【原】【彩云档絮】04-关于证照档案归类

彩云档絮

作者：归旭辉

一颗尘埃

有它生命的轨迹

一粒星火

有它散发的微光

一个档案员

有她独有的温热

 

三人成行

皆为吾师而为学

愿为一絮

遨游在档园一隅

集絮成裘  聚裘成花

交流互享  乐在彩云档絮

partner: 归老师，有问题请教，就是我单位的电力许可证等，就是一些证照类，要放到那个大类里？行政里吗？我现在给放实物里了，是不是不对啊？谢谢！ 彩云归: 证照类比较特殊，最好单独一类 partner: 是呀，放实物里可不可以，不违背原则啥的吧  彩云归: 这个其实也没啥，管理方便最重要 partner: 嗯嗯嗯，好的，谢谢老师 彩云归: 一看怎样保管这类档案最安全合理，二看公司怎么要求，三看管理人怎样管理更方便有效 partner: 感谢

【04】关于证照档案归类

关于证照类档案管理，一些档案同伴的一个纠结点在于其如何归类，是列入实物档案类，还是行政类、综合类，还是其它类呢？

证照类档案在企业里，有它自身的特殊性。由于企业证照一般有有效期或其它限定，加上期间会有新增、变更、注销、主管单位收回等情况，其产生的档案也相应的需要动态管理、及时更新。因此证照类档案管理，既区别于实物类档案，也不同于一般的文书类档案。

企业证照通常有公司类证照和项目/产品/专业类证照，这些年的一线档案工作中，我一般会把公司类证照归入行政档案，而项目类证照归入相应的项目档案。

行政类目下的公司证照，如果数量较少，且企业没有相应的制度和特别要求，那这些证照可以放在保险柜里作为重要资料而不是档案来管理，再配一台账，记录其基本信息、变动和注意事项，便可满足管理需要。

而为规范管理，可在行政档案类目下设“公司证照”类别，证照按产生时间顺序排列、编制目录、装盒存放管理，不再进行下一级分类，如图4-01。

若证照较多，混放不易查找利用，则可在“公司证照”下面继续分类，如图4-02，也就是每个公司的证照档案单独装盒存放，与该证照相关的设立/申办、变更、注销及查档文件都可放在同一盒中，既清晰明了，又完全、完整。

这种分类不改变行政档案的大类，只是对证照档案的进一步细分，方便管理和利用。

对于项目（产品/专业）类证照，建议归入项目档案，以保证项目档案的系统性和完整性。以地产档案为例，项目证照一般在前期阶段产生，可进行如下分类（图4-03）。

根据企业规定和管理要求，公司证照和项目证照也可以合并，作为专项档案进行管理。其分类、管理思路和方法大同小异，可视具体情况而定。

而随着电子化的深入发展，目前一些证照已经由电子证照取代纸质证照，如何实现纸质、电子证照并存管理，如何规范和强化将来的电子证照管理，其对策和方法也会应运而生，我们拭目以待并积极响应、勇于尝试。

档案分类、管理的方案、方法林林总总、比比皆是，在企业中似乎没有定论。而适合企业的，才是最好的，只有深入了解企业，才能探寻出与企业匹配的有效档案分类、管理方法。

一点浅见，仅供参考。

 

2022年5月24日于郑州

作者简介：        归旭辉，企业档案人，出品【我的小小档案经】系列篇。        业余爱好诗歌与随笔，有《狼》、《菊花》、《故乡》等作品发表。系列篇【成长笔记】创作中。 脚踏实地，仰望星空！点滴墨痕，留住时光！