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一、FDA对文件记录销毁的法规期望 1. 权限与程序控制 - 销毁操作需由质量部门（QA）授权人员执行，权限通过门禁或密码系统隔离。 - 需建立书面程序（如《文件销毁申请单》），明确销毁原因、责任人及审批流程，并与审计追踪（Audit Trail）关联。 - 法规依据：21 CFR 211.180（记录保存）和21 CFR 11（电子记录可追溯性）。 2. 电子与纸质记录同步管理 - 待销毁纸质文件需先扫描存档至合规系统（如LIMS、QMS），电子备份需加密存储并定期验证可读性。 - 纸质记录销毁后，需确保电子副本的完整性和可访问性，避免数据链断裂。 3. 记录生命周期全周期追溯 - 要求文件发放、使用、回收数量严格平衡，尤其是操作记录（如批记录）需唯一编号管理，缺失需启动偏差调查。 - 电子记录需符合ALCOA+原则（可追溯、清晰、同步、原始、准确）。 4. 特殊场景的灵活性 - 允许销毁原始记录并保存经验证的真实电子副本（如热敏纸记录），但需质量部门监督并保留销毁证据。 - 内审报告在纠正措施完成后可销毁，但纠正措施相关记录必须保留。 二、FDA检查高频观察项与缺陷案例 1. 未经授权的销毁行为 - 案例：某企业销毁中间品检验记录导致数据链断裂，被质疑产品质量一致性；百特印度工厂员工撕毁已签名GMP文件，碎片出现在废料卡车中。 - 缺陷依据：违反21 CFR 211.180（记录保存）和程序文件。 2. 销毁流程失控 - 问题：缺乏书面程序、未记录销毁日志、权限未隔离。 - 案例：恒瑞医药因文件销毁程序不完善被指出风险，需完善审计追踪。 3. 电子与纸质记录脱节 - 风险：纸质记录销毁后未验证电子备份完整性，或电子系统显示记录已归档但纸质版未销毁。 - 案例：某企业电子批记录与纸质签名版本内容不一致，暴露篡改嫌疑。 4. 记录数量不平衡 - 问题：批记录发放数量与实际生产不匹配，或未回收作废记录。 - 案例：某企业发放100份批记录但仅生产80批，剩余20份未回收。 三、合规建议 1. 技术升级：采用电子批记录（EBR）替代纸质文件，结合区块链或时间戳技术防止篡改。 2. 动态监控：通过电子网页管理系统（EDMS）自动记录文件流向，启用“序列号+二维码”双重标识。 3. 定期审计：每季度抽查销毁日志与电子备份一致性，覆盖率不低于10%。 4. 文化渗透：将销毁流程纳入GMP培训，设立匿名举报机制。 总结 FDA将文件销毁视为数据完整性的“最后防线”，要求通过“权限管控-电子追溯-文化治理”三层防御实现全生命周期可控。企业需重点关注操作记录的严格管理，同时平衡合规成本与效率，避免因文件缺陷引发警告信或市场准入风险。
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