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工作越忙，越要高效！ 大家好，我是吴海汆老师 2月给大成律所团队进行了一场 历时4个小时 主题为「文件管理」的线下培训
▲培训大合照▲ - 曾凡新律师团队简介 - 曾凡新律师团队是北京大成（深圳）律师事务所的专业劳动法团队 主要负责全面劳动关系管理领域“八大模块” “72个子模块”的日常性问题咨询与场景性问题解决 曾凡新律师 北京大成（深圳）律师事务所高级合伙人 现担任中华全国律师协会劳动与社会保障法专业委员会委员 大成中国区劳动与人力资源专业委员会执行主任 广东省法学会社会法学研究会常务理事 广东省律师协会劳动与社会保障法律专业委员会副主任 深圳市法学会劳动法学研究会理事 深圳市劳动人事争议仲裁委员会兼职仲裁员 曾凡新带领团队成员致力于为 众多世界500强、上市公司、大中型企业 供案件代理、常年顾问 专项咨询服务，坚持“以客户为中心” 独创“一体两翼”领导力模型（项目为王 + 精益优化 + 协同有序）的作业方式 将管理与法律事务“融合”处理，运用“知识库 + 方法论”两大法宝 持续为高端客户提供及时、专业、精准、实效的法律解决方案
▲曾凡新律师团队▲ - 适用人群 - 中小企业负责人/高层： 人员离职无法高效完成交接，缺乏企业知识库 需要大量协作的团队： 没有找到小成本、高效率协同办公的团队 新媒体从业者： 有大量文档、图片、音频、视频需要系统化管理 追求高效工作学习者： 想要自我提升，翻倍提高效率
▲开讲现场▲ - 本文导航 - 第二章、管理体系 - 3步打造「工作流」的SOP体系 - 第三章、搜索体系 - 想到就能找到，找到就能用到 - 第四章、善用利器 - 我的坚果云是什么 - 第五章、两个文件夹 - 2步设置搞定所有文件夹 - 第六章、云端桌面 - 1次设置，电脑桌面文件永不丢失 - 第七章、分享链接 - 一键分享，解决20% 的关键问题 - 第八章、共享功能 - 低成本，实现团队协作蜕变式成长 - 第九章、移动办公 - 解放生产力，拥有随身行走的办公桌 -
▲培训内容目录▲ 第一章、分类体系 - 3步搭建高效的文件分类体系 -
▲分类体系▲ 「文件」是在电脑中，以实现某一种 功能而定义的一个单位 - 单个文件「内外一致」命名法 - 不同的人，命名不同 各自会根据个人爱好和认知来命名文件 出现信息不对等 找起来很困难，甚至找不到 - 单个文件夹「第一关键词」命名法 - 文件夹是为了有序对文件进行分类 用来组织管理文件的一种方式 文件管理经常会出现以下两种情况： 不重叠，保持文件的「独立性」 文件与文件之间不会交叉 文件拆分过程中相对详尽 - 文件体系：GTD分类方法 - -收集文件- -整体文件- 001 - 集中处理CPU 100 - 工作资料库GZZLK 200 - 学习资料库XXZLK 300 - 生活资料库SHZLK 400 - 兴趣资料库XQZLK -组织归档- 500 - 存档归档CDGD - 变，才是永远不变 - 混乱到有序，文件不是负担，而是宝藏 古希腊哲学家赫拉克利特说过一句话： “人不能两次踏进同一条河流” 第二章、管理体系 - 3步打造「工作流」的SOP体系 -
▲管理体系▲ 将某一项任务进行细化和量化 从流程上提高工作效率 按照「随手创建文件管理SOP」的 方式管理大量的文件 第二次再处理类似的事情，效率就非常高 直接Ctrl+C复制、Ctrl+V粘贴 把整个流程复制过来 - 打造三种类型文件夹的SOP体系 - 同一种行业分类 同一种文件体系 同一种文件编码 同一种文件命名 - 建立文件夹的管理闭环 - 文件管理的四象限法则： 第一象限：重要紧急，立即去做 第二象限：重要不紧急，有计划去做 第三象限：紧急不重要，交给别人去做 第四象限：不紧急不重要，尽量别做 - 打造可沉淀、可迭代的文件体系 - - 当你的团队在急剧扩大 - 当你的业务在急剧增长 文件管理体系总控表的迭代周期： 一个季度或半年 第三章、搜索体系 - 想到就能找到，找到就能用到 -
▲搜索体系▲ 完成沉淀，是为了从「无」到「有」 升级迭代，是从「好」到「更好」 - 文件管理的底层逻辑：搜索 - 「搜索」什么文件是随时根据你的需求 或者你脑海中闪过的内容变化而变化的 - 第三方软件的搜索体系 - macOS系统：Spotlight、Alfred Windows系统：搜索 Everything、Listary - 坚果云的搜索体系 - 用一个「利器」，将分类体系 管理体系、搜索体系 三种体系融合在一起 一站式解决文件管理的问题 第四章、善用利器 - 我的坚果云是什么 -
▲善用利器▲ 注册邮箱注意大小写 2个不用的账号 - @QQ.COM - 底层逻辑：依赖于文件路径 - 坚果云只认文件路径 修改某一个名称 就可以改变文件的同步的位置 注意「合并」问题 - 永远自动同步文件夹 - 一注册 自动创建一个「我的坚果云」的文件夹 区别于其他网盘 它会一直自动备份到云端 不用任何的设置 - 私人的档案馆 - 存放在「我的坚果云」里的 文件权限无法共享给别人 不能跟他人同步 「我的坚果云」文件夹一直在顶部 相当于一个天然的收集箱 不管你后面创建多少个新的文件夹 都是按照这个顺序往后排 第五章、两个文件夹 - 2步设置搞定所有文件夹 -
▲现场讨论不同文件夹的作用▲ - 文件夹1：我的坚果云 - 「我的坚果云」文件夹 只与自己有关，他能分享，但是不能共享 - 文件夹2：同步文件夹 - 个人同步文件夹和多人同步文件夹: 可以同步的文件夹 一个是自己跟自己同步 一个是自己跟别人同步 - 同步盘和网盘的区别 - 文件管理，我采用的方式坚果云+百度网盘: - 坚果云：文件生产力工具 - 百度网盘：文件存储仓库 - 同步盘：一群人用一台电脑 - 常用的3种功能：分享历史 - 分享历史: 可以浏览自己分享给别人的文件 可以查看、修改权限、取消分享 - 常用的3种功能：操作历史 - 操作历史: 可以查看你放在这里的所有文件 不管你是删除、重新命名、移动、复制等操作 - 常用的3种功能：回收站 - 回收站： 这个回收站比较特别 相当于正常文件夹框架的「镜子」 它会生成跟「我的坚果云」一模一样的文件体系 第六章、云端桌面 - 1次设置，电脑桌面文件永不丢失 -
▲云端桌面▲ 云端桌面的创建依赖于坚果云的路径同步 路径相同即可合二为一 - Mac云端桌面的底层设计 - Mac系统： 点击「坚果云」再点击「同步到个人空间」 自动生成Desktop文件夹，开始同步 - Windows云端桌面的底层设计 - 切换到Windows系统 自动创建「Desktop」文件夹 点击「Desktop」再点击「同步设置」 修改同步路径 - 跨系统跨电脑的云端桌面同步效果 - Windows和Mac系统桌面合二为一 形成两个系统之间自由切换的场景 两台不同系统的电脑桌面就变成一个电脑桌面 以此类推，3台、5台、10台...... 也是共用同一个电脑桌面
▲指导「云端桌面」设置▲ 第七章、分享链接 - 一键分享，解决20% 的关键问题 -
▲分享链接▲ - 文件夹的「分享权限」功能 - 任何人：包括未注册用户，分享到「微信」 不用登陆坚果云账号可以打开下载 所有注册用户：已经注册了，有坚果云账号 指定用户：只有指定的某个用户才可以打开查看 - 文件夹的「过期时间」功能 - 设置了过期时间 当天00：00过期 怕不小心发出去给其他人 悄无声息避免尴尬 - 文件夹的「访问密码」功能 - 设置访问密码 点击确认之后 设置了密码 只有输入访问密码才能查阅文件夹/文件 - 文件夹的「禁止下载」功能 - 禁止下载： 它能解决什么问题呢 只能看，无法Download到本地 - 文件夹的「允许上传」功能 - 不用二次整理 按照自己搭建的文件系统 自动收集归类 通过这个「十」号上传 - 一条链接发送2G文件 - 传统的发送文件形式：跟对方要邮箱 找到一台电脑，上传附件，点击发送 - 一条链接汇集「合同版本」- 多次修改合同版本 发错了，不是最终版 无限期的撤回 开启后悔模式 第八章、共享功能 - 低成本，实现团队协作蜕变式成长 -
▲讨论团队协同办公中「云桥模式」的应用▲ - 团队协同办公的文件夹体系 - Teamwork文件夹： 跟某一个人进行协作 将每一个人放入到这个文件夹里面 单独对每一个人的文件夹进行不同的权限设置 公司/团队文件夹: 对方公司或团队名称作为文件夹的名称 创建在主控面板 - 团队管理体系对应的6种权限 -
▲6种共享权限设置对比图▲ - 恢复团队误删文件的3种方式 - 快速筛选： 选择时间，精确到某一天，某一个时刻 撤销： 筛选之后，比如删除的操作 然后点击撤销，就可以恢复过来 回收站： 每一个文件夹在网页端的回收站 它会对应同样命名的方式的一个文件夹 - 团队的管理痕迹 - 最近更新： 主控制面板可以查阅团队成员的操作内容 可以查看最近的工作内容 第九章、移动办公 - 解放生产力，拥有随身行走的办公桌 - ▲移动办公▲ - 手机快速发送大文件 - 某个时刻接到某个电话 需要发送一个超过1GB的文件 点开手机App，创建分享链接，快速发给对方 - 所有文件流经同一个通道 - 手机端跟电脑桌面联通 通过Desktop文件夹 不管我们手机端、客户端、网页端 所有文件流经同一个通道，就是电脑桌面 一打开电脑，快速进入工作状态 - 飞行状态下的文件管理：离线收藏 - 离线收藏： 没有网络，飞行模式状态下，比如高铁或飞机 也可以查看文件夹或单个文件 - 快速定位想要的文件：书签 - 书签： 类似于电脑桌面的快捷方式 将文件夹或文件添加书签之后 可以在书签界面快捷访问 - 线下培训详情 - |
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