【会务技巧】会务安排的流程，您知道多少呢？

会务一般分为三个阶段，会前准备、会间服务、会后处理

（一）会前准备阶段

1. 制定会议方案

对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。

2. 拿出会务工作实施计划

主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归类，按时间顺序排队，列出共有多少项工作，每项工作由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。

3. 组织召开协调会议

较大型会议会务任务重，服务保障多，要根据需求，组成会务工作组，召开会议筹办工作协调会。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达或印发会议方案，明确各组或个人的任务。

4. 印制会议通知

召开会议的基本问题确定后，要尽快发出会议通知，给参会的人员留出准备时间。会议通知一般包括，会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及乘坐车次，以及有问题如何联系等。

5. 印制会议票证（中大型会议）

对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可以印制使用印有座位号的座次证。

6. 准备会议用品

本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算，为与会人员购置文具、茶歇等会议用品。

7. 印制与会人员和工作人员名册

8. 印制《会议须知》。一般包括日程安排、会议编组、作息时间、会务组等会议工作人员的电话号码、注意事项。

9. 安排好生活保障

主要包括食宿、医疗、交通和通信四个方面。

10.设置会场

设置会场主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒。另外，对会场的供电、供暖、音响等设备要全面了解，如无把握，应有应急方案。

11.做好接站准备

（二）会间服务阶段

1. 组织好会议报到

2. 会场组织工作

3. 会议主持词的撰写

4. 做好会议记录

5. 现场参观组织工作

6. 会议简报编印工作

7. 会议材料回收工作

8. 做好与会人员的返程服务工作

（三）会议善后阶段

1. 做好财务结算

核算住房、伙食费用等。

2. 做好会务工作总结

会务人员集合进行总结，肯定成绩，指出问题，找出经验教训，并对表现好的人。

3. 会议文件材料的合订留存

4. 会务用品的归还和整理

每次会议结束后，对一些常用的会议用品，借来的应立即归还，自置的应加以整理，以便下次再借或使用。

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