订单管理程序1:目的
为使公司生产及出货顺利进行,生产之产品符合法律法规及客户要求，特订立此文件。
2：适应范围
从客户下订单到成品出货之整个过程。
3：定义
急单：急料申请,成品交期紧,在两个工作日的订单。
插单：客户随时下的不在正常排程内的订单。
正常单：物料齐备,可按正常排程安排并交货之订单。
4：职责与权限
4.1业务部
4.1.1订单初级评审及接受
4.1.2出货审核
4.1.3出货异常处理
4.1.4与客户之沟通及客户满意度之调查
4.2生产部
4.2.1生产工单下发
4.2.2生产组织
4.2.3生产质量监控
4.2.4生产不良回馈及处理
4.2.5出货异常之反馈及协助处理
4.3仓库
4.3.1物料发料
4.3.2物料保管
4.3.3成品入库
4.3.4出货
5作业流程图
略
6作业说明
6.1接单及审核
6.1.1客户传真或直接下的订单或排程,由业务部进行初步评审，若无问题,交主管审核,并在订单签字确认，表示订单巳接受。一般不接受口头订单。客户所需之样品可不需订单。
6.1.2如有问题或不明之处,可以电话方式与客户方沟通协商或询问清楚,并将结果记录于《电话记录》上。
6.1.3若达不到要求或无法接受的订单应立即向部门主管反映，根据主管的批示再跟客户联络或更变订单，并将结果记录于《电话记录》上。
6.1.4如果为新产品或样品,业务部可交生产部作打板试样.
6.3生产安排
6.3.1生产部文员开出《生产制工单》给各生产班组，如客户有特殊要求时,生产部文员应在《生产制工单》备注栏上注明。
6.4进度跟催
业务对巳下发给生产部的订单需要跟催生产部进度，每天及时更新订单广告牌,,掌控生产进度。
6.5急单处理
6.5.1如果有客户传来之急单,业务部应先对急单进行审核,与仓库及生产部确认是否有料,并依原订单交期要求、生产负荷,确认是否可以排入生产,若可,则需先把急单优先排程生产，再安排程正常订单。并对原来生产作相应调整,交部门主管审核,在排程上签字确认。
6.5.2若虽为急单,但无法排入生产时,业务部或计划部应及时与客户联络,取得客户协助或谅解,讨论订单是否可作相应之调整。若可则依与客户讨论之最终要求作排程;若无法调整时,则可采取紧急措施,例:寻求外发加工或以加班等方式特别处理,或暂不接收此单。以上与客户之讨论结果应如实记录于《电话记录》上。
6.6插单处理
如在正常安排外,又有客户插单时,如急单处理方式,由业务部对相关事项之确认,并由生产部确认是否可插入生产,若可插入排程,则对原排程进行调整,并经主管审核后交制造部生产;否则与客户联络进行调整.
6.7订单更变处理
6.8出货计划
6.8.1业务部依照交货日期提前一天制做《出货计划》，经部门主管审核后，传仓库作出货准备。
6.8.2如因为质量异常、物料关系或其它原因,可能造成订单无法依原计划完成时,业务部及时与客户联络，说明原因,与客户讨论,并回复可交货之日期,取得客户之谅解及同意,并将客户之回复记录于《电话记录》上,后应在最短之时间完成订单,交付客户。
6.8.3对于订单延迟之原因,各相关部门应进行分析,若为质量异常依《纠正与预防程序》作相应处理;若为其它原因,各部门亦应进行分析,并提出措施,以防类似问题再发。
6.9出货
6.9.1仓库依计划部之《出货计划》准备完出货物品后,制作《出货单》及《装箱明细表》,《出货通知单》及《装箱明细表》交业务部及部门主管审核，后进行编箱。
6.9.2出货前仓库依《装箱明细表》及《出货通知单》,再次确认数量、规格、客户等事项，并经QC人员检验合格后,方可出货.
6.10订单结案
6.10.1业务部根据客户订单及排程表确认出货达成状况,并在客户订单上作好标记，表示已出货。
6.10.2对已完成交货之订单,业务部应对客户之使用状况继续进行跟踪。
7.参考文件
《品质手册》
《生产管制程序》
《产品防护程序》
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