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采购审计案例

 蓝天高山大海 2023-06-08 发布于云南
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很多内审新手一遇到采购审计,就会提我没思路,没想法,不知道如何进行?
不是你不会做,是你太懒了。为什么?
你买过菜么,去菜场买菜,你是如何进行的?这就是采购,只不过金额大小的问题。你买菜会怎么做?
第一步:今天来多少客人,口味怎么样,打算做几个菜。这就是采购计划,采购计划不准就会导致食材的呆滞、短缺、品质问题。
第二步:选择跑批发市场、附近的菜场、超市等。这就是采购方式的选择。超市就是定点采购、批发市场和菜场就是三家比价。如果你要买三文鱼做寿司,那没地方选择,就超市,这就是唯一供应商。这三种方式,优缺点是,批发市场和菜场,你还能看看菜新鲜不新鲜,价格是否高低。选一家那么,那么无论是好是坏都买,但是不用挪地方。
第三步:买菜的时候,有时买的是鱼,你会问老板送不送葱,问了老板会送你葱,不问就不会有。这个时候,这就是赠品管理(回扣发生点)。买水果的时候,有时,你要尝尝,红提是不是很甜,这就是新进供应商的样品管理。
第四步:买菜的时候,没有一个个挑,结果回家发现有烂的。要么就算了,来回跑一趟太累,这就是瑕疵收货。要么就是跑过来直接给老板看,你丫这么烂的菜都给我。老板笑着脸,好说,好说,给你换,然后再送你一点小葱(回扣发生点)。如果不给你处理,那下次你就不再去了,这就是供应商考核和黑名单。
常见采购合规审计的思路是按照上面的买菜的方式来进行的,往往把采购审计分成:采购计划、供应商选择、需求量与价格的确认、合同签订、验收付款、供应商年底考核等几个环节,然后写出采购的审计内容与风险点。
这个审计思路最大问题是:人为进行了审计项目的割裂。就像之前和人搞笑说的,有些舞弊的手段实在太拙劣,一眼就能看出来。记住内审的最主要的思路:发现一个细小的差异,然后从整体上去查造成这个的原因,然后通过修订制度或者处罚等错误,完善或者关上扣子。当然完善审计程序也是必要的。下面举一个企划采购审计的案例。
接到举报企划经理在外面开设公司,把公司的企划业务都给自己开的公司做。
在接到信息后,对近半年的企划物品款项支付以及供应商进行了调查。发现多年合作的供应商未使用,而新的供应商是在几个月前注册成立的,而且当月就把企划物品交给这家供应商制作。
审计部调取了企划经理的入职登记表以及身份证复印件,暂时无重大发现。通过上门拜访,就几十个平方,2个人。但是在调取新进供应商的时候,发现老板或者说业务员的身份信息很奇怪。
奇怪就奇怪在老板的姓与企划经理一样,然后,老板的身份证上的地址居然与企划经理的地址一样,是同一个地方,都是内蒙古某某某。我们当时都在惊讶,丫的如果是找个上海当地的,我们根本就查不出来。这可能就是所谓的蛛丝马迹吧,呵呵。
查到这里,我们也没去内蒙古那个地方查企划经理与老板的关系,而是直接写了一份审计简报给老板,主要讲了供应商的信息、业务量、老板与企划经理的关系。

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后来,老板和人力资源总监直接找企划经理谈话,结果是企划经理走人。
然而这个事情已经发生有点时间,已经有好几笔业务的款项已经支付,当然也谈不上什么损失。
在弥补了制度上的缺陷后,我们开始反思,为何常规审计没发现,因为刚做过类似审计,没发现问题,就重新对审计程序进行了修订:
1、在审计系统上的完善,增加供应商信息变动表,反映每月供应商淘汰、新进的信息。这么做的目的是:防止等我们去查的时候,有些事件已经无法挽回了。当时确实是查了,但是就是流程合规,就是看看证件齐全不齐全,现在想想有个鸟用呵呵。
2、在采购审计中,增加对异常信息变动供应商的调查与回访,对于新进供应商检查考察信息、登记信息。从业务员的名片、工商登记等等,都可以入手。
3、而对于淘汰的供应商进行回访。
不要迷信底稿,底稿有个毛用。内审是无定式的,只要能发现问题、查找原因、解决问题,怎么去查都是可以的(前提:不犯法)。按照底稿或者审计框架去跑审计流程,查出来的是鸡毛蒜皮的东西。
可笑的是有些审计人员竟然有如下言论:我在尽量改进审计方法,建一些底稿模版什么的,教他们抽样,累死宝宝了。
来源:苦逼的审计人,审计之家编辑整理(如有转载,请注明以上信息)

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