2目的
为规范装修管理工作，控制所辖物业内的装修行为，保障公共设施的正常使用、物业安全和房屋外观的统一美观，特制订本文件。
适用范围
适用于公司对业主进行装饰装修、翻修的管理工作。
职责
客服前台接待负责接待业主申请、联络审核人员、联络各部门装修巡查人员、保管装修管理资料和通知业主。
客服助理（一般为片区责任人，缺位时由客服前台接待负责联络相关人员）负 责向业主阐明、解释、签订装修管理协议、装修须知和相关文件，在装修过程中进行装修巡查，负责一般违规/违规发生时的协调处理，在装修初验和复验时进行现场查验。
保安部负责
接受装修巡查任务并安排巡逻保安员按公司要求进行巡查和违规处理。
装修施工人员、物品出入小区时的检查搬运人员出入管理。
施工时限监查、噪声等环境保护的控制。
货物、垃圾堆放场所是否符合公司规定的检查。
装修消防、装修违规预防控制的管理。
工程部负责：
审核装修方案、装修施工图纸。
检查装修施工中是否对公共水、电、气设施/设备造成损害。
检查装修过程中是否对房屋本体、结构、外立面等造成损害。
装修完工后按方案及图纸进行验收。
接受装修巡查任务并安排维修技术员按公司要求进行巡查和违规处理。
环保部负责：
组织向社会公用渣场清运装修垃圾。
巡查客户装修过程中是否按规定向小区内部渣场清运垃圾。
检查装修过程中是否对公共环境造成损害。
客服部主管负责：
一般装修申请的审核。轻微违规装修的协调处理。
协助保安部主管、工程部主管、环保部主管等对装修过程进行巡查。
审核装修初验和复验是否经过权限人员签署意见。
综合部负责：
审核涉及改变区域、消防设计、结构改造的装修申请。
协调处理装修过程中重大违规事件、管理过程违反装修方案及公司规定事件。
审核装修保证金和出入证押金的退还手续。
财务部监督、指导客服前台接待人员负责装修管理费、装修保证金、垃圾清运费、出入证押金等相关费用的收付。
程序要点
4.2操作细则
序号 步骤 内 容 责任人 表格、资料 处理时限 1 装修申请 业主在客服部前台报请装修，由客服前台接待负责接待并抽取或建立装修档案，发放《装修申请表》，同时通知客服助理前来，由客服助理介绍《装饰装修管理服务协议》、《防火责任书》、《装饰装修施工临时出入人员行为规范》，业主签装修委托书，宣传《装修管理须知》和发放《装饰装修施工临时出入人员行为规范》（客服助理不在时，由逐级向上人员负责） 客服前台接待、客服助理 《装修申请表》发放，《装饰装修管理服务协议》填写，《防火责任书》签署，《装修管理须知》《装饰装修施工临时出入人员行为规范》发放，《装修统计表》填写，装修档案袋 即时 2 审核 客服助理按照相关法律和规定初审装修申请，负责签订协议并介绍装修管理注意事项，在经办人栏签字，并预约复审结束时间 客服助理 《装修申请表》审签
《施工方案图》收取 即时 3 复审 客服助理通知工程部主管（主管不当班时，由主管指定人员，但审核责任仍由主管承担）到接待区域，由其按相关法规和规定审批装修申请，客服助理传递给客服部主管审批，符合公司装修规范的，可予批准，不符合但需申请例外放行的，报上级权限人审批。 客服助理、客服部主管、工程部主管 《装修申请表》审签
《施工方案图》
（特殊情况下需审查设计资质复印件、设计图原件） 一个工作日内回复 4 告知 通知业主复审结果（若是当面审批的，应作好沟通） 客服助理 《装修申请表》
《施工方案图》 当天 5 缴费 客服助理带领业主按《业主临时规约》和《装饰装修管理服务协议》的相关内容缴纳装修押金及装修垃圾清运费，由收款人员在装修申请表上签名（注明收据号码），前台建立《装修垃圾清运表》，该片区客服助理自行记录装修垃圾费的收取情况，并接洽除渣单位，保证除渣服务质量。可发一张上门除渣服务卡，由除渣单位凭其上面的装修人员或业主签字方可结帐。 客服助理、客服前台接待 《装修申请表》
《装修垃圾清运统计表》
上门除渣服务卡（可选） 即时 6 发证 客服助理抽取空白《施工许可证》并填制好，在审核缴费凭据及《装修申请表》无误后，并将《装修申请表》存档，然后向业主发放《施工许可证》，同时在《装修登记表》审批时间栏、许可证号栏上登记 客服助理 《施工许可证》
《装修登记表》
《装修申请表》 即时 内部通报 客服助理建立《装修巡查记录表》（按户），发给保安部（当值班长），并通过乐天软件在公司内部公布办理装修的情况。其它各部门主管须每天查阅办理装修的情况。 客服助理，各部门主管 《装修巡查记录表》 即时 7 办理临时出入证 客服助理指引业主或施工负责人凭《施工许可证》在前台办理《施工人员临时出入证》，由客服助理收集相片、身份证复印件、特种行业操作证复印证，填制《施工人员出入证办理登记表》，该表须由业主、装修负责人或施工人员本人签字，总台在审验资料齐全、财务完善后发放空白《施工人员临时出入证》由客服助理负责填制、塑封，客服助理在发放后在前台处《施工人员临时出入证登记表》上注明证件办理情况后在经办人处签字 客服助理、客服前台接待 《施工许可证 》
《施工人员临时出入证》
《施工人员临时出入证登记表》 即时 8 归档 客服助理整理装修档案成套资料，存档。 客服助理 当天
开工 客服助理约定业主、装饰公司、物业公司（一般由工程维修人员代表）三方共同查验并开启水电，确认防水和配套完好，及户内物品点交完毕既可完全完成房屋交付并开工。 业主、装修负责人、客服助理 《施工许可证》查验
《房屋交接表》填写
即时 10 施工 按DXC物业相关规定文明施工，接受物管方对现场、人员行为、物资垃圾的检查和管理，由安全巡逻进行装修巡视，按户填写《装修巡查记录表》（按户），在线管敷设完毕前须每日巡查，若有异常（指违规装修），对即时纠正的由安全人员（必要时由保安部组织人员）进行制止和纠正，此种情况只需自行记录。对于需要停工整改或制止有困难的，即时（不超过当天）告知前台，由前台通知客服部主管、工程部主管、保安部主管商议处理方式。
纠正流程：发现—客服助理核实---已有预案的按预案执行----未有预案的当日由客服、工程、安全讨论处理意见后报批---按批复执行---验审
一般预案：发口头警告---发整改通知（留证据）---发违约通知----停止能源供应---协商---处理----审验 业主、装修负责人、客服助理 《施工许可证》
《装修巡查记录表》
装修期 11 一次验收 由业主申请，物管方（客服助理、工程维修员）按相关法规和规定检查，并通知保安部交回《装修巡查记录表》并由客服助理交前台存档。 客服助理、工程部人员 《装修验收表》
《装修巡查记录表》 即时或预约时间 12 二次验收 一次验收符合条件三个月后，由业主申请，进行二次检查，由客服助理负责，并填制装修验收表，归档 客服助理
《装修验收表》 即时或预约时间 13 装修整改 若有不合格项，由业主负责落实，属防水方面的还应重复到一次验收流程 业主、装修负责人、客服助理 《违规整改通知书》
装修期 14 退装修押金 二次检查符合条件后，七个工作日内退装修押金，由客服助理将装修验收表原件、缴款收据、费用报销单交客服前台接待统一上报，经审批完成的由客服前台接待到财务部借出应退金额，业主领取金额时由业主在支付单上领款栏上签字，然后由客服前台接待凭该支付单向财务部冲抵借款。若使用乐天软件的，由客服前台接待打印退款单，须由业主在退款单上签字确认后支付，财务部审核软件上的退款额与在财务部的领款额。 业主、装修负责人、客服助理 《装修验收表》
退款单打印件 当天 4.3装修的申请与审批
4.3.1申请：业主／住户需向客服部提出装修申请（租赁户必须持附有业主身份证的委托书）。装修申请的内容见附件《装饰装修管理服务协议》第二条内容，必须包括如下内容：
4.3.1.1申请时如实填写《装饰装修申请表》各款内容，并附装修设计方案和相关图纸1份。
4.3.1.2如果住户自请施工队，尚须附装修施工队营业执照复印件一份（住户申请装修项目少或简单的除外）。
4.3.1.3商铺、娱乐场所装修时，需提供消防部门的审批文件。
4.3.2签定协议
4.3.2.1前台在接到申请后，联络客服助理负责向业主或其委托人阐明《装饰装修管理服务协议》和《防火责任书》。
4.3.2.2业主或其委托人和客服助理是《装饰装修管理服务协议》的签约人。
4.3.2.3客服助理向业主或其委托人发放《装修管理须知》，并要求接收人必须签收（在交房时已签署或签收的则不再签收，可只发放或讲解）。
4.3.3 收费
收费员收取业主按《业主临时规约》或《装饰装修管理服务协议》相关内容缴纳的装修押金、装修垃圾除渣费、装修管理费。收费后，由收费员在装修申请表上签字，并在业主财务档案上登记，填写《装修手续办理/收退费登记册》。用物管软件，在物管软件上操作。
4.3.4 审核与审批：
4.3.4.1客服助理接到装修申请并由业主缴纳费用后，1个工作日内会同工程部主管（必要时还会同开发公司土建工程师），依据《业主临时公约》、《装饰装修管理服务协议》、《装修管理须知》和相关建筑使用管理法规的条款给予审核：
4.3.4.2检查装修设计是否对房屋结构、外墙立面、公共设施/设备造成改动或破坏。
4.3.4.3检查装修设计是否超过规定的承重。
4.3.4.4检查装修设计是否有严重的消防隐患，必要时应协助申请人一道取得消防批准的手续。
4.3.4.5检查排气、排烟、通风等是否会对邻居造成影响，是否会对小区环境造成不良影响。
4.3.4.6设备设施是否符合消防、安全、噪声的限制标准，安装位置是否正确。
4.3.4.7外立面装修设计上是否有坠物可能性
4.3.4.8是否有其他违反《装修管理须知》、《装饰装修管理服务协议》或其它违规的情况。
4.3.4.9客服部主管、工程部主管在确认装修设计不会对楼宇安全、公共设施设备正常使用及房屋外观造成不良影响时，应当在一个工作日内给出同意意见，然后由客服部主管审批。
4.3.4.10审批人须在权限范围内给出审批意见。对超出权限范围的，在签署审核意见上报审批。
4.3.4.11经审批的装修申请，由审批人在审批当日传递给前台，由前台客服助理登记并通知业主带领装修施工队一同到客服部，办理装修管理证、临时出入证，通知工程部开启水电（在交房时未完成通水、关水测试的应通知业主查验通水、关水测试并书面确认是否合格）。
4.3.4.12对需要住户修改设计的，首先由客服助理告知住户，并协调客户与工程部主管商定修改意见。
4.3.4.13装修申请获得批准后，客服部主管需将申请表、相关证照复印件、装修图纸复印件、业主签订的《装饰装修管理服务协议》、客户签收的《装修管理须知》交客服前台接待存档。
4.3.4.14客服前台接待在检查所有资料和审批手续正确、齐全无误后填发《施工许可证》，由客服助理交给业主，并由业主签收。《施工许可证》要求装修队贴于业主入户大门上。
4.3.5 办理施工人员出入证
4.3.5.1住户和施工队一同到客服部前台按《装饰装修管理服务协议》办理出入证并交出入证押金和工本费，填写《施工人员临时出入证登记表》。
4.3.5.2施工人员出入证办理注意事项：
A、施工队负责人应将施工人员的身份证复印件二份交客服部。
B、客服助理将其中的一张身份证复印件及施工人员的基本情况登记在《施工人员临时出入证登记表》中。
C、施工人员的另一张身份证复印件制作成施工人员的《施工人员临时出入证》。
D、《施工人员临时出入证》中应注明装修施工地点、使用时限。
E、保安部在需要时向前台查询《施工人员临时出入证》办理情况。
4.3.6其它手续
4.3.6.1由客服助理向施工单位负责人讲解《装修管理须知》，并督促其保证遵照执行。
4.3.6.2由客服助理向施工单位负责人讲解《动火动焊作业申请表》，并提出动火动焊的管理要求。
4.3.6.3根据各个区域不同，若交房时未领用装修期间安装的相关物品（如猫眼、紧急按钮、对讲电话、燃气配件等），在发放《施工许可证》后由客服助理通知工程人员，由工程人员上门与业主检查确认其功能完好、数量正确后办理《房屋交接表》上签字，签字后的《房屋交接表》须交回客服助理，在前台存档。
4.4装修施工前的房屋交接
工程维修人员在接到客服助理通知后，按《房屋交接表》上列罗的项目开通住户水电并再次确定水电读数和表、户一一对应。然后与住户一起确认已对房间所有管道进行通水（含给排水）试验、对所有防水区域进行关水渗漏检查试验、对排水管口进行泼水渗漏检查试验，试验情况记录在《房屋交接表》上，必须经业主签字确认。
一般情况下，可事前在卫生间关水；也可在业主提出装修要求后，约定关水的时间，争取业主能一次性验收完毕，完清《房屋交接表》。
4.5施工期间的管理
4.5.1客服部主管每日检查前台收集到的违规记录，若有异常情况的及时上报。
4.5.2工程部负责评判施工队土建、水电装修及其它安装工程是否违规，并负责有针对性地提出装修建议或提供装修咨询。
4.5.3保安部负责对施工人员进行抽查管理。
4.5.4装修需要动火动焊的，应由装修单位填报《动火动焊作业申请表》，经客服部前台受理、工程部主管负责审核、保安部主管负责审批，才可以在监管下，由装修单位配备灭火器后由专业人员动火、动焊。
4.5.5保安部应将定期检查与突击检查相结合，对各房内人员及其出入证进行核查，清理无证及串房人员。
4.6装修施工的竣工验收
4.6.1装修施工结束后，由住户和施工队负责人共同向客服部前台人员提出验收申请。
客服部前台人员通知客服助理，客服助理通知工程人员与业主约定验收时间，对装修进行现场验收。
4.6.2竣工验收合格的，由客服助理、工程维修人员在《装饰装修申请表》内“初验”栏目签署“合格”，并签署姓名及日期。
4.7违规装修的处理
装修施工期间，发现违规装修的，应立即要求住户停止违规装修，恢复原状，并视 情况由管理处各部门配合采取以下方式进行处理：
4.7.1批评教育。
4.7.2出具《装饰装修违规处理通知书》限期整改（发出的通知书应登记，留下记录）。
4.7.3向政府相关部门进行报告。
4.7.4对他人或公共物业造成损失的要求赔偿损失。
4.7.5在装修保证金中扣除对楼宇安全、美观造成的赔偿费用。
4.7.6其他公司同意的处理措施。
4.8装修保证金的退还结算：
4.8.1装修保证金退还时只能由保证金交付人亲自办理。
4.8.2装修验收合格并使用3至6个月后，客服部应对装修施工组织复验。对于渗漏的检查，除了客服部工作人员进行检查外，必须由同房号下一楼层的业主在《装饰装修申请表》上签字确认（首层除外，业主未入住时由客服助理代验）。
4.8.3复验无问题（含复核《装修巡查记录表》），由客服部主管和工程部主管在《装饰装修申请表》内的“复验”栏注明“复验合格”，经综合部审核。
4.8.4财务部收费员凭审批后的《装饰装修申请表》，在核查有无违规处罚后，核退装修保证金余额部分。
4.8.5业主在收到保证金余额后，必须在退款单或付款单上相应栏目签字。
5.0记录
5.1《装饰装修申请表》
5.2《装修委托书》
5.3《装修施工许可证》
5.4《装修巡查记录表》（见安全保卫手册）
5.5《装饰装修违规处理通知书》
5.6《装修验收表》
5.7《施工人员出入证办理登记表》按户
5.8《动火动焊作业申请表》（参见工程维修工作手册）
5.9《房屋交接表》
装修管理规程 版本/状态：A/0
第 1 页 共 7 页
填写装修申请表
提供设计图纸及资料
客服中心、工程部审核
签订协议
缴纳装修规定的费用
审批、发证
开通住户水电
管道通水、关水试验
施工违章整改
施工过程监督管理
违章、扣款、赔偿
装修竣工验收
初验合格 退出入证押金
复验合格 退装修押金
相关资料存档
|
|
