第二章
单元格的编辑与操作
2.1快速选择与创建单元格
2.2插入与删除单元格
2.3编辑与批量修改单元格
2.4隐藏与显示单元格
2.5单元格的计算操作
24
CHAPTER2
单元格的编辑与操作
2.1
快速选择与创建单元格
例
1
选择填充单元格
如果同一列的若干单元格需要填充前面紧邻区域已输入过的内容（文
本或文本与数字混合，纯数字不行）。可以采用以下方法：
（1）让光标停留在需要填充的单元格。按“Alt＋↓”键打开本列已
填充内容列表。或者用鼠标右键单击需要填充的单元格，选择快捷选单中
的“选择列表”命令，打开列表。
（2）用鼠标单击内容列表中需要填充的内容，它就被填入内容列表上
方的单元格。
如果要在某一区域内使用公式进行计算，可在输入公式后，按住
“Ctrl”键并回车，实现对该区域快速填充公式。
例
2
快速重复填充单元格
如果同一列的几个相邻单元格需要填充相同的文本或文本与数字混合
的内容（第一个字必须为文本）。可以采用以下方法：
（1）在已填充单元格的下一单元格继续输入，只要你输入的第一个字
符与其上方单元格中的相同，Excel就会自动显示其余的部分。
（2）回车表示接受。否则，可继续输入其他内容，修改Excel自动完
成的部分。若没有这一功能，可将“工具→选项”对话框下“编辑”选项
卡中的“记忆式键入”项选中。
“编辑”选项卡
单元格的编辑与操作
CHAPTER2
25
例
3
单元格填充相同数据
可以在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，操作方法是：
（1）同时选中需要填充数据的单元格，若某些单元格不相邻，可在按
住“Ctrl”键的同时，点击鼠标左键，逐个选中。
（2）输入要填充的某个数据，按住“Ctrl”键的同时，按回车键，刚
才选中的所有单元格同时填入该数据。
填充数据
例
4
行或列内的复制填充单元格
如果要在同一行或列内复制数据，可按以下方法进行操作：
（1）选中包含被复制原始数据的单元格区域。
（2）将光标移至已选中区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字
时，按下左键沿行或列拖动。拖过所有需要填充的单元格后松开鼠标。
（3）若被复制数据是数字或日期，可能会以序列方式填充而不是复
制。所以，最好按下“Ctrl”键再进行拖动。
注意
被填充区域内的原有数据或公式均被覆盖。
26
CHAPTER2
单元格的编辑与操作
例
5
快速选取包含公式的单元格
有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其
他单元格不同的颜色，以提醒注意不能在此输入数据。你可以用下面的方
法快速选取:
（1）选择“编辑→定位”，单击“定位条件”按钮。
选择定位
（2）在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可。
定位条件设置
单元格的编辑与操作
CHAPTER2
27
例
6
快速重复填充单元格
如果要填充的数据与活动单元格上方或右侧的数据相同，可用以下方
法快速重复填充：
（1）按“Ctrl＋D”键，可将活动单元格上方的数据填充进来。
（2）按“Ctrl＋R”键，可将活动单元格左侧的数据填充进来。
例
7
双击序列填充单元格
适用于填充列左侧有完整数据列的情况，可用于排名次。填充方
法是：
（1）若要输入数字序列，可在填充列中输入两三个数字，全部选中后
双击填充柄。则产生的序列会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元
格处为止。
（2）若要输入含数字的文本序列（如“第1名”、“1个”之类），可
在填充列的起始单元格中输入序列初始值（如“第1名”、“1个”），将
其选中后双击填充柄。则产生的序列会自动向下填充，也就是到左侧数据
列的空白单元格处结束。
例
8
快速移动填充单元格
使用此法可将一块数据区域移动到工作表中的任意位置，操作方
法是：
（1）选中需要移动的数据区域；
（2）按下“Shift”键，再将鼠标移到数据区域的边界。
（3）按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，此时Excel会提示
数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。
（4）同理，按下“Ctrl”键，可将一块数据区域复制到工作表中的任
意位置。
28
CHAPTER2
单元格的编辑与操作
复制移动单元格
例
9
快速给单元格填充条纹
如果你想给你工作表中的单元格加入漂亮的条纹，可以利用“对齐”
方式中的“填充”功能。但是，在填充前，你必须在填充的单元格中输入
需要填充的内容，如：“~”、“”等。下面介绍具体操作过程：
（1）在需要填充的单元格中键入“~”或“”，然后用鼠标进行拖动
来选择所有填充的单元格。
（2）单击“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对
话框。
单元格格式
（3）单击“对齐”选项卡，在“水平对齐”列表框中选中“填充”选
单元格的编辑与操作
CHAPTER2
29
项，然后单击“确定”按钮。这时，所选中的单元格区域将会全部填充所
键入的内容。
对齐选项卡设置
2.2
插入与删除单元格
例
1
将复制的单元格插入到现有单元格之间
如果你想将一块复制的单元格插入到其他行或列之间，而不是覆盖这
些行或列，可以这样做：
（1）选择将要复制的单元格。
（2）单击“编辑”菜单中的“复制”命令，或按“Ctrl+C”键。
（3）在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域，然后按下
“Ctrl+Shift++”键。出现“插入粘贴”对话框，选中所需要的位置，单
击“确定”按钮。
例
2
利用“剪贴板”对调单元格内容
（1）首先选中A栏，当你按两次“Ctrl+C”，你会看到右边会出现
“剪贴板”，并有Ａ栏的内容。
（2）到Ｂ栏，按“Ctrl+C”，你会看到“剪贴板”多了Ｂ栏的内容。
（3）现在在“剪贴板”里Ａ栏的内容上按一下，Ｂ栏会将Ａ栏覆盖。
（4）现在回到Ａ栏，在“剪贴板”里Ｂ栏的内容上按一下，到现在，
所有的操作都完成了。
30
CHAPTER2
单元格的编辑与操作
剪贴单元格
例
3
快速定位到单元格
要想快速定位到单元格，可以这样做：
（1）按F5键，打开“定位”对话框，在“引用位置”中输入欲跳到的
单元格地址，然后单击“确定”按钮即可。
定位操作
（2）你还可以使用组合键来打开“定位”对话框，如：“Ctrl+G”
键，也同样有上面的效果。
（3）单击编辑栏左上角的单元格地址框，在框中输入单元格地址
即可。
单元格的编辑与操作
CHAPTER2
31
快速定位到单元格
例
4
“查找”与“替换”对调单元格内容
要求整个表格的内容没有重复，可以用“编辑”菜单中的“查找”与
“替换”功能可以减少不少的工作量，也解决了大容量表格视觉麻烦；如
果内容有重复则不可用此方法。
“查找”与“替
换”选项
例
5
利用“
=
”对调单元格内容
可以充分利用“=”（等号）这个很有用的助手，举例说明:
（1）设置“A1=AAA;B1=BBB;C1=CCC;”启用新行，重新引用所
要达到的目的。
（2）设置“A2=C1;B2=A1;C2=B2”，则A2到C2单元格的结果为:
CCC、AAA、BBB。
（3）然后把A2行的结果重新粘到原来的A1行的位置。
例
6
快速移动或复制单元格
先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并
32
CHAPTER2
单元格的编辑与操作
拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标
之前按下“Ctrl”键即可。
例
7
快速修改单元格次序
在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住“Shift”键
可以快速修改单元格内容的次序。方法为。
（1）选定单元格，按下“Shift”键，移动鼠标指针至单元格边缘，
直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。
（2）上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状
标志。
（3）左右拖拉时会变成垂直“工”状标志；
（4）释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。
例
8
如何有效的清除单元格样式
先选定该单元格,然后按“Delete”键。但是你仅是删除了单元格内
容,它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格,可用以下方法:
（1）选定想要清除的单元格或单元格范围。
（2）选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单。
清除格式
（3）选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或
“批注”中的任一个。当然,还可以选定单元格后单击鼠标右键,从快捷菜
单元格的编辑与操作
CHAPTER2
33
单中单击“清除内容”命令。
（4）对于不要的单元格,可选择“编辑”菜单中的“删除”命令删
除它。
删除单元格
（5）还可用鼠标操作,以删除C列单元格为例,先选择C列,然后按住
“Shift”键,拖动位于列旁的“填充柄”向左一列,选择区变成灰色阴影后
松开鼠标,该列即被删除。
例
9
在
Excel
单元格中设置斜线
表格中出现斜线是经常的事，以前遇到这种情况，要么把表格导入到
Word中处理，要么就是打印好了之后再用笔加上去。这是为大家讲解在
Excel中设置斜线的方法：
（1）实现在单元格中分行的效果
我们首先在单元格中输入“时间”，这时按回车键，光标就会转到其
他单元格中去了，所以必须按住“Alt”键的同时按回车键，光标转到下一
行，接着输入“地点”，然后再在“时间”前加入若干空格键。
（2）在单元格中设置斜线
选择单元格，在右键菜单中选择“设置单元格格式”，在出现的对话
框中选择“边框”标签，进行斜线的设置。
34
CHAPTER2
单元格的编辑与操作
设置斜线格式
例
10
使用快捷键完全删除
Excel
中的单元格
使用快捷键完全删除Excel中的单元格方法如下：
选择所要删除的单元格，然后按下“Ctrl+-(减号)”键，出现一个
“删除”对话框，选中想要删除的单元格，单击“确定”按钮，这样所选
中的单元格即被删除，周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。
例
11
快速清除单元格的内容
先选定该单元格，然后按“Delete”键。但是你仅删除了单元格内
容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用采用以下方法:
（1）选定想要清除的单元格或单元格范围。
（2）选择“编辑”菜单中的“清除”命令，这时显示“清除”菜单；
（3）选择要清除的命令，可以选择“全部”、“格式”、“内容”或
“批注”中的任一个。当然，还可以选定单元格后单击鼠标右键，从快捷
菜单中单击“清除内容”命令。
“清除”后的效果
单元格的编辑与操作
CHAPTER2
35
（4）对于不要的单元格，可选择“编辑”菜单中的“删除”命令删
除它；
（5）还可用鼠标操作，以删除C列单元格为例，先选择C列，然后按
住“Shift”键，拖动位于列旁的“填充柄”向左一列，选择区变成灰色阴
影后松开鼠标，该列即被删除。
例
12
快速格式化
Excel
单元格
要想快速格式化Excel单元格，可以这样做：
选中需要格式化的单元格，按下“Ctrl+1”键，弹出“单元格格式”
对话框，这样你就可以对所选中的单元格进行格式化了。
2.3
编辑与批量修改单元格
例
1
不用鼠标在
Excel
中快速编辑单元格
要想不用鼠标在Excel中快速编辑单元格，可以使用一个快捷键完成这
样的工作，具体如下：
（1）利用键盘上的箭头键来选择需要编辑的单元格。
（2）按下“F2”键编辑单元格内容。
（3）编辑完后，按“Enter”键确定所做改动，或者按“Esc”键取
消改动。
注意
这个技巧在Excel中编辑超级链接时是非常方便的，因为使
用鼠标单击单元格的超级链接时将自动打开Internet浏览窗口，
使用键盘就不会出现这样的情况。
例
2
快速在不连续单元格中输入同一数据
要想快速在不连续单元格中输入同一数据，具体操作方法如下：
选中一个单元格，按住“Ctrl”键，用鼠标选取想要输入相同数据的
单元格，然后输入数据，最后，按住“Ctrl”键的同时敲一下回车键，这时
36
CHAPTER2
单元格的编辑与操作
所有选中的单元格中都会出现这个数据。
例
3
使用特殊名称代替单元格地址
使用特殊名称代替单元格地址的一般方法是选定单元格后在“名字
框”直接输入名称即可(工作表左上角处)。除此之外，我们还可以利用命令
的方法进行设置，具体操作如下：
（1）选中所要命名的单元格区域。
（2）单击“插入→名称→定义”命令，弹出“定义名称”对话框。
“定义名称”选项
（3）在“当前工作簿的名称”框中输入名称，如：综合成绩。
输入名称
然后，单击“添加”按钮并关闭窗口。如果你选中的单元格区域是
A2，此时单元格区域将会变成“综合成绩”，不再是A2。
例
4
快速选中整个有数据的单元格
在Excel中想要快速选中整个单元格并不难，但要不选中空白的单元格
就比较困难了。
将光标移到正在编辑的单元格，然后同时按下“Ctrl+Shift+”键即
可，如果正在编辑的单元格中只有一列数据，那么只选中该列，周围的空
单元格的编辑与操作
CHAPTER2
37
白单元格将不会被选中。
例
5
单元格“批量”输入
在相邻单元格中输入相同的内容可以通过复制来实现。对于不相邻单
元格中输入相同的内容除通过复制粘贴来实现外，还可以采取如下快捷方
法实现：先按下“Ctrl”键并配合鼠标左键单击的操作，选中所有要输入相
同内容的单元格式，然后键入要输入的内容，按下“Ctrl”键之后按“回
车”键，即可完成操作。
例
6
单元格“批量”求和
在Excel上工作时，对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和
公式并复制外，对于连续区域求和可以采取如下方法：假定求和的连续区
域为m×n的矩阵型，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将
此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以同时两者均选中，单击
“常用”工具条上的“Σ”图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自
动生成了求和公式，并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，
求和公式不会产生错误。
使用批量求和功能
2.4
隐藏与显示单元格
例
1
隐藏单元格中的所有值
在Excel工作表操作中，有时要将单元格中的所有值都隐藏起来（特
38
CHAPTER2
单元格的编辑与操作
别是一些重要的数据不想让别人看到）。那么如何隐藏单元格中的所有值
呢？
要解决这样的问题，具体操作如下：
（1）选中需要隐藏的单元格。
（2）单击“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对
话框。
单元格格式
（3）选中“数字”选项卡，在“分类”列表中选中“自定义”选项。
自定义选项
（4）在“类型”框中输入三个分号（;;;），然后单击“确定”按
钮。这时选中的单元格中的数值将自动隐藏起来。
单元格的编辑与操作
CHAPTER2
39
注意
如果想恢复单元格中的数值，只需在“类型”列表框中选
中“G/通用格式”即可。
例
2
隐藏单元格内容
单元格保护可以防止意外地在一个公式中输入数据，并防止未经授权
的用户改变公式，甚至还可把单元格的内容隐藏起来不显示在编辑栏上。
用以下方法可隐藏单元格的内容:选定要隐藏其内容的单元格，单击“格
式→单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中选择“保护”选项
卡，清除“锁定”复选框，选定“隐藏”复选框，单击“确定”按钮，然
后单击“工具→保护→保护工作表”命令，在打开的对话框中设定好密码
即可。
保护工作表选项
保护工作表参数
40
CHAPTER2
单元格的编辑与操作
例
3
在
Excel
电子数据表中显示或隐藏公式
要想在Excel电子数据表中显示或隐藏公式，可以这样做：
选中单元格，然后同时按下“Ctrl+’(左单引号)”，这样我们就可以
在显示或隐藏之间进行切换。
例
4
快速修改单元格次序
要想快速修改单元格次序，可以这样做：
将某一个或多个单元格移至新的位置的同时按住“Shift”键就可以快
速地修改单元格中的次序，具体操作如下：
首先，用鼠标选中单元格，并同时按下“Shift”键。将鼠标指针移到
单元格的边缘，直到鼠标指针变成上下箭头形式再进行拖放，拖放到适当
的位置释放鼠标完成操作。
例
5
显示被隐藏了的单元格
如果我们隐藏了工作表中的两行单元格，如何恢复和显示查看呢?操作
步骤十分简单，我们只需要按照如下步骤完成即可。
（1）首先我们找到被隐藏了的单元格的位置。
（2）选择“格式→行→取消隐藏”菜单项。
取消隐藏
（3）这样系统将会把以前隐藏的两行单元格重新显示出来。
是不是很简单呢。你也可以通过上面的方法，随意隐藏和显示自己所
需的单元格。
单元格的编辑与操作
CHAPTER2
41
2.5
单元格的计算操作
例
1
计算选中单元格的平均值
我们在计算选中区域的平均值时，最头痛的就是单元格中包含零值。
在计算平均值之前，我们就必须对值为零的单元格进行消除显示。这样就
增加了操作难度。如何才能解决这种问题呢？
其实，使用COUNTIF函数就可以轻松解决。它在计算之前先对单元格
中的值进行判定，如果是零值单元格将不进行计算，只对那些非零单元格
中的值进行计算。具体设置如下：
（1）选中参加求平均值的单元格区域，如：B2到B30所有单元格。
所有单元格
（2）在编辑公式栏中输入“=SUM(b2:b30)/COUNTIF(b2:
b30,"<>0")”，然后按回车键，这时选中的单元格的平均值将会显示
出来。
例
2
快速追踪公式循环引用的单元格技巧
如果在一个公式中同时引用了自身所在的单元格，这就是公式的循环
引用。当打开的工作簿中含有循环引用时，MicrosoftExcel不能自动计
算所有打开的工作簿。这时，如果工作簿非常大，而你又不知道循环引用
的单元格的所在位置，那么就要想办法追踪循环引用的单元格了。
（1）首先打开含有某循环引用单元格的工作簿。通常当工作簿含有公
式循环引用时，系统会自动地弹出警告窗口。
（2）执行“视图”菜单下的“工具栏”命令，选择“自定义”命令，
42
CHAPTER2
单元格的编辑与操作
再进入“工具栏”标签页面，并选定“循环引用”复选框。
“自定义”命令
（3）在“循环引用”工具栏上，单击“定位循环引用”下拉列表框中
所显示的第一条单元格的引用。
定位循环引用
（4）查看单元格的公式，如果不能确定是否又轮到单元格引发的循环
引用，可单击列表框中的下一条单元格引用，发现循环引用后修改。
循环引用
单元格的编辑与操作
CHAPTER2
43
（5）如此查看并更正循环引用，直到状态栏中不再显示“循环”
字样。
（6）你也可利用“循环引用”工具栏上的工具按钮，直观地显示追踪
箭头，从而指引用户理解循环引用的方向。
直观地显示追
踪箭头
例
3
在单元格中显示公式技巧
有时为了便于调试工作表，需要将工作表中的公式都在单元格中显示
出来，而不是将其结果显示在单元格中，方法如下：
（1）执行“工具”菜单下的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框
中单击“视图”选项卡。
“选项”命令
（2）在“视图”选项卡中选中“公式”选项按钮，然后按下“确认”
按钮。
44
CHAPTER2
单元格的编辑与操作
“视图”选项卡
（3）要使工作表上所有单元格在显示公式内容与显示公式结果之间切
换，也可以利用“Ctrl+｀”快捷键组合（“｀”键位于键盘左上角，
与“～”为同一键）。
实现切换
例
4
在单元格中快速输入公式技巧
（1）在多个单元格中同时输入公式
如果你希望在选中的区域内所有单元格中输入公式，那么首先要选中
希望输入单元格区域，在编辑框中输入公式，然后按下Ctrl+Enter组合
键，这时区域内的所有单元格都会输入同一个公式。
（2）使用移动或复制快速输入公式
如果你需要在许多单元格中输入相似的公式，可以使用移动或复制单
元格来快速完成。首先在某一单元格中输入一个公式，并选定它；然后指
向选定区域的边框。这时如果要移动单元格，可把选定区域拖动到粘贴区
域左上角的单元格中；如果要复制单元格，在拖动时按住Ctrl键。用复制粘
贴功能输入公式，在移动公式时单元格引用并不改变；在复制公式时，单
元格的绝对引用也不改变，但是单元格的相对引用将会改变。
|
|
