螺旋讲堂2010年第6期总第25期
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生物人的网上家园
如何制作精彩绝伦的PPT
――让会说话的精彩PPT点亮你的生物科研路!
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大家好，非常高兴能有这个机会和广大螺友们交流、分享PPT制作，演讲的相
关技巧与经验。众所周知，PPT已经渐渐成为我们生物人学习，工作中不可或缺的
沟通工具，首先，当前国内大部分生物实验室内部会开展1-2次/月的文献阅读
seminar或科研进展交流seminar，每位研究生也都会有中期考核、毕业答辩，即便
我们毕业了还会有更多的机会用到PPT如求职面试演讲，项目汇报，生物行业内的
会议交流等等，可以说PPT都可以起到良好的信息传递与信息沟通作用。个人认为，
PPT不仅是我们交流与沟通的工具，还是很好的个人能力展现平台，通过美观，简
洁大方的PPT和专业的演讲技能我们可以更直接的向实验室同门、同行、导师、领
导陈述学习、工作进展，展现自己的能力，能让你在学习工作中崭露头角，可以说
精彩PPT会说话，能点亮你的生物科研路。
内容概览：
本次PPT讲座我将从以下三个方面和大家分享：PPT制作十大原则、PPT制作流程、PPT制作十大必杀技。
这些内容仅是本人在学习工作中积累和收集的经验，如大家有更好的经验还请大家在本帖中发帖与大家一起分享。
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第一篇PPT制作十大原则
在互联网与PC日益普及的时代，由于PPT强大的多媒体功能而又简单易学的特点使之成为了目前最常用的演示设计
工具，几乎人人都能制作PPT，PPT已经成了我们学习与工作的重要帮手，精彩的PPT不仅能帮助大家更好地表达自己
的意思，还能让实验室同门、老师、导师或领导高看你一眼，有时候一份小小的PPT甚至会改变你的命运。
很遗憾的是，虽然PPT简单易学，由于我们制作PPT时存在一些误区，如模板使用不当，色彩搭配不当，结构层次
不清晰，PPT中文字内容太多，太花哨（如加入了太多与内容无关的图片与动画）等等，导致我们制作PPT的水平千差
万别，能让我们眼睛一亮的少之又少。
大家看下面2张PPT，是否喜欢？为什么？
在这里，还给大家分享一个小插曲，一次有个要好的朋友向我诉苦，每次实验室seminar轮到他讲时，他都是很认真
的准备，做了他自认为内容丰富，翔实的PPT，但每次都出现台上他口干舌燥，台下同门瞌睡一片的状况，他很是苦恼，
多次追问一个要好师兄是何原因，师兄最终无奈，调侃到“不是锅想睡，而是你做的太…，锅打的不是瞌睡，是寂寞”。
大家是否出现或者经历过类似的状况？如有，咱不怪听众，从自身找原因哈。
所以，在这里我觉得很必要先和大家交流一下PPT的制作原则。
1.1PPT的制作十大原则
1.1.1一个目标
PPT演示目的在于传达信息，所以有人深怕遗漏重要信息，索性将word文档中整页的文字直接复制到PPT中，并照
着内容逐字宣读；有人深怕自己的PPT不美观，PPT中准备了太多无关的图片和动画，花俏得令听众只去看图片和动画，
演讲过后听众对内容一无所知。所以，第一大原则就是“一个目标”：
针对不同的观众，应该有不同的内容，一个PPT只对一类人，PPT永远为观众服务；
PPT只讲一个重点，不要试图在某个PPT中面面俱到；
演讲PPT的场合非常重要，是一对一？或一对多？或项目汇报？或是会议公开演讲；
PPT主要依赖于演讲来表述，不是长篇大论的文字来叙述。（通常来讲，幻灯片上出现的文字数同你的演讲效果往往
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是成反比的。）
1.1.2一个灵魂
“逻辑”是PPT的灵魂！通过结构与布局，用清晰的逻辑把主题表达清楚。
做提纲时，用逻辑树将大问题分解成小问题，小问题用图表现。
通过不同层次“标题”的分层，标明你整个PPT逻辑关系（但最好不超过3层次）。
建议每个章节之间，插入一个大纲幻灯片或标题幻灯片，帮助听众掌握进度。
1.1.3两个中心
“演讲时PPT为辅，演讲者才是中心！”大家可回想一下，好的PPT演讲是不是PPT文字内容较少，而大部分内容是通
过演讲者来表述和传达的？
“制作PPT每页只要一个中心点”！每页只让一个点吸引观众的注意，其余的都是点缀。
1.1.4三不原则
“不超过3种字体、不要超过3种色系、不超过3种动画效果，包括幻灯片切换”！
——打造简洁而鲜明的风格。PPT不是依靠效果堆砌起来的。
追求色彩与动态效果，往往是初学者很乐意尝试的东西，但这不是根本，除非必要，不要使用动态的东西，很多时候，
它所起到的都是负面效果，动画只有本身含有所要表达的信息时，其存在才是有意思的。
Helixneter贴心小提示：
字体方面――个人建议尽量不用倾斜或艺术化字体。字体大小：大标题44点粗体；标题一32点粗体；标题二28点
粗体；标题三24点粗体
色系方面――尽量选择深色背景配浅色字体，或者浅色背景配深色字体，对比强一些，视觉效果好一点。
动画方面――正规场合，请尽量少使用声音，尽量少使用动画。
1.1.5非常7±2原则
每份幻灯片传达5个概念效果最好。7个概念人脑恰好可以处理。超过9个概念负担太重，请重新组织。
一张幻灯片表明一个问题最好，做到这一点，不在于你的PPT技术，而在于你对所演示内容的掌握，只有对内容熟悉，
才能做到精简，否则你觉得什么内容都很重要，什么都不可以去掉，所以做PPT，内容才是根本。
1.1.6八字真言
“文不如表，表不如图”！
听众一般先看图表，再看文字。所以能用图的不用表，能用表的不要用文字，杜绝长篇大论！
人看到图表，第一眼就是找最低和最高的，然后找与自己相关的。标出这三点，听众很省事。
1.1.71-10-30原则
一般一小时内容，文件不超过10页，字号不小于30号（现实中不超过10页可能很难，但个人建议PPT尽量不超过30
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页）。
演讲者必须要在有限的时间里，用较少的幻灯片和精炼的语言将其精华传达给听众。
1.1.8KISS(KeepItSimpleandStupid)原则
又叫“懒汉原则：保持简单、傻瓜”！
KISS设计原则的要求是：
保持简单版式布局
“简明”是风格的第一原则，尽量少的文字，充分借助图表；
“留白天地宽”—母版背景切忌用图片等，而只用空白或是很淡的底，以凸显其上图文。留白，是一种智慧，也是一种
境界。我们所看到艺术大师往往都是留白大师，方寸之间亦显天地之宽。
在“母版”中定义你的PPT风格，商业应用中，风格通常趋于保守；
1.1.9听众原则
以听众看得懂、看的清楚为原则。不少人做PPT只凭自己兴趣和审美观点，听众看不清文字图片，也看不懂只言片语。
如果是重要的汇报或会议，强烈建议先给实验室做一下演示，让大家给你提提意见和建议。
1.1.10恶心原则
“错别字等于苍蝇”！
吃饭的时候，饭里有只苍蝇是什么感觉？就是看PPT时看到错别字时的感觉！
听众一般是老师或领导，如果有错字，他们会非常怀疑你的工作态度和专业精神，因此，建议将PPT给你的同学，同事
或者朋友检查一下，如果文件很重要或者是特别重要的汇报或会议，强烈建议给2-3人进行检查。
再给大家分享《别告诉我你懂PPT》书中总结常见PPT设计与应用的错误：
错误一：目无受众，照片宣科
错误二、满篇文字，头晕眼花
错误三、字体背景，颜色失配
错误四、动画音效，本末倒置
错误五、缺乏设计，花里胡哨
错误六、晃动光标，过分紧张
错误七、拘泥文稿，忽视交互
错误八、准备不足，手忙脚乱
错误九、信息过载，啰嗦冗长
错误十、过分迷恋，依赖成瘾
大家看看这常见的错误是否与之前的十大原则中要避免的非常一致？
所以，只要掌握以上十大原则，我相信你的PPT不会很“糙”或“土”了！
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第二篇PPT制作流程
其实准备演示文稿内容和写文章类似，定好题目后，先列出大纲，把重要的观点和关键词的关联性架构出来，接下
来再加上创意，以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。
而在制作PPT的过程中，构思尤其重要。一定要想出一个有亮点的讲故事的方式，PPT只是帮助你演示的工具，最重
要的还是你说什么以及怎么说。
个人建议制作PPT的流程如下：
1.2.1整理已准备的资料，构思一下如何讲故事，并写出故事的标题。
1.2.2写出PPT的构架，将提纲按一个标题一页PPT列出，此时整个PPT骨架即形成。
1.2.3集中添加内容，并根据PPT骨架继续查找资料和补充新信息。
1.2.4对PPT进行图表转换，按照“八字真言”原则尽量把文字转化为图片与表格形式。
1.2.5内容美化，如PPT母版选用，字体调整，页面美化，修饰等。
1.2.6放映状态下，自读一遍，纠错和进行最后内容或页面调整。
1.2.7给同事模拟演讲，对所提建议进行最后完善。（非必须，重要汇报或会议建议有此步骤）。
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第三篇PPT制作十大必杀技
如果大家掌握了第一篇中的PPT制作原则，个人认为你的PPT就具有了一定的专业精神，听众就不再认为你是“糙
锅”了。但是，如果作为演讲者的你想一直抓住听众眼球，让听众透过PPT看到你背后的努力，你螺旋向上的工作态度
和专业精神，还是有必要对你的PPT进行美化与修饰。根据本人PPT制作，学习，工作中的积累，总结出了以下PPT制
作十大必杀技：
2.1十大必杀技之首－－PPT母版制作
如果你不知道幻灯片母版的概念和作用及其如何使用，那你就不能说会PPT，一定要学习如何制作和用好母版，会给
你意想不到的效果。
所谓“母版”就是一种特殊的幻灯片，她包含了幻灯片文本和页脚（如日期、时间和幻灯片编号）等占位符，这些占位
符，控制了幻灯片的字体、字号、颜色（包括背景色）、阴影和项目符号样式等版式要素。母版通常包括幻灯片母版、讲
义母版、备注母版等形式。下面，我们就来看看“幻灯片母版”这个主要母版的建立和使用。
2.1.1建立幻灯片母版：
新建一个Powerpoint演示文稿。
在“视图”菜单中的“母版”选项下选择“幻灯片母版”进入“幻灯片母版视图”状态（如下图，后续步骤图略，
请大家练习）。
右键点击“单击此处编辑母版标题样式”，选择“字体”选项，设置好相应的选项如字体，字大小，颜色等后点击
“确定”返回。
分别右键点击“单击此处编辑母版文本样式”及下面的“第二级、第三级……”，按照第三步的操作设置好相关格式。
分别选中“单击此处编辑母版文本样式”、“第二级、第三级……”，在“格式”菜单中选择“项目符号和编号”选项，
设置一种项目符号样式后，确定退出。
在“视图”菜单中选择“页眉和页脚”选项，在“幻灯片”下，对日期区、页脚区、数字区进行设置。
在“插入”菜单中选择“图片”和“来自文件”选项，在“插入图片”对话框中，选择事先准备好的图片，并将
该图片插入到母版中，并定位到合适的位置上。（本操作用“复制”图片也可完成）
全部修改完成后后，单击“幻灯片母版视图”工具条上的“重命名模板”按钮，打开“重命名模板”对话框，输入
一个名称后，单击“重命名”按钮返回。
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点击“幻灯片母版视图”上的“关闭模板视图”退出，“幻灯片母版”制作完成。(如下面的螺旋网母版图)
Helixneter贴心小提示：
以上步骤中很多步骤非必须，请大家根据各自制作PPT习惯来选择这些步骤。
不建议把母版图片做成“水印”，因为水印很可能放大后观众也看不到，有条件可试一试。
2.1.2修改幻灯片母版：
大家在学习，工作中或者在一些PPT论坛上经常会看到好的，漂亮的PPT模板，很喜欢，但无奈这些PPT模板中有
这样那样的背景不能够据为己用，以前只能望而兴叹，嘿嘿，咱学会了PPT母版制作后，把和自己不相干的内容通通删
掉，就可以取他人之长啦。具体操作就不用我说了吧，操作类似建立2.1.1建立幻灯片母版即可，但还需要提醒的是，有
些PPT模板的内容是删除不掉的，那我们就必须对图片进行PS。
2.2十大必杀技之－－PPT标题
如果你想要给听众讲一个好故事，这个故事的标题无疑是最好的开始，这里打一个形象的比喻：看到好的标题这就
像你看见你的恋人第一眼怦然心动的感觉，看了一眼后还想看第二眼，第三眼…（哈哈，PPT早就在翻页啦），所以说一
个好的标题能让你迅速抓住听众的眼球，能为你的演示增色不少。PPT的标题可以采用主标题与副标题结合的方式，主标
题负责吸引眼球，副标题诠释内容。
起一个好的标题需要各自多方面的努力，如根据PPT内容，听众，场合和自己的经验等等，这需要大家在学习与工
作中不断的操作，不断的积累。
（范例请详见PPT――我的标题）
2.3十大必杀技之－－文字瘦身
在PPT制作十大原则中我们了解到PPT上出现的文字数同你的演讲效果往往是成反比的。但有时候可能你会认为你
要做的PPT信息量太大，文字实在精简不了，怎么办？在这里给大家提供几种思路来解决这些问题：
提炼关键词，并充分利用备注（备注位于PPT页面的下端），把原本我们要向听众说的话都放在备注中；
拆分PPT页面
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如果一页PPT放不下，那就拆分成多个PPT页面吧。
转换为表格或图片
根据八字原则，尽量把文字转换成表格或图片形式。
（范例请详见PPT――让文字瘦身页面）
2.4十大必杀技之－－幻中无表，心中有表！
从八字原则中我们了解到，在制作PPT时我们应尽量把文字转换成表格或图片形式。所以，在精美的PPT中一般会
有较多的图表，但是现实中，我们要做漂亮并不简单，关键是你的意念有没有脱离表格，换而言之，你可以有表格的思
维，但无需用表格的形式来体现。总之，我们所要制作的PPT中可以完全没有表格的影子，但是照样能体现出很好的表
格信息！
所以，我理解的最高境界就是：幻（PPT）中无表，心中有表！幻可不是幻觉哈！～（范例请详见PPT――幻中无
表，心中有表页面）
2.5十大必杀技之－－视觉化
关于PPT演示，你就是整个演示的主角。而你的听众到现场是为了听你对PPT内容的阐述，为了听你完整的故事，
而不仅仅是为了看幻灯片。所以，我个人认为让PPT页面视觉化很重要，比如采用一张与PPT内容相关的图片来让观众
对你所讲的主题有个大概的了解，而内容等细节则是通过你说出来。――此必杀技和之前的文字瘦身必杀技有点相似，
但视觉化会让PPT更具视觉冲击，更有震撼力。（范例请详见PPT――视觉化页面）
2.6十大必杀技之－－文字，图片对齐
对齐即为把无规则放置的文本框、箭头、图形等对齐排列，从而排列整齐。文字或图片对齐在PPT制作中，可能是
我们最容易忽略的细节，而如果我们的PPT中这些对象对齐的话又能增色不少，所以，对文字，图片等对象对齐还是必
要的。具体操作方法为：选中我们要对齐的多个对象，点击最左下方的“绘图”工具栏，选择“对齐或分布”，会出现很
多选项，根据我们的需要选择“左对齐”或“右对齐”即可。
还有一个对齐的方法就是利用PPT的网格和参考线功能。首先点击“视图”菜单的“网格和参考线”选项，勾选“对
象与网格对齐”和“屏幕上呈现绘图参考线”选项，PPT页面中即可出现2条垂直的参考线，先把其中的一条参考线拖动
到对象要排列的相应位置，然后再逐一拖动其他对象至参考线附近，这些对象就会自动地与参考线对齐，如此，PPT页面
也就更漂亮了。
2.7十大必杀技之－－快速将word文档与PPT文档互换
2.7.1Word文档转换为PPT：
Word文档转换为PPT有2种方法，在使用这两种转换方法前，都要在Word中，对文本进行设置，如将需要转换的
文本设置为“标题1、标题2、标题3……”等样式，保存返回。
转换方法之插入法：在PowerPoint中，选择“插入”菜单中的“幻灯片(从大纲)”选项，打开“插入大纲”对话框，
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选中需要转换的Word文档，选择“插入”按钮即可。
转换方法之发送法：在Word中，打开相应的文档，选择“文件”菜单，选择“发送→MicrosoftOfficePowerPoint”
选项，系统自动启动PowerPoint，并将Word中设置好格式的文档转换到PPT中。
2.7.2PPT转换成Word：
打开要转换的PPT，点击“文件”菜单中的“发送”选项，选择“MicrosoftOfficeWord””选项，会出现五个选项，
根据自己需要选择，如选择“备注在幻灯片旁”按钮，点击“确定”按钮，整篇PPT文档就在一个Word文档里被打开。
2.8十大必杀技之－－旋转
在PPT制作中，为了演示需要，我们往往需要其中某些对象有一定角度倾斜。具体方法为：选中要旋转的对象，在
最左下方的“绘图”工具栏中，选中“旋转或翻转”，出现“自由旋转/向左转90度等”，旋转“自由旋转”，则原选定的
对象各角呈现绿色圆点状，然后用鼠标按需要旋转即可。
2.9十大必杀技之－－动画
大家都知道，十大原则中就反对多动画形式的PPT，特别是在正式场合当中。但，有时候还是会用到，而且动画PPT
会很炫，自己欣赏也是很满足的，所以动画技巧还是说一下，就放在不重要的位置吧。
制作动画最简单的操作就是：在PPT中选中需要动画的对象，右键点击，选择“自定义动画”，选择“添加效果”，
会出现“进入，强调，退出，动作路线”等按钮，如点击“进入”的“飞入”，你选择的对象即能在PPT演示时出现飞
入的动画效果。
与制作PPT类似，动画虽然也非常容易学，但动画制作多种多样，需要大家经过大量的学习与实践才能成为PPT动
画制作高手，关于看好的动画，建议大家看看“锐普PPT大赛”高手们的作品，在youku中搜索“锐普PPT大赛”即可，
选择点击率高的哈，那叫一个炫诶。
2.10十大必杀技之终结者－－积累
大家都知道，PPT虽然简单易学，做好PPT非常不容易，所以我把学习，工作中的积累放在了十大必杀技的终结位
置。所以建议大家在日常的学习，工作中看到好的图片，模板等素材时把他们都收集起来备用，如此，做好PPT不发愁
啦。下面给大家分享一些我常看的PPT制作资源：
锐普PPT论坛：http://www.rapidppt.com/
无忧PPT：http://www.51ppt.com.cn/
PPT学习网：http://www.pptxx.com/
课件学苑：http://www.kjxy8.cn/index.htm
PPT资源之家：http://www.ppthome.net/
PPT达人博客：
PPT设计及其它的博客：http://pptdesign.blogbus.com/index_1.html
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孙小小的博客：http://xiaoxiaosun1978.blog.sohu.com/
何佳瑾的博客：http://blog.sina.com.cn/kejianttt
0度跨越的博客：http://pptaddins.blogbus.com/index_2.html
秋叶的博客：http://www.70man.com/
马建强的博客：http://blog.sina.com.cn/u/1235136293
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