 工欲善其事，必先利其器，我们在辅导很多中小型民营企业的管理层时，发现很多管理者对管理只是一个模糊的概念，只会按照自己的习惯、想法、惯例进行管理，他们不知道，其实管理是有很多工具和方法可以运用的，作为管理者如果能够很好的运用管理的工具，管理的效率和有效性必然会大大提升，这篇文章我们一起来探讨管理的八大工具，希望对大家有所帮助。 有效管理者的八大工具： 1.ABC分析与系统地舍弃 2.目标管理 3.会议 4.报告 5.职位设计 6.业绩评价 7.预算 8.个人工作方式 01 ABC分析与系统地舍弃 小时候，经常听父母讲：“旧的不去，新的不来”，在我们工作和企业经营过程中我们也必须学会有系统的放弃，摆脱昨天才能迎接明天，不然组织就会变得膨胀而难以管理，我们必须不断的问自己：我们不应当做什么？我们以多快的速度摆脱它们？ 我们的手机常常会出现显示手机内存不够的状况，为什么呢？是因为我们的手机内存没有及时的清理垃圾和无用的内容，我们必须像杰出的音乐家所做的：每当一个新曲收藏进自己的保留曲目，都要同时删除一个现有曲目。 帕累托Vilfredo Pareto是意大利的一名经济学家，在19世纪90年代晚期和20世纪早期曾经对意大利的财富分配情况进行过仔细的研究。 他发现，当时，在意大利，有大约80%的土地被大约20%的意大利人占据。 令人惊奇的是，这一比例同样适用于其所研究过的其他方面的人口分布。 而且，这一比例竟然是出乎意料的一致，而且有很强的可预测性。 尽管帕累托的这项研究成果当时就公之于世了，但是很多年来，显然并没有太多的人听说过这个理论。 不过，也有其他一些人开始逐渐注意到，在人类活动的其他领域里也有与之类似的不寻常规律。 在这些人中间，最引人瞩目的有哈佛大学的教授乔治·齐波夫，他在自己的最省力原则中对此进行了详细的探讨，还有现代质量管理大师约瑟夫·朱兰，他提出了关键少数定律。 最终，帕累托的这一发现被世人视为自然界的一种奇异现象，可以沿用到世界上几乎任何事情上去。 令人称奇的是，大约20%的投入就可能带来80%的产出，或者换句话说，任何事情，其80%的结果都来自20%的因果要素。 帕累托原理也称28原则或者ABC分析法，大家也可以理解为放弃理论，许多采用这一理论的公司都从中获益良多，创造了巨大的财富。相信你也会获益匪浅。 在我们企业管理中我么可以搜寻数据： 80%的销售额来自20%的客户 80%的利润来自20%的产品 80%的客户投诉来自20%的不良原因 80%的库存现金来自20%的原材料 所以我们必须找到“七寸”，分出ABC，然后进行管理： 集中精力及资源到 A类客户 A类产品 A类地区 A…… 02 目标管理 目标管理Management by objective，最先由现代管理学大师德鲁克提出，目标管理是一种有效的思想也是一种有效的管理工具。  目标管理的四个关键： 目标是核心——方向 实施计划很关键—路径 人为本—行者、实施者 沟通最关键—方向、路径、行路 目标管理的过程： 1、目标确定： 公司总目标：由公司高层领导层根据市场和企业自身状况制定。 部门分目标：公司总目标层层分解，直至基层各部门。 个人目标及考核标准：包括《员工承诺PBC》、《销售定额》、《工时定额》《个人技能成长计划》。 2、执行/控制 定期检查：经理每月对照年初设立的各种目标，与每一位属下员工进行one on one 一对一的谈话，逐项检查目标的完成程度。 激励或目标调整：对于未完成的目标，经理层会帮助分析原因，并提出建议；对于因情况变化确实不可实现的目标，经讨论批准后进行调整。 3、考核评估/奖惩 总结与反思：经理层同员工一起同顾目标完成的情况。 评估：经理层对属下员工的业绩进行评估，为了保证考核的透明度，评估结果须经经理和员工双方签字，如属下对评估的结果不满意，可拒绝签字，由上一级管理部门重新考核。 目标是什么？ 当我们知道目标时，目标管理是有效的。 不幸的是，我们很少知道目标。 目标是： 组织对组织成员所做的贡献（价值）的期望 在既定时限内，组织成员对组织所做的承诺 目标表现为可衡量的或可观察的结果 目标从何而来？  公司的主要目标： 市场定位/市场占有率 组织的创造力 生产率 对人才的吸引力 流动资金 资金周转 对利润和利润率的要求 运用平衡积分卡分析思考企业的战略目标 哈佛商学院教授罗伯特·卡普兰和复兴全球战略集团总裁大卫·p ·诺顿，在总结十几家绩效处于领先地位公司经验的基础上，于1992年发明了“平衡积分卡”的方法。 该方法不但改变了绩效评估思想，而且还推动企业自觉去建立实现战略目标的管理体系，在产品、流程、顾客和市场开发等关键领域使企业获得突破性的进展。 “平衡积分卡”从以下四个重要方面来考察组织绩效，能够全面地定位和评价和各个层次的企业经营工作： 股东如何看待企业？（财务角度）-Finance 客户如何看待企业？（顾客角度）-Customer 企业在内部程序上如何改善与胜出？（内部运营角度）-Operation 企业如何实施学习培训，从而实现能力建设以实现企业目标？（学习与发展角度）-Learning & Development  财务性指标可显示战略及其执行是否改善了公司利润，典型的财务指标和盈利，成长及股东价值有关，是一种绩效评估的传统指标。 但是，不是所有的长期战略都能产生短期的财务盈利。 企业应利用其对外部世界和企业战略的独特认识来帮助自己对客户满意度，内部运营效率，创新和进步作出分析，并最终在财务上得到反映。 企业应以目标客户和目标市场为方向，客户角度考核是检验满足核心顾客的关键方面。 平衡积分卡要求企业将使命和战略诠释为与客户相关的目标和要点。 客户关心的不外乎5个方面，时间，质量，性能，服务，成本。 通常先制定财务和客户方面目标和指标后，才制定企业内部运营方面的目标和指标。 目标的特点 An operational Objective is SMART 一个可操作的目标应当是“聪明”的目标 Specific具体 Measurable(or observable)可衡量 Achievable可实现 Relevant相关 Time bound有时限 目标的类型 工作活动类目标 反映个人或团队绩效 进展类目标 旨在改进企业的流程、管理的效率等 个人改进/发展类目标 反映个人能力发展的需要 所以，我么在给员工制定目标时，不仅仅有工作业绩类指标，还必须制定个人改进/发展类目标，很多企业往往忽视了这一块。  自我测试问卷—我是否和员工约定了正确目标 您是自己对目标进行了定义，然后坚定不移地付诸行动吗？ 您的员工了解您的公司或您的责任范围内的目标吗？ 您为目标约定谈话进行了充分准备吗？ 您注意到沟通目标的谈话在一个积极的氛围中进行吗？ 您总是从一个积极性的信息反馈开始吗？ 您注意到每个目标都客观和可实现的吗？ 您更喜欢把目标定得过高而不过低吗？ 您对现实目标的具体措施进行过权衡吗？ 您只约定员工可以通过自身力量实现的目标吗？ 您对目标的表述简单、具体吗？ 您注意到使目标具有可测量性吗？ 对于定性目标，您是通约定里程碑实现与否必须满足的标准，使其也具有可测性吗？ 您总是约定一个目标实现的时限吗？ 对您的员工而言，目标是否也如此有吸引力，以至于其实现的过程能给他带来快乐呢？ 您总是用第一人称“我”的形式表述目标吗？ 您总是积极地表述目标吗？ 您总是用现在时态表述目标吗？ 对目标是否相互冲突、您进行了周密的考虑吗？ 您把每个目标和其实现可能给员工带来的具体好处联系在一起吗？ 03 会议管理 80%的经理承认，60%的时间在开会…… 80%的经理承认，60%的会议没有效率和效益！ 会议是一群重要人物的聚集，他们中的每一个人单个来说什么事都做不了，但聚在一起去决定什么事都不做。 会议成为有效工具的7个前提： 取消无效会议 成败的关键是会前准备和会后落实 Agenda-议程表/标准事项、热点问题、其它事项 会议主持也需要练习：控制时间、进程、气氛等 会议不是社交场所 落实：该采取什么措施？谁负责？什么时候完成？ 会议记要 会议的种类 正式会议：股东大会、管委会…… 例会：定期举行的董事会议、部门经理经营会议、业务小组会议，区分日常业务与创新事项 工作小组、跨部门团队会议 临时会议，谈话等：也需要准备！ 人际关系问题需要更多的时间、关注和耐心 会议-反面意见的运用： 通用汽车公司总裁斯隆曾在该公司一次高层会议中说过这样一段话：“诸位先生，在我看来，我们对这项决策已经有了完全一致的看法了。” 出席会议的委员们都点头表示同意。 但是他接着说：“现在，我宣布会议结束，这一问题延到下次开会时再行讨论。我希望下次开会时能听到相反的意见，只有这样，我们才能得到对这项决策的真正了解。” 所以我们开会的时候要去思考，这个会上为什么没有争执呢？如果没有争执，一定是哪里出了问题？ 如果两个人处处一致，那么可以肯定，只有一个人在动脑子。 04 报告 对于报告，我们并不陌生，尤其是在公司承担管理责任的管理者，我们几乎每天都要和报告打交道，所以撰写报告成为我们必须具备的一项技能。 报告： 主导媒体是文字（会议：语言） 包括：报表、报告、通知、记要、档案、商业信函、产品报价书＝一切书面的东西 阅读一秒钟获得的信息比一分钟倾听多 文书节省时间 纸是最有耐心的 好的报告： 以读者为中心Follow the user 弄清谁是报告的接受者，他会做何反应 语言要清楚明了、精确 写下来放在他们面前，要简明扼要，这样他们才会看；要清楚，这样他们才会欣赏；要生动，这样他们才会记住；最重要的是准确，这样他们才会相信。 05 职位设计 正确地给下属安排任务和岗位 产品设计重要，工作岗位设计也重要 岗位设计的要素 最常见的错误：岗位太小，大多数人只承担过小的任务（大一点，让人发挥也潜力！没有一项记录不被打破！） 第二个错误：岗位太大（但不可怕：总有一天当事人会向你抱怨他做不了！） 第三个错误：虚设岗位（助理，联络员……很大的影响力，很小的责任） 第四个错误：多人岗位，一个人无法完成一件事情 第五个错误：杂事太多的岗位 岗位必须大些；让员工能集中精力做好一件事；岗位任务必须有内在联系；岗位必须为普通人而设；挑选人必须用其所长。  人员调配：优秀的员工在做什么？ 手头的工作不是着眼于明天，而是着眼于昨天 不是在寻找机会，而是在解决难题 不是在干重要的事情，而是在干有趣的事情 不是在开发产品，而是在处理客户的投诉 不是在创新，而是按部就班地工作 优秀的员工应该放在重要的岗位上面，应该着眼于于机会而非解决问题，解决问题只能回到常态，而抓住机会并进行创新则不然，所以需要避免以上五点。 人的类型 用人之长，我们需要知道每一个人属于什么样的性格倾向，不能讲一个内向型的人去做业务，也不能把一个活跃外向的人去做财务，而人的性格倾向又分为以下几种： I要么偏于内 E要么偏于外向 S要么偏于敏感 N 要么偏于直观 T要么善于思考 F要么善解人意 J要么计划性强 P 要么容易冲动 人有千千万，性格各异，就像整个世界找不到两片相同的叶子，同样也找不到两个相同的人，正式因为各不相同才有丰富多彩的世界，作为管理者我们需要做的是发现下属的特点、优势和长处。 挖掘潜能 把S型的人用于细致的工作 给N型的人创造性工作 让思想家（T）从事分析性工作 善解人意的人（F）是面向顾客或员工的理想人选 基于职位的人力资源管理 以工作分析，职位评估为主要技术构建的人力资源管理平台。  06 绩效评估 我们在辅导企业的过程中，发现很多企业都没有进行绩效管理或者完全是形式化的走过场而已，其实，绩效管理是提升整个公司管理水平非常有效的工具，如果运用得当，不仅能促进公司绩效的达成，同时能形成良好的绩效文化并激发员工的潜力，而不是象很多企业造成员工多做多错，少做少错，不做不错的局面出现。 定期和下属正式谈话 管理的关键在于员工的个性特点：在一个具体的岗位上，员工是否合格？ 没有统一的评估标准！ 没有统一的评估模式！ 目的：找出员工的优点/缺点，擅长/不善于 关键员工的管理 什么是关键员工—三个判断标准 可替代性 人力市场短缺程度 假设离开公司，对公司的影响程度 如何保留关键员工 认清你希望保留哪些员工，什么是关键员工 让他们知道你希望留住他们 承认他们的表现（物质、工作认可） 通过发展和提供参与管理与决策的机会 改革物质激励方式 以资历还是以现实表现和公司未来需要为依据 提高他们的敬业度 提供创业的机会 建立长期服务福利计划 加强培训，增加员工工作的专业化水平 协助员工进行个人职业生涯规划 公司吸引力的来源  一个老板能犯的最大的错误就是不会夸奖 任何傻瓜都批评、谴责和抱怨—而且大多数傻瓜也正是这么做的。 07 预算及业务计划 所谓预算就是把关键的资源投入关键的事务上去，我们不可能什么都做，因为资源（人力、物力和财力）都是有限的，只有将资源集中使用，才能发挥利出一孔、力出一孔的效力。 预算的作用 预算不仅是财务部门的工作，而是每一个管理者的工作 预算让管理者真正了解业务 预算是创造性地运用关键资源、尤其是人力资源的最佳工具 预算协调整体 预算使员工、部门经理和整体成为一体 预算是管理沟通的基础 预算是意志的表达 预算是一台结晶机，它把所有的东西汇集起来：战略、创新、资源…… 预算指标 市场地位及其相关的一切：如客户价值、质量、市场份额等 创新成果：如入市时间、成功率、里程碑等 生产率：全要素生产率及其组成部分 人力资源：流失率、缺勤率等 现金流 盈利水平 运营预算、创新预算、重点预算、危机预算 08 个性化、快乐的工作方法 作为管理者我们需要时刻牢记：不论你是否赞同某人或者某人的工作方式，这个都不重要，重要的是工作绩效。 由于知识工作者（我们也可称为脑力工作者）越来越成为工作成功的重要因素，而他们的工作成效越来越难以监控，所以我们必须创造多样性的工作方式同时让文化更具有包容性并创造快乐的工作环境和氛围。  人在快乐的工作环境更能激发大脑潜意识的巨大能量，大家可以回忆一下，我们在逛公园、散步或者冲凉的时候是不是突然一个创意Idea就产生了，所以现在越来越多领先的企业更加注重工作环境的设计，接下来给大家分享两个如何让工作快乐起来的方法： 快乐起来就是要破除边界 制造相遇的可能性，增强新鲜感。 办公家具设计公司Steelcase最初出于成本节约的考虑，要把原来两幢大楼的员工集中到一幢楼里。 一个大胆的解决方案诞生了：取消按人数分配的固定办公座位，根据需求来划分空间，让人流动起来。 每个人上班做的第一件事就是挑选早餐，然后找一个座位边吃边查收邮件。 如果碰到在项目上有合作的同事，他们就随时坐下来开个即时会议。 当需要单独思考的时候，可以带上笔记本到旁边的流动办公区随便挑一个办公桌坐下来，这里的座位同样没有固定归属。 每个人都没有固定座位，可以随时按照自己的需求选择办公区域。 表面上看这只是撤掉一张固定的桌子而已，但其实，它解放的是知识以及知识的分享方式。 快乐起来就是要崇尚自由 塞氏企业是巴西一家制造上千种产品的大型跨国企业，它的年均收益增长率为27.5%，是IBM、通用汽车、福特、西门子的榜样，还是人们最愿意加入的组织。 你几乎无法想象在这个企业有多自由，你的工资自己定，你想什么时候上班就什么时候去，你可以在会议室举办生日聚会，你可以为了思考和创新给自己放个假，你可以自由地查看公司的账簿，你甚至可以利用公司的资助自立门户。 虽然它也经历过一段时间的混乱，但是它成功了，员工对企业都非常热爱，多年来员工离职率都在1%以下。 END 人力资源共享学堂，领先的HR线上+线下一体化培训咨询平台，有趣有干货，人力资源管理前沿、热点、实战干货与资料分享。 伊芙恩斯是垂直专业的人力资源管理培训咨询机构，秉承“专业、用心、担当、点燃”的价值观给人力资源从业者和企业提供一站式服务。 |
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