让老板给你涨工资的Excel 展示建议

今天分享的书籍是《让你的数字会说话》，作者兰德尔·博尔滕有 20 多年在硅谷担任财务总监的经验。

他在工作发现，呈现数字时的细微差别会对观众理解信息产生非常明显的影响，本书的实用性很强，虽然讲很多都是 财务报表中的注意事项，但很多建议完全通用，只要你经常准备纸质资料和数字、报告，这些建议都能用得上。

提供图表时，要提前做准备

不管是 PPT 还是报告或者其它什么文件，只要有图表就要提前做下准备。

让我们来做一个简单的练习。问问自己以下问题：

• 一分钟的时间对于你的价值是什么？
• 使用清晰的措辞或仅是正确的措辞，要花费你多少时间？
• 一分钟的时间对于你的每一位读者的价值是什么？
• 在第一次看你的报告的时候，你的读者平均愿意花多少时间阅读报告？
• 你的读者要花多少额外时间来解决措辞含糊不清的问题？
• 对于那些无法理清你报告头绪的读者，你需要花多少额外的时间向他们做出解释？
• 你愿意进行多少次这样的解释？

回答了这些问题，就很容易明确以下内容：

（1）你花在正确使用措辞上的时间价值；

（2）由于措辞不正确而导致你浪费的时间的价值；

（3）由于措辞不正确而导致你的读者浪费的时间的价值。也许你已经察觉到我们又将会有新的“致命疏忽”，你猜对了。你的时间，以及你读者的时间都太宝贵，千万不要触犯这个致命疏忽。

精确性、简洁性何以兼得

只要置于恰当的语境中，它们就和缩写所指代的完整单词一样容易被理解。如果你打算使用缩写这个技巧，我有如下建议：

• 使用统一的缩写以避免引起混淆。
• 在缩写结尾处添上一个点来告诉读者他们看到的是一个缩写。事虽小，不为不成。

当决定是否使用缩写的行表头标题或列表头标题时，请考虑以下几个问题：

• 这个缩写是否经被广泛使用？你的读者熟悉了解它们吗？
• 这个缩写是否容易和别的缩写混淆？如果是这样，是否有别的缩写可选？
• 你报告的受众范围中是否只有少数内行熟悉这些专业术语，或者受众范围比你预计的要广？

如果你对以上这些问题有所迟疑，而你又因为外观原因想继续使用缩写的话，可以考虑为你的专业术语加上一把“解码钥匙”，就像报告3-1中的备注一样。

如果使用不当的话，同样可能疏远你的读者。

待文字如数字

为了理解标题合理排序的重要性，让我们看以下来自同一份报告的3个版本，它们是一家慈善机构的主要捐助者名单

问题是： 以下3个版本中，哪一个才是正确的展示顺序？

在版本A中，捐助者是依照捐助额排序的；而在版本B中，捐助者是依照字母顺序排列的。版本 C 是随机的方法排序，也有可能按照捐助者出现的顺序记录的。

哪个版本是正确的呢？回答这个问题要看这份报告的用途：

• 版本A将会是最佳选择，如果这份报告的目的在于识别最大的捐助者，或者确定下一轮筹款的最佳目标。
• 版本B将会是最佳选择，如果这份报告的目的在于提供一份重要捐助者的完整名单，或是为了决定在下一轮筹款中谁应该联系哪位捐助者。
• 即使是版本C也能成为最佳选择，如果这份报告的目的在于汇报筹款进度（但是读者可能需要更多的信息，如捐赠日期已经截止时每日的总捐赠额）。

下面是每种排序方法的部分利弊：

读者就是上帝

读者将希望看到以下内容：

1．恰到好处的数据量——不多也不少。

2．适当的突出显示关键信息。

3．形式和方法的一致性——不仅仅在这一次报告，而是在每一次报告，以及所有的报告中都保持一致性。

4．在每一份独立的报告中，数字都是有意义并且有上下文的。

5．尊重读者的时间。

你在提供资料时，就要意识到这五个普通心理，并且在你的报告、资料中体现出来

一致性

生成的所有量化表述报告中保持一致性。这样做的好处有：

• 读者能更迅速地理解报告的内容，因为他们知道自己感兴趣的信息在报告的哪个位置上。
• 因为读者已经多次看过你采用相同格式的报告，所以会更习惯阅读你的报告而且信任你的报告质量和准确度。
• 即便是一个全新主题的报告，读者也将会对其报以信任的态度。
• 一旦读者对于你的报告质量形成了一定的预期，那你的部门声誉和个人品牌形象也会随之提高。

除了页面方向，在一致性方面还需要考虑以下几点：

• 字体样式和字体大小。
• 页面辅助元素的位置和格式，如标题、时间标记、页码、保密说明、文件名和作者署名。
• 报告里常用标注的用语与格式，如表示时间概念的词（年、季度、月、日）、收益表项目名称、资产负债表项目名称以及部门名称。
• 用于强调重要信息或区别其他信息（如实际结果、预算、预期）的标准突出显示方式。
• 给报告分区的标准化视觉效果，如空格和单元格边框。
• 数字格式（尤其是涉及位数省略的时候），以及小数点后保留的位数。

有意义并且有上下文的数字

德乌里奥斯特（de Urioste）法则：数字是无法独立存在的。

你向读者呈现的每一个数字都应该具有实际意义。

尊重读者的时间

• 使用标题告知读者报告的大致内容。
• 将报告内容控制在一页纸之内。
• 在报告上标明时间

做好量化表述

• 量化表述是一种沟通技巧而非数学技巧。
• 高质量的量化表述需要遵照一系列的基本法则和最佳实践方法（这与在写作时要注意语法、修辞、段落结构等并无二致）。
• 你的量化表述会持续不断地向读者传递各种信息。
• 在量化表述中，即使是一个不起眼的小差错也可能给读者理解你的报告（同样在对你的看法上）造成巨大的负面影响。
• 一旦沟通中涉及量化表述内容，那么它在这次交流中的分量便会很重。既然量化表述是如此重要，我们就有了这些专门针对量化表述这一技巧的训练要素。以下是写作与演讲技巧和量化表述技巧的平行对照表。

Excel 立竿见影小技巧

1．建立模板和风格。

如果每生成一份新报表你都要重新定义页面方向、字体、数字格式、报告标题、页脚、表头和行列对齐方式的话，那简直是在浪费自己的宝贵时间。就算你只需要花10～15分钟就能让整篇报告看起来很专业，你依然可以把这些时间用在更有意义的事情上。

那么更有效的做法是什么呢？——创建一个模板，这样你就能在每次创建新的工作簿或工作表时套用它。使用模板将可以把你花在建立电子表格上的时间由原来的10～15分钟缩短至1～2分钟。

请尤其注意页面设置（页面布局、页面边距、页眉/页脚）和排版风格（对特定类型的数字和单元格的通用格式）。

通过建立模板，你就能迅速生成一份在外观和使用功能上都高度一致的标准化量化表述报告。

2．定制个性化工具栏。

将常用的命令放在显眼的位置上可以提高你制作电子表格的效率。

3．学习使用快捷键。

通过快捷键来节省时间

表格中的最后一项——填充序列，因为它的确能帮你节省不少时间。

4．保持格式一致。

• 列。在常用列中使用标准化的表头标题，包括：时间段（年、季度、月份、星期、日）；信息种类（实际、预算/计划、预期/展望、历史与未来）；
• 关键指标（增长率、差别等）。
• ·行。通过不同风格的排版样式区分不同的行标题（缩进、粗体、斜体、字体大小、字体颜色）。
• ·报告中的数字。通过不同的排版样式区分不同种类的数字（实际、预算/计划、预期/实际合计数值与单个数值、关键指标、用户输入值与其他单元格上的值）。
• ·单元格的种类。通过位置来区分工作簿内不同类型的单元格。如原始数据、由用户输入的数据、重要参数和摘要信息。更多详情将在“日积月累小技巧#7”中讨论。
• ·报告的整体效果。通过不同的排版样式来区分行列或对它们聚类（排版技巧包括空白、行高、列宽、边框、单元格底纹、文字特效）。

你的目标就是通过不同的排版样式，以尽可能少的精力，制作出简明易懂的报表。

以下的方法将能帮助你实现这一目标：

• 建立样式表单。这是一个在每次创建电子表格时供你自己参考的文档。
• 借鉴已有的电子表格。从你自己创建的电子表格中复制喜欢的元素。
• 创建多个模板。

5．学习使用Excel的数据库功能。

借助数据库，你可以轻而易举解决一系列的报告问题，只要从后台系统里把数据下载到可以使用电子表格软件访问的文档中，再用电子表格的内嵌数据库来完成那些复杂的计算。

6．学习使用Lookup和Reference函数。

在Excel中，包含Lookup和Reference的组合函数大约有20种，但我觉得以下这些最实用：

• INDEX——返回指定数据区域中的某行某列单元格值。
• MATCH——返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。
• OFFSET——以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用。
• VLOOKUP——在表格最左边的列里查询特定值，并返回表格内同一行其他列里的单元格数值。
• HLOOKUP——作为VLOOKUP的双生子，它从表格的最顶端行开始做一样的操作。

7．将数字整理得便于计算。

如果能将电子表格中的数据排列得干净利落，便于使用，节省下来的时间一定会让你非常惊讶。

（1）避免空白行和空白列；

（2）采用智能的方式储存时间序列数据。

日积月累小技巧

1.使用简明易懂的文件名和文件夹结构。

使用年/月/日的传统方式来为文件命名，并在月份和日期是单个数字时在前面添加一个0，文档的排序就会和它们生成的真实时间顺序一致了。

2.保持格式的一致性。

3.设计简明易懂的公式。

4.为单元格区域命名。

5.为公式或宏命名。

6.谨慎使用链接功能。

7.区分不同类型的单元格。

8.记录下你的工作！

• 使用Excel的批注功能为特定单元格附加解释或是描述性批注。
• 在同一个工作簿里创建一个新的工作表格，记录你对此工作簿的设计思路备注。
• 建立一个单独的文档详细记录工作思路和操作过程。
• 在电子表格的打印成品上手写记录，但要记得存档，不要遗失。

9.检查你的工作！

10.避免使用华而不实的新功能。

数字卡通化的艺术

避免使用那些不能明显提高量化表述质量的花哨功能。其实即便没有这些花哨的功能，还是有很多优秀的图表功能会成为你呈现数字的好帮手。

• 不要小看纵坐标轴。
• 避免使用饼图。
• 不要混淆横坐标轴和纵坐标轴。
• 谨慎使用向导功能。
• 有时别太关注外观。
• 避免华而不实的效果。

演讲和PPT 叶的陷阱

严格遵守你所在组织的PPT风格以及幻灯片指南。如果没有指南，则使用软件默认的字体大小和其他默认设置。

如果你不能在一页幻灯片中呈现所有内容，那就不要勉强，请再加一页。

如果你无法增加幻灯片的页数，那就寻找更好的方式来呈现这些内容，如重新排版或只呈现关键的数据。请不用担心这样的幻灯片内容过于单薄，因为你总是可以提供打印版的完整报告作为补充信息。

预先排练，而且如果条件允许的话，最好到实地进行排练。请同事或朋友站在房间的靠后位置上观看排练，这样你就能清楚地知道观众能否看清幻灯片上面的数字了。

可以在演讲前和演讲中采取一些措施来帮助你克服这些困难，以便将你想要表达的信息准确无误地传递给观众。你可以采取的措施有：

• 让观众在演讲前有所准备。
• 告诉观众该如何理解你的量化表述。
• 请记住量化表述的规则与技巧在幻灯片演示中同样适用。
• 巧妙地运用幻灯片标题。
• 使用关键指标。

数字呈现中的疏忽

1.没有将列数据靠右对齐。

2.根据表头内容调整表格列宽或行高。

3.在并非为了澄清、区分或进一步说明含义的情况下徒增视觉效果。

4.使用不清晰、不准确或者（最糟糕的是）错误的行以及列标题。

5.打印没有标题或缺少时间标签（日期和时间）的电子表格。

6.在包含了多个时间段的系列报告里，一部分报告使用从早到晚的时间顺序，而另一部分使用从晚到早的时间顺序。

7.展示数字时缺乏上下文——没有前期对比、预算对比、竞争对手对比等。

8.在需要的时候省略了合计数值，在不需要的时候却展示了合计数值。

9.为了将报告内容放进一页纸中，缩小字体，或是利用透明胶带创造出所谓的“一页纸”。

10.使用饼图。行为举止中的疏忽

11.发表有低级错误的电子表格出版物，而这些明显的错误其实很容易被发现。

12.读者不能只通过点击“打印”按钮打印出完整的报告。

13.“我知道为什么你得出了这个不正确的结论，因为你没有看完整个文档包。”

14.噢，这就是你想要的吗？这些信息我们都有，只是没写在报告上，你怎么不早说。

15.“嘿，以前从来没人觉得这报告有问题。”

16.“我从未预计到别人也会用到这份电子表格。”

17.“我知道你们当中大部分人都看不清幻灯片上的数字，但……”

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