第8章 Access和Outlook的基本应用学习目标：（1）了解Access和Outlook的基本功能。（2）熟练掌握利用Access和
Outlook制作案例的方法、流程和技巧。Office 2007除了包括前面介绍的文字处理软件Word、电子表格处理软件Excel
、文稿演示软件PowerPoint组件外，还包括数据库管理软件Access和个人邮件管理软件Outlook等组件，本章将分别介绍利
用这两个软件制作精彩案例的方法、流程和技巧。8.1 利用Access建立公司员工通讯录在公司管理工作中，人员管理占有非常重要的地
位，要想有效地管理每位员工，首先必须了解和掌握每位员工的基本情况，建立员工通讯录。通讯录管理系统一般应具有通讯录登记、查询、统计、
报表、打印等功能，涉及的项目一般应包括姓名、性别、所属部门、年龄、家庭住址、联系电话、电子邮箱等。8.1 利用Access建立公
司员工通讯录8.1 利用Access建立公司员工通讯录8.1 利用Access建立公司员工通讯录8.1 利用Access建立
公司员工通讯录解题思路：（1）创建一个新数据库，并对其进行保存。（2）创建数据表。（3）利用表设计视图窗口修改和调整表。（4）利用
窗体向导创建窗体。（5）利用窗体设计视图修改和调整窗体及其对象的格式、布局。（6）在窗体页眉位置插入用于显示窗体标题的标签。（7）
利用命令按钮向导在窗体主体中添加查找记录命令按钮。（8）利用命令按钮向导在窗体主体中添加删除记录命令按钮。（9）利用窗体录入数据。
（10）利用窗体查找记录和删除记录。（11）利用报表向导设计报表。（12）利用报表设计视图修改和调整报表格式。（13）打印预览和打
印报表。（14）后期处理及文件保存。8.1 利用Access建立公司员工通讯录单击桌面左下角的“开始”按钮，然后选择“新建Off
ice文档”命令，并在“新建Office 文档”对话框的“常用”选项卡中单击“空数据库”按钮，然后单击“确定”按钮，即可启动Acc
ess 2007中文版，并直接打开“新建文件”任务窗格。8.1 利用Access建立公司员工通讯录本案例通过“飞宇高科技开发有限
公司员工通讯录”数据库、表、窗体、报表的设计过程，主要学习了Access 2007中文版软件的启动和退出、利用向导创建数据库、表、
窗体、报表，并利用设计视图对其进行调整，利用窗体输入、查找和删除记录，以及在窗体中添加标签、命令按钮等控件的方法和技巧。关键之处在
于，利用Access 2007提供的各种向导创建表、窗体和报表。利用类似本案例的方法，可以非常方便地完成各种数据的录入、管理、查询
、删除和打印等任务。8.2 利用Outlook进行统一邮件管理在现代人的日常工作、生活和学习过程中，经常需要与别人发生各种联系，
这种联系是多方位的，如打电话、写信、发传真、见面会谈等。随着信息社会的到来，传统的联系方式已无法适应高节奏、高效率、高品质的现代社
会工作和生活的需要，于是人们越来越多地借住现代化联系方式——电子邮件进行信息交换和通信，而且每个人还不只拥有一个电子邮件地址，这就
对如何统一的对电子邮件进行有效地管理提出了新的要求。Microsoft Office Outlook 2007作为个人信息管理器和
通信程序，提供了统一的邮件管理界面，可以帮助我们管理电子邮件、日历、联系人，以及有关其他人和工作组的信息，从而轻松实现对多个邮箱的
高效、快捷、统一地进行管理。8.2 利用Outlook进行统一邮件管理解题思路：（1）启动Outlook 2007软件。（2）设
置电子邮件账户。（3）设置接收与发送邮件的相关选项，以有效控制垃圾邮件和病毒。（4）在Outlook中添加联系人。（5）利用Out
look起草新邮件。（6）设置邮件的跟踪选项。（7）利用Outlook发送邮件。（8）利用Outlook接收和阅读邮件。（9）为邮
件添加提醒事项。（10）后期处理及提醒标志的取消。8.2 利用Outlook进行统一邮件管理 8.2 利用Outlook进
行统一邮件管理按下键盘中的F9功能键，可以快速发送和接收邮件。邮件被打开后，窗口中部的“收件箱”列表中显示的邮件标记将由“未读”状
态变成“已读”标记，此时，在窗口中部的“收件箱”列表中相应邮件的标题上单击鼠标右键，并从快捷菜单中选择“标记为未读”命令，如图8.
78所示，即可将此邮件重新标记为未读状态。8.2 利用Outlook进行统一邮件管理本案例通过利用Outlook 2007软件实
现邮件的统一管理过程，主要学习了Outlook 2007中文版软件的启动与退出、设置电子邮件账户、设置接收与发送邮件的相关选项、添
加联系人、起草、发送和接收邮件、设置和取消提醒事项等操作的方法和技巧。其中关键之处在于，正确设置电子邮箱账户，并利用Outlook
2007准确地发送和接收邮件。利用类似的操作，可以有效地实现各邮件账户的统一管理，以进一步提高工作效率。链接一 如何理解Acc
ess数据库与其对象之间的关系Access数据库实际上是与某一特定事务或主题相关联的数据和对象的集合，数据库文件的扩展名为.mdb
，一个数据库文件中通常包含多个表、窗体、查询、报表、宏、模块和数据访问页等数据库对象。我们可以将自己的数据分别存储在各自独立的数据
表中；可以使用联机窗体对表中的数据进行查看、添加、删除及更新等操作；可以通过查询来查看并检索满足某种条件的数据；可以通过报表对数据
以特定的格式进行分析和打印；还可以通过数据访问页将数据发布到Internet或Intranet上，供其他人查看、更新、分析或打印数
据库中的数据。链接二 在Access中为字段提供了哪些数据类型链接三 在Access的“工具箱”中提供了哪些常用的控件按钮控件
作为一个图形对象，可以被放置在“设计视图”中的窗体、报表或数据访问页上，用于显示数据、执行操作、控制对象等，这些控件被统一放置在“
工具箱”中，表8.2中列出了常用控件按钮的主要功能。链接四 如何使得在Outlook 2007软件中接收的邮件能同时在Web网站
上接收利用Outlook 2007软件进行统一邮件管理确实给我们带来很大方便，它使得我们不必每次逐个登录Web网站接收和发送邮件，
但同时也存在一个问题，那就是只有利用固定的已经配置好电子邮件账户的计算机才能统一管理所有账户的电子邮件，而且通过Outlook 2
007软件接收过的电子邮件将自动从服务器上删除，这样，就无法利用其他计算机通过登录Web网站的方式再次查看这些电子邮件了。链接五
如何在桌面上设置起草邮件的快捷方式在实际工作中，如果能在桌面上建立一个起草邮件的快捷方式，每次起草邮件时只需双击该快捷方式，就可
以启动和打开Outlook软件了，这将大大提高工作效率。链接六 如何在起草邮件时插入表格在利用Outlook起草邮件时，如果需要
插入表格，只需要选择HTML作为邮件格式，并选择Word作为邮件编辑器即可。链接七 如何设置邮箱的自动回复功能Outlook 2
007软件的自动回复功能非常强大，可以根据来信人的不同做出不同的回复。链接八 如何将Office 2007其他组件创建的文档直接
以电子邮件的方式发送出去当利用Word、Excel、PowerPoint或Access等软件编辑文档、表格、文稿或数据库时，可以直接将其以电子邮件形式发送出去上机完成本章提供的各个案例，并在此基础上完成下列案例的制作。（1）利用Access 2007软件建立个人通讯录数据库。（2）利用Outlook软件对个人邮件进行统一管理。 |
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