EXCEL

..EXCELWORD轻松自制随机出卷系统先把收集到的大量考题集中保存到题库中,再随机从中抽取指定数量的题目制作考卷,这种随机抽题出卷的方式相信大多教师朋友都知道吧。不过你有没有想过可以自己设计一个随机出卷系统呢？这其实很容易实现,我们只要用Excel2010函数配合Word2010的邮件合并就可以轻轻松松地按自己的要求定制出卷系统。设计好后你只要输入足够的题目,按两下鼠标就可以随机自动生成试卷了,是可以直接打印出来使用的试卷哦。

一、用Excel2010实现随机抽题

在Excel中实现随机抽题的原理其实很简单。我们先对所属单元在考试范围内的题目都用RAND产生一个随机数,再按随机数对题目排名次。这样前N名的题目自然是随机的。然后再用VLOOKUP按名次值把前1-N名的题目顺次提取出来,不就等于是随机抽取N题了吗？而我们每刷新一次随机数都会随机变化,也就可以得到不同的随机试卷题目。

1.建立题库

打开Excel2010,新建'出卷'、'填空题'两个工作表。在'填空题'工作表的A1单元格输入0,在B1:H1输入随机数、'一、填空题'、'一、填空题〔答案'、所属单元等标题。在B2单元格输入公式

IF<AND<E2>

出卷!B$7,E2<

出卷!D$7>,RAND<>,''>,公式中的B$7、D$7是'出卷'工作表中显示出题范围的单元格。在A2

RANK<B2,B:B>COUNTIF<B$2:B2,B2>-1,RANK用于根据随机数返回该题的名次,后面加上COUNTIF<B$2:B2,B2>则是确保万一随机数相同时也会递增排名,从而使名次数值连续不中断。选中A2:B2单元格,拖动其填充柄向下复制填充到5000行,具体行数请按实际会保存的最大题数考虑。最后在C:E列逐一输入题目、答案、所在单元即可,在此我们就先随便输入几道题用作实验吧。

右击'填空题'工作表的标签选择'移动或复制',选中'建立副本'确定进行复制。右击复制出的'填空题<2>'工作表标签选择'重命名'把它改成'选择题',并把选择题'工作表中C1的题目改成'二、选择题'、D1改成'二、选择题〔答案',这样选择题库就做好了。同样建立出问答题题库。

2.主界面设置

切换到'出卷'工作表,按需要设计好出卷界面。在E2单元格输入公式

C2*D2,并把公式复制到E3、E4,在C5输入公式

SUM<C2:C4>并向复制到E5以计算出题数、总分。在A2输入2,在A3输入公式

A2C21并向下复制填充到A4:A5单元格,以计算出各种题型大标题所在的行数。

在F2单元格输入公式

IF<ROW<>>A$5,0,COUNTIF<G$1:G2,G2>-1>以自动显示题号。G2输入公式

VLOOKUP<ROW<>,A:B,2,TRUE>以显示对应的题型。H2输入公式

IF<F2

0,'',F2&'.'>&IFERROR<VLOOKUP<F2,INDIRECT<G2&'!A:D'>,3,FALSE>,''>按题号从题库的A列中找到符合的随机名次并返回在第3列的题目。I2也输入与H2相同的公式只是要把公式中的3改成4以返回题库第4列的答案。最后选中F2：I2单元格拖动其填充柄把公式向下复制到150行即可。复制行数请按试卷最大题数考虑,一般应该不需要超过150题啦。最后把工作薄命名保存为'出卷系统.xlsx'。

注：试卷各大标题中往往还需要注明题数、分值、总计分等,这可用公式从出卷工作表中引用。比如：在填空题工作表的C1单元格输入公式

'一、填空题〔共'&出卷!C2&'题每题'&出卷!D2&'分,总计'&出卷!E2&'分',即可在C1自动显示成'一、填空题〔共4题每题5分,总计20分'这样的题目了。二、用Word设计试卷

接下来要做的就是把提取出来的题目排版生成一张可以直接打印出来使用的试卷。这个可以通过Word的邮件合并功能自动完成。

打开Word2010,切换到'邮件'选项卡,单击'选择收件人'选择'使用现有列表',选择打开前面保存的'出卷系统.xlsx'。在弹出的'选择表格'窗口中√选'数据首行包含列标题'选项,选择'出卷$',确定完成设置。接着单击'插入合并域'在弹出窗口中双击选择插入'题目',再单击'规则'选择'下一记录'。然后选中插入的'《题目》《下一记录》'进行复制。再连续按CtrlV键粘贴出150行'《题目》《下一记录》'。现在单击'查看合并数据'就可以看到所有试题了。当然实际上出卷工作表中的题目肯定没有150题,后面没题目的记录,其合并域会自动消失,包括域后面的回车也会一起消失哦。

试卷题目准备好了,再来设置一下首行缩进、添加密封线内容、设置纸张大小方向和分栏等格式。这些试卷的设置已有不少相关介绍,相信大家都比较清楚,限于篇幅就不细说了,最后效果如图。设置好后把文件保存为'试卷.docx'

我们还要再另建一个Word文档用来显示所有试题的标准答案,操作和'试卷.docx'差不多。单击'邮件'选项卡的'选择收件人'选择'使用现有列表',打开'出卷系统.xlsx'的'出卷$'工作表；单击'插入合并域'选择插入《答案》,并插入'条件'的《下一记录》；复制粘贴出150行；单击'查看合并数据'以显示所有答案,然后保存为'答案.docx'。

三、随机出卷系统的维护与使用

OK,到此我们的随机出题系统设计已经大功告成了,这设置还是蛮简单的吧。接下来,你只要把题目逐一录入题库中就可以随机抽题出卷了。

1.题目录入

题目录入比较简单,打开'出卷系统.xlsx',直接在填空题、选择题、问答题题库工作表的C：E列输入即可。不过考虑到最终生成试卷的效果,在题目输入时有一些要求需要注意一下：

<1>填空题中留待填写的填空区域要通过插入中文下划线实现。不能插入空格再设置下划线格式,否则在Word中生成试卷后你还得再逐一设置下划线。在中文输入法界面上右击那个键盘图标,选择'特殊符号'以显示软键盘,单击软键盘N键或直接按键盘N键即可插入中文下划线'＿',按Esc关闭软键盘。

<2>选择题中你需要按Alt回车键换行,再插入空格调整各选项位置。建议先在B2单元格中输入一个空行以及A、B、C、D选项并用空格定位好,拖动填充柄把这个单元格复制到下面各单元格中,再逐一输入题目和选项内容,这样会比较方便输入。只要不输入所属单元那些空行就不会参与选题出卷。此外,最好先适当调整C列列宽让各行显示的字数正好与Word试卷中的单行字数一致,以便准确调整选项位置。

<3>问答题下留待填写的空行,同样可以按Alt回车键在单元格中换行增加。但要注意的是每一个空行中至少要输入一个空格,否则在Word中会只剩下一个空行。建议先在B2单元格中输入一些含空格的空行,再把B2向下复制到各单元格中,然后再逐一输入题目。当然你也可以只输入题目,等最终生成试卷后再在试卷中题目下添加空行,这个就看个人习惯了。

<4>增加题目可以在题库后追加输入,或选中已有题目行进行复制,右击选择'插入复制行'后再修改成新题目。删除题目可直接删除行,不过对于只是暂时不用的题目可以不必整行删除,你只要把该题'所属单元'的数字删除就可以让它不参与出题,下次需要时再重新输入'所属单元'数字即可恢复。

如果现成的题目保存在一般文档中,或者是从网上下载的文本,可考虑先在Word中用查找替换功能将空格、制表位等先批量替换成合适的下划线、空格,然后将文本转换成表格后再复制到Excel中。不过对于选择题这类存在多个分段的题目,即使转成表格也不能批量复制,只能逐题复制粘贴了。

2.随机抽题出卷

随机出卷操作比较简单,先打开'出卷系统.xlsx'的'出卷'工作表,输入各种题目的题数、分数、考试范围,即可自动生成一组试题。如果不满意你可以随时按F9刷新以得到不同的随机试题,然后保存文档退出Excel2010。打开'试卷.docx'文档,当提示是否将数据放入文档时,单击'是',打开文档就可以直接看到试卷了。如果不需要保存,你可以直接修改打印出来。若需要保存则需要单击'邮件'选项卡中的'完成并合并'选择'编辑单个文档',在弹出窗口中单击'确定',就会新建一个文档保存当前试卷。你可以在这个新建试卷中设置格式、增加空行、插入附图等,然后再命名保存或打印。

在此一定不要直接保存'试卷.docx'文档,因为下次打开时Word还是会按'出卷系统.xlsx'内容更新。虽然在提示是否将数据放入文档时,单击'否'可以继续显示上次的试卷,不过那也只能看到最后一次的试卷而已。当然,答案卷也是一样,可以直接打开'答案.docx'进行打印,或合并到新文档中再修改、打印、保存。

注：在'出卷系统.xlsx'中随便改个单元格数字都自动进行一次随机抽题。若不希望如此,只要用Excel打开'出卷系统.xlsx',在'公式'选项卡中单击'计算选项'选择'手动重算'即可阻止自动抽题。此设置会让工作簿中所有公式停止计算。我们需要随机抽题时可按F9刷新即可重算所有公式实现抽题。3.增加题型

本例中我们只设置了三种题型,当然实际中往往不止这三种,所以最后有必要介绍一下如何快速增加题型。这其实也很简单。用Excel2010打开'出卷系统.xlsx',先按'一/1'中的介绍直接复制选择题工作表进行修改,作出新题型的题库工作表。再切换到出卷工作表,选中A4:E4单元格右击选择'插入',在弹出窗口中选择'活动单元格下移'。再把A3和E3公式分别向下复制到A4、A5和E4、E5单元格,然后输入新题型名和题数、分值即可。其他公式包括