物业公司
财务内控制度规范
物业公司会计制度
第一章 总 则
为了加强本企业的会计工作，维护本企业及其投资人等有关方面的合法权益，根据国家有关外商投资企业的法律、法规，制定本制度。
根据《中华人民共和国外商投资企业会计制度》和有关的补充规定，结合企业的具体情况，制定本企业的会计制度。
会计核算原则
本企业的会计核算工作应当符合中华人民共和国有关法律、法规和本制度的规定。
企业的会计核算应当划分会计期间（月、季、年）。
企业的会计核算工作应当以实际发生的经济业务为依据，做到记录准确，内容完整，方法正确，手续齐备，符合时限。
本企业根据权责发生制的原则记帐。凡是本期已经实现的收入和已经发生的费用，不论款项是否在本期收回，都应当作为本期的收入和费用入帐；凡是不属于本期的收入和费用，即使款项已在本期收付，也不应作为本期的收入和费用处理。
企业收入和费用的计算应当相互配合。同一会计期间所取得的收入以及与其相关联的成本、费用，应当在同一会计期间登记入帐。
企业的财产应当按照实际成本核算。除另有规定者外，企业不得自行调整财产的帐面价值。
企业应当划分资本支出和收益支出的界限。支出的效益及于一个以上（不含一个）会计年度的，应当作为资本支出；支出的效益仅及于本会计年度的，应当作为收益支出。
企业的会计核算方法，前后各期应当一致，不得随意变更。如果有必要变更，一般应当自新的会计年度开始时变更，并在变更年度的会计报告中予以说明。
记帐与帐簿
本企业采用借贷复式记帐法。
本企业以人民币作为记帐本位币。
本企业的记帐文字为中文。
企业每发生一笔经济业务，都应当取得或者填制原始凭证。各种原始凭证必须内容真实、完整，手续齐备，数字准确。原始凭证经审核无误，才能据以填制记帐凭证。
本企业设置日记帐、总分类帐和明细分类帐三种主要帐簿以及各种必要的辅助性帐簿。
各种帐簿应当根据审核无误的原始凭证、记帐凭证或者凭证汇总表等登记，做到登记及时，内容完整，数字准确，摘要清楚。
各种帐簿中的记录，如需更正，必须严格按照会计人员工作规则进行。
流动资产
本企业的流动资产，包括现金、银行招待存款、有价证券，应收和预付款项以及存货等。
现金、银行存款、有价证券分别核算；应收款项，按照应收票据、应收帐款、应收短期贷款和其他应收款等分别核算；预付款项，按照预付货款（预付定金）、预交所得税和待摊费用等分别核算；存货按照商品、原材料、物料用品、包装物和低值易耗品等分别核算。
对于自年度资产负债表日起一年以上的应收款项，应当在年度资产负债表长期投资类下单列项目反映。
现金和银行存款设置日记帐，按照业务发生顺序逐日逐笔进行登记；有多种货币的还应按不同的货币分别设帐登记。
有价证券包括准备在一年以内变现的股票和债券，应当按照实际支付的款项登记入帐。实际支付的款项含有已宣告发放的股利或者应计利息的，应将这部分股利或者利息金额作为暂付款项，通过其他应收款帐户核算。
有价证券的股利或者利息收入，以及有价证券售出或到期时所收到的款项与其帐面成本和已登记入帐的应收股利或者应计利息之间的差额，应当作为投资损益计入营业外支出或者营业外收入。
应收和预付款项按照不同货币分别设帐登记。
企业计提坏帐准备，可于年度终了按照应收帐款、应收票据等应收款项，计提不超过3%的坏帐准备。
坏帐准备应当单独核算，并在资产负债表中作为应收款项的减项单独反映。年末应当计提的坏帐准备数额如果高于已提坏帐准备的帐面余额，可以按其差额补提足额；如果低于已提坏帐准备的帐面余额，应当按其差额相应调减坏帐准备的帐面余额。
企业的坏帐损失，计入管理费用。实际发生的坏帐应当与坏帐准备先行冲抵。已经确认的坏帐，以后如果收回，应当相应调增坏帐准备或者冲减管理费用。
对于坏帐的确认，按照国家有关规定办理。
存货应当按照实际成本登记入帐。
购入的存货，以买价加运输、装卸、保险等费用、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和应缴纳的税金作为实际成本；购入的商品以买价和应缴纳的税金作为实际成本。
自制、自产或者自行开采的存货，以制造、生产或者开采过程中的各项实际支出作为实际成本。
委托外单位加工完成的存货，以实际耗用的原材料或者半成品成本加加工、运输、装卸和保险等费用以及应缴纳的税金作为实际成本。
盘盈的存货，按照原实际成本或者同类存货的实际成本入帐。
存货的核算，一般采用永续盘存制。
领用或者发出的商品、原材料、自制半成品和产成品等，采用先进先出法确定其实际成本；低值易耗品和周转使用的包装物在领用后采用一次摊销法，企业于投入生产经营时一次大量领用的低值易耗品，可以作为其他资产核算。
存货需定期盘点，每月盘点一次。盘存数如果与帐面记录不符，应当于查明原因后及时进行会计处理，一般在年终结帐前处理完毕。
盘盈的存货，一般应当相应冲减有关费用；盘亏或者毁损的存货，在扣除过失人或者保险公司等的赔款和残料价值之后，应当相应计入有关费用；其中，由于非常原因造成的净损失，计入营业外支出。
长期投资
本企业的长期投资，是指向其他单位投出的期限在一年以上的资金，包括直接向其他单位投出的现金，实物和无形资产，以及购入的不准备在一年以内变现的股票和债券。长期投资应当单独核算，并在资产负债表中单列项目反映。
拨付独立核算，不独立纳税的附属企业的资金，应通过拨付所属资金进行核算，在资产负债表长期投资类下单列项目反映。
拨付所属资金应当按照实际拨付的金额或者实物、无形资产等的帐面价值登记入帐。
固定资产和在建工程
企业的固定资产应当单独核算，并在资产负债表中单列项目反映。以融资租赁方式租入的固定资产在未取得所有权之前，应当另行核算；以经营租赁方式租入的固定资产，应当在辅助性备查帐中登记，并在资产负债表的附注中予以说明。
固定资产应当按照原价登记入帐。
投资人投入的固定资产，以合同、协议或者企业申请书和验收清单中所列金额加由企业负担的运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为原价。
购入的固定资产，以买价加运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为原价。
自制、自建的固定资产，以制造、建造过程中的实际支出作为原价。
以融资租赁方式租入的固定资产，以合同规定的价款加由企业负担的运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为原价；合同规定的价款中包含了价款利息和手续费的，一般应将利息和手续费从原价中扣除；如融资租入的固定资产价值不大且期限不长，利息和手续费也可不单独核算。
接受捐赠取得的固定资产，以按照本制度的规定确定的价格加由企业负担的运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为原价；如系旧的固定资产，还应按新旧程度估计累计折旧。
盘盈的固定资产，以重置完全成本作为原价，并按新旧程度估计累计折旧。
因扩充、更换、翻新和技术改造而增加价值的固定资产，按照所发生的有关支出增加固定资产原价。
需要安装的固定资产，其安装费用一并计入原价。
固定资产的折旧采用直线法。
固定资产的应计折旧额按照固定资产的原价和分类折旧率计算。固定资产的折旧率根据固定资产的原价、估计残值和使用年限计算确定。估计残值为原价的10%。
固定资产应当自投入使用月份的次月起，按月计算折旧；停止使用的固定资产，自停止使用月份的次月起，停止计算折旧。固定资产折旧足额后，仍可继续使用的，不再计算折旧；提前报废的，不补计折旧。
因扩充、更换、翻新和技术改造增加价值而调整原价的固定资产，应当根据调整后原价、已计折旧、估计残值和尚可使用年限计算折旧。筹建期间用于本企业工程施工的固定资产，可以在工程竣工时一次，也可以在工程施工期间按期计算折旧，并计入有关工程成本。在筹建期间使用，但与工程施工不直接有关的固定资产的折旧，应当计入开办费。以融资租赁方式租入的固定资产以及以经营租赁方式租出的固定资产，应当计算折旧。房屋建筑物以外的长期闲置未用的固定资产，不计折旧。
累计折旧应当单独核算，并在资产负债表中作为固定资产的减项单独反映。以融资租赁方式租入固定资产的累计折旧，应当另行核算。
固定资产每年盘点一次。盘存数如果与帐面记录不符，应当于查明原因后及时进行会计处理，一般在年终结帐前处理完毕。盘盈的固定资产，按原价扣除估计累计折旧后，计入营业外收入；盘亏的固定资产，按原价扣除累计折旧和过失人或者保险公司等的赔款后，计入营业外支出。在企业工程施工中发生的固定资产盘盈或者盘亏，应当计入有关工程成本。
由于出售、报废或者毁损等原因而发生的固定资产清理净损益，应当计入营业外支出或者营业外收入。在企业工程施工中发生的固定资产清理净损益，应当计入有关工程成本。
筹建期间发生的与工程不直接有关的固定资产盘盈、盘亏和清理净损益，以及由于非常原因而造成的固定资产清理净损失，应当计入开办费。
本企业的在建工程包括施工前期准备、正在施工中和虽已完工但尚未交付使用的建筑工程和安装工程。在建工程应当单独核算，并在资产负债表中单列项目反映。筹建期间在一年以上、工程项目较多且工程支出较大的，可以分项目进行核算。
在建工程应当按照下列方法登记入帐：
工程用材料，比照本制度第二十条的规定；
待安装设备，比照本制度第二十六条的规定；
预付工程款，按照预付的工程款项；
工程管理费，按照实际发生的各项管理费用；
自营工程，按照直接材料、直接工资、直接机械施工费以及所分摊的工程管理费等；
出包工程按照应支付的工程价款以及所分摊的工程管理费等；
设备安装工程按照所安装设备的原价、工程安装费用、工程试运转支出以及所分摊的工程管理费等。
企业在筹建期间购入或投入不需要安装的设备，也可以通过在建工程核算。
在建工程发生报废或者毁损，在扣除残料价值和过失人或者保险公司等的赔款后的净损失，一般计入继续施工的工程成本；对于非常原因造成的报废或者毁损，其净损失在筹建期间计入开办费，在投入生产经营以后计入营业外支出。
工程交付使用前因进行试运转发生的净支出，计入工程成本。在试运转中形成产品且可以对外销售的，应当以实际销售收入或者预计售价作为产成品成本，同时冲减在建工程成本。
虽已交付使用但尚未办理竣工决算的工程，一般自交付使用之日起，按照工程预算、造价或者工程成本等资料，估价转入固定资产，并按照本制度第二十七条的规定计算折旧；竣工决算办理完毕之后，应当按照决算数调整原估价和已计折旧。
无形资产和其他资产
企业的无形资产，包括工业产权、专有技术、场地使用权和其他无形资产，应当分别核算，并在资产负债表中分别列项反映。
投资人投入的无形资产，按照合同、协议或者企业申请书中所列金额以及由企业负担的有关费用入帐；
购入的无形资产，按照实际支付的价款入帐。
无形资产应当自企业开始受益起按照规定的期限分期平均摊销。没有规定期限的，按照预计的受益期或者不少于10年的期限分期平均摊销。
本企业的其他资产，包括开办费、筹建期间汇兑损失、递延投资损失以及需要分期摊销的其他递延支出，应当分别核算，并在资产负债表中分别列项反映。
开办费按照企业在筹建期间发生的注册登记费、人员工资、差旅费、职工培训费、董事会费以及其他不计入固定资产和无形资产购建成本的费用金额入帐；
筹建期间汇兑损失，按照企业在筹建期间的实际发生额入帐；
递延投资损失，按照投出资产的实际作价与帐面价值之间的差额入帐；
其他递延支出，按照实际发生的有关支出入帐。
其他资产应当按照以下方法进行摊销：
开办费和筹建期间汇兑损失，自企业投入生产经营起按照不少于5年的期限分期平均摊销；
递延投资损失，按照投资期限或者不少于10年的期限分期平均摊销；
其他递延支出，按照预计的受益期或者不少于10年的期限分期平均摊销。
流动负债、长期负债及其他负债
外商投资企业的流动负债，包括短期借款、应付款项、预收货款（预收定金）和预提费用等。
短期借款、预收货款（预收定金）和预提费用等，应当分别核算；应付款项，应当按照应付票据、应付帐款、应付工资、应交税金、应付股利和其他应付款等分别核算。有多种货币的流动负债还应按不同的货币分别设帐登记。
职工奖励及福利基金和其他负债性基金，视同流动负债进行核算。
对于自年度资产负债表日起一年以上的应付款项，应当在年度资产负债表长期负债类下单列项目反映。
本企业的长期负债，包括长期借款、应付公司债和融资租入固定资产应付款等，应当分别核算，并在资产负债表中分别列项反映。
对于自年度资产负债表日起一年内即将到期的长期负债，应当在年度资产负债表流动负债类下单列项目反映。
企业的其他负债包括筹建期间汇兑收益和递延投资收益等，分别通过筹建期间汇兑损失和递延投资损失等帐户核算。
各种负债的利息应当按照约定的利率逐期计算。
与购建固定资产等直接有关的利息，在所购建的资产尚未交付使用或者虽已交付使用但尚未办理竣工决算之前，应当计入有关资产的购建成本；其他利息，在筹建期间，应当计入开办费，在生产经营期间，应当作为本期费用。
投资人权益
本企业的投资人权益，包括实收资本、资本公积、储备基金、企业发展基金和未分配利润等，应当分别核算，并在资产负债表中分别列项反映。
实收资本是指投资人按照合同、协议或者企业申请书的约定实际缴入的出资额。
现金投资，按照实际存入企业开户银行的金额入帐；
实物投资，按照合同、协议或者企业申请书和验收清单中所列金额入帐。
无形资产投资，按照合同、协议或者企业申请书所列金额入帐。
实收资本登记入帐后，如果与中国注册会计师的验资报告不符，应当按照规定进行相应的会计处理。
投资人缴入的出资额，如果需要折合记帐本位币，在有关资产帐户中，按照本制度第五十四条的规定折合。在实收资本帐户中，按照合同约定的国家外汇管理局公布的外汇牌价（以下简称国家外汇牌价）折合；合同未作约定的，按照企业收到出资额时的国家外汇牌价折合。
按照收到出资额时的国家外汇牌价折合记帐本位币的企业，如果登记注册所用的货币与记帐本位币不一致且投资人缴入出资额的时间不同，在实收资本帐户中，应当按照第一次收到出资额时的国家外汇牌价折合。投资人如果分期出资，其各期出资都应当按照第一期第一次收到出资额时的国家外汇牌价折合。
由于有关资产帐户与实收资本帐户所采用的折合汇率不同而产生的记帐本位币差额，应当作为资本公积核算。
外资企业一般按照企业收到出资额时的国家外汇牌价折合其实收资本帐户。
中外合作经营企业依照有关法律、法规的规定在合作期间归还投资人的投资的，对已归还的投资应当单独核算，并在资产负债表中作为实收资本的减项单独反映。
资本公积包括捐赠公积、资本折算差额以及资本溢价等。
捐赠公积是指因接受现金或者实物捐赠而增加的投资人权益。现金捐赠，按照受赠的金额入帐。实物捐赠，对于附有发票帐单的，按照发票帐单所列金额入帐；无发票帐单的，参照同类实物的国内或者国际市场价格入帐。如受赠的系旧的固定资产，应当按照原价与估计累计折旧之间的差额入帐。
资本溢价是指投资人缴付的出资额大于注册资本的差额。
成本和费用
企业在生产经营过程中发生的物质消耗、劳动报酬及各项费用，都应当按规定计入成本、费用。
企业在生产经营中所耗用的各项材料，应当按照实际耗用的数量和帐面单价计算，计入成本、费用。
企业应付职工的工资，应当根据规定的工资标准、工资形式、奖励津贴等制度，以及工时等记录资料正确计算，计入成本费用；按规定支付的中方职工保险福利费用、退休养老基金、待业保险基金、住房补助基金以及国家对中方职工的各项补贴等，也应以工资项目计入成本、费用。
企业在生产经营过程中所发生的其他各项费用，都应以实际发生数计入成本、费用。凡应由本期负担而尚未支出的费用，应当作为预提费用计入本期成本、费用；凡已经支出，应由本期和以后各期分担的费用，应当作为待摊费用或者递延支出分期摊入成本、费用。
企业应当按照规定的成本项目和费用项目，汇集生产经营过程中所发生的各项支出。
销售费用包括销售佣金、代销手续费、广告费、租赁费和销售服务费用，以及销售部门人员工资、差旅费、折旧费、修理费、办公费、物料消耗、低值易耗品摊销和其他经费。
管理费用包括管理企业所发生的各项费用，包括公司经费、工会经费、董事会费、顾问费、诉讼费、交际应酬费、税金（包括城市房地产税和车船使用牌照税等）、场地使用费、技术转让费、无形资产摊销、其他资产摊销、坏帐损失、职工培训费、研究发展费和其他管理费用。
财务费用包括利息支出（减利息收入）、汇兑损失（减汇兑收益）、金融机构手续费及其他因理财活动而发生的费用。
营业支出包括业务经营过程中所发生的各项支出，可按照服务类别分别汇集。
收入、利润及利润分配
企业的营业收入，包括主营业务收入和其他业务收入，应当分别核算。主营业务收入，可以分为饭后店租金收入、非饭后店租金收入、管理费收入、各种劳务或者服务收入等。
营业收入的实现，一般为服务或者劳务已经提供，价款已经收讫或者已经取得收取价款的权利。
取得收取价款的权利，在委托银行收款的情况下，为向银行办妥托收手续；在委托代销的情况下，为收到代销单位的代销清单。采取产品分成方式的，以投资人分得产品为营业收入实现。采取分期收款销售方式的，可以按照合同约定的收款日期确定营业收入的实现。
营业收入应当按照实际或者应予收取的款项登记入帐。销售退回应当从营业收入中扣除；销售折扣或折让应当单独核算，并在利润表中作为营业收入的减项单独反映。
企业的利润总额，包括营业利润和营业外收支净额。
营业利润为主营业务收入减去营业税金和营业成本后的毛利，再减去销售费用、管理费用和财务费用、加上其他业务利润的净额。其他业务利润为其他业务收入减去其他业务支出的净额。
营业外收支净额为营业外收入减去营业外支出的净额。营业外收入包括投资收益、投资作价收益、固定资产盘盈、处理固定资产收益、罚款收入和以前年度收益等；营业外支出包括投资损失、投资作价损失、固定资产盘亏、处理固定资产损失、罚款支出、捐赠支出、非常损失和以前年度损失等。营业外收入和营业外支出应当分别核算，并在利润表中分别列项反映。
企业一般应当按月计算利润。按月计算利润有困难的企业，经主管财政部门或国务院有关主管部门批准，可以按季或者按年计算利润。
利润的计算，在年度内，采用表结法，年度终了，采用帐结法。
企业应当依照有关法律、法规的规定从所得税后利润中提取储备基金、职工奖励及福利基金和企业发展基金（外资企业可以不提企业发展基金）
储备基金除经批准用于弥补亏损和增加资本，企业发展基金除经批准用于增加资本，其帐面余额不得减少。职工奖励及福利基金应当用于企业职工的非经常性奖励或者各项集体福利，其中形成的房屋、设施等资产，不得作为企业的财产。
提取储备基金、职工奖励及福利基金和企业发展基金后的利润，为可供分配给投资人的利润。
年终结帐以后发现的应调整本年度会计事项，应当在下年度有关帐户中进行调整，并在报表中作相应反映。涉及以前年度损益计算的，应当分别情况计入营业外收入或者营业外支出，或者调整未分配利润和应交税金帐户。
企业本年的利润总额、应缴纳的所得税、提取的储备基金、职工奖励及福利基金和企业发展基金、分配给投资人的股利（包括本年分配的以前年度未分配利润），以及年初未分配利润、年初未分配利润调整数和年末未分配利润，均应当在利润分配表中分别列项反映。
外币业务
外商投资企业的外币业务，是指以记帐本位币以外的货币进行的款项收付、往来结算以及计价等业务。
外币帐户，包括外币现金、外币银行存款、以外币结算的债权（如应收帐款、应收票据等）和债务（如应付帐款、应付票据、应付工资、应付股利等），应当与非外币的各该相同帐户分别设置，并分别核算。
企业发生外币业务时，应当将有关外币金额折合为记帐本位币金额记帐。除另有规定者外，所有与外币业务有关的帐户（包括外币帐户和对应的非外币帐户）无论增加或者减少，均采用业务发生时的国家外汇牌价（原则上采用中间价，下同）作为折合汇率，本企业采用当月1日的国家外汇牌价的中间价作为折合汇率。
每月终了，各种外币帐户（不包括按调剂价单独记帐的外币帐户）的外币月末余额，应当按照月末国家外汇牌价的中间价折合为记帐本位币金额。按照月末国家外汇牌价折合的记帐本位币金额与帐面记帐本位币金额之间的差额，作为汇兑损益，计入当期损益。
筹建期间发生的汇兑损益，应当通过筹建期间汇兑损失帐户单独核算。同期汇兑损失和汇兑收益相抵后，如为损失净额，应当按照本制度三十五条的规定进行摊销，摊余价值在资产负债表其他资产类下单列项目反映；如为收益净额，其会计处理方法可以由企业在下列三种方法中选定：
1、2、3、
清算业务
企业的清算业务，包括企业依照有关法律、法规的规定解散、终止进行清算时发生的财产作价及处理、债权债务的清理、清算费用及损益的核算和剩余财产的分配等。
财产清算的作价方法，按照有关法律、法规，由清算委员会确定。
清算费用包括企业在清算过程中为进行清算工作而发生的各项支出。清算损益包括清算期间的继续经营损益、财产处理损益以及无法收回的债权和无法归还的债务等。清算损失与清算收益相抵后的净额与清算费用之和或差，为清算净损益，在资产负债表中单列项目反映。
清算终了，如果为清算净收益，应当依照税法规定缴纳所得税。
企业的剩余财产，应当按照规定进行分配。
企业自清算开始，应当视作会计年度终了，按照本制度的规定，编制并报送会计报告。清算期间跨年度的，应当于年度终了，编制并报送资产负债表和清算损益表；清算终了，编制并报送自清算开始至清算结束的清算损益表和财产分配表。
清算终了的会计报表的报送时间应当在企业注销工商登记之前。
会计科目和会计报告
企业的会计科目是参照财政部制定的外商投资旅游企业会计科目设置的。
会计科目一般分为资产、负债、投资人权益和损益四大类，参照行业会计科目的规定分类顺序编号。
本企业的会计报告包括会计报表和财务情况说明书。
会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表以及利润分配表等有关附表。需要上报汇总的资产负债表、利润表和利润分配表，必须按照财政部制定的旅游企业会计报表格式及项目内容编制；其他报表可以由企业根据需要，参照财政部制定或者由财政部审核同意的行业会计报表格式及项目内容编制。
财务情况说明书的主要内容包括：
1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、
季度会计报表应当于季度终了后15天内报出，年度会计报告应当于年度终了后4个月内连同中国注册会计师的查帐报告一并报出。
会计档案
企业的会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报告、验资报告、查帐报告、财务会计制度以及与经营管理和投资人权益有关的其他重要文件，如合同、章程、董事会决议和长期经济合同等。
企业必须按规定建立会计档案和档案管理制度。会计档案必须妥善保存，不得丢失损坏。
会计凭证会计帐簿和月份、季度会计报表，至少保存15年。年度会计报告（包括清算会计报表）及其他重要会计档案必须永久保存。
会计档案保存期满销毁时，应当抄具清单，经企业主管部门同意后销毁。
销毁会计档案的清单应当永久保存。
清算结束时，企业的会计档案一般应当移送原企业主管部门保存。移送会计档案的清单，应当抄报原主管财政部门。
财务部人员职责
财务部
职 务 财务经理 上级主管 总经理 职位要求 1 财务会计专业大专以上学历
2 十年以上合资物业财务管理的工作经验
3 熟悉物业管理电脑系统
4 熟练运用WORD, EXCEL设计各种表格和财务分
析报告
5 较好的英语听、说、读、写能力 岗位责任 行政
1 作为部门经理对所有部门职员负责，其责任包括
雇佣和解聘员工、制定员工薪金标准（包括加
班，计时)、及财务人员的日常运作
2 财务人员需按物业公司财务手册中的规章制度有效地
组织和工作
3 通过改进 “工作描述”建立财务部所有员工的工
作职责大纲, 这是构成有效控制系统的基础
组织计划
帮助筹划每年市场计划和物业公司的其它商务计划
总分类账
1 调解总分类账, 保证各部分内容随时可取
2 日记帐目保存在相关人员易提取的地方
3 争取好的审计结果
财务职能
1 定时呈交按规定条目拟定的财务陈述和报告
2 对财务陈述、财务统计报告作出有效的解释, 物业公司
运作方面的合理变动须通过财务陈述和报告体现
出来
3 按财务手册整理所有财务记录
4 财务系统为所有财务报告和陈述提供必须数据，
遵从总经理下达的备忘和日常工作指令
5 良好的内部控制，并对资产、税收、运作结果的
定时财务报告提供有效的控制
6 一旦日常的财务政策和程序与当地的法律、财政
规章、修改后的政策不相符合，须及时报告上级，
以便政策程序能相应地作出变动
7 所有可能会影响物业公司财务状况的租约、合同、法
律记录和文件均需妥善保管，以便查询
8 妥善保管所有执照、批文及其细目，以便查询
9 与总公司在行政事务上的有效结合，如保险--包括
总括保险单、地方保险单或特殊保险单
10 正确处理地方税务事件，并提供相关文件
11 有效管理现金收支、补贴、调节和现存资金
12 管理报告要详细精确
挂帐控制
1 允许客人挂帐和商业挂帐，准确保存和调解
2 物业公司内的所有挂帐均需报知总经理
3 每日更新各人帐目
4 可接受最少的注销
预算筹划控制
1 按总公司要求的格式准备年预算表
2 根据已建立的报告细目，对预算进行比较，报告
实际结果
资金支出
按时准备并整理好资金支出申请报告
现金和银行
1 与总公司协调作好安排，如资金转移, 透支, 建立
新帐户等
2 保持银行账面平衡，任何预料中的现金超出和不
足都要以书面形式向总公司财务总监和总经理报告
3 根据财务手册分开收取现金和金融方面的责任
4 每月或更经常查收调解银行帐目报告
5 当银行帐户出现不规则事物或进帐错误时需进行
调节
物质控制
1 按历史记录登记所有资产, 使之可随时验明
2 按财务手册所标明的货品的用途和保证金的等同
价值保持存货
3 每日现金浮动和清点须在绝对安全的情况下
财务系统
1 财政处理应精确
2 根据物业公司的政策和程序处理财政文件和相关文件
3 在把所有日记帐收据归入总分类账前应检查和标注
4 合理安排, 整理好截止到下个月十号的平衡帐单,
检查并在每个对帐单上标注
财政付款
1 检查所有付款
2 对过期未付帐应有合理解释
3 财务报告应定时、精确、可解释;
工作效率
1 按细目把日记帐归入分类账
2 调节所有财务职能, 保持高效能动性, 使财务人
员能方便执行
职 务 财务副经理 上级主管 财务经理 职位要求 1 具有财务会计专业大专以上学历
2 具有五年以上合资物业公司财务管理工作经验，包括
餐厅及前台收款、出纳、仓库管理、成本控制、
信贷税务管理、总帐等工作经历
3 能熟练的运用WORD、EXCEL设置各种表格及
流利写出财务分析报告
4 具有较好的英语听、说、读、写能力
岗位责任
1 负责指导审核总出纳、应收帐、应付帐、财产管
理、成本控制，各项损益、税收、所有者权益等
各项财务核算工作
2 逐笔审核每张记帐凭证，发现错帐当月调整，调
整帐目要依据真实资料及财务规章制度、税务政策及时调帐，一般情况不跨月
3 具体负责统计工作，根据物业公司财务资料逐一填报
有关政府机构要求提供的各种统计报表并编制统计分析，协调与各统计部门及内部统计人员的关系
4 负责检查各种税费的核算工作，检查填制纳税申 报表是否正确，是否按月或按季向税务局申报，纳税，协调好与税务机关的关系
5 负责检查所有的记帐凭证、每月预算及其它有关数据是否已输入电脑，打印出来的各类帐目报表是否正确，有问题及时调整
6 负责记帐凭单，各类报表的装订工作及计财部的
所有档案的管理工作
7 定期对库存食品、物品进行检查
8 每年负责组织两次对低值易耗品的盘点及组织一
次对固定资产的盘点工作
9 每月对物业公司的在建工程帐目进行一次清理
10 负责审核月度财务报表,并准时报送到上级及相
关部门
11 负责物业公司的财务决算工作，审核总帐编制的财务决算报表是否正确,并按时上报相关部门
12 协助财务经理做好财务部门的日常行政管理工
作；及时传达上级指示，考核员工出勤情况、
评估员工工作表现
13 负责协调与各部门的工作关系，保证财务工作顺畅
14 拟定上报财务部季度、年度的工作计划，年终写
出总结报告
15 每月十二号之前呈交财务情况报告的草案给财务
经理以供检查
16 每月十四号之前把财务情况报告送至行政办公室
17 帮助财务经理及各部门经理按财务部提供的预算报表样式准备下一年度预算
职位 会计总帐主任 部门 会计部 上级领导 财务部副经理 职位要求 1 具有五年以上合资物业公司财务工作经验，包括：成 本控制、帐目设置及各项工作的操作规程，对税务法规、财务制度、会计制度有较深的理解；能处理财务内所有的日常业务
2 具有财务会计专业大专以上学历
3 能熟练运用WORD、EXCEL设置各种表格及写出财务分析报告
4 具有较好的英语听、说、读、写能力 岗位责任 1 负责审核所有的记帐凭证，严格按财务各项规章制度及税务制度执行，发现错帐及时调整
2 负责所有凭证的编号和汇总工作，编制记帐凭证汇总表
3 根据记帐凭证汇总表登记总分类帐
4 编制待摊费用、预提费用、递延资产、营业外收支及非经营费用等各类转帐凭证
根据人事部提供的中方员工工资汇总表编制中外方员工工资及福
利记帐凭证
6 月末要保证总帐与各类明细帐核对相符，如有问题及时调帐，并做相应调帐记帐凭证
7 审核仓库及收货领班编制的成本月报表，将食品、饮品成本分摊到各个餐厅并将员工用餐及各部门宴请费用、外卖等摊入各部门
8 负责各种税费的核算工作，月末根据收入报告准
确填制纳税申报表。并填制各项税费缴款书，保
证及时准确的纳税，随时掌握各项税务政策变化，以免造成不必要的损失
9 按时编制月度财务报表，经财务经理审核批准后准时送给总经理及各相关部门
10 准确编制物业公司年度决算报表，并配合会计师事务所作好年审工作，写出年底经营情况分析
11 经常对财务各环节的工作进行检查，对不合理的帐务处理及时汇报财务经理，有权对财务各环节的工作提出合理化建议
12 负责将各类对外报表报送到相关政府部门，并及时反馈信息
13 准确核算各类保险，并按期予以缴纳
职位 应付款会计 部门 会计部 上级领导 财务部副经理 基本职能 负责物业公司所有的应付款业务，根据审核后的会计凭证正确记录应付帐款。严格执行物业公司制定的付款程序，准确按时办理付款手续。作好月末结帐，对帐工作。 职位要求 1 具有三年以上会计工作经验
2 具有财务会计专业大专以上学历
3 具有助理会计师以上职称
4 具有能胜任本职工作的英语水平 岗位责任 1 负责物业公司国内外付款，对所付的每笔款项都必须
认真核对
(1) 审核原始凭证是否合法，如发票关税税票订单和
运输合同等票据
(2) 审核所付款项与帐上记载是否相符，如有不符应
核对准确，及时纠正错误
2 负责办理物业公司与应付款有关的信汇、电汇等业
务，并编制记帐凭证
3 根据审核后的会计凭证正确记录应付帐款
4 要经常与总帐及挂帐单据核对，保证帐帐相符，
帐单相符
5 随时接待供应商有关应付帐款的查询和对帐工作
6 做好应付帐款的帐龄分析，定期为财务经理提供
债务的详细资料
7 确保把费用编号归到各部门帐户
8 负责供给品准备的日记帐和应付款的确切帐目
9 审查所有归进分类帐的付款票据
职位 明细帐会计 部门 会计部 上级领导 财务部副经理 基本职能 根据已审核后的记帐凭证及时准确的登记明细分类帐，并负责处理与所记帐目相关的业务，月末要与总帐及三级帐核对，保证帐帐相符，帐物相符。 职位要求 1 具有五年以上会计工作经验
2 具有财务会计专业中专以上学历
3 具有会计员以上职称
4 具有一定的英语基础 岗位责任 1 记录明细帐时必须精确无误，务求做到“数字清
楚准确，说明简洁”，如对各类凭证及传票上资料
有怀疑时，必须及时反映，按规定进行帐务处理
2 定期与总分类帐及有关的三级明细帐核对帐
目，确保帐帐相符
4 按照帐务分工，每月编制本岗位负责的会计报表
或附表，做到帐表相符
5 协助“总分类帐会计”归类整理各种凭证及存档
工作
6 对所记帐目所反映的内容数据必须明白清楚的
掌握, 上级领导要求提供数据时必须能及时准确
的提供
7 监督准备信用卡费用证明和帐户的调解, 包括押
金和定时开出的帐单
8 监督保持所有销售程序的正确记录，呈交出纳员
的全部销售和其它支持文件，并与内部规章和出
纳员的程序相协调
9 监督分类帐和员工所报帐目支票的有效保存
职位 信贷领班 部门 会计部 上级领导 财务部副经理 基本职能 负责处理各种应收款业务，编制应收帐款的凭证及帐项登记，保管物业公司客户的帐项档案资料。负责与总帐进行核对配合各部门及时处理与信贷有关的挂帐，结算工作及帐款的催收工作。负责审核与客人签订的各种信贷合同，并予以监督。对不符合物业公司信贷政策的人或事坚决予以抵制。每月月末做出一份信贷报告，并向财务经理汇报信贷工作。 职位要求 1 具有财务会计专业大专以上学历
2 具有超过三年的物业公司财务工作经验，其中包括前
台收款、夜审、应收款工作岗位的实际工作经验
3 具有会计员以上会计职称
4 具备一定的公关能力
5 有一定的英语基础，能用英语与客人进行交谈，
并解决收款中存在的帐务问题 岗位责任 1 负责审核并处理前台转来的各项应收款项，审核
输入的帐单日记帐，对每笔帐项核对清楚
2 负责审核住客、各大公司、内部职员的挂帐情况，
有权拒绝不合理的挂帐; 审核新的挂帐申请人，并
报请财务经理批准
3 保证帐单的完整准确，按时将物业公司客人的帐单打
印出来，及时发到客人手中，对客人提出的任何
关于帐目的问题都应能够圆满解答，解决不了的
要及时反馈。
4 负责向住在物业公司的客人进行应收帐款的催收工
作，原则上物业公司、各大公司及职员私人挂帐不超
过30天，对不按时交纳应收帐款的客户坚决按信
贷政策执行，以保证应收帐款的回收
5 负责预收款项的收取、制单、记帐、对帐工作，
无论是收到客人送来的支票还是客人汇来的汇
票，均需一式两份，一份留应收款作为记帐凭证；
另一份要连同支票、汇票正本交总出纳送银行
托收。所收的任何一种付款票据均要做好记录
6 负责审核、保管与信贷有关的各类合同，协议、
通知
7 认真做好各种挂帐的催收工作，避免跑帐、坏帐
的发生。对有问题的挂帐及时向上级反映。对采
取各种办法确属收不回来的挂帐，写出报告，向
上级反映，及时处理
8 负责维持保证金记录，正确用到相关方面，同时
负责收取各种罚款
9 确认通过支票或银行转汇来的付款，归到适当的
帐户
10 按一定的格式准备每月信贷资料，参加每月 “挂
帐会议”
11 负责每日转汇记录，商业分类帐本及信贷联络安全
12 负责保持九十天以上、准备按要求接受检查的记
录和相关文件
职位 出纳员 部门 会计部 上级领导 财务部副经理 基本职能 负责物业公司所有货币资金的收支工作。包括将各种收入款项及时存入银行。按财务规定对符合审批手续的款项办理银行付款手续，或现金报销手续。要保证帐款相符，日清月结。 职位要求 1 具有财会专业中专以上学历
2 具有二年以上会计工作经验
3 具备会计员以上职称 岗位责任 1 认真清点各部门交来的各种款项，做到单据和款
项核对相符
2 按财务规定做好报销的日常工作，并做好每天现
金盘存，与帐目核对工作, 及时补充备用金
3 认真审核所收到的每笔支票，将正确无误的支票
及时送交银行
4 认真审核每笔付款是否符合财务制度及支票申
领手续。对不符合手续的，坚决拒付
5 物业公司在银行开立的每一个帐户，每月必须核对余
额，做好银行调节表。对于未达帐款，查明原因
及时处理
6 定期对物业公司各部门的备用金进行盘点，对于发生
备用金长短款及挪用的情况及时汇报，并配合有
关部门进行处理
7 负责编制银行存款及现金收支凭证，登记银行存
款及现金帐，月底要与总帐核对做到帐帐相符
8 保证现金安全，每天存放的备用金不能超过银行
规定的数额。离开办公室必须将现金全部锁入金
库，到银行存取现金必须两人同往，保卫部人员
必须陪同前往，以保证现金的安全
职位 仓库收货领班 部门 财务部 上级领导 财务部副经理 基本职能 负责物业公司的食品、饮品和其他物品的成本核算与控制，定期与有关帐目进行核对监督各种物品、食品、饮品的入库领用存放，并负责物业公司的各种物品，食品、饮品、工程用品等在库物资的申购、验收、保管和发放业务的组织管理。每日记物品帐，并负责编制成本日报表及月末成本平衡表。 职位要求 1 具有五年以上会计工作经验，包括仓库管理、收
货、成本核算
2 具有中专以上学历
3 具有会计员以上会计职称 岗位责任 1 审核收货员转来的收货报告，并与采购申请单核对各种物品规格、数量、单位、金额是否相符，计算是否正确
2 每日审核出库单是否有问题，按类别划分，并分别入帐
3 每日审核厨房、酒吧转货单，做到转帐及时准确
4 认真审核各项物品报损单，并要与实物核实相符，并提出处理
5 每日编制“每日成本报表”内容包括各厨房、餐厅、酒吧的食品成本、饮品成本、烟草成本、员工食堂成本、消费人数、人均消费等
6 每日要及时登帐不压单。月末与库房保管员一起对库房物品进行盘点。做到帐实相符、帐卡相符，帐帐相符，并编制库房物品及工程物资领用表上报财务部
7 每月月末对各厨房、酒吧的食品及饮品进行盘点，编制月末盘点表
8 每月末采用倒挤成本法计算出各厨房和酒吧食品成本、饮品成本，并编制月末成本核算表上报财务部及餐饮部厨房等相关部门
9 编制每月各餐厅的营业成本分析报告。
10 按“永续盘存制”在每月月末对库存物品、食品等进行盘点，必须做到帐实相符、帐帐相符，编制出月末盘点表
11 每月审核物业公司职工、管理人员的工作餐费及宴请费用，审核无误后汇总并从成本中扣除，进入相应费用科目
12 及时编制食品及饮品的成本卡，为准确核算成本及为厨房酒吧制定售价提供依据
13 定期或不定期与采购部、餐饮部共同对市场价格进行调查分析，有效地控制进价成本
14 严格检查各类食品、饮品的保质期，对接近保质期的尚无法使用完的要及时拿出处理意见并以书面形式上报，待领导批准后及时予以处理
15 对各部门及厨房、餐厅、仓库的积压及报损物品、食品、饮品进行鉴定，并提出处理意见，上报领导予以处理
16 经常对库房进行检查，检查物品码放是否符合“五距”，有无安全隐患，是否符合消防规定，上下班时要检查门是否上锁，钥匙是否按要求存放等，要制定严格的库房安全制度
17 要与各部门及库房保管员一起制定出库房各类物品的最佳库存量，尽量压缩库存，少占压资金，及时补库，及时填制采购申请单
18 考核库房保管员及收货员的考勤，并定期对他们进行培训，对员工的表现予以评定
19 完成上级交给的
各项临时工作，并与上级很好的合作，将本部门的工作搞好
20 把最新的文件保存在“开架文件”中；包括每日时常条目单、空运物品定单、杂货单、电话定货单等
职位 库房保管员 部门 财务部 上级领导 仓库及收货领班 基本职能 对所有库房内所存物品进行登记、保管、控制保证库存的最佳状态。 职位要求 1 具有三年以上仓库管理经验
2 具有财会中专以上学历
3 具有一定的英语读写能力 岗位责任 1 负责填写采购申请单，说明各种物资的品名、数
量，写明库存量、月用量、申请量，确认无误后
交库房主任审批
2 货物入库必须严格检验，根据申购的数量及规格
检查货物的有效期，数量、质量，符合要求方可
入库
3 在货物入库时，物品装卸要轻拿轻放，分类码放
整齐，杜绝不安全因素
4 加强对库存物品的管理，落实防火措施及卫生措
施，保证库存物品的完好无损，存放合理，整齐
美观
5 物品到货时要及时入帐，准确登记
6 发货时要做到按规章制度办事，领货手续不全不
发货，如有特殊原因，需得到库房主任和有关领
导审批后方可出库
7 发货后要及时按发货单办理物品的出库手续，登
记有关帐单
8 常与使用部门保持联系，了解物品的使用情况
及时补充或更改有关库存物品
9 积极配合成本部门做好每月的盘点工作，做到物
卡相符，帐单相符，帐帐相符
10下班时要检查库房有无隐患，必须关闭电源，锁
好库门，把库房钥匙交到指定地点，办完登记手
续后方可离开
职位 收货员 部门 财务部 上级领导 仓库和收货领班 基本职能 按照收货程序严把质量关，做好货物验收工作，并把所收货物及时发送到指定地点。 职位要求 1 具有三年以上物业公司库房保管及收货的经历
2 具有财务专业中专以上学历
3 具有会计证 岗位责任 1 在接到采购部交来的采购报告时，要认真检查后
签收，然后分类装订，以供收货时核对检验
2 收货时要以采购单所列项目为准，检查来货的数
量、规格、质量、保存期等是否符合标准，杜绝
一切不符合标准的货物进店
3 在收货后要认真核对采购单与收货报告是否相
符，对未完成的采购单，要在上面说明已到货数
量，金额及到货日期
4 及时办理收货手续，有发票要根据发票做收货日
报，无发票时要办理无发票收货单，并做收货日
报，严格签收手续，做到货票相符，发票与日
报相符，日报与实物相符
5 收货后及时通知申购部门领取，确认无误后让
其在发票或收货日报上签收
6 每日收货后要马上做出收货日报，并传递给相
关部门，自存一份、成本一份、采购一份、库存
一份、应付帐会计一份
7 在每月结帐盘点时，协助成本、仓库、计财部做
好实物盘点，及核对帐目工作
8 收货人员必须对所收的物品的标准心中有数，对
不同的物品按不同要求收货
职位 餐厅收款员 部门 财务部 上级领导 总出纳 基本职能 负责餐厅美容、美发、健身等各部门的收款工作。 职位要求 1 具有物业公司餐厅收款经验
2 具有职业高中培训经历及中专以上的学历
3 有会计证 岗位责任 1 自觉遵守财经纪律和财务制度，做好餐厅结算工作
2 监督服务员遵守物业公司规定及财务制度
3 每日收入的现金必须与帐单核对相符，切实执行
“长缴短补”的规定，发现长短款及时向领导反映
4 按规定使用电脑、计算机、验钞机等设备，做好
清洁保养工作
5 准确打印帐单，及时快捷收妥客人应付费用，收
款员收款时要做到快、准、不错收、漏收，对各
种钞票必须验明真伪
6 兑换好当天所需零线，备用金必须天天核对，不
得以白条抵现
7 做好交接工作认真清点备用金，做到准确无误;
8 投款必须在交款表上逐项填写清楚，必须两人当
场监督把钱袋投入保险箱内
9 按规定收取信用卡、支票等票证
10 把当班时收到的支票复印件按数字序号保存
11 确保当天足够的客人帐单, 足够的表单和文具用
品，计划好当日的工作
12 在必要时向餐饮总出纳和当班经理报告不正常
情况
政策及执行程序
档案名称： 生效日期： 政策号码： 修改日期： 部 门： 财务部 批 准： 总经理
主题: 采购制度及程序
政策：
制定物业公司采购制度及程序
目的：
当物业公司的业务运作进行时，采购部是负责物业公司一切物品的采购及服务的部门，物业公司一切所需求的物品必须经由采购部负责采购，物业公司不允许未经行政管理部门批准的任何购货行为，无论现金（零用金除外〕及非现金的交易，需用部门必须按照采购程序，经过审批手续后，由采购部办理。采购部要提供最新的市场信息的资料给需求部门，且采购部需要为各使用部门提供可靠的服务，搜集良好的品质的物料和供应商来配合物业公司的政策，采购人员必须对所有物品的数量、质量、价格、货源等加以控制，并能按各部门的要求，购入质优、价廉的货品从而达到最大限度的降低进货成本提高利润，节约资金之目的。
采购程序：
一 采购货品分类：
1. 货舱存货补充－－仓库管理人员应经常留意各种库存物品的存量的改变在物料的存量达到规定的补充线时，应及时提出补充要求，保障物业公司任何时间均有合理的物料供应。
2. 部门新增的物品－－运作部门在业务所需时，须要新增设备或添加物料 时，所需的采购工作在各部的采购申请获得行政办批准后，由采购部门进行洽购，以适应新的业务发展。
部门替换旧有设备或物品－－当物业公司的业务运作至一定周期时，操作设备，器材，用具，低值易耗品等物品，均需按情形更新，补充。
4. 物品和饮料供应－－食物及饮料供应品因性质不同，且受客人流量和消费的影响，故每天都有极大的流量，加上品质方面的选定，需要厨房部，饮食部，采购部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料产出最好的食物和饮品，因此，其采购申请和程序与其他部门不同，除了批量的采购外，亦有每天补充用料的每日市场采购。
5. 燃油和燃料
6. 维修物料和工程零配件。
7. 急用和零星用品
二．货舱存货补充，部门新增物品及替换旧有设备或物品采购申请及程序
1. 采购申请
＝＝＝＝＝＝＝＝
1.1 货舱存货补充
各仓库的每项存仓物料均应设定合理的补充线，在存量接近或低于补充线时，即需要补充货仓之存货，货仓主管便需填写一份货仓补货表通知给有关部门，表内必须注明以上资料：
货品名称
a. 平均每月消耗量
b. 库存数量
c. 最近一次订货数量
d. 最近一次订货数量建议
e. 提供本次订货数量建议
f. 若有可能应随附样品
有关部门查阅后需回复该项货品是否需要取消或补充，如有任何转变或更改，应予注明，然后送回货仓主管，货仓主管便可填写采购申请表送交采购部。
主题：采购制度及程序 生效日期：
1.2 部门新增物品
若有部门欲增置新物品，部门主管应参照每年之预算有否包括等该项目在内，如没有预算，应连同有关报告和采购申请表一并送交采购部。
1.3 部门替换旧有设备或物品
如部门欲替换旧有设备或物品，应先填写一份“固定资产，物品损失或损坏报告”给财务经理审批，经审批后，将一份损失或损坏报告副本和采购申请表送交采购部。
2. 采购申请单
＝＝＝＝＝＝＝＝
2.1 所有的采购申请必须填写一式四份采购申请单经部门主管核签后，整份共四页交给采购部。
采购申请单一共四页，在经行政办批准后：
第一页：收货部存档（存收货组准备收货）
第二页：采购部存档
第三页：财务部存档（应付会计核算）
第四页：部门存档
2.2 填写采购申请单时部门主管应注意的事项：
a. 货品名称，规格，数量及数量单位必须列明
b. 如货物必须在指定日期前收到请注明
c. 此申请单只限于部门主管签署
d. 部门主管必须紧记，此申请单交往采购部之日起，采购部需要找供应商之报价，选择供应商，然后经财务经理及总经理批准方可发出采购订单，制造至送货需要一定的时间，故请各部门主管详细计划订货时间，及时发出申请表，以配合货品之应用。
主题：采购制度及程序 生效日期：
3. 检定申请单
＝＝＝＝＝＝＝＝
当采购部收到采购申请单后，应作出以下覆查，以防错漏。
3.1 签署核对
检定采购申请单有否部门主管签署及核对是否准确。
3.2 数量核对
覆查存仓数量及每月消耗，决定采购申请表上之数量是否正确，因过多或过少都会产生很多不良后果。
过多存货引起的问题有：
a. 流动资金减少而束缚于存货成本，
b. 保险费及存货成本增加，
c. 货品残变或过期的可能性而形成损耗，
d. 货品有被盗之危险而招损
存货不足引起的问题：
a. 出品产生缺项，令到客人不满或令整个预定的供应计划改变，影响业务素质和物业公司形象
b. 匆忙的定单导致价格或品质上的不可预控，
4. 供应商
＝＝＝＝＝＝＝
4.1 联络供应商
我们可以利用电话，传真或其他通讯途径联络供应商要求资料，报价及样品，供应商资料可从以下来源获得：
营业代表的来访
主题：采购制度及程序 生效日期： b. 供应商目录及邮寄小册子
c. 刊物或电话黄页，报刊上的广告
d. 展览会
e. 有关部门的介绍
4.2 选择供应商
在采购方面，选择供应商是一项十分重要的环节，故我们选择供应商时要考虑以下条件：
a. 稳固财政：最好选择有稳固财政能力的供应商，因这样对保持物业公司货品水准，数量及交货期有一定的保障，
b. 品质的统一：所选择的供应商必须符合物业公司要求的物品，令物业公司保持一贯稳定水准，
c. 地区：若品质或数量可以接收的话，最好选择本地的供应商，从而节省税项，运输及保险费用，且联系方便，易於随时检查合同的执行情况，
d. 价格：如所有供应商之货品，品质，数量及交货期都能符合物业公司要求，选择供应商便选择价格最低的一家，若品质条件不同则应与需货部门共同考虑，协商核定最符合物业公司要求的供应商，
e. 维修保养：如所购买之货品是需要日后有维修保养的，选择供应商便需要注意这一项，因好的维修服务能间接影响货品的性能和成本，采购人员应向工程部门咨询有关的自行维修的可能性及日后的保养维修方法，属于机电，器材等项目的购买，事先一定要向工程部门了解所购买物品能可否与物业公司的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。
5.报价单
＝＝＝＝＝＝＝
物业公司的制度，报价单需要最少三家作出比较，但要视货品质量和种类，和货源供应而定。
主题：采购制度及程序 生效日期：
报价种类
5.1 口头报价：口头报价只可接受于经常翻订，而质量价格与供应商最后一次订货完全相同，除每天市场采购外，其他采购业务应绝对避免。
5.2 书面报价：这是最完善的报价方法，新置货品必须采用此种方法，其他采购业务应尽量以此种方法进行，以免临时发生变化，
5.3 投标方式：对于价值大的工程项目，最好发出投标之邀请信给有潜力的供应商，并要求于指定日期内报价，过期作废，物业公司对于每一份报价要保守秘密以求取得公平竞争，择优选取。
6.物品评价及选择
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
选择货品时，采购部需集中有关部门意见，并详细分析报价单中资料，以确保正确的选择。
6.1 样本测试
a. 当需要某种货品时，采购部可要求供应商提供样品
b. 样品交予需求部门进行种种测试及提供意见，例如：布草洗涤的测试等
c. 为求公平，供应商的名字无需提供给需求部门
d. 在进行测试时，采购职员需在场证明
e. 测试需由需求部门提供书面报告给采购部
7. 议价
＝＝＝＝＝＝＝＝＝
通常物品的价值和数量较大时，我们可以和供应商作议价以进一步达成对物业公司较为有利的协议，而且我们不单可在价格方面洽谈，甚至物品的质量，交货期或一切细节，通过议价，价格可减低，这样，对物业公司有直接的利益，在以下的情况中是没有多大作用的，但是仍应尽力尝试。
a. 小数值的购买
主题：采购制度及程序 生效日期：
b. 唯一供应的来源
c. 法律规定的价格
d. 已定折扣之价目表
e. 紧俏的市场商品
8. 决定
＝＝＝＝＝＝＝＝
当一切步骤完成后，采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏目内，连同所有的报价单和推荐供应商之报告交给财务经理及总经理批准。
9. 定购
＝＝＝＝＝＝＝＝
采购申请表一经财务经理及总经理审批后，交回采购部，采购部可按第2项的安排分派采购申请单给规定的部门，而采购人员应立刻准备采购单给供应商，及时进行采购物料。
9.1 采购定单
采购定单乃物业公司正式给予供应商之授权文件，此份定单一式六份，而其中之供应商，货品内容资料，数量及价格必须与已批准之采购申请表相同。
采购定单一式六份：
第一份：供应商
第二，三份：采购部
第四份：会计部
第五份：收货部
第六份：需求部门
主题：采购制度及程序 生效日期： a. 采购定单必须之资料：
—货品供应商名称，地址及有关资料
—采购申请单之号码
—定单日期
—需求部门
—品名，质量，种类描述，数量，单价，交货期，运输方式及验收标准
—总值
—付款方法
b. 采购定单中的有效签名：
采购定单中授权的有效签署处加盖物业公司的合同专用章外，另需按物业公司规定的分级授权加签，例如：
—总值在 100.00 元人民币以下，只需
财务经理签字批准
—总值在 100.00 元人民币以上，需要
财务部经理
总经理或授权之付经理签字批准
9.2 合同
有关服务性质之要求，工程项目或高总值及数量大的物品之定购，我们可以用采购合同代替采购定单，采购合同是一份互相协定的有效法律文件，一经签署，双方便要遵守合同上的细则。
a. 合同的目的：
买卖双方经由合同来确认双方的责任，保障双方利益
合同经双方盖章及签署后，彼此各执一份以作为凭证，完善合同的效力
合同足以约束买卖双方的行为，减少违约事件的发生，保障合同的有效执行
主题：采购制度及程序 生效日期：
b. 工程合同细则应详细列明：
—工作范围－物料供应，安装家私设备
—规格，质量标准及验收标准和方法
—其他费用－杂项开支，超时，利息，工人工资，保险等的承担
—完成工期和工程进度界定方法
—延期完工之赔偿
—保养期及维修事项的规定
—工程进度款，保障金等的付款方法和规定
c. 物品或服务性采购合同细则应列明：
—详细的采购项目标的质量，规格，数量，包装的规定
—交货期限，运输方法及交货地点
—付款细则和验收方法
—维修保养方法及收费
—保证的年限
—接受或拒绝货品程度和处理方法
—什么情形下可取消合同
—合同的权利（违约赔偿及其他权益保障）
10. 其他
＝＝＝＝＝＝＝＝＝
10.1 采购定单之跟踪
当定单发出后，采购部需跟催整个过程直至满意收货
主题：采购制度及程序 生效日期：
以下情况乃采购部需要跟催的：
a. 货品未能依期交货
b. 交货数量或品质与定单出入
c. 新聘的供应商或改变供应商
d. 唯一来源但有问题的供应商
e. 供应商未能履行合同的责任
10.2 采购定单的取消
a. 物业公司欲取消定单：
如因某种原因欲取消已发出之定单，供应商可能提出取消的赔偿，故采 购部必须预先提出有可能的问题及可行解决方法给财务经理决定解决办法。
b. 供应商欲取消定单：
如供应商欲取消定单，采购部必须能够找到另一个供应商，并立即通知需 求部门，为保障物业公司利益，供应商必须赔偿物业公司人力，时间及其他经济损失。
c. 违反合同：
合同上应已载明详细细则，若有违反，便应依合同上所载作处理。
10.3 收货
收货乃收货组之责任，但采购仍对货品作出必要的检查，以保障物业公司购入 适当货品，当送到的货品有问题时，数量不符，品质掺假，过时未到，采购部便需被即时知会，以作进一步行动。
10.4 档案储存
要有完善的采购资料，必须有完善之档案储存，这样便有快捷之资料存查。
主题：采购制度及程序 生效日期：
a. 采购部需存两份采购单，但档案储存编排便有不同之处
一份是以顺号码方式排列，此档案资料永远保留。
另一份乃依据部门划分，然后才依号码排列，一切有关文件需要连同一 起，此档案保存三年后经财务部经理同意后可毁灭。
b. 供应商及出品资料：
为方便随时提供资料予部门参考，采购部需将所有供应商目录，小册子储 入档案备查。
c. 价目记录：
每类货品备有一份详细的采购记录，该记录中将一切曾采购的供应商，价 目，采购日期，折扣，数量清楚列明，以便日后作价格走势分析或重购时之存查。。
d. 存货及用量记录：
此记录乃由仓务提供，采购部可从报告中得知每月用量和存货，该等资料 对采购部协助财务部预计未来用量以配合市场价，是很有帮助的。
e. 供应商记录：
当选择供应商时，采购部需考虑其过去表现，如交货是否依时，服务水准，价格等，故此，此份记录便是记录供应商一切表现，方便采购部作参考及评价。
f. 其他档案：
全物业公司有关技术性的图纸样本，印刷品等均需集中储存妥当，待有需要时翻查。
注意
：为避免资料之遗失，借出之资料必须登记及退还。
主题：采购制度及程序 生效日期：
三．食品及饮料之采购程序
11. 采购申请及订单
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
物业公司中的食品和饮料每天消耗量较大，其中有些食物可以存放较长时间，但有些食物却不能，例如罐头和酒类，肉类和蔬菜两者就不同，有些物料更是规定使用日期，所以，采购部更需与厨务部，餐饮部和成本会计部密切合作，作出适当的采购。
因为食物饮料需要每天都有不同种类和数量的供应，其中各厨房的用料，因营业情况比较复杂，申请购买的手续也跟其他方法不同。
a. 仓库部需每天把表内存货报告一栏填好交回厨师长
根据仓务部之资料，厨师长再凭自己的经验预测，菜牌之需求，填写适 当之数量签署购货表，并于指定日期前交回采购部处理，
采购部收到每日市场购货表后把适当的供货商和价格填上，并由采购 部经理签核，
此表然后再经厨师长，餐厅经理和采购部经理批准后，采购部便可以电话落单或直接到市场选购。
11.2 杂货
杂货之采购申请需填写每周杂货订货表，（此表可作订单使用）
a. 仓务部需每周把入存货表填好，交回厨师长，
主题：采购制度及程序 生效日期：
b. 根据仓务部之资料，厨师长再把需求数量填上并交回采购部，
c. 采购部收到每周杂货订货表后，把适合的供应商和价格填上，并由采购部经理签署，
如不采用杂货订货表，可用采购申请单代替，
d. 此表然后再经财务经理和总经理批准后，采购部便可以购货。
每日市场订货表及每周杂货表均一式四份：
原 稿－－收货部
第一副本－－采购部
第二副本－－成本控制部
第三副本－－厨务部
12· 选择供货商
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
大数量食物和饮料的购买可采用合约形式，固定价格，并可确保货源，采购部，厨房，餐厅和成本会计部，必须合作，进行价格及质量的比较，选定供应商。
基本上采购部应邀请供货商对物业公司经常使用的餐饮用料提供每十日一次的报价，在综合市场的价格后与各供货商确定固定的十日供应价，在此确认期内供应商将按此固定价格提供物业公司所需的物料。
采购部应与厨房，成本控制，每十日进行一次市场调查，用以检查前十日的定价和对未来十日的定价的参考，
主题：采购制度及程序 生效日期：
每次市场调查所得的价格资料应编成报表，连同供应商的报价，附在每期的十日议价单的后面存档备查，经采购部经理签署后，此十日定价单应发给收货部，成本控制部和餐厅。
对供应商的选择，除考虑其价格是否合理外，亦可考虑到供应能力，和购货水平的稳定性，下面几点必须注意的比较方面：
a. 哪一家供应商的价格最低
b. 哪一家供应商的质量最高
c. 哪一家有提供相同水平的供货经验
四．小额现金购买
当物品的价格是低于议定的小额现金零用数量时，(RMB100,00），各部门主管可自行先购，但必须先查看货仓是否有存货或代用品。
当赎回现金时必须填写零用金单，连同发票一起交回财务部，经财务经理审批后，取回现金。
五．采购的德行
因采购部是直接与供应商接触的部门，故其所聘用的职员必须有诚实，不偏私之作风，才可成功地处理其工作，为防止舞弊，除物业公司订立的员工守则内之有关规定外，下列各项规定采购部职员亦应严格遵守：
严禁职员将物业公司资料或供应商资料外泄，以保供应商之间的公平竟争。
2. 严禁职员收取供应商提供的任何利益
3. 职员严禁与供应商除在公事联络外有任何私人（除正常社交活动外）往来
4. 职员需以公正的态度，客观地处理每次选择
5. 职员除获物业公司批准外，不得兼任其他任何职务，
6. 职员在任职期间，禁止经营或以任何形式参与经营牟利或牟利之商业活动
7. 职员应主动与业务部门联系，密切配合营业运作，要主动寻找货源
8. 要确立货比三家的精神，即使是紧俏商品，除确属独家经营的情况外，亦应设法多找货源比较
主题：采购制度及程序 生效日期：
9. 要对本身的工作有投入感，尽量做到对各项物料的来源和价格，心中有数，在工作上要注意快速，准确，节约，高质量的办事方向，以最低成本，购入最高质量的物料，所以事前的市场资料应有充分的掌握，
10. 对客商和物业公司的员工要保持友善和礼貌的态度，公正廉明地完成每一项采购任务。
六．系统采购作业流程
采购部的事物管理工作由采购经理负责，采购经理向财务经理负责，其职责包括：
1. 组织采购部人员进行采购工作，统一采购管理
2. 进行市场信息调查，编制物价报告
3. 控制采购行为，控制物料成本，节约资金支出
4. 协助存货管理，避免库存积压
5. 分析进货倾向，稳定货源供应，
6. 协调质量控制，平衡物料比重，
7. 调查同行作业倾向，支持厨房超前导向作业，
8. 研究业务改良，提高作业效益。
为了使采购部经理能顺利执行以上8项指标：
采购经理享有以下的工作职权：
1. 接受及办理行政办及财务审批同意的采购申请单的采购工作
2. 拒绝及退回不符合规定的采购申请单
3. 拒绝未经批准的采购要求
4. 核查采购申请单，进行采购，报价工作，选择及建议选定供货商
5. 在获得财务经理及总经理批准后，才能签订采购合同及采购确认文件
6. 安排采购人员的采购工作
7. 督导并评估采购人员的工作表现
8. 严格要求采购人员遵守物业公司各项规章制度及采购纪律
9. 控制及检查采购物料的质量，数量
10. 拒绝接受不符合采购订单或其他采购文件指定标准的物料
采购部的人员编制结构
采购部经理 食品采购
物品采购
采购部的工作流程：
市场资料搜集：
应尽可能在平时多做市场调查，掌握市场信息，对物业公司的各种物料事先掌握最新资料和供货渠道及价格，避免在使用部门提出要求后方才开始寻找货源和有关资料的被动情况。
资料管理：
所有的市场供货资料，订货文件，采购记录等应集中由专人管理，避免造成分散，脱节，无法跟查，从而导致工作出现漏单，重复或中途搁置等情况。
采购申请单的收单记录：
所有各部门送交的采购单应统一交由专人办理登记后，再交专人具体办理询价，议价，采购等具体工作。
定价和建议供货商：
在完成询价和议价工作后，应进行比较报价，决定选择供货商，完成采购申请单内需要填写的各项物料的资料，交送财务经理和总经理批准。
订货单和合同的发出：
在采购申请单获得必需的批准签署后，将送回采购部，并按以下部门分发；
首联－－收货部
二联－－采购部
三联－－会计部
四联－－申请部门
主题：采购制度及程序 生效日期：
其中的三联和四联应在完成登记后即时发给会计部和申请部门，首联及二联
则交采购部经理进行分派，按每张采购申请单的性质，制作采购订货单（一般市场和百货项目）和采购定单（进口，或大批量订货，或对方不接受订货合同单位的定购）或采购合同。
在完成采购订货单，采购定单，或合同后，首联和前述三种定购文件的其中一种副本应即时交到收货部，作为收货授权文件，有关的定购文件的其他副联亦应交给采购部存档备查。
到货核查：收货组在每日完成收货工作后应将收货记录和相关的采购申请单首联和有关订货文件在送成本控制组前先交到采购部进行核查。经采购部核查加签后的收货记录等文件应即时送给成本控制办理入帐。
订货单和合同的核查：采购部应根据到货情况检查每张采购定单和合同的执行情况，并在该订货文件确已完成后在该订货文件上加盖“完成”字样的印章，以资分辨完成及未完成的采购事项的跟进，已完成的订货文件应按供应商区分存档备查。
跟进采购：采购部应对经办的工作养成凡事跟催跟办的习惯，不可找籍口放缓，拖迟，放弃，或以任何理由不予跟催，在确实有困难时应即时向上一级主管人员请示，要清楚认识到拖延任何一项采购要求都可能令物业公司蒙受不可估测的损失或在运转上灵。
进口物料的采购；
按物业公司规定，所有的进口物料的采购必须通过正常渠道按有关的正式手续去进行。根据现行的采购政策，只有在国内确实无法购买的项目，或国内未有可接受的代用品，或在国内购买的价格高于国外时方可办理进口采购，所有进口采购的办理由采购部经理执行，其程序如下：
1. 当采购项目无法在国内进行采购时，即转为国外采购，制作“采购申请单变更事项通知单”，正本通知申请部门，报经上级批准以后将采购申请单转采购部办理进口采购。
采购部在接到申请单后应填具专门送至供货单位的报价单，通知供货单位的负责人对所购物品进行报价和提供货品的有关资料。
3. 采购部在收到供货单位的报价后应尽快办理采购申请单的审批，并同时办理有关的进口批文。
4. 在采购申请单获得批准后应立即把采购订货单给供货单位，并跟催进境运输，到货报关，清关事项。
5. 若在办理过程中有任何变更，仍应用“采购申请变更事项通知单”通知有关的申请部门。
6. 在办理过程中要注意供货单位提供的货品是否和申请部门提出的要求相同，如有差异应立即与申请部门确定可否使用。
餐饮原材料每日市场采购：
餐饮原材料每日采购的订货形式主要采用以下几种：
合同订货
电话订货
直接采购
餐饮原材料每日市场采购在现行的制度中，采用十日固定价格约定供应形式，由选用的供应商供货。
由于时间紧凑，不可能和其他物料用相同的审批程序，故允许在经一定的事前检查后即行采购，而将批准线后移至报销线。
由各厨房提出的每日市场采购单经各自的厨师长，餐厅经理和采购部经理的批准后，即可由采购人员落实订单到货，但对货物的验收则必须经收货人员办理收货手续方可报销。
餐饮原材料每日市场采购由采购部经理负责落实订单，安排到货。
七．每月价格索引
采购部对所需采购的一切物品应建立档案，设置目录，并随时登录变化的价格，每月底做出一份价目表，供各部门参考。
主题：采购制度及程度 生效日期：
八．年度报告
每年年末采购部应写一份采购工作年度报告，就以下几方面内容予以说明：
本年采购预算执行情况
超预算的原因
各项物品采购结构的变化
整体价格水平的变化
存货周转情况
各类合同执行情况
如何适应目前市场的变化
明年采购工作如何做
政策及执行程序
档案名称 ： 生效日期 ：
政策号码 ： 修改日期 ：
部 门 ：财务部 批 准 ：总经理
主 题 ： 物业公司各部门现金支出申报程序
政策：
加强资金预算管理，严格控制各项开支，避免不必要的浪费，保证各项经营工作顺利运行
目的：
明确现金支出的申报程序及每期各项开支的范围，使资金管理制度化、程序化、规范化
程序：
一、编制资金支出计划表
每月月初5日之前，各部门根据实际需要按财务部提供的预算表格及要求编制出本部门的各项开支预算。
“项目名称”栏：填写需购置的物品或付费项目名称
“计划金额”栏：填写需购置的物品及付费项目的金额，凡能确定计划开支金额的可由部门填写，凡需购置的物品，价格金额不能确定的须提前报采购部门予以询价，之后计算出计划金额并填在“计划金额”栏
“摘要”栏：填制所购物品的用途及相关内容。
资金支出计划表编制完毕后，部门经理须认真核对，力求全面、细致、符合实际，确认签字后报财务经理审核。
财务经理须严格审核各项开支内容，对不符合要求的及与预算不符的项目可要求部门修改或取消，财务经理审核无误并签字后上报总经理审批。
总经理签字确认后上报业主审批。
业主同意并批准后，财务部即可按此预算执行。
在预算执行过程中，对预算之外的各项开支且部门认为必须购置的需打报告说明原因并
主题：部门现金支出申报程序 生效日期：
上报业主审批后方能支出。
二、编制资金支出计划执行情况表
每月各部门要编制上期资金支出计划执行表，对超预算支出的要说明原因。财务部对各部门上报的资金支出计划执行表进行审核后汇总，将当期的资金支出计划表及上期的资金支出计划执行表于每月10日前上报业主审批。
三、现金及支票申请程序
1、预算内各项开支
提出申请 审批转 审批转
申请人 部门经理 财务经理 总经理
2、预算外各项开支
提出申请 审批转 审批转 审批转
申请人 部门经理 财务经理 总经理 业主
政策及执行程序
档案名称 ： 生效日期 ：
政策号码 ： 修改日期 ：
部 门 ：财务部 批 准 ：总经理
主 题 ： 物业公司财务信贷制度
政策：
是物业公司的催款政策，财务部设一专职应收款催收人员，必须对物业公司所发生的各类应收款及时发单、发催款信，对长期拖欠的客户严格按此政策执行。
目的：
此政策的目的是为确保物业公司发生的各项应收帐款的及时、准确回收，避免发生跑帐、坏帐，保证物业公司资金的正常流转。
程序：
接受租约
租户入住前，租务代理或租务部应将租约正本提前递交财务部并清楚列明租户联络人、联系地址、电话号码及有关条款事宜，一同转交财务部，以便应收人员及时与客户联系。
收取押金
租户入住前，应依照租约向物业公司缴纳合同约定的押金（一般为二个月的租金），作为租户忠实履行租约各项条款规定和条件的保证金。押金金额随年租金的增减而相应增减，但应以租务部书面通知为准。押金不得充抵租金。
如果租户违反本租约任何条款规定，物业公司有权将租户所欠租金或其他应付的费用数额从其押金中抵扣。
租户不履行本租约关于承租人的各项规定而导致出租人代承租人支付的其他开销（其中
主题：物业公司财务信贷制度 生效日期：
包括但不限于出租人代承租人缴付各项杂费或为重新出租所租办公室进行修缮时的费用和其他开销）或使物业公司蒙受的一切损失，也在租户的押金中扣除。
物业公司按本租约规定扣除押金后，所持押金的总额少于合同约定的押金时，财务部必须及时向租户发出书面通知，要求其补足不足部分的押金。租户必须在接到物业公司发出有关书面通知后七天内将押金补足。
若租户拖欠上述款项超过七天，财务部应及时通知租务部及总经理，请示是否按租约条款终止本合同，并采取必要措施催收租户所欠款项。
付款方法
财务部应按租约确定的租户应缴纳各项费用的货币种类收款，付款地点、银行帐号按出租人规定办理。
催款
物业公司的租务事宜由物业公司租务部负责。租户入住前，租务部应将租约提前递交财务部并注明租户联络人、地址及电话。
财务部应收人员应依据租约内容收取有关费用。
应收款人员应逐笔审核客户的各项费用准确与否，有无串户情况并及时调整，以保证向客人所收款项清楚、准确。月底前准确结出所有租户的应付款余额。
月末所有帐目结清后，应收款人员应于月底前5天打印出所有租户的帐单并经财务经理审核后发给租户。根据租户要求，收费通知单将被传送到他们指定的联络地址。
租户的租金、管理费及其他相关费用应每月缴交一次，租户于收到缴费通知书后，必须按缴费通知书的金额及期限缴付费用。发单七天后租户尚未付款，财务部应向客户发第一次催收单，再七天后仍未付款，财务第二次发单再次提醒租户并通知租务部人员亲自上门向租户查询有关事宜，若仍无效，财务部应向总经理汇报，征得总经理同意后，下发通知，停止租户房间使用权。
在欠交三个月或以上租金时，物业公司将向法院申请封楼令。
若在封楼令执行期限内，客户仍未付款，物业公司有权变卖租户资产以冲抵租户所欠租金，由租务部和保安部负责跟办此事。
租户的租金及其他应付款项未能及时支付，承租人必须支付所欠的款项及利息，利息
主题：物业公司财务信贷制度 生效日期：
率按租约之规定，租期为应付之日起至实际付款日止，逐天计算利息。
离店结帐
租户租约期满且不再续租或因特殊原因提前终止合同退房，财务部在接到租务部书面通知后，应及时办理结帐事宜。
退押金
在承租人忠实履行本租约各项条款、规定和条件的情况下，扣除承租人拖欠的款项及扣除物业公司根据本租约有权扣除的其他款项后，于承租人交付所租办公室三十天内，财务部将押租余额以当初承租人所交押租的货币种类退还承租人，不计利息。
如果承租人忠实履行本租约各项条款，没有拖欠其应付的租金、管理费及其他杂费，物业公司将于承租人交付所租办公室三十天内，以当初承租人所交押租货币种类或人民币交还押租予承租人，不计利息。
离店放行
在确认客户不拖欠物业公司任何款项后，财务部、租务部、客务部、保安部应共同办理好租户的一切离店手续。
政策及执行程序
档案名称 ： 生效日期 ：
政策号码 ： 修改日期 ：
部 门 ：财务部 批 准 ：总经理
主 题 ： 物业公司供应商结帐及费用报销程序 政策：
建立健全供应商管理制度，理顺采购部与供货商之间的关系，合理安排和使用公司资金，建立良好的客户关系，维护公司信用。
目的：
为了加强物业公司的资金管理，有效地利用公司的资金，加速资金的周转。
程序：
一、供应商结帐
(一)、每月15日前采购部根据与供应商对帐结果，填写支票申请单，连同采购申请单、收货单供货商联及发票一并送到计财部，计财部审核后再经总经理审批后付款。
(二)、流程：供应商送单 采购部填写支票申请
计财部审核 总经理批准 付款
注：物品、食品结帐需附收货报告。固定资产购置需附采购申请单、收货报告。付供应商货款，原则上押后两个月付款。
二、零星购置物品的结帐程序
(一)、采购人员填写支票申请单或零用现金申请单，下附采购申请单、收货报告、发票报至计财部。
(二)、计财部总监审批后，再经总经理批准，出纳付款。
(三)、流程：采购部填现金支票申请单 计财部总监审批 总经理批准 付款
注：零星购置的大宗商品，10000元以内的，经主管的副总经理批准即可，10000元以上的须总经理批准后付款。
三、各项费用报销程序
(一)、员工个人费用报销程序
1,员工个人填写零用现金申请单，经本部门经理签字，计财部审核，再经总经理批准后付款。
主题：物业公司供应商结帐与费用报销程序 生效日期：
2、流程：个人填写零用现金申请单 本部门经理签字 计财部总监审核 总经理批准 付款
注：所有员工福利及人员培训费，均需报人事部批准。BP机、手机服务费报总办批准。
(二)、部门自办个人垫款报销程序
1、报销人填写零用现金申请单后附发票、收货单，本部门经理签字后送计财部审核，经总经理批准后付款。
2、流程：报销人填单 计财部审核 总经理批准 付款
(三)、紧急情况借现金采购的报销程序
1、申请人填写借款单，本部门经理签字，1000元以下的经财务总监签字后即可付款，超过1000元以上的要经总经理签字后才能付款。然后按照以上的采购报销程序补办手续，报销时限为一星期。超过时限不报销的，财务部将停止支付该部门的任何款项，直至收到完整的报销手续为止。如果因为某种原因最后没有被批准报销的借款部门，要在一星期内将款项全额退还计财部。
2、流程：申请人填单 部门经理签字 财部总监审批 经理批准 付款
（四）、代销商品结算程序
1、物业公司各部门代销任何公司的产品必须事先由采购部签定代销合同。
2、代销品要先经过收货部做记录后才能送到相应的代销部门。
3、月末代销部门根据当月的销售情况同财务部核对无误后，由收货部填写当月已销售商品的收货报告。
4、代销部门根据发票，收货报告等填写支票申请单，本部门经理签字后送交财务部审核，经财务总监审批后再经总经理批准，然后付款。
5、流程：签合同 送货到收货部 代销部门销货 填写支票申请单 相关部门审批 付款
（五）、外包工程款结算程序
1、所有外包工程必须与承包方签定施工合同，附合同管理办法，并按合同约定付款。有监理的工程项经监理签字认可。
2、工程部根据合同及工程进度，填写支票申请单，本部门经理签字后报计财部审批。
3、计财部根据付款计划审核后，报副总经理审批。
4、经总经理批准后付款。
注：支付尾款必须附验收报告。
5、流程：工程部填支票申请单 部门经理签字 计财部审核 主管副总经理审批 总经理批准 付款
政策及执行程序
档案名称 ： 生效日期 ：
政策号码 ： 修改日期 ：
部 门 ：财务部 批 准 ：总经理
主 题 ： 物业公司财产管理制度
政策：
建立健全财产的进货预算、审批及日常管理，保证帐物相符、帐卡相符。明确谁使用谁管理的原则，把财产管理工作真正落到实处。
目的：
为了加强物业公司各项财产物资的管理，保证物尽其用，防止发生物资积压、浪费、丢失，避免占压资金。
程序：
一、财产种类的划分：
根据外商投资企业财务制度规定，企业财产可划分为固定资产和流动资产，流动资产主要包括低值易耗品、物料用品、维修材料等。
（一）固定资产：
固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器皿、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上的，并且使用期限超过两年的，也应要做为固定资产。
单位价值虽然低于规定标准，但为物业公司营业的主要财产，也应视为固定资产。
（二）低值易耗品：
低值易耗品是指使用年限较短，单位价值达不到固定资产标准的各种用具、物品。它在性质上属劳动资料，一般可以多次参与周转而不改变其原有实物形态，使用过程中需要进行维修，报废时也有一定残值。有些物品价值虽达到低值易耗品标准，如易碎的餐具、瓷器、炊具、茶具等，但不列入低值易耗品中。
主题：物业公司财产管理制度 生效日期：
（三）物料用品：
物料用品是指为企业生产经营中所必需的单位价值低于低值易耗品标准的一次性消耗用品。
（四）维修材料：
为各种设备维修用配件，一次性使用的各类材料。
（五）废旧物资：
为企业已经报废的各类财产，所有入废旧物资帐的物品，均为经领导批准同意报废的物品，这类物品不论是售出或是领用，还是报废，都需要经财务部及总经理的批准。
（六）其他物品：
主要指无价保管品，客人赠送的礼品、客人丢失无法归还的物品，此类物品一律交库房验收并保管，开列清单，并予以登帐。对此类物品进行处理，必须报财务经理及总经理批准。
二、各类财产的管理办法：
（一）固定资产、低值易耗品的管理：
1、编制购置计划：
在年底前各部门应根据实际需要编制本部门下一年度的固定资产及低值易耗品的购置计划。编制完毕交财务部复核，并由财务部汇总，编制出物业公司的固定资产购置计划，请物业公司行政部门审议，审议通过后由总经理签字确认，上报业主批准。业主批准后由财务部安排具体执行计划。
2、固定资产、低值易耗品的购入、验收、领用手续：
（1）购入：物业公司所有的采购工作均由采购部办理，采购部须按照经物业公司批准的预算进行采购，临时追加计划的要由使用部门写报告，报送总经理批准方可执行。使用部门不得自行购置。任何物品无购置计划或未经财务部同意采购的财产物资，库房应拒绝验收，财务部不予报销，如使用部门在品种规格上有特殊要求，可派人与采购部人员共同选购，或由使用部门自行采购，但也要由采购部办理入库、报销手续。
（2）验收：收货部接到采购员购进财产，要根据定单和原始发票，检查规格、
主题：物业公司财产管理制度 生效日期：
质量、数量等，验收合格后需填制收货报告。收货报告要列明财产的品名、牌号、规格、数量、价格金额等内容，收货报告一式五份，如发现购进的物品与批准购进合同所要求的标准不符，或与原始发票不符者可以拒收，并报请经理处理。
（3）领用：收货部验收合格后，通知使用部门领用，使用部门在收货单上签字。购进财产入库需填写入库单，由仓库保管员办理入库手续。部门领走后，财务保管组应予以登记，并建立一式两份物品卡，一卡自留，一卡给使用部门。
3、在库及在用物品的管理：
（1）职责分工：
物业公司在库在用固定资产及低值易耗品由财务部成本设置专职会计负责统一管理。在库财产由仓库保管员负责分管。在用财产由使用部门指定专。人（或兼职）负责管理。
（2）成本组负责管理全物业公司财产，各类财产按规定分类，并按品名、规格、数量、单价、在用和在库地点，分别独立立帐，控制库房的进、销存数量。凭入库、领物、调拨单据等凭证及时登记财产帐。并设置帐卡。帐卡一式两份，成本小组一份，使用部门一份。要与使用部门经常核对帐卡。每年清点核对一次，如发现帐物不符情况，必须及时查明原因，按照规定审批手续调整帐卡，以保障帐物相符。
（3）使用部门财产的管理：
各使用部门在用财产由部门经理负责，指定一人为部门保管员，具体保管和登记帐卡工作。部门保管帐卡，应按财务部保管总帐分类、编号。根据领交调拨等单据及时登记，部门经理要定期组织人员对部门资产进行核对，发现帐物不符要及时查明原因，按照审批规定办理手续，调整帐卡，以保证帐物相符。
部门保管员不宜经常调动。如有变动，要事先通知财务部财产管理小组，并由财产管理小组监督在部门内办清移交手续，方可离开。
4、调拨、报废、租借手续：
调拨：部门之间的调拨需经主管部门同意并一律通过财产管理小组办理手续，调入、调出单位将帐卡联同财产调拨单到保管组调整帐卡。
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（2）报废：凡因使用日久损坏，经工程部检修确已无法修复需报废的财产，需由使用部门填报损单，使用部门经理签字、工程部经理签字、财务经理签字、总经理批准。批准后由使用部门主管帐卡之人员与财务管理小组将帐卡调整并上报财务会计取消此笔财产。由使用部门将报废固定资产放置到指定地点，由财产管理小组统一处理。未交废品实物的部门不准领用新物品。
（3）租借：凡向外单位租入、借入、租出、借出的财产一律由财务部财产管理小组办理手续。个人不准借用公家财产，如属特殊需要经总经理批准到保管组借用，不得由部门直接借出，未经批准办理手续者一律不得带出单位。对外租借物品要拟定收费标准和损坏赔偿制度。
（二）原材料物料用品、维修材料的管理：
1、申购、验收、入库：
（1）申购：各部门于上月末根据本部门实际需要，编制下月的物料用品及维修材料请购计划，并报经财务部审核，总经理确认，业主批准后，方能按计划填制采购申请单由采购部办理进货事宜。
（2）验收：收货部接到采购员购进的财产和物资，要与经批准的采购申请单与实物进行核对，核对的主要内容包括物品的品种、规格、数量、质量等，验收合格后，按本企业的财产名称填制收货报告，在收货过程中，对不同种类物品分别按不同要求进行收货。
1）收冷冻肉类、鱼类，首先用直观法查看颜色，有无发霉和鲜度不够。在不能确认时，抽样解冻。看里边有无掺水，同时看看出成。如果没有把握请收货部门厨师协助确认，严格把关确保质量。
2）收熟食制品。要看食品的颜色，用鼻子闻闻有无馊味和其它异味，在必要情况下可以品尝食品有无变质。
3）收蔬菜，水果时按各厨房的标准规格收货。
4）收罐头食品、酒水、饮料要看有无商标、品牌、生产日期及有效期，观察罐头有无变质，进口罐头不但要看商标、品牌、生产日期和有效期，还须要看有无食品检疫标签和中文标签。
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5）物品收货主要检查质量和数量，遇到专业性较强的让专业人员协助确认，收货员必须严把质量关，价格关，在验货过程中对与采购单上注明的某项有出入的，对不符合要求的，如食品已过期、外观严重破损、质量不合格、数量价格不符、应及时与有关部门联系，予以解决。对解决不了的及时将情况报告主管经理。
6）收货人员每日做好收货日报，汇总后交给成本控制及财务部应付帐。
7）收货员月末与供应商对帐，配合采购部结帐。
（3）入库：收货部验收合格后及时通知库房保管员收货，库房保管员将实物与收货报告核对相符后办理入库手续。
2、库房的管理：
（1）凡是库房物品必须由财务部建帐或卡予以管理。
（2）购进的物料用品、凡属体积过大，占地面积过多，不能入库的物资材料，如煤、砖、瓦、灰、石、木材等存放在库外，不做入库。但是也应该验收，并指定专人负责管理，领用按规定办理手续，建立保管帐。控制进、销、存数量，凭购进、领出单据登帐，做到帐物相符。
3、领发、调拨：
（1）库存物品必须实行领物制度，不得以存计耗，各部门领用物品材料时，要填写“物品申请单”，并由部门经理和财务经理批准，到库房领取，物品尚有残值要交旧换新。
（2）保管人员发放货物时，应按物品申请单所列品种规格，数量逐项点发，不得顶替。如库存物品不符由领用单位另填领物单，不得更改数字，保管员不得擅自修改物品申请单上所列的项目数字。
（3）库房要按月汇总物品申请单，并按领用部门划分费用，交予会计记帐。月末要对库房物品进行盘点，并与会计核对帐目，要保证帐实相符，帐帐相符。
（4）库房物资不准出售给个人，如遇外单位要求购买时，先到财务部办理交款后，凭财务签收货款单据和出库单发给物料，未经财务办理手续一律不准出库。
（三）废旧物资的管理：
1、各部门的一切废旧物资及包装物（有押金的除外）应及时送交保管组统一保管和处理，其他部门不得自行处理。
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2、废旧物资要立帐登记管理，可分类立帐登记如下：
（1）报废的固定资产；
（2）报损的棉织品类；
（3）其他报损财产；
（4）在修建过程中拆除下来的尚能使用的旧材料。
3、各部门如需领用废旧物资时，应按库房领用的手续办理，保管组对废旧物资或成批的废旧物品，要定期制表上报，经领导批准后统一处理。
三、财产管理组织和人员职责：
（一）物业公司所有的财产包括在库财产及在用财产，均属物业公司财产管理组设置专职会计负责统一管理。在库财产由仓库保管员负责分管，在用财产由使用部门指定专人（或兼职）负责管理。
（二）财产专职会计的职责。
1、负责掌握物业公司各部财产帐务和增减变化情况，贯彻财产管理制度按期编制财产采购计划，督促采购人员及时采购，保证供应。认真办理各种物资的购进、验收、保管、领发、调拨、报销、赔偿、借入、借出、租用等手续，以及催收归还工作，做到手续清楚，帐务处理及时。
2、负责记好各类财产帐，每月与保管员核对库存，每季与使用班组核对帐卡，通过盘点，核对帐实，发现问题及时纠正，做到帐帐相符，帐实相符。
3、负责指导和协助仓库保管员和班组财产管理人员搞好帐务和实物的管理工作，发现帐实不符，要及时查明原因，提出意见进行调整和处理。
4、保管好财产帐簿，凭证、报表等档案资料分期装订备查。财产帐单不可遗失，不能私自销毁或涂改，逾期需要销毁应报经理批准。
5、要熟悉财产使用、保管时间、数量和规格，对闲置的财产要提出处理意见，防止积压。对储备不足的物资及时提出请购，以确保生产的需要。
（三）仓库保管员的职责：
根据每年（季）的物资流量和库存情况，提出财产物资的购置和追加计划，认真办理财产的验收、入库、保管、出库、报损、租借等手续，清楚完整
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登记帐目，及时核对帐实，做好存档，以防丢失。
2、坚持管理制度，熟悉管理业务，随时掌握财产数量、规格、单位、用途、性能和使用时间等情况。库存物品要适量，既保证业务部门使用，又不积压浪费。
3、定期（每月）清点仓库存货，保持帐实相符，发放货物要分部门核算列表转帐。
4、坚持领货制度，不合手续的不予办理。主动发放定额物品，严格控制超定额物品，防止浪费。
5、仓库物品存放要分门别类，清洁整齐。要保持“五距”防止积压损坏，防虫蛀鼠咬、霉烂变质，并要注意安全防火防盗。
（四）使用部门保管员职责：
1、负责管理使用部门的财产，登记帐卡。每季与负责财产的专职会计核对一次，发现差错及时纠正，保证帐卡相符、帐实相符。认真办理财产领用、交回、调拨、报损、借用、归还、赔偿等手续，及时登记帐卡，掌握财产增减变化、使用完好等情况及时提出维修和处理意见。
2、妥善保管本部门的财产，外借财产要及时催还，以防丢失、损坏，财产物品一律不得借给私人。
四、固定资产、低值易耗品卡片及盘点表的设置：
1、固定资产卡片：
（1）设置内容:
保管使用部门 固定资产使用年限 存放地点 折旧率 物品名称 年折旧额 资产编号 估计残值 规格及型号 开始使用日期 产 地 折旧年限 单 位 申领单号码 移交日期 收货报告号码 固定资产原值 记帐凭证号码 主题：物业公司财产管理制度 生效日期：
（2）固定资产卡片格式：
（3）固定资产盘点表的格式：
2、低值易耗品卡片：
（1）卡片内容：
使用部门 单 位 物品名称 购进价格 物品编号 开始使用日期 规格及型号 申领单号码 存放地点 收货报告 产 地
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