第三堂
档案整理工作
档案整理工作的意义和要求
档案整理工作的内容和步骤
档案整理工作概念：就是对零散的或需要进一步条理化的档案进行分类、排列、编目，使之系统化。简单地说，就是使档案由零乱到系统、由无序到有序的过程。档案整理的目的就是使档案能够全面、历史地反映该单位工作活动面貌，提示文件材料的相互关系，以便于档案的管理和利用。
档案整理工作的类型
1.对需要进一步条理化档案的整理
档案馆、室对需要进一步条理化档案的整理主要有全宗的划分和档案的归类、档案的系统排列和基本编目，以及对原有整理结果中不合理、不完善之处的局部改动、调整等工作。
2.对零散档案的整理
当接收或征集到一些零散档案时，档案馆、室还要从事对零散档案的整理工作。对零散档案的整理一般要完成档案整理工作的全部内容。对零散档案的整理，一般又称为全过程整理
档案整理工作内容：
1.分类
分类是对档案实体的划分和归类。分类在档案室通常指全宗内档案的分类，在档案馆通常指全宗的划分。
2.组合
组合是将档案组织合并成为一个整体，这个整体一般称为档案保管单位。
3.排列
排列是对档案的顺次序放置。
4.基本编目
基本编目包括编号、填写案卷或卷盒封面项目与备考表、编制卷内文件或归档文件目录与案卷目录等内容。
全宗 ↑↓ →→分类、组合 案卷 ↑↓ →→排列、编目 文件 档案室接收各内部组织机构归档的案卷，然后进行系统排列和编目。、
2、档案馆接收了各单位档案室移交的档案后进行进一步的整理。
档案馆（室）对档案的局部调整工作。
档案馆（室）对零散文件进行全过程的档案整理工作。
档案整理工作步骤：
步骤 第一步 第二步 第三步 第四步 第五步 第六步 第七步 第八步 工作内容 区分全宗 全宗内档案分类 初步立卷 卷内文件整理编目 类内案卷初步排列 案卷加工整理 案卷调整与编目 编制案卷目录 阶段性成果 系统化开始 整理方案 文件的系统化 文件的编目 案卷的系统化 案卷的编目
档案整理工作的意义
档案整理工作是整个档案工作的基础，只有进行科学的整理，才便于档案的鉴定、保管、统计等基础环节的建设。
档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件。
档案整理工作是检查档案收集工作质量高低落的依据，可以促进收集工作的进一步提高。
三、档案整理工作的原则和要求
档案整理工作的原则：1、尊重和维护档案的本质属性，保持档案文件间的历史联系2、充分尊重和利用原有基础3、便于保管和利用
档案整理工作要保持文件之间的历史联系：文件之间所固有的内在联系，包括文件在来源、时间、内容和形式上的联系。P79-80保持文件之间的历史联系是相对的，而不是绝对的。
档案整理工作要充分利用原有基础，“有目可查，有规可循”
档案整理工作必须便于档案的保管和利用。
全宗
全宗的概念及其意义
全宗：一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
二、立档单位及其构成条件
（一）立档单位的概念：也叫全宗构成者，就是指能构成全宗的国家机构、社会组织或个人。
（二）立档单位的构成条件
第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
第二，设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。
第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。确定立档单位所要解决的中心问题，是综合地分析某一机关、组织是不是一个具有法定权利和义务的独立单位。
立档单位的变化对全宗划分的影响
关于立档单位政治性质的变化：全宗也跟着变化，应该把变化前后的档案区分开来，作为两个全宗。
基本职能发生变化时的全宗划分(p86)
1.立档单位被撤销时的划分
2.立档单位被合并时的划分
3.立档单位被兼并时的划分
4.立档单位的部分业务被划出时的划分
（三）非基本职能变化时的全宗划分
（四）临时机构的全宗划分
四.全宗的补充形式
（一）联合全宗 （二）汇集全宗 （三）档案汇集
五、判定档案所属全宗：关键在于确定档案的形成者P90
六、立档单位与全宗历史考证
整理档案必须首先区分全宗。
全宗内档案的分类
一）分类要求(p94客观性\逻辑性\实用性)
（二）分类方法
1.年度分类法：就是根据形成和处理档案文件的自然年度或专业年度进行分类的方法。
年度分类法简便易行，与现行的归档制度相吻合，它可以维护和再现立档单位活动和档案形成的历史过程，保持档案文件之间和立档单位各项工作活动之间的历史联系。
1.文件上有几种日期时应正确归类
2.专业年度与自然年度合类科学
3.无日期时要认真考证
2.机构分类法
组织机构分类法就是将档案文件按其形成或承办机构进行分门别类的方法。使用组织机构分类法对档案文件分类时，每一个具体的内部机构就是一个具体的类别，因而简便易行，并且该方法还可以保持文件在来源上的联系。做到：
1.排列类别顺序的方法符合实际情况
2.档案文件归类要科学实用
3.问题分类法
问题分类法又称事由分类法，即按档案文件内容所涉及的问题（主题）对档案进行分类。问题分类法是种逻辑分类法，在设置类别与文件具体归类上比较复杂。
采用该分类法应注意：
1.类别设置力求尽可能符合全宗的实际情况
2.归类应有规可循
4.期限分类法
保管期限分类法是指将档案文件按划定的保管期限进行分类的一种档案分类方法。
采用保管期限分类法，能够将不同价值的档案文件从实体上区分开来，使档案保管机构可以有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排列上架、档案移交进馆和到期鉴定等工作提供方便。
（三）常用分类方案
1.“年度—机构—保管期限”复式分类法的分类方案
2.“年度—问题—保管期限”复式分类法的分类方案
3.“保管期限—年度—机构”复式分类法的分类方案
4.“保管期限—年度—问题”复式分类法的分类方案
第四节档案的排列、编目
一、档案的排列
（一）档案室对档案的排列
1.卷内文件的排列。
卷内文件排列时，一般按事由结合时间、重要程度等排列，对于会议文件、统计报表等成套性文件则可以集中排列。
2.案卷或卷盒的排列
案卷或卷盒在排列时，一般应以全宗为单位，先按档案的不同门类、载体分别排列，然后再在同一门类、载体内按分类方案进行排列。
（二）档案馆对档案的排列
档案馆对档案的排列主要是全宗的排列。全宗的排列可以按该全宗档案首次进馆的先后顺序，也可以按全宗群的理论来进行。
二、填写案卷封面及其脊背项目
（一）案卷封面项目的填写
《文书档案案卷格式》（GB9705-88）所设计的案卷封面项目有：1.全宗名称、2.类目名称、3.案卷题名、4.时间、5.保管期限、6.件、页数、7.归档号、8.档号。
（二）案卷脊背项目的填写
案卷脊背项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号。一般用阿拉伯数字横排书写。
三、档案的编号
（一）《档号编制规则》介绍
《档号编制规则》（DA/T13-94）规定了档号的编制原则、结构和编制方法。 档号的结构分为三种：
第一种：“全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页（张）号”，该结构适用于行政事业单位的档案；第二种：“全宗号—类别号—案卷号—件、页（张）号”，该结构适用于工业企业档案；
第三种：“类别号—项目号—工程号—案卷号号”，该结构适用于科技档案。
（二）《归档文件整理规则》中的档号
档号在编制和使用过程中，必须遵循不重、不缺、不变、不繁的基本规则。
见《城市建设档案著录规范》中P14.
四、档案的编目
（一）卷内文件目录的著录
顺序号：按卷内文件排列先后顺序填写的序号，亦即件号。
文号：文件制发机关的发文字号。一般应将三要素全部填写，而不能仅仅填写发文编号。
责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。一般应填写全称或通用简称，并不得乱用简称。
题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可以自拟标题，外加“〔〕”符号。
日期：文件的形成时间。一般用8位阿拉伯数字标识，如“20030418”，它表示文件形成时间为2003年4月18日。
页号：卷内文件所在之页的编号。除卷内最后一份文件需要标识其首页和末叶所在页码外，其他的文件只用标识文件首页所在的页码。
备注：留待对卷内文件变化时做说明之用。
案卷目录的填写方法
室编案卷号：填写案卷封面的归档号。
馆编案卷号：填写案卷封面的案卷号。亦即案卷目录中案卷的流水顺序号。
题名：填写案卷标题。如果案卷标题不能揭示案卷内容或标题过于冗长时，一般应重新拟写，将原标题修改后再填写。
年度：填写案卷内文件的主要时间。
页数：填写卷内文件的实有页数。
期限：填写档案整理时所划定的档案的实际保管期限。
备注：填写卷内文件的变化情况，如移出、销毁等。
（二）案卷封面的填写与案卷目录的著录
（三）归档文件目录的著录
五、档案的装盒
（一）档案装盒的定义及其要求（分期限、年度，每盒必须装满或分期限、年度、机构（问题），每盒必须装满。）
（二）档案盒格式及其项目的填写
（三）档案盒内备考表
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