配色: 字号:
财务管理必会Excel应用100例之(3)应收应付款表格
2012-03-16 | 阅:  转:  |  分享 
  
48

财务管理必会Excel应用100例办公室之

·

第3章应收应付款表格

一手收钱,一手付钱,在收支之间取得一种动态的平衡。作为财务工

作人员,经常会面对不同的应收款单位和应付款单位。如果只面对一家或

几家公司,财务人员或许能靠超强的记忆力记得每笔应收款或应付款,但

如果往来单位一多,财务们还能清楚记得每一笔款项吗?财务人员尽管对

数字和账务有职业的敏感,但面对大量的账务,仍有力不从心的时候。而

报表账单就是最好的提醒工具,特别是动态的电子账单或报表。随着日期

的改变,提醒财务人员需及时处理那些到期账务。善用Excel,可以给财务

工作带来更大的便利。

本章要点:1.IF函数、IF函数与ROUND函数的应用

2.图表的制作方法、SUMIF函数、条件格式

如果在一个Excel文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚?如何才能一次打

印多个工作表?

图表效果图

49

应收应付款表格CHAPTER3

·

3.1

应收款表

某公司年终盘点,需要了解当年应收款的拖欠情况,以此作为第二年销售计划调整

的依据。现在有8家销售商有拖欠款项,公司需要财务部出具一份详细的应收款清单。

应收款效果图

步骤01新建工作表

启动Excel2007创建新的工作簿,将Sheet1工作表标签改名为“应收账款”。在第一

行输入工作表名称,选中I4单元格,在右键快捷菜单中选择“设置单元格格式”→数字

→日期→2001-3-14→确定,然后在编辑栏输入日期“2008-12-30”。在A2:N2单元格区域

输入标题名称,并适当调整列宽,方便完全显示单元格内容。

步骤02录入数据

将8家未付款公司的数据一一录入,包括开票日期、发票号码、公司名称、应收金

额、已收款金额、收款期等数据。

把鼠标移到工作表的名称处,然后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时你的所

有操作都是针对全部工作表了。

50

财务管理必会Excel应用100例办公室之

·

步骤03未收款金额计算

选中F3单元格,在编辑栏中输入公式:“=D3-E3”,按回车键确认。将光标放在F3

的右下角,当光标变成黑十字形状时,按住鼠标左键不放,向下拖动鼠标到F10单元格松

开,完成该列公式的复制。

步骤04到期日期计算

选中H3单元格,在编辑栏中输入公式:“=A3+G3”,按回车键确认。将光标放在

H3的右下角,当光标变成黑十字形状时,按住鼠标左键不放,向下拖动鼠标到H10单元

格松开,完成该列公式的复制。

EXCEL中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什

么方法可以快速解决?

51

应收应付款表格CHAPTER3

·

步骤05判断是否到期

选中I3单元格,在编辑栏中输入公式:“=IF(H3>$I$1,"否","是"”,按回车键确认。

将光标放在I3的右下角,当光标变成黑十字形状时,按住鼠标左键不放,向下拖动鼠标

到I10单元格松开,完成该列公式的复制。

知识点:IF函数

IF函数用来执行真假值判断,根据逻辑计算的真假值返回不同的结果。

函数语法

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

logical_test:表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。

value_if_true:表示logical_test为TRUE时返回的值。

value_if_false:表示logical_test为FALSE时返回的值。

函数说明

IF函数最多可以嵌套7层,使用value_if_true及value_if_false参数可以构造复杂的检

测条件。在计算参数value_if_false及value_if_true后,IF函数返回相应语句执行后的返回

值。如果IF函数的参数包含数组,在执行KF语句时数组中的每一个元素都将被计算。

步骤06未到期金额计算

选中J3单元格,在编辑栏中输入公式:“=IF($I$1-$H3<0,$D3-$E3,0)”,按回车键确

认。将光标放在J3的右下角,当光标变成黑十字形状时,按住鼠标左键不放,向下拖动

鼠标到J10单元格松开,完成该列公式的复制。

如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话,那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与

其他字段分开,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐藏。

52

财务管理必会Excel应用100例办公室之

·

步骤07编制逾期天数计算公式

对于到期未收到得款项,需要对时间段有具体的了解,就可以划分为几个时间段来

分析,本例中分为四个时间段:0~30天、30~60天、60~90天和90天以上。现在针对每个时

间段编制公式如下:

K3单元格中输入公式:“=IF(AND($I$1-$H3>0,$I$1-$H3<=30),$D3-$E3,0)”;

L3单元格中输入公式:“=IF(AND($I$1-$H3>30,$I$1-$H3<=60),$D3-$E3,0)”;

M3单元格中输入公式:“=IF(AND($I$1-$H3>60,$I$1-$H3<=90),$D3-$E3,0)”;

N3单元格中输入公式:“=IF($I$1-$H3>90,$D3-$E3,0)”。

公式输入完成后,按回车键确认,同时使用上述公式复制的方法完成该列单元格区

域的公式。

用Excel做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资.......),想输出成工资条的形

式。怎么做?

53

应收应付款表格CHAPTER3

·

步骤08合计

针对四个时间段的应收款进行合计,选中J11单元格,点击“开始”→“编辑”→

Σ→在J11自动生成求和公式:“=SUM(J3:J10)”。使用同样的方法,完成K11、L11、

M11、N11的合计运算。

步骤09完善表格

对表格的字体、字号、边框线进行设置,取消网格线显示。

3.2

应付款表

作为一个有信誉的公司,付款及时,不拖不赖是很重要的。但付款的同时要考虑公

司现金流的问题,什么时候付,付多少都需要财务人员为公司提供数据支持。现在,有

一家公司有10个供货商应付款,金额不等。公司计划近期付款,并有两种不同的付款方

案。方案一:小于或等于1000元的账户一次性付清,大于1000元的账户偿付应付金额的

50%。方案二:小于或等于3000元的账户一次性付清,大于3000元的账户偿还应付金额

这个问题应该这样解决:先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,

选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。

54

财务管理必会Excel应用100例办公室之

·

的40%。现在公司需要财务人员制作一份表格,按照两种方案给出支付明细,并计算总

还款金额。

应付款表效果图

步骤01新建工作表

启动Excel2007创建新的工作簿,将Sheet1工作表改名为“应付款明细”并保存。在

A1单元格输入“应付款明细表”,在A2:D2单元格区域输入标题名称。

步骤02录入数据并求和

将供货单位、应付金额按照实际情况一一录入。在A14输入“合计”,在B14编制求和公

在Excel中小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办?

55

应收应付款表格CHAPTER3

·

式。选中B14单元格,在编辑栏中输入求和公式:“=SUM(B3:B12),按回车键确认。

步骤03编制方案一的公式

现在需要编制公式实现方案一得功能:小于或等于1000元的账户一次性付清,大于

1000元的账户首次支付应付金额的50%。选中C3单元格,在编辑栏中输入公式:“=IF(B

3<=1000,B3,ROUND(B350%,2))”,按回车键确认。

选中C3单元格,将光标放在单元格右下角,当光标变成黑十字形状时,按住鼠标左

键不放,向下拖动鼠标到C12松开,完成C4:C12单元格区域的公式复制。

这里我们用到了IF函数和ROUND函数,这里做简单说明。

根据逻辑值“B3<=1000”,如果B3单元格中的数字小于或等于

1000,则返回B3单元格中的数字;如果B3单元格中的数字大于1000,则

返回B3单元格中庶子的50%,并且这个返回的数字四舍五入到小数点后两

位,ROUND函数就是这个作用。

小知识

步骤04方案一求和

在Windows的控制面板中,点击“区域设置”图标,在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”

里选择“中文(中国)”,在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”。

56

财务管理必会Excel应用100例办公室之

·

选中C13单元格,在编辑栏中输入公式:“=SUM(C3:C12),按回车键确认。现在,

方案一的应付款明细,和公司首付款的总金额就出来了。

步骤05编辑方案二的公式

选中D3单元格,在编辑栏中输入公式:“=IF(B3<=3000,B3,ROUND(B340%,2)

)”,按回车键确认。选中D3单元格,将光标放在单元格右下角,当光标变成黑十字

形状时,按住鼠标左键不放,向下拖动鼠标到D12松开,完成D4:D12单元格区域的

公式复制。

步骤06编制求和公式

选中D13单元格,在编辑栏中输入公式:“=SUM(D3:D12),按回车键确认。现在,

方案二的应付款明细,和公司首付款的总金额也计算好了。

步骤07完善表格

设置表格边框线,适当调整行高列宽,调整标题的字体、字号和文字居中显示等。

现在,两种方案的应付款表就完成了。

如何快速选取特定区域?

57

应收应付款表格CHAPTER3

·

3.3

应付款图表

对于财务人员来说,数字是有魔力的,搭建出一座财务的高塔,非常神奇。但对于

非财务人员来说,数字却是枯燥的、乏味的、死板的。表哥、表姐辛苦汇总而来的表格

对于某些人来说,有种遥远而陌生的感觉,但图表却不同,形象且直观地反应出一些客

观事实,对于那些对数字不感冒的人,图表是拉近距离非常好的表现形式。Excel就有非

常丰富的图表绘制工具,通过各种几何图形和色彩传达着信息。下面,我们就以应付款

明细表为例,为大家讲解图表的绘制。

图表效果图

使用F5键可以快速选取特定区域。例如,要选取A2:A1000,最简便的方法是按F5键,出现“定位”窗口,

在“引用”栏内输入需选取的区域A2:A1000。

58

财务管理必会Excel应用100例办公室之

·

步骤01指定数据源

选中A3单元格,按住Shift键盘不放,再点击B12单元格,就选中了用于绘图

的数据。

步骤02柱形图

选择“插入”→“图表”→“柱形图”→“簇状柱形图”,也就是柱形图的

第一个。

步骤03标准的柱形图

这时,Excel自动生成了一个标准的簇状柱形图,样式也非常简单。仔细观察,会发

现Excel上方快捷按钮变成了图表工具。

如何快速返回选中区域?

59

应收应付款表格CHAPTER3

·

步骤04修改图表样式

在图表工具的“图表样式”中,我们可以对柱状图的颜色和形状进行选择,这里我

们选择了深紫色且柱子呈立体效果的“样式30”。

步骤05调整柱体尺寸

在图表工具→格式→大小→将柱体的尺寸修改为22厘米。

按Ctr+BacksPae(即退格键)。

60

财务管理必会Excel应用100例办公室之

·

步骤06设置坐标轴格式

在图表工具→布局→坐标轴,对横竖坐

标轴的线条颜色、线型、对齐方式等进行简

单设置。

步骤07添加数据标签

如何进行强制换行?

61

应收应付款表格CHAPTER3

·

用鼠标点击图标中的柱子,这个时候,所有柱子的四角就多了一些小圆圈。将光标

放到小圆圈上,单击鼠标右键,弹出快捷菜单。在快捷菜单中点击“添加数据标签”,

现在,每个柱子的头顶就多了一行数据。这正是我们想要的直观感觉。

步骤08修改数据列名称

在步骤七的右键菜单中,点击“选择数据源”,点击“图例项(系列)”中的“编

辑”按钮,弹出“编辑数据系列”对话框,在系列名称中,将“系列1”修改为“应付金

额”,点击确定按钮。



步骤09删除图表标题

现在,图表的正上方多了一个标题“应付金额”,这个标题是我们所不需要的,双

击标题选中该标题,直接将文字删除即可。

步骤10调整图表位置

在图标上点击鼠标右键,选择“设置绘图区格式”,在弹出的对话框中,可以为绘

图区设置填充色等。现在,图表已经完成了,用鼠标拖动到合适的位置,还可以对图表

的宽度和高度进行调整。

在单元格中按下“Alt+Enter”组合键,即可立即换行。

62

财务管理必会Excel应用100例办公室之

·

3.4

到期示意图

在公司财务工作中,长期会使用承兑汇票,承兑汇票到期后需要用现金偿还。这张

到期示意图,可以清楚显示到期偿还的金额,还有到规定日期还剩余多少天数。相关人

员从这张表可以随时掌握承兑汇票的现状。

到期示意图效果图

步骤01新建表格并录入数据

启动Excel2007新建一个工作簿,将Sheet1改名为“到期示意表”。在第一行单元格

输入标题,并完成A2:E20单元格区域的数据录入。

超过15位数字如何输入?

63

应收应付款表格CHAPTER3

·

步骤02输入给定日期

选中H2单元格,输入给定日期“2009-2-28”,作为到期示意的日期判断标准。适当

调整列宽,保证所有数据完整显示。

步骤03编制到期示意公式

有两种方法可以解决:(1)将单元格设置为文本;(2)在输入数字前先输入''。

64

财务管理必会Excel应用100例办公室之

·

选中F2单元格,在编辑栏中输入公式:“=IF(AND(D2-$H$2<=30,D2-$H$2>0),D2-

$H$2,0)”,按回车键确认。将光标放在F2单元格的右下角,当光标变成黑十字形状时,

按住鼠标左键不放,向下拖动鼠标到F20单元格松开,就完成了改列公式的复制。

步骤04到期示意

以给定日期为标准,未来30天内到期的汇票记录显示剩余天数,不满足条件的汇票

记录,如已经过期的则显示为“0”。

步骤05插入SUMIF函数

现在,我们来编制汇总金额的公式。选中H6单元格,点击“开始”→编辑→Σ符号

边的下拉列表按钮→其他函数→弹出“插入函数”对话框。在“选择类别”中选择“数

学与三角函数”,在“选择函数”列表中选择“SUMIF”函数,点击确定。

步骤06输入函数各项参数

弹出“函数参数”对话框,将光标放到“Range”文本框中,用鼠标在工作表中选中

F2:F20单元格区域,这是条件判断的区域。在“Criteria”文本框中输入“">0"”,这是

条件。将光标定位到“Sum_range”文本框,然后用鼠标在工作表中选定E2:E20单元格区

域,这是求和区域。点击确认按钮。



如果隐藏了B列,如果让它显示出来?

65

应收应付款表格CHAPTER3

·

步骤07生成汇总金额

这时,H6单元格自动生成了公式:“=SUMIF(F2:F20,">0",E2:E20)”,并计算出汇

总金额。

知识点:SUMIF函数

SUMIF函数将根据指定的条件对若干个单元格求和。

函数语法

SUMIF(range,criteria,sum_range)

range:为用于条件判断的单元格区域。

criteria:为确定哪些单元格将被相加求和的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。

sum_range:是需要求和的实际单元格。

函数说明

只有在区域中相应的单元格符合条件的情况下sum_range中的单元格才可求和。如果

忽略了sum_range,则对区域中的单元格求和。

本例公式说明

其各个参数值指定SUMIF函数从F2:F20单元格区域查找大于零的记录,并对E列中同

一行的相应单元格的数值进行汇总。F列是已经计算得到的到期剩余天数,E列是该汇票

的金额。通过这样的条件求和,即可得到30天内即将到期的汇票总金额。

步骤08完善表格

表格到此已经实现了功能,现在需要进一步美化。设置表格标题的字体、字号和填

充颜色。同时为了突出显示给定日期和将到期金额,选中H2和H6单元格,在“设置单元

格格式”中为这两个单元格选择一个醒目的填充色。

选中A到C列,点击右键,取消隐藏;也可以选中A到C列,双击选中任一列宽线或改变任一列宽;或者将鼠标

移到AC列之间,等鼠标变为双竖线时拖动之。

66

财务管理必会Excel应用100例办公室之

·

表格中的0很影响表格的美观,可以通过设置取消零值的显示。点击Office按钮→

Excel选项→高级→此工作表的显示选项→去掉复选项“在具有零值的单元格中显示零”

→确定。

步骤09到期提示的另一种提示方法

在上面得到期提示表中,到期提示是到给定日期剩余的天数。如果你不想看到还有

多少天,而只是需要一个更明显的字样,提示到期了。那么,你可以通过下面的设置实

现。选择F2:F20单元格区域,点击鼠标右键弹出快捷菜单,选择“设置单元格格式”→

数字→自定义,然后在右边的“类型”列表中选择“[>0]"到""期";G/通用格式”,点击

确定。

步骤10到期提示

现在,可以看到到期提示发生了变化。喜欢哪一种方法,全凭个人喜欢。

如何EXCEL中实现行列互换?

67

应收应付款表格CHAPTER3

·

3.5

到期示意表的提醒功能

尽管非常用心,非常在意,你也不可能清楚记得每一件事。但电脑还可以自动对重

要的事情进行提示。比如,到期应付款项,可以自动填充颜色来提醒财务人员,更方便

查看。

就上面例子,按照给定日期,自动对将要到期的汇票项填充颜色以提醒使用者,更

醒目更直接。

提醒功能效果图

步骤01调用上例工作表

打开上例工作表,将文件另存为新文件,删除不用的F列,同时删除G5、G6单元格

内容,并去掉G6的填充色。

首先复制需要互换的行或列,选择“选择性粘贴”命令,选中转置,确定即可。

68

财务管理必会Excel应用100例办公室之

·

步骤02使用条件格式

选中A2:E2单元格区域,点击“开始”→“样式”→“条件格式”→新建规则,填

出“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”中选择“使用公式确定要设置格式的

单元格”,然后在“编辑规则说明”的编辑框中输入公式:“=($D2-$G$2<=30)($D2-

$G$2>0)”。

步骤03设置单元格格式

公式输入完成后,点击下方的“格式”按钮,弹出“设置单元格格式”对话框,在

“填充”选项卡中,选择一个填充颜色,然后按“确定”按钮返回“条件格式”对话

框。再次按确定按钮,完成条件格式的设置。



步骤04复制条件格式

选中A2:E2单元格区域,点击工具栏中的“格式刷”按钮,当光标改变形状,变成空

心十字加格式刷的形状时,按住Shift键不放单击E20单元格,现在,格式全部复制到A1:

E20单元格区域了。

如何对Excel进行加密?

69

应收应付款表格CHAPTER3

·

步骤05高亮区分的到期提示项

现在,条件格式设置完成了,表中30天内到期的记录项就会自动填充橘黄色显示出

来,非常醒目。

条件格式可以采用系统提供的固定模式,例如大于、小于、介

于、等于等等,也可以采用公式设计自定义条件。条件设置好后,用

格式刷将条件格式复制到数据区中。条件格式在财务报表中经常用到,例如

资产负债表,可以起到自动提示的作用。

技巧

保存时选择另存为命令,点击左下角的工具按钮,在弹出菜单中选择常规选项。

献花(0)
+1
(本文系杨广瑞首藏)