整图片的大小，并进行3次复制，依次排列在幻灯片的左上角位置，效果如图所示。设置图片大小和位置操作一 制作母版（1
5）分别在各个灯笼上方放置文本框，并输入相应的文本，如图所示。（16）将文本格式设置为“隶书、40、黄色”，单击“幻灯片母版视图”
工具栏上的“关闭母版视图”按钮，完成母版的制作，效果如图所示。 在灯笼上添加文本 设置文本格式操作二 插入Word文档（1）
选择【格式】→【幻灯片版式】菜单命令，打开“幻灯片版式”任务窗格，在“文字版式”栏中选择“标题和文本”选项，然后关闭任务窗格。（2
）在标题占位符中输入文本，并将其文本格式设置为“宋体，40，加粗”，然后移动占位符位置，如图所示。设置幻灯片标题 操作二 插入W
ord文档（3）单击“单击此处添加文本”占位符，在其中输入文本，然后将文本格式设置为“宋体，24，加粗”，并调整占位符位置，如图所
示。 制作其余幻灯片操作二 插入Word文档（4）选择【插入】→【新幻灯片】菜单命令，插入新的幻灯片，用相同的方法输入并设置幻灯
片标题，效果如图所示。（5）选择【插入】→【对象】菜单命令，打开“插入对象”对话框，选中“由文件创建”单选按钮，然后单击“浏览”按
钮，打开“浏览”对话框，如图所示。 插入新灯片选择插入对象方式操作二 插入Word文档（6）在“查找范围”下拉列表框中选择“
素材”选项，在其下的列表框中选择“表扬信.doc”选项，然后单击“确定”按钮，如图所示。（7）返回“插入对象”对话框，单击“确定”
按钮，将Word文档插入到幻灯片中，如图所示。 选择Word文档插入Word文档操作二 插入Word文档（8）按照设置图片位
置和大小的方法设置插入的Word文档的位置和大小。双击插入的Word文档，此时在PowerPoint工作窗口将嵌入Word的窗口，
如图所示。（9）在PowerPoint的Word窗口中选择所有文本，将字体颜色设置为“白色”，然后单击该窗口的任意的位置，效果如图
所示。 嵌入Word的窗口设置字体颜色操作三 插入Excel表格（1）选择【插入】→【新幻灯片】菜单命令，插入新的幻灯片，
在其中输入并设置幻灯片标题，效果如图所示。（2）利用插入Word文档的相同方法插入Excel表格“销售对比.xls”，适当改变插入
到幻灯片中的Excel表格的大小和位置，效果如图所示。 插入新幻灯片插入Excel表格操作三 插入Excel表格（3）
双击插入的Excel表格，进入Excel编辑窗口，选择A6:F6单元格区域，然后选择【格式】→【单元格】菜单命令，打开“单元格格式
”对话框。（4）单击“图案”选项卡，在“颜色”栏中选择“深黄”选项，如图所示。设置底纹填充颜色 操作三 插入Excel表格（5）
单击“确定”按钮，将所选单元格的底纹颜色设置为“深黄”，效果如图所示。应用底纹设置操作三 插入Excel表格（6）将F6单元格的
字体颜色设置为“白色”，然后利用“单元格格式”对话框重新设置单元格的边框，完成表格的设置，效果如图所示。完成Excel表格的编辑操
作操作四 放映幻灯片（1）选择第1张幻灯片，并选择标题占位符，然后选择【幻灯片放映】→【自定义动画】菜单命令，打开“自定义动画”
任务窗格。（2）单击“添加效果”按钮，在弹出的列表中选择【进入】→【百叶窗】命令，在“修改”栏的“方向”下拉列表框中选择“垂直”选
项，在“速度”下拉列表框中选择“中速”选项，如图所示。自定义设置幻灯片动画效果操作四 放映幻灯片（3）选择第2个文本占位符，然后
单击“添加效果”按钮，在弹出的列表中选择【进入】→【菱形】命令，将其中第一段文本的动画效果的变化方向设置为“内”，速度设置为“中速
”，第二段文本的动画效果的变化方向设置为“内”，速度设置为“中速”，如图所示。设置不同段落的动画效果操作四 放映幻灯片（4）用相
同的方法设置其他幻灯片中各个对象的动画效果。完成后选择【文件】→【保存】菜单命令，打开“另存为”对话框。（5）在“保存位置”下拉列
表框中选择保存演示文稿的位置，在“文件名”文本框中输入“年终总结报告”文本，如图所示。保存演示文稿操作四 放映幻灯片（6）单击“
保存”按钮，将制作演示文稿以“年终总结报告”为名保存到电脑中。（7）选择【幻灯片放映】→【观看放映】菜单命令或按“F5”键，进入放映界面，开始放映制作的演示文稿，如图所示。（8）在放映过程中单击鼠标可显示下一个对象的动画效果，按“Esc”键可退出幻灯片的放映界面。放映演示文稿实训一 批量制作邀请函实训目标通过Word 2003与Excel 2003的协同使用，批量制作邀请函，最终效果如图所示。 批量制作邀请函效果实训一 批量制作邀请函实训分析（1）启动Word 2003，以“邀请函”为名新建一篇Word文档。（2）在文档中编辑邀请函的版式。（3）使用邮件合并的功能批量制作邀请函。批量制作邀请函的操作思路实训二 制作公司年终会议演示文稿实训目标通过PowerPoint 2003与Excel 2003的协同使用，制作公司年终会议演示文稿，部分幻灯片的最终效果如图所示。公司年终会议演示文稿效果实训二 制作公司年终会议演示文稿实训分析（1）启动PowerPoint 2003，将程序新建的幻灯片以“公司年终会议”为名保存到电脑中。（2）进入幻灯片母版视图界面，制作幻灯片的版式。（3）返回到普通视图界面，制作幻灯片。（4）在幻灯片中插入Excel表格，并对插入的表格进行编辑。制作公司年终会议演示文稿的操作思路 |
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